Lyckade Lyncmöten? Några tips på vägen

Igår gick Microsoft ut och berättade att Lync skall byta namn till Skype för Business. Under tiden vi väntar på det så sprids Lync på bred front och fler och fler av oss kommer att upptäcka många av våra möten sker via Lync.

För att undvika frustration vid större möten så kommer här några stalltips:

  1. Stäng av alla störande moment när du håller ett Lyncmöte (mobilaviseringar, Outlookaviseringar (vissa av dem stängs av automatiskt) och annat så att du kan hålla mötet ostört.
  2. Ta med dig en extra person till mötet och be den personen vara mötesdeltagare och visa sin skärm på en projektor så att du själv kan se den. Detta gör att du hela tiden ser vilken fördröjning som gäller för åhörarna när du t ex byter sida på en PPT som du visar. På alltför många Lyncmöten så tror talaren att bilden visas långt tidigare än den gör för åhörarna och pratar ofta till en bild som inte kommit upp än.
  3. Låt den extra personen du ändå har tillgång till vara chattvakt och hjälpare.
    Under större möten så får chatten ofta liv. Här frågar folk saker och kommenterar sådant som inte fungerar. För att inte mötet skall bli långsamt och hackigt så låt någon annan än talaren hjälpa nödställda.
  4. Ganska många deltagare tröttnar snabbt på långsamma Lyncmöten. När du visar PPT bilder, låt dem visas i 30 sekunder istället för 2 minuter och lägg mindre saker på bilderna. Dvs skapa mer visuell förändring när du är i Lync för att hålla deltagarnas intresse aktivt.
  5. När du gör en mötesinbjudan via kalendern. Välj inställningar och sätt deltagarnas mikrofoner till tyst redan i inbjudan. Då slipper du sitta och ropa åt deltagare att stänga av sitt ljud när mötet skall börja.
  6. Ladda upp de saker du vill använda i mötet redan från början, Presentationer, utvärderingar etc. så kan du enkelt växla mellan dem under mötet istället för att försöka skapa dem medan mötet pågår.
  7. Skaffa dig ett bra headset och använd om du presenterar under ett möte. Din röst är ditt främsta kommunikationsmedel så tala klart och tydligt och tänk på att dina öhhh blir extra markerade i detta forum.

Lycka till med dina Lyncmöten!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *