11 saker som kan effektivisera dina Skypemöten

Idag blir det mer och mer vanligt med Skypemöten och jag får i princip varje gång  jag har en Skypeutbildning diskussioner om vad som är vettig Skype-etikett.

Det är en intressant fråga, Skypeetikett är både att ansluta sig i tid, att ha ett fungerande nätverk och att se till att deltagarna hör t ex. Så här kommer min lista på saker att tänka på för att få planerade Skypemöten att bli så optimala som möjligt.

1 Är ni många? Använd Lobbyfunktionen

När du skapar ett Skypemöte så kan du via knappen Inställningar säga till att du vill använda Lobby. En Lobby gör att du kan släppa in deltagarna vid en viss tidpunkt, t ex när mötet skall börja. Många deltagare är duktiga och ansluter sig t ex 10 minuter innan och ibland vill du förbereda mötet strax före och då kan det vara en aning avledande med deltagare som redan anslutit sig.

2 Förbered allt mötesinnehåll

Ett Skypemöte är tillgängligt i dagar före och efter mötets verkliga tidpunkt och därmed kan du ladda upp mötesinnehåll som presentationer och göra eventuella undersökningar och annat i god tid före mötet. Använd funktionen hantera mötesinnehåll för att växla mellan uppladdat material.

3 Sätt deltagarna på tyst

Via mötesinställningarna kan du sätta alla deltagare på tyst (dvs överkryssad mikrofon). Detta gör att du slipper be andra stänga av sitt ljud vilket är ett vanligt störningsmoment i onlinemöten.

4 Ta med en hjälpreda

Om du har möjlighet, ta med en hjälpare till mötet. Låt en person vara mötesledare/föredragshållare och gärna en till som hjälper deltagare att ansluta sig till mötet och som är deltagare i mötet. Ansluter du en extern skärm eller projektor till denna deltagare så kan du se på den skärmen när ditt visade innehåll syns hos mottagarna. Det gör att deltagarna slipper osynk mellan din röst och något fördröjda bilder.

5 Dubbelkolla allt

Nuförtiden stänger Skype själv av aviseringar från t ex Outlook när du presenterar men stäng av ljudet på mobilen, kolla ditt nätverk och ha gärna reservnät tillgängligt. Jag har varit med på mer än ett möte där föredragshållaren haft problem med sin dator, sitt nätverk etc. Även här har du nytta av en hjälpreda som kan testa att ditt ljud och din bild fungerar hos mottagarna också.

6 Skaffa bra headset eller ljudenhet

I ett Skypemöte har ljudet mycket större betydelse än i ett vanligt möte. En puck eller ett usb-headset kan göra stor skillnad på ljudkvaliteten för deltagarna.

7 Börja i tid och sluta i tid

Vårt tålamod på Skypemöten är kortare än i IRL. I möjligaste mån – håll tiden.

8 Ha en agenda

Inled dina Skypemöten med att sätta en agenda – det påverkar också deltagarnas förmåga att hålla intresset uppe och sätta förväntningarna rätt.

9 Underskatta inte chatten

I Skypemöten sker interaktionen många gånger i dubbel form. Presentatören pratar men deltagarna skriver. Det innebär att chatten kan innehålla värdefulla synpunkter under ett möte. Om möjligt så låt din hjälpare vara chattmoderator och samla in synpunkter och bra frågor att ta upp under eller efter mötet.

10 Boka din inbjudan till strax före mötets verkliga start

När du gör din Outlookinbjudan så sätt den något före mötets förväntade start och ange det i inbjudan. Detta gör att du blockar tid i deltagarnas kalendrar för att ansluta sig till mötet.

11 Spela in mötet

Enligt Gartner så förväntas vi se på 16 timmar film i månaden på jobbet under 2016. Det kan nog känna som en Utopi för många av oss men under den senaste tiden har virtuella möten ökat drastiskt och dessa kan spelas in och läggas upp för att bli beskådade vid lämpligt tillfälle. Räkna med att både utbildningar och möten kommer att finnas tillgängliga i videoform framöver. Är du deltagare i ett möte som spelas in så syns det hos samtliga för att ingen skall vara omedveten om detta. Endast bokade möten har inspelningsfunktionen tillgänglig.

Finns det annat du tycker borde adresseras kring Skypemöten? Ovanstående är de saker jag upplevt som ofta förekommande men kanske har du något mer du tycker borde nämnas i sammanhanget?

 

Dagens snabba kortkommando

Har du märkt att du kan läsa mail i Outlook genom att använda mellanslagstangenten (eller rymdstaven som den blev felaktigt översatt till i en av de första svenska PC böckerna för länge sedan… ).

Står du i inkorgen (t ex) så kommer mellanslag att hoppa ned till nästa mail och därefter bläddra igenom läsfönstret medan du ”mellanslagar”. På så sätt kan du använda en tangent för att snabbt arbeta dig igenom inkorgen.

Shift Mellanslag hoppar uppåt istället om du vill backa.

Vill du växla mellan Outlooks olika delar så kan du använda CTRL-1, CTRL-2… för att gå till Inkorg, Kalender, Kontakter och så vidare.

Känner du dig extra inspirerad så använd CTRL+F eller CTRL+R för vidarebefordra och svara (Forward/Reply), skriv ditt svar och Skicka med CTRL+Enter.

Ett annat användbart kortkommando i många sammanhang är Shift-F10 som är högerklick i hela Office för att komma åt fler kommandon. Glömde jag något? Möjligen Ctrl N för att skapa ett nytt meddelande (så länge du står i Inkorgen i alla fall).

 

Jämför arbetsböcker på ett enkelt sätt!

I Word finns, som du kanske vet en funktion som jämför dokument med varandra och visar skillnader mellan dem. En motsvarande funktion har inte funnits i Excel men dök upp som ett dolt tillägg (Inquire) i Excel 2013.

I Excel 2016 så blir denna funktion utlyft och finns som en egen applikation som du hittar där Officeprogrammen installeras. Den heter Spreadsheet Compare och är på engelska men är jätteanvändbar när du vill se skillnaden mellan två Excelfiler.

Leta upp programmet Spreadsheet Compare 2016 och klicka på Compare Files, välj två filer att jämföra och sedan är programmet i princip självinstruerande.

Leta upp det här programmet bland dina Officeapplikationer:Spreadsheet compare 1

Så här kan en jämförelse se ut:spreadsheet compare

Göra vattenfallsdiagram med Office/Excel 2016

En av de diagramtyper som efterfrågats många gånger men inte funnits i Excel är vattenfallsdiagram. Det har funnits lite olika sätt att skapa dessa genom att ”fuska” men från och med nu blir processen enklare då vattenfallsdiagram blir en del av standardsortimentet.

Ett vattenfallsdiagram visar en löpande summa med värden som läggs till eller dras av. Diagrammet kan användas för att förstå hur ett ursprungligt värde (till exempel nettoinkomst) påverkas av positiva och negativa värden.

Staplarna färgkodas så att du enkelt kan skilja positiva siffror från negativa. Kolumnerna för det ursprungliga och det slutliga värdet börjar ofta på den vågräta axeln medan de mellanliggande värdena är flytande kolumner.

Så här gör du enkelt ett vattenfalldiagram i Excel

Ange siffror som skall visas i diagrammet enligt tabellen nedan. Siffror som skall göra att diagrammet minskar (som ett vattenfall) skall anges som ett negativt värde:

Underlag vattenfall

Underlag vattenfall

(Ha lite överseende med mina rubriker om du är ekonom, det viktiga i tabellen är att de positiva värdena kommer att vara staplar som höjs upp och de negativa är staplar som sänks nedåt.)

Markera sedan dina värden och välj Vattenfall, eller börskursdiagram från fliken Infoga:

vattenfall

Nu skapas ett diagram baserat på din markering:

vattenfall1

(Jag har flyttat förklaringsrutan och tagit bort rubriken i bilden ovan – dessa visas normalt sett överst.)

Som du ser visas dina värden med olika färger och illustrerar hur stor återstående stapel du har efter avdrag och tillägg.

Vill du koppla vissa staplar mot den x-axeln för att illustrera nästa ”summa” så gör du så här:

Markera en stapel så att enbart den är markerad. Högerklicka på den och välj Ange som summa:

vattenfall ange som summa

Detta gör att stapeln kopplas mot x-axeln och därmed kan jämföras med övriga summor (första stapeln ovan).

Om du gör detta med dina totalvärden så kan resultatet t ex bli så här:

vattenfall - summor

Sådärja, ett vattenfalldiagram på mycket kort tid! Lycka till!

Installera Office 2016 via Office 365

Det har uppstått en del frågetecken kring hur Office 2016 blir tillgängligt via Officeportalen och även om vi har haft en publik release av Office 2016 så kan tillgängligheten variera. Detta har några skäl så vi försöker reda ut detta här:

Office volymlicenser och Office 365 ProPlus

Office Professional Plus 2016 – alltså volymlicensen av Office är tillgänglig för nedladdning från 1 oktober.

Office 365 ProPlus – alltså den Officeversionen som man hittar via sin 365 portal finns idag i två versioner – 2013 och 2016. Denna hade lanseringsdag den 22 september visas i portalen under vissa förutsättningar.

När får jag tillgång till Office 2016 via min 365 portal?

Det här är en intressant fråga. Eftersom Microsoft nu inför möjlighet för administratörer att presentera uppdateringar i olika steg för användarna i Office 365 (och även för volymlicensanvändare) så finns egentligen tre val.

Alternativ 1 Vänta på att nästa version skall komma automatiskt

Under februari 2016 kommer Office 2013 automatiskt att uppdateras till 2016 för en standardanvändare. Du kommer (som du möjligen sett i Windows redan nu) att få en uppdateringsnotifiering och därefter uppdateras Office.

Alternativ 2 och 3 – Uppdatera själv, nu eller senare

Om du inte vill vänta utan vill ladda ner Office när det passar dig/din organisation/vissa grupper inom din organisation så behöver administratören i din 365-miljö ställa in vilka som skall kopplas till vilken typ av uppdateringsgrupp du skall tillhöra. Detta kommer sedan att avgöra vilka Officeversioner du kan se när du vill installera programvara.

Officeuppdateringar snabbt eller försiktigt – nu införs Current Branch

Microsoft inför nu lite olika hastigheter för hur en användare skall uppdatera Officepaketet . Varje användare (eller en organisation). kopplas till en grupp Dessa kallas:

  • Current Branch (CB) – Dessa användare får säkerhets- och programuppdateringar månadsvis. Iden med detta är att du snabbt skall få tillgång till nya saker men baksidan kan vara att du kanske har programtillägg som Office använder och då riskerar du oftare att dessa behöver uppdateras. (finns nu)
  • Current Branch for business (CBB) – Dessa användare får programuppdateringar tertialvis (eller med fyramånadersintervaller) och säkerhetsuppdateringarna månadsvis. (kommer i feb 2016 ungefär)
  • First Release for Current Branch For Business (FCBB) – Dessa användare får en nya Officeversion var fjärde månad precis som CBB användarna ovan men de får denna version fyra månader före sina CBB-kollegor. Dessa blir alltså piloter av en Officeversion och kan köra den fyra månader före sina kollegor men de uppdateras inte lika ofta som CB användarna längst upp. (finns nu)

Fördelen med de ovanstående grupperna är att användare kan placeras i ”testgrupper” och ”trygghetsgrupper”. Den version som Office 2016 är släppt i är alltså en CB-version. Dvs en fungerande icke-beta samt FCBB men CBB versionen är inte släppt än utan släpps i februari 2016. se ref:

Som standard är användarna inställda på att vara CBB versioner (enligt MS) och därför kommer en vanlig användare inte att få tillgång till Office förrän i februari när denna version släpps.

Men om jag vill ha Office 2016 (365 proplus alltså) nu? Vad gör jag då.

För att bumpa upp en användare till att bli CB istället för CBB – dvs få Officeuppdateringar tidigare så måste dessa sättas om till First release i portalen eller så kan du använda Office Deployment Tool eller Group Policy Administrative Template

Mer om detta på Technet
Rulla Office 365 ProPlus (2016) via SCCM 2012 R2
Förbered dig för att uppdatera din 365 Office till 2016-versionen

Annat som är bra att veta

När du installerat Office 2016 via portalen så kan du inte längre ha volymlicenser av Project och Visio på samma dator. Dessa kommer att tas bort. Du kan installera motsvarande versioner från portalen för 2016 men detta innebär ju att du måste betala för dem via 365. Dvs du kan inte ha en gammal 2013 version för Visio samtidigt som 2016-versionen av  Office.

Även InfoPath kommer att tas bort när du installerar 2016.

 

Nyheter i Power BI Desktop

Microsoft satsar på Power BI. I samband med att vi får tillgång till mer och mer data och har behov av att fatta snabbare och snabbare beslut så är BI konceptet mer aktuellt än någonsin. Skrivbordsversionen av Power BI blir nu ännu bättre och får hela 44 nya funktioner i den nya releasen:

http://blogs.msdn.com/b/powerbi/archive/2015/09/23/44-new-features-in-the-power-bi-desktop-september-update.aspx

Saknar du projektverktyg i Office 365? Nu kommer Planner

Planner

Det finns ett antal sätt att hantera projekt bara med Microsoftprodukter. Vi har t ex Samarbetsytor i Sharepoint, Grupper i Outlook/Office 365, uppgifter i Outlook och inte minst Project för de kanske aningens för få som vågar ge sig på att använda den produkten. Fortfarande finns dock ett rätt stort behov av att hitta projektverktyg som är lättanvända och tydliga och nu lansera Microsoft en ny produkt i Office 365 – Planner som skall hjälpa till att hantera uppgifter och ge bättre överblick över hur ett projekt ligger till i förhållande till tidplan etc.

Organiserat grupparbete

Med Planner så kommer varje plan/projekt att representeras av en dashboard/instrumentpanel. Varje uppgift representeras av ett kort som kan ha färdigställandedatum, bilagor, kategorier och konversationstrådar kopplade till sig. Medlemmar i ett projekt får ett mail när de har fått en uppgift tilldelad.

Varje uppgiftskort kan ha bilder eller dokument kopplade vilket gör att själva instrumentpanelen/dashboarden blir överskådlig och tillgänglig. Uppgiftskort kan i sin tur delas in i sk hinkar (Buckets) vilka kan få olika prioritetsnivåer och olika färger.

Förutom att på detta sätt få mer ”Delveliknande” projekt så finns också vyer inbyggda i Planner så att du kan se hur projekten fortskrider. Du kan både se projektet men även en vy över just dina uppgifter eller t ex ta fram en bild över om projekttider ligger i fas.

Planner kommer att vara tillgängligt för Enterprisekunder och kommer att dyka upp hos er som har ”First release” under Q4 2015.

Läs mer här i denna bloggpost:
https://blogs.office.com/2015/09/22/introducing-office-365-planner/

 

Office 2016 för Windows är här

Igår lanserades Office 2016 för Windows och produkten finns nu att ladda ner i skarp version för er som har Office 365 eller att köpa via vanliga kanaler.

Här finns nytt verktyg för installation:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49117

De mest efterlängtade nyheterna i Office är t ex

  • Möjlighet till samredigering samtidigt i Word (dvs kunna se två markörer röra sig i dokumentet samtidigt).
  • Nya diagram i Excel; Lådagram, Sol, Histogram och inte minst Vattenfallsdiagram m fl
  • Möjlighet att spela in videoklipp i PowerPoint
  • Stöd för 365-funktionen Grupper direkt via Outlook och inte minst en mycket bekvämare funktion för att infoga bilagor och/eller länkar i Outlookmeddelanden.

Jag håller på och spelar in en del filmklipp runt nyheterna så jag återkommer med mer visuella demos.

Vågar man ladda ner den och köra? Ja!