Använder du andra fonter än Times och Arial och vill använda Office 365?

Som de flesta av oss vet (och som jag diskuterat tidigare i den här bloggen) så är fonter (eller teckensnitt) något som ibland blir en utmaning i Office. Nu när fler och fler skall jobba mobilt och kanske komma åt dokument via webbversioner av Office så blir detta något ännu viktigare att tänka på.

Har du en klassisk installation dvs installerat Officepaket med Office 2013/ProPlus och Windows 7 eller Windows 8 så finns dryga 270 fonter att tillgå när du använder Word, Excel eller PowerPoint etc. Varje gång du använder ett teckensnitt (t ex Arial) så sätts en liten pekare i dokumentet och indikerar för ditt operativsystem (t ex Windows) vilken font som skall visas upp vid din markering. I de allra flesta dokument så är inte fonterna inbäddade i dokumentet utan dokumentet innehåller egentligen instruktioner till datorn om vilka fonter som skall visas. Huruvida detta fungerar eller inte avgörs av om din dator har dessa fonter installerade, i så fall lyder den snällt och dokumentet ser ut som författaren har tänkt, annars visar datorn upp en annan font istället. Du kan inte själv påverka vilken detta skall bli utan det blir en spännande överraskning för alla som skall läsa dokumentet.

När nu världen blir mer och mer molnorienterad så uppstår nya utmaningar. Många företag idag planerar att låta vissa användargrupper nöja sig med Office Online (formerly known as webapparna) och alla ingående applikationer, Word Online, Excel Online och PowerPoint Online etc. körs via ett webbfönster. Då kommer vi till problemet.

Dessa program ligger inte i din dator och använder därmed inte din fontuppsättning. Istället får du den fontuppsättning som finns på den server som tillhandahåller Word Online eller Excel Online etc. Det gör att dokument som ser finfina ut för de användare som har Office ser lite mindre finfina ut för de användare som öppnar dokumentet i webbläsaren.

Det kanske skulle vara acceptabelt för en del men i redigeringsläge så visas inte heller dokumentets huvud och fot (dvs loggor syns inte) och webbläsarna har inte heller stöd för avstånd före och efter så många dokument kommer när de arbetas med att hoppa, ändra avstånd, byta font etc. När användarna av dessa sparar och tittar på dem i visningsläge igen så ser de ut som det är tänkt men som ansvarig för dokumenthantering och grafiska profiler etc på företag som överväger Office 365 så kan det här vara värt att lägga lite krut på.

Tittar vi på hur många fonter som finns att välja på i lite olika versioner av Office så ser det ut så här i skrivande stund:

Word ProPlus eller 2013 med Windows 8
277 st

Word Online på PC
66

Word Online på MAC
45

Excel Online på PC
42

Excel Online på MAC
43

Outlook Online på PC
39

Vilka fonter som är med i vilken applikation varierar också så vill man använda en font som ser rätt ut oavsett om den öppnas i en PC, via Office Online etc så drillas de här fonterna ner till en avsevärt mindre grupp – nämligen följande:

Arial
Cambria
Candara
Comic Sans MS
Consolas
Constantia
Corbel
Courier New
Georgia
Tahoma
Times New Roman

Vill du att dina användare till stor del skall arbeta med Onlineversionerna av Office så kan det alltså vara en god ide att skala ner de fonter som används till vardags till någon av de som används ovan. Vi har också på senare tid skapat mallar och dokument som är “webbsäkra” dvs som inte ändrar sig lika mycket när de används i Office Online så dokument som används av vissa grupper kanske skall innehålla mindre effekterinställningar som t ex avstånd då de helt enkelt inte syns i redigeringsläget i webbapparna.

Office Online är dock en produkt som utvecklas och troligtvis lär dessa saker flyta lite framöver och skillnaderna möjligen minska men funderar du eller din organisation på att minska antalet installerade Officepaket så tänk på att detta kommer att ge en del effekter vid dokumenthanteringen.

 

En reaktion på “Använder du andra fonter än Times och Arial och vill använda Office 365?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *