Flera index i samma dokument

Vi fick nyligen en fråga här på bloggen om hur man gör får att skapa flera olika index (sakregister) i samma dokument.

Det gör man hjälp av s.k. flaggor som har ett namn unikt för det index man vill att indexordet skall höra till. I detta exempel vill man ha två index; ett för personer och ett för fordon och platser.

Skapa indexorden för flera index

1) Indexera orden som vanligt.
Menyfliken Referenser och Markera indexordMarkera indexord

Tips

ALT+Skift+X tar fram rutan för Markera indexord. Har man en markering innan man trycker ALT+Skift+X så hamnar det i fältet Huvudpost. Man kan låta rutan ligga framme – markera nästa ord och tryck kommandot igen.

Här är Carlsson indexerat:

Carlsson { XE ”Carlsson” }

2) Lägg till flaggan för indexet, här är det flaggan ”personer”. Man skriver in ett omvänt snedstreck (backslash) bokstaven f och direkt flaggnamnet inom citationstecken. Se nedan:

Carlsson { XE ”Carlsson” \f”personer” }

3) Upprepa punkt ett och två för hela dokumentet.
Tänk på att punkt två får göras på alla ställen där indexordet skall hamna i ”sitt” index.

Infoga flera index

Normalt har man index i slutet av dokumentet, huvudstegen är:

  1. Skriv en rubrik för indexet
  2. Infoga indexet med flagga

Efter rubriken, infoga ett index med flagga:

  1. Välj menyfliken InfogaSnabbdelar och Fält
  2. Välj Index och förteckningar
  3. Klicka på knappen Fältkoder, i nedre vänstra hörnet
  4. Lägg till flaggan i fältet Fältkoder (här är det flaggan ”personer”)
  5. Avsluta med OK

Fält

Skriv rubrik för nästa index och upprepa punkt ett till fem.

Tänk också på att index inte auto-uppdaterar, d.v.s. om man har skapat nya indexord så dyker dom inte upp automatiskt i indexet. Det måsta man sköta själv. Enklast med att högerklicka i indexet och välja Uppdatera fält.

Nedan ett exempel på två index, ett för personer ett annat för fordon och platser i samma dokument.

Index personer

 

Har du behov av att skapa egna kortkommandon i Excel för Mac?

Jobbar du ofta i Excel har du säkert önskat att just det där kommandot borde ju ha ett kortkommando. Äntligen kan vi skapa egna kortkommandon i Excel för Mac!

Man har kunnat göra det ganska länge med hjälp macOS men nu kan man, från och med version 16.22, göra egna kortkommandon direkt i Excel.

För mig är behovet stort, jag älskar att använda kortkommandon, men Microsoft följer inte alltid Apples (eller till och med sina egna) regler. Alla kortkommandon som man hittar i Windowsversion finns inte alltid i Macversionen. En del kortkommandon är inte ”översatta” korrekt till Macstandard eller svenska.
Eller så är man inte nöjd med ett inbyggt kortkommando.

Så här gör du

I Excel för Mac välj Verktyg i den klassiska menyraden, välj sedan Anpassa tangentbord.

Learningpoint om kortkommandon Mac

  1. Bläddra bland kategorierna som är ordnade efter menyflikarna
  2. Leta rätt på kommandot
  3. Tryck kortkommandot
  4. Klicka på Lägg till
  5. Avsluta med OK

Designa dina Pivottabeller precis som du vill

Jobbar du med Pivottabeller i Excel har du säkert stött på problemet att man inte kan göra speciellt mycket med layouten som man får. Visst, du kan flytta runt rader och kolumner samt lägga på olika tabellformat.

Pivottabeller Excel

Men om du vill göra något relativt enkelt som att infoga en rad i Pivottabellen så går inte det. Eller om du vill ha en del av datan på ett annat ställe och fortfarande ha koppling till underlaget så att siffrorna uppdateras när underlaget förändras.

Man kan lösa detta med funktionen =HÄMTAPIVOTDATA (eng. =GETPIVOTDATA). Den är enkel att använda, du skriver ett likhetstecken i den cell du vill hämta datan till och sedan klickar i Pivottabellen på det du vill hämta.

Men vill man infoga en rad eller kolumn i tabellen så måste man först återskapa hela Pivottabellen med hjälp av =HÄMTAPIVOTDATA, vilket blir omständligt och tar tid.

Kubfunktion

Istället kan man använda Excels kubfunktioner. Det finns flera funktioner för att arbeta med kuber – men här kommer vi bara att använda två stycken för att kunna jobba friare med layout och design av vår tabell och samtidigt behålla kopplingen till underlaget så att uppdatering fungerar.

Kubfunktion Excel
Kubfunktioner i Excel

Vi kommer här bara använda två funktioner, KUBMEDLEM och KUBVÄRDE. Det allra enklaste sättet att använda kubfunktioner att konvertera en Pivottabell till formler. För detta finns det ett inbyggt verktyg.

När Pivottabellen är aktiverad så hittar man på menyfliken, Analysera knappen OLAP-verktyg och Konvertera till formler.

Konvertera till formler

Du måste ha lagt till data i datamodellen när du skapade Pivottabellen annars är inte Konvertera till formler tillgängligt. Man kan tyvärr inte lägga till i Datamodellen i efterhand det måste göras när man skapar Pivottabellen.

Skapa Pivottabell Excel
Lägg till dessa data i datamodell finns från Excel 2013

Om Pivottabellen är baserad på externa data, en databas, så kan man konvertera till formler utan lägga till i datamodellen.

När man konverterar till formler så skapas kubformler för all data i Pivottabellen. En del rubriker är statiska och omvandlas inte till formler. Formatering i tabellen tas bort.

Pivottabell ExcelPivottabell

Kubformler Excel
Kubformler och lite enkel formatering

Vill ha man ha lite mer kontroll över designen och layout samtidigt som man behåller kopplingen till underlaget för att uppdateringar skall fungera så är Konvertera till formler vägen att gå.

Så raderar du fotnotsavgränsare i Word 2016

Fotnoter i Word 2016

Fotnoter används ofta för att hänvisa till en källa eller mer information rörande ett visst ord eller ett visst stycke. Som standard infogas en fotnot med en siffra på den plats du står på i dokumentet samt en plats för fotnotstext längst ner i vänstra hörnet på sidan.

Om din fotnotstext även infogar en kantlinje eller ett streck som du inte önskar inkludera eller att mallen inte ska innehålla ett sådant streck, kan du gå tillväga på följande sätt för att ta bort fotnotsavgränsaren.

Infoga en fotnot

1. Infoga en eller flera fotnoter på önskad plats i dokumentet genom att gå till fliken Referenser och Infoga fotnot.Referenser Infoga fotnot Learningpoint

Referenser och Infoga fotnot Learningpoint

2. Välj fliken Visa och Utkast-vyn.Visa och Utkast vyn Learningpoint

3. Väl i Utkast-vyn, gå tillbaka till fliken Referenser och välj Visa kommentarer.Referenser Learningpoint

Radera fotnotsavgränsare

4. Skärmen kommer delas upp i fler fönster. I fönstret längst ner hittar du alla dina fotnoter samlade i en lista. Välj Fotnotsavgränsare i listan.Radera fotnotsavgränsare Learningpoint

5. Ställ musmarkören till vänster om fotnotsavgränsaren, tryck Delete-tangenten för att markera strecket och Delete igen för att radera det.Fotnotsavgränsare Learningpoint

6. Gå tillbaka till Visa-fliken och Utskrift layout-vyn för att komma tillbaka till Normal-vyn. Klart.

Lycka till!

Sidhuvud i Excel

Det är inte alltid glasklart hur man arbetar med sidhuvud/fot i Excel. Det finns tre sätt att se vad som finns i sidhuvudet/foten. Och en fallgrop.

I videon nedan går jag igenom snabbt de olika sätten att arbeta med sidhuvudet/foten i Excel.

Undvik Death by PowerPoint – Skapa den ultimata PowerPoint-presentationen

PowerPoint är ett verktyg för att skapa presentationer som är tänkta att synas på håll.

Några viktiga punkter att tänka på:
  • Storlek på text
  • Mängden text
  • Budskap per slide
  • Kontrast, text och bakgrund
  • Bilder och illustrationer
  • Längd
Angående storlek på text
Texten ska inte vara för liten, tänk på vilken lokal som presentationen ska hållas i – avstånd mellan presentatör och publik. Ju längre avstånd ju större text.

Grundinställningarna i PowerPoint går att diskutera 60 och 44 punkter text är kanske lite att ta i. En rubrik på en vanlig sida kan absolut vara 36 punkter utan att den blir svårläst.

Grundinställningarna för brödtext är 28 punkter i PowerPoint, det är stort men vid 20 punkter börjar det bli lite smått om avståndet är långt. Smärtgränsen går runt 18-20 punkter för att behålla läsbarheten på någorlunda avstånd.


Det viktigaste i din PowerPoint ska vara störst. Är rubriken den viktigaste ska den vara störst men inte nödvändigtvis.

 

Mängden text
För att åhörarna ska lyssna på dig som presentatör och inte fastna i texten bör det endast vara korta kärnfulla punkter. Långa meningar hjälper ingen. Vill man anteckna under presentationen blir det bara frustrerande och man hinner varken lyssna eller anteckna.

Ett tips är att dela ut åhörarkopior/handouts med plats för egna anteckningar, alternativt delar man ut dem efteråt och då kan till och med korta anteckningar finnas med.

Ha så få punkter per slide som möjligt, max 6 objekt totalt.

Budskap per slide
Tänk på dina åhörare och leverera endast ett budskap per slide, för att de ska ha en chans att hänga och ditt budskap ska gå fram.

 

Kontrast mellan text och bakgrund
För att undvika att du som presentatör ska överglänsas av en din egen presentation på grund av att åhörarna blir bländade av ljuset på duken/skärmen! Det är du som är presentationen och din PowerPoint stödet, din visualiserare.

Men glöm inte att tänka på tillgängligheten, jobba med kontraster. För att alla ska kunna läsa och se den så tydligt som möjligt är det viktigt med kontrast mellan text och bakgrund. Ju skarpare desto bättre, vit text mot svartbakgrund till exempel. Men det funkar fint med andra mörka färger, man behöver inte vara fullt så drastisk och använda svart om det inte alls passar din presentations budskap eller grafiska utformning i övrigt.

En del färger bör inte användas tillsammans, till exempel kan en skarpröd text uppfattas som att den flimrar eller flyter ut mot en mörkgrå bakgrund. Testa vad som funkar.


Låt den del som du pratar om vara ”highlightad” när du presenterar. Tona ned när du går vidare till nästa punkt och låt den nya punkten bli ”highlightad”. Då blir det lätt för åhörarna att följa med i presentationen.


Ha inte helt vit bakgrund.

 

Bilder och illustrationer
För att lätta upp och hjälpa åhörarna minnas något av det du vill förmedla är bilder och illustrationer ett bra stöd. Tänk på att även dessa bör vara i konstaterande färger mot bakgrunden för att synas.

Lägg gärna lite tid och omsorg i valet av bilder och illustrationer så att de är tydligt även för åhöraren (inte bara för dig) vad bilden/illustrationen visar eller symboliserar.

Använder du dig av bilder behöver du heller inte skriva lika mycket, en bild säger mer än …

Använd bilder för att hjälpa åhörarna att minnas.

 

Längd – antal slides

Till sist, antal slides – anpassa dem till den tid du har på dig. Presentationen ska fungera som ett stöd och förtydligande i din presentation, tänk då på åhörarna och att de ska hänga med i och att det du säger ska hinna landa i personerna som lyssnar. Har du 20 minuter på dig fundera då på hur många slides som är rimligt för dig att hinna med och hur fort du måste ta dig igenom dem om du har för många.


Skriv aldrig ut antal sidnummer det är inte viktigt för åhörarna och kan bara skapa vånda.

 

Slutord:
Att skapa bra presentationer underlättas av att ha en bra grundmall och det hjälper vi på Learningpoint gärna till med.

Gör appar av dina listor

Vi har alla listor överallt med allt möjligt i. Det kan vara listor i Excel, till exempel semesterlistan känns kanske aktuell nu i juni. Eller en lista i SharePoint.

I de flesta Office 365 abonnemangen har man tillgång till PowerApps.

Learningpoint om PowerApps

PowerApps är ett verktyg för att just skapa appar till dina listor. Som en nivå eller ett skal ovanpå listan.

Fördelarna är flera:

  • Redigera listan via en mobil enhet (iPhone/Android och iPad) eller från en dator
  • Mycket lättare för användaren att använda listan
    • Till exemepel är många användare inte helt kompis med SharePoint och drar sig kanske för använda listor där
    • Det är mycket lättare att redigera med hjälp av PowerAppen än direkt i en SharePoint-lista

Hur gör man?

Jag kommer i detta inlägg att beskriva övergripande hur man gör en PowerApp av en lista, i detta fall en SharePoint-lista.

Det finns två sätt att starta tillverkningen av appen.

  1. Det finns ett antal mallar, inkl. tom mall, som man startar ifrån
  2. Ifrån SharePoint-listan kan man säga att man vill ha en PowerApp

Learningpoint om skapa appar

Mallar att starta ifrån

Learningpoint - PowerApps

Från en SharePoint-lista

Att skapa en app

Det kan vara svårt eller hyfsat enkelt, det beror helt på vad man vill ha och hur källdatan ser ut. Man behöver knappt någon bakgrund som programmera, lite logisk tänkande hjälper förstås.

Learningpoint - skapa app

Ett klick på PowerApps knappen i en SharePoint-lista och man har en bra start till appen.

När man är klar med appen så publicerar man den och ger sina medarbetare tillgång till appen. Medarbetarna laddar ner appen PowerApps från sin Appstore, finns till Iphone och Android. Loggar in med sitt Office365-konto i appen i mobilen och får då tillgång till de PowerAppar som är publicerade och som de fått rättigheter till.

Learningpoint - PowerApps i mobilen

Exempel från verkligheten

Nyligen gjorde vi en app för Statens Fastighetsverk. På SFV undersöker man cirka 160 s.k. besöksmål för att veta deras potential för utveckling och förbättring.

Denna data matade de in i en Excel-fil. Som blev allt svårare och svårare att underhålla samt att man bara kunde jobba en och en i filen och enbart i datorn.

Excel till SharePoint

Vi konverterade Excelfilen till en SharePoint-lista, faktiskt mer jobb än vad man tror, och en del trixande med webbläsare.

När det väl skapats en SharePoint-lista fick vi redigera kolumnerna så det blev rätt datatyper och skapa listrutor (dropdowns) där det skulle vara sådana.

Efter detta skapade vi en PowerApp utifrån listan. Den är ganska omfattande och innehåller t.ex. 19 skärmar. Det finns en logisk indelning i grunddata som gör det lämplig att inte ha ändlösa rullningslister utan ha det på olika skärmar i mobilappen.

Learningpoint - PowerApp exempel

Startskärmen för SFV i utvecklarenmiljön (webbversionen)

Efter publicering så får användaren tillgång till sin app via appen PowerApps i sina mobiler.

En fallgrop är att man måste ge rättigheter till användarna till alla resurser som PowerAppen använder – det räcker inte bara med rättigheter till själva appen. I detta fall måste varje användare även ha åtminstone läsrättigheter till SharePoint-listan.

Från en svårhanterlig Excel-lista med 104 kolumner med data:Learningpoint _ Excel-lista

Till en app i mobilen:
App i mobilen

 

Mallar i Office Online

Ofta får vi frågor när det är dags att gå över till Office online varianter. Det vill säga de som finns tillgängliga i bland annat SharePoint Online. Många förväntar sig att man skulle kunna erbjuda dessa istället för Desktopversionen av Office. Onlineversionen har trots allt funnits i ett par år nu och borde väl vid det här laget vara så pass mogen.

I stort så tycker jag att detta stämmer. Onlineversionerna håller en relativt bra standard, kanske inte för en erfaren Wordanvändare som sitter och skriver längre rapporter, men för en användare som bara skapar korta dokument fungerar det kanon.

Sätt mobilen i tyst läge

Det finns dock ett stort problem som ofta fäller tanken på att ersätta Desktopversionen med Onlineversionen, detta är stödet för mallar. Här har Microsoft inte riktigt tänkt färdigt.

I detta inlägg fokuserar jag enbart på Word och där fungerar det ungefär så här:
Det finns två sätt att skapa dokument i Word Online.
Det ena sättet är att du väljer Word i Appmenyn i SharePoint.

Appmenyn

Går du denna väg så möts du av den Onlineversionens svar på den klassiska Välkomstupplevelsen™. Här kan du välja antingen ett tomt dokument eller någon annan av Microsofts fördefinierade mallar. Här hade det varit toppen om det hade gått att få in lite företagsanpassade mallar. Men icke, här går det inte att lägga till något eget ännu. Så just nu får man nöja sig med tomt dokument eller att gör en skylt som uppmanar att sätta ”Mobilen i tyst läge”. Vad du än väljer i denna vy kommer dokumentet du skapar automatiskt att sparas i din OneDrive.

Online

Det andra sättet att skapa dokument är att stå i ett dokumentbibliotek eller i OneDrive och väljer Nytt – Word-dokument.

OneDrive - nytt

Här finns möjligheter! Det går att lägga till mallar i denna vy! Det går till och med att lägga till flera. Fantastiskt! Av allt att döma så verkar knappt något verkligen göra detta. Så vad beror detta på?

Content-typer – Mallar?

Det man får göra är content-typer, vilket förenklat är att ladda upp en mallfil i SharePoint, som då kommer synas som mallar i denna meny. Dessa content-typer måste läggas till för varje bibliotek vilket blir ganska jobbigt när man sitter med 104 dokumentbibliotek. Men! Det finns något som heter Content Type Hub. Detta är än så länge den lösning som finns tillgänglig för detta problem. Kortfattat så är detta en central plats på SharePoint där man administrerar sina Content-typer (i vårt fall i form av mallar) och som då kan distribueras ut till underliggande dokumentbibliotek. Hurra! Problemet är löst!

Nja, det som är fascinerande är att denna lösning är det så väldigt få som använder. Vad det verkar så är denna lösning relativt svår att hantera. Har ni erfarenheter av Content Type Hub? Kommentera gärna och berätta.

Vi skriver kod!

Sist men inte minst. Vad kan man då göra för att gå runt detta problem? Vi har klurat länga på denna fråga.

Det finns utvecklingsmöjligheter mot Office Online. Dessa har funnits i flera år och har med tiden sakta blivit bättre. De är fortfarande långt ifrån lika kraftfulla som mot Desktopversionen men jobbar sig i alla fall närmare.

I Microsofts ”Store” för Office-tillägg finns det appar som säger sig kunna hantera mallar. Dessa ska man ta med en nypa salt. Antingen så fungerar de mer som en nedladdningscentral där man kan ladda ned dokument som man sedan öppnar separat (varken definition av mall eller särskilt användarvänligt) eller så infogas delar av ett dokument men utan rätt formatmallar m.m.

Vad är lösningen?

Jo, i väntan på att Microsoft antingen tar ett ordentligt tag i mallhanteringen i stort i Onlineversionerna eller förbättrar sitt utvecklar-api så tror jag att en kombination av ovanstående delar kan fungera rätt bra.

Jag skulle rekommendera att skapa en standard content-typ. Det vill säga en mall som styr utseendet på dokumentet som skapas när man klickar på Nytt – Word-dokument i SharePoint eller OneDrive. På så sätt får du med rätt formatmallar i de dokument som skapas. Som ett komplement till detta kan vi ta fram en App som kan användas i t.ex. Word Online som infogar själva innehållet i dokumentet (logotyp, sidfot, textinnehåll).

På detta sätt har man åtminstone skapat en bra grund för att kunna för snygga företagsanpassade dokument.

Användbara kortkommandon i PowerPoint

PowerPoint kortkommandon 

Nedan har vi samlat ett urval av användbara kortkommandon i PowerPoint. Kortkommandon kan användas till att arbeta mer effektivt. Det kan också vara till hjälp för användare med rörlighets- eller synnedsättning eftersom kortkommandon kan underlätta att navigera i programmet.

  • CTRL + C = kopiera 
  • CTRL + V = klistra in 
  • CTRL + X = klipp ut 
  • CTRL + W = stäng den öppnade presentationen utan att avsluta programmet 
  • CTRL + Z = ångra 
  • CTRL + S = spara 
  • CTRL + P = skriv ut 
  • CTRL + B = sök 
  • CTRL + F = fet text 
  • CTRL + K = kursiv text
    • CTRL + F (Eng) = sök
    • CTRL + B (Eng) = fet text
    • CTRL + I (Eng) = kursiv text
  • CTRL + U = understruken text 
  • CTRL + D = duplicera, markera en figur och använd kommandot för att direkt skapa en kopia av den markerade figuren 
  • CTRL + A = markera allt 
  • F5 = Starta bildspel från början 
  • SHIFT + F5 = Starta bildspel från aktuell bild 
  • bildspel: 
    • B eller V = bildspelet blir svart eller vitt, tryck igen för att återgå 
    • G = visa överblick på presentation
    • Mellanslag eller höger piltangent = Navigera till nästa bild i presentationen 
    • P eller vänster piltangent = Navigera till föregående bild I presentationen 
    • Esc = avsluta bildspel 
  • CTRL + Q eller ALT F4 = avsluta 
  • Dubbelklicka = markera ord 
  • Trippelklicka = markera paragraf 
  • CTRL + H = ersätt 
  • CTRL + M = ny bild (använder samma layout som aktuell bild)
  • CTRL + Y = repetera det senaste momentet 
  • CTRL + scrolla = zooma in och ut 
  • CTRL + G = gruppera 
  • CTRL + SHIFT + G = dela upp grupp 
  • ALT = navigera i menyfliken med kortkommandon, går sedan att använda piltangenterna eller de tangenter som visas

Kortkommandon i PowerPoint

  • ALT + F9 = visa/dölj stödlinjer
  • SHIFT + F9 = visa/dölj rutnät
  • SHIFT + F3 = byt mellan versaler och gemener i markerad text
  • TAB = öka listnivå
  • SHIFT + TAB = minska listnivå
  • CTRL + SHIFT + < = öka fontstorlek
  • CTRL + < = minska fontstorlek
  • CTRL + L = vänsterjustera innehåll
  • CTRL + E = centrera innehåll
  • CTRL + R = högerjustera innehåll
  • CTRL + J = fördela text jämt mellan marginalerna
  • F7 = stavningskontroll
  • SHIFT + F7 = visa synonymer
  • SHIFT + klicka på bildvy knappen = byt från normal vy till bildbakgrundsvy

Kortkommando i PowerPoint

  • ALT + F10 = visa markering och synlighetsfönster
  • CRTL + SHIFT + Dra figur = duplicera figur och positionera linjärt
  • CRTL + SHIFT + C/V = Kopiera/Klistra in formatering
  • Skala figurer snabbt genom att använda piltangenterna medan du håller nere SHIFT (för mer gradvis Skalning, håll även CTRL)
  • Rotera figurer snabbt genom att använda piltangenterna samtidigt som du håller ALT nedtryckt (för mer gradvis rotation, håll även CTRL)