Så undviker du relaterade YouTube videos i din PowerPoint-presentation

Video på YouTube avslutas ofta med förslag på relaterade videos. Så även om man infogar en Onlinevideo i PPT (eller Word). Det är inte alltid så snyggt att dessa förslag syns i presentationen eller dokumentet.

Learningpoint_bil på ppt presentation

Förr kunde man redigera länken så att förslagen i slutet inte visades, men YouTube har nu tagit bort möjligheten att trixa med länken till videon för att slippa dessa förslag.

Men man kan ta en liten omväg runt detta problem i PowerPoint (men inte i Word)

1. Infoga Onlinevideon som vanligt
2. Ställ in videon att spela upp automatiskt när PPT-bilden visas
3. Ställ in automatisk övergång till nästa PPT-bild efter lämplig tid.
Tänk på att ta höjd för att videon skall laddas innan den kan spelas upp.
T.ex. om videon är 2 min lång, prova med 2:10 innan övergången till nästa PPT-bild (slide) går igång.
4. Option – ha en proffsig övergång till nästa slide.

Markera videon och:

1. Välj menyfliken Uppspelning
2. Sätt videon till att starta automatiskt

Uppspelning_Learningpoint
Ställ in så bilden går automatiskt vidare efter så många minuter och sekunder som videon är plus starttid för videon att komma igång
1. Välj menyfliken Övergångar
2. Ställ in tiden för Frammatning – videons längd plus starttid för att uppspelning skall komma igång, prova med 10 sekunder

Tidsinställning_LP

3. Eventuellt lägg på en övergångseffekt. Tänk på att man lägger på effekten på nästa PPT-bild (slide)

 

Flera index i samma dokument

Vi fick nyligen en fråga här på bloggen om hur man gör får att skapa flera olika index (sakregister) i samma dokument.

Det gör man hjälp av s.k. flaggor som har ett namn unikt för det index man vill att indexordet skall höra till. I detta exempel vill man ha två index; ett för personer och ett för fordon och platser.

Skapa indexorden för flera index

1) Indexera orden som vanligt.
Menyfliken Referenser och Markera indexordMarkera indexord

Tips

ALT+Skift+X tar fram rutan för Markera indexord. Har man en markering innan man trycker ALT+Skift+X så hamnar det i fältet Huvudpost. Man kan låta rutan ligga framme – markera nästa ord och tryck kommandot igen.

Här är Carlsson indexerat:

Carlsson { XE ”Carlsson” }

2) Lägg till flaggan för indexet, här är det flaggan ”personer”. Man skriver in ett omvänt snedstreck (backslash) bokstaven f och direkt flaggnamnet inom citationstecken. Se nedan:

Carlsson { XE ”Carlsson” \f”personer” }

3) Upprepa punkt ett och två för hela dokumentet.
Tänk på att punkt två får göras på alla ställen där indexordet skall hamna i ”sitt” index.

Infoga flera index

Normalt har man index i slutet av dokumentet, huvudstegen är:

  1. Skriv en rubrik för indexet
  2. Infoga indexet med flagga

Efter rubriken, infoga ett index med flagga:

  1. Välj menyfliken InfogaSnabbdelar och Fält
  2. Välj Index och förteckningar
  3. Klicka på knappen Fältkoder, i nedre vänstra hörnet
  4. Lägg till flaggan i fältet Fältkoder (här är det flaggan ”personer”)
  5. Avsluta med OK

Fält

Skriv rubrik för nästa index och upprepa punkt ett till fem.

Tänk också på att index inte auto-uppdaterar, d.v.s. om man har skapat nya indexord så dyker dom inte upp automatiskt i indexet. Det måsta man sköta själv. Enklast med att högerklicka i indexet och välja Uppdatera fält.

Nedan ett exempel på två index, ett för personer ett annat för fordon och platser i samma dokument.

Index personer

 

Har du behov av att skapa egna kortkommandon i Excel för Mac?

Jobbar du ofta i Excel har du säkert önskat att just det där kommandot borde ju ha ett kortkommando. Äntligen kan vi skapa egna kortkommandon i Excel för Mac!

Man har kunnat göra det ganska länge med hjälp macOS men nu kan man, från och med version 16.22, göra egna kortkommandon direkt i Excel.

För mig är behovet stort, jag älskar att använda kortkommandon, men Microsoft följer inte alltid Apples (eller till och med sina egna) regler. Alla kortkommandon som man hittar i Windowsversion finns inte alltid i Macversionen. En del kortkommandon är inte ”översatta” korrekt till Macstandard eller svenska.
Eller så är man inte nöjd med ett inbyggt kortkommando.

Så här gör du

I Excel för Mac välj Verktyg i den klassiska menyraden, välj sedan Anpassa tangentbord.

Learningpoint om kortkommandon Mac

  1. Bläddra bland kategorierna som är ordnade efter menyflikarna
  2. Leta rätt på kommandot
  3. Tryck kortkommandot
  4. Klicka på Lägg till
  5. Avsluta med OK

Designa dina Pivottabeller precis som du vill

Jobbar du med Pivottabeller i Excel har du säkert stött på problemet att man inte kan göra speciellt mycket med layouten som man får. Visst, du kan flytta runt rader och kolumner samt lägga på olika tabellformat.

Pivottabeller Excel

Men om du vill göra något relativt enkelt som att infoga en rad i Pivottabellen så går inte det. Eller om du vill ha en del av datan på ett annat ställe och fortfarande ha koppling till underlaget så att siffrorna uppdateras när underlaget förändras.

Man kan lösa detta med funktionen =HÄMTAPIVOTDATA (eng. =GETPIVOTDATA). Den är enkel att använda, du skriver ett likhetstecken i den cell du vill hämta datan till och sedan klickar i Pivottabellen på det du vill hämta.

Men vill man infoga en rad eller kolumn i tabellen så måste man först återskapa hela Pivottabellen med hjälp av =HÄMTAPIVOTDATA, vilket blir omständligt och tar tid.

Kubfunktion

Istället kan man använda Excels kubfunktioner. Det finns flera funktioner för att arbeta med kuber – men här kommer vi bara att använda två stycken för att kunna jobba friare med layout och design av vår tabell och samtidigt behålla kopplingen till underlaget så att uppdatering fungerar.

Kubfunktion Excel
Kubfunktioner i Excel

Vi kommer här bara använda två funktioner, KUBMEDLEM och KUBVÄRDE. Det allra enklaste sättet att använda kubfunktioner att konvertera en Pivottabell till formler. För detta finns det ett inbyggt verktyg.

När Pivottabellen är aktiverad så hittar man på menyfliken, Analysera knappen OLAP-verktyg och Konvertera till formler.

Konvertera till formler

Du måste ha lagt till data i datamodellen när du skapade Pivottabellen annars är inte Konvertera till formler tillgängligt. Man kan tyvärr inte lägga till i Datamodellen i efterhand det måste göras när man skapar Pivottabellen.

Skapa Pivottabell Excel
Lägg till dessa data i datamodell finns från Excel 2013

Om Pivottabellen är baserad på externa data, en databas, så kan man konvertera till formler utan lägga till i datamodellen.

När man konverterar till formler så skapas kubformler för all data i Pivottabellen. En del rubriker är statiska och omvandlas inte till formler. Formatering i tabellen tas bort.

Pivottabell ExcelPivottabell

Kubformler Excel
Kubformler och lite enkel formatering

Vill ha man ha lite mer kontroll över designen och layout samtidigt som man behåller kopplingen till underlaget för att uppdateringar skall fungera så är Konvertera till formler vägen att gå.

Sidhuvud i Excel

Det är inte alltid glasklart hur man arbetar med sidhuvud/fot i Excel. Det finns tre sätt att se vad som finns i sidhuvudet/foten. Och en fallgrop.

I videon nedan går jag igenom snabbt de olika sätten att arbeta med sidhuvudet/foten i Excel.

Gör appar av dina listor

Vi har alla listor överallt med allt möjligt i. Det kan vara listor i Excel, till exempel semesterlistan känns kanske aktuell nu i juni. Eller en lista i SharePoint.

I de flesta Office 365 abonnemangen har man tillgång till PowerApps.

Learningpoint om PowerApps

PowerApps är ett verktyg för att just skapa appar till dina listor. Som en nivå eller ett skal ovanpå listan.

Fördelarna är flera:

  • Redigera listan via en mobil enhet (iPhone/Android och iPad) eller från en dator
  • Mycket lättare för användaren att använda listan
    • Till exemepel är många användare inte helt kompis med SharePoint och drar sig kanske för använda listor där
    • Det är mycket lättare att redigera med hjälp av PowerAppen än direkt i en SharePoint-lista

Hur gör man?

Jag kommer i detta inlägg att beskriva övergripande hur man gör en PowerApp av en lista, i detta fall en SharePoint-lista.

Det finns två sätt att starta tillverkningen av appen.

  1. Det finns ett antal mallar, inkl. tom mall, som man startar ifrån
  2. Ifrån SharePoint-listan kan man säga att man vill ha en PowerApp

Learningpoint om skapa appar

Mallar att starta ifrån

Learningpoint - PowerApps

Från en SharePoint-lista

Att skapa en app

Det kan vara svårt eller hyfsat enkelt, det beror helt på vad man vill ha och hur källdatan ser ut. Man behöver knappt någon bakgrund som programmera, lite logisk tänkande hjälper förstås.

Learningpoint - skapa app

Ett klick på PowerApps knappen i en SharePoint-lista och man har en bra start till appen.

När man är klar med appen så publicerar man den och ger sina medarbetare tillgång till appen. Medarbetarna laddar ner appen PowerApps från sin Appstore, finns till Iphone och Android. Loggar in med sitt Office365-konto i appen i mobilen och får då tillgång till de PowerAppar som är publicerade och som de fått rättigheter till.

Learningpoint - PowerApps i mobilen

Exempel från verkligheten

Nyligen gjorde vi en app för Statens Fastighetsverk. På SFV undersöker man cirka 160 s.k. besöksmål för att veta deras potential för utveckling och förbättring.

Denna data matade de in i en Excel-fil. Som blev allt svårare och svårare att underhålla samt att man bara kunde jobba en och en i filen och enbart i datorn.

Excel till SharePoint

Vi konverterade Excelfilen till en SharePoint-lista, faktiskt mer jobb än vad man tror, och en del trixande med webbläsare.

När det väl skapats en SharePoint-lista fick vi redigera kolumnerna så det blev rätt datatyper och skapa listrutor (dropdowns) där det skulle vara sådana.

Efter detta skapade vi en PowerApp utifrån listan. Den är ganska omfattande och innehåller t.ex. 19 skärmar. Det finns en logisk indelning i grunddata som gör det lämplig att inte ha ändlösa rullningslister utan ha det på olika skärmar i mobilappen.

Learningpoint - PowerApp exempel

Startskärmen för SFV i utvecklarenmiljön (webbversionen)

Efter publicering så får användaren tillgång till sin app via appen PowerApps i sina mobiler.

En fallgrop är att man måste ge rättigheter till användarna till alla resurser som PowerAppen använder – det räcker inte bara med rättigheter till själva appen. I detta fall måste varje användare även ha åtminstone läsrättigheter till SharePoint-listan.

Från en svårhanterlig Excel-lista med 104 kolumner med data:Learningpoint _ Excel-lista

Till en app i mobilen:
App i mobilen

 

Så skapar du enkelt dynamiska och smidiga menyer i PowerPoint

Använd Zoom i PowerPoint för att skapa dynamik i dina presentationer

Zoom är tillgängligt endast för Office 365 prenumeranter med Windows. På Mac kan man inte skapa Zoom-menyer men om man får en presentation från Windows med Zoom så fungerar det bra att använda dom.

Du hittar Zoom på menyfliken Infoga:Learningpoint zoom - PowerPoint

Välj:

  • Sammanfattningszoom för att skapa en menysida med hela eller delar av presentationen.
  • Avsnittszoom för att skapa en menysida med valda avsnitt
  • Bildzoom för att visa ett markerade bilder

Learningpoint zoom - PowerPoint

Sammanfattningszoom skapar själv en ny bild för sitt innehåll. Avsnittszoom och Bildzoom: ställ dig på den PowerPoint-bild du vill ha menyn på, eller skapa en ny tom bild för detta.

Sammanfattningszoom:
Finns det redan avsnitt i presentationen kommer dessa vara förvalda. Du kan välja fritt vilka du bilder du vill ha som menylänkar.

Leraningpoint zoom - PowerPoint

Bild 17 och 21 är förvalda avsnitt, bild 18 och 24 har man valt själv

Efter man har valt Infoga:Learningpoint zoom - PowerPoint

När man sedan kör ett bildspel kan man på denna menybild smidigt hoppa till de olika delarna i presentationen. När man kommer till nästa avsnitt i presentation går den automatiskt tillbaka till bilden med Sammanfattningszoom.

Avsnittzoom
Snarlik Sammanfattnigszoom med skillnaden att den enbart jobbar med avsnitt. Går också tillbaka till menybilden när man når nästa avsnitt i presentationen.

Bildzoom
Man väljer fritt vilka PowerPoint-bilder som skall vara med i menybilden. Går inte tillbaka automatiskt till menybilden utan fortsätter som en vanlig presentation.

Bonustips
Man kan snabbt skapa en bildzoom genom att dra en miniatyrbild från vänster på skärmen in till en PowerPoint bild.

Learningpoint zoom - PowerPoint 2018-02-12 10_17_50-Nytt i Office 365 tom sep 2017.pptx - PowerPoint