Skapa KPI:er den enkla vägen…

Det är inne med dashboards just nu. Vill du också skapa snygga överblickbara rapporter så kanske du har noterat att det dykt upp en väldig massa funktionalitet för detta i Excel på senare tid. En av funktionerna som gjordes avsevärt mer bekväm i 2007 är Villkorsstyrd formatering som du kan använda till mycket.

I detta exempel visar jag hur du kan göra KPI symboler med hjälp av Villkorsstyrd formatering. Själva övningen går egentligen ut på att du skall kunna dölja bakomliggande formler och värden för att göra den visuella bilden enklare och snyggare.

Vi skall alltså åstadkomma följande utseende:

Snygga stoppljus

Iden är så här: Vi har en kolumn som visar försäljning och en annan som visar månadens mål. För att enklare se om vi ligger i nivå med målen så vill vi skapa de små cirklarna till höger om kolumnen mål som visar status.

Gäsp, tänker du. Det där var väl enklast i stan. (Det är det också men när vi är klara kommer du att ha snygga interaktiva kalkyler som andra avundas dig.)

För att räkna ut ett gränsvärde så har jag delat försäljningen med målet. Det ger mig 1 om dom överensstämmer eller tal under 1 om jag inte ligger i fas.

Detta är uträknat i kolumnen som heter status och ser ut så här (och har procentformaterat värdena):

Snygga stoppljus

Inte riktigt lika kul som den första bilden. Därmed lägger vi på Villkorsstyrd formatering:

  1. Markera alla värden i kolumnen status
  2. Välj Start, Villkorsstyrd formatering
  3. Klicka på Ny regel och välj Ikonuppsättning vid Ikonformat.
    villkorsstyrd 2
  4. Ange dina intervall vid Värde och se till att prickarna är i rätt ordning (det finns en knapp för omvänd ordning).
  5. Väljer du OK nu så visas dina ikoner men även talen:
    KPI2
  6. Vill du ha lite mindre siffror på bladet och låta stoppljusen tala sitt eget språk så väljer du nu knappen Villkorsstyrd formatering igen. Väljer Hantera regler och klickar på den regel du har skapat. Välj Redigera och sätt en bock i alternativet Visa endast ikon. Välj därefter OK.
    Villkorsstyrd

När du är tillbaka i dokumentet visas nu endast dina ikoner och ger en klar bild över nuläget!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *