Har du behov av att skapa egna kortkommandon i Excel för Mac?

Jobbar du ofta i Excel har du säkert önskat att just det där kommandot borde ju ha ett kortkommando. Äntligen kan vi skapa egna kortkommandon i Excel för Mac!

Man har kunnat göra det ganska länge med hjälp macOS men nu kan man, från och med version 16.22, göra egna kortkommandon direkt i Excel.

För mig är behovet stort, jag älskar att använda kortkommandon, men Microsoft följer inte alltid Apples (eller till och med sina egna) regler. Alla kortkommandon som man hittar i Windowsversion finns inte alltid i Macversionen. En del kortkommandon är inte ”översatta” korrekt till Macstandard eller svenska.
Eller så är man inte nöjd med ett inbyggt kortkommando.

Så här gör du

I Excel för Mac välj Verktyg i den klassiska menyraden, välj sedan Anpassa tangentbord.

Learningpoint om kortkommandon Mac

  1. Bläddra bland kategorierna som är ordnade efter menyflikarna
  2. Leta rätt på kommandot
  3. Tryck kortkommandot
  4. Klicka på Lägg till
  5. Avsluta med OK

Designa dina Pivottabeller precis som du vill

Jobbar du med Pivottabeller i Excel har du säkert stött på problemet att man inte kan göra speciellt mycket med layouten som man får. Visst, du kan flytta runt rader och kolumner samt lägga på olika tabellformat.

Pivottabeller Excel

Men om du vill göra något relativt enkelt som att infoga en rad i Pivottabellen så går inte det. Eller om du vill ha en del av datan på ett annat ställe och fortfarande ha koppling till underlaget så att siffrorna uppdateras när underlaget förändras.

Man kan lösa detta med funktionen =HÄMTAPIVOTDATA (eng. =GETPIVOTDATA). Den är enkel att använda, du skriver ett likhetstecken i den cell du vill hämta datan till och sedan klickar i Pivottabellen på det du vill hämta.

Men vill man infoga en rad eller kolumn i tabellen så måste man först återskapa hela Pivottabellen med hjälp av =HÄMTAPIVOTDATA, vilket blir omständligt och tar tid.

Kubfunktion

Istället kan man använda Excels kubfunktioner. Det finns flera funktioner för att arbeta med kuber – men här kommer vi bara att använda två stycken för att kunna jobba friare med layout och design av vår tabell och samtidigt behålla kopplingen till underlaget så att uppdatering fungerar.

Kubfunktion Excel
Kubfunktioner i Excel

Vi kommer här bara använda två funktioner, KUBMEDLEM och KUBVÄRDE. Det allra enklaste sättet att använda kubfunktioner att konvertera en Pivottabell till formler. För detta finns det ett inbyggt verktyg.

När Pivottabellen är aktiverad så hittar man på menyfliken, Analysera knappen OLAP-verktyg och Konvertera till formler.

Konvertera till formler

Du måste ha lagt till data i datamodellen när du skapade Pivottabellen annars är inte Konvertera till formler tillgängligt. Man kan tyvärr inte lägga till i Datamodellen i efterhand det måste göras när man skapar Pivottabellen.

Skapa Pivottabell Excel
Lägg till dessa data i datamodell finns från Excel 2013

Om Pivottabellen är baserad på externa data, en databas, så kan man konvertera till formler utan lägga till i datamodellen.

När man konverterar till formler så skapas kubformler för all data i Pivottabellen. En del rubriker är statiska och omvandlas inte till formler. Formatering i tabellen tas bort.

Pivottabell ExcelPivottabell

Kubformler Excel
Kubformler och lite enkel formatering

Vill ha man ha lite mer kontroll över designen och layout samtidigt som man behåller kopplingen till underlaget för att uppdateringar skall fungera så är Konvertera till formler vägen att gå.

Gör appar av dina listor

Vi har alla listor överallt med allt möjligt i. Det kan vara listor i Excel, till exempel semesterlistan känns kanske aktuell nu i juni. Eller en lista i SharePoint.

I de flesta Office 365 abonnemangen har man tillgång till PowerApps.

Learningpoint om PowerApps

PowerApps är ett verktyg för att just skapa appar till dina listor. Som en nivå eller ett skal ovanpå listan.

Fördelarna är flera:

  • Redigera listan via en mobil enhet (iPhone/Android och iPad) eller från en dator
  • Mycket lättare för användaren att använda listan
    • Till exemepel är många användare inte helt kompis med SharePoint och drar sig kanske för använda listor där
    • Det är mycket lättare att redigera med hjälp av PowerAppen än direkt i en SharePoint-lista

Hur gör man?

Jag kommer i detta inlägg att beskriva övergripande hur man gör en PowerApp av en lista, i detta fall en SharePoint-lista.

Det finns två sätt att starta tillverkningen av appen.

  1. Det finns ett antal mallar, inkl. tom mall, som man startar ifrån
  2. Ifrån SharePoint-listan kan man säga att man vill ha en PowerApp

Learningpoint om skapa appar

Mallar att starta ifrån

Learningpoint - PowerApps

Från en SharePoint-lista

Att skapa en app

Det kan vara svårt eller hyfsat enkelt, det beror helt på vad man vill ha och hur källdatan ser ut. Man behöver knappt någon bakgrund som programmera, lite logisk tänkande hjälper förstås.

Learningpoint - skapa app

Ett klick på PowerApps knappen i en SharePoint-lista och man har en bra start till appen.

När man är klar med appen så publicerar man den och ger sina medarbetare tillgång till appen. Medarbetarna laddar ner appen PowerApps från sin Appstore, finns till Iphone och Android. Loggar in med sitt Office365-konto i appen i mobilen och får då tillgång till de PowerAppar som är publicerade och som de fått rättigheter till.

Learningpoint - PowerApps i mobilen

Exempel från verkligheten

Nyligen gjorde vi en app för Statens Fastighetsverk. På SFV undersöker man cirka 160 s.k. besöksmål för att veta deras potential för utveckling och förbättring.

Denna data matade de in i en Excel-fil. Som blev allt svårare och svårare att underhålla samt att man bara kunde jobba en och en i filen och enbart i datorn.

Excel till SharePoint

Vi konverterade Excelfilen till en SharePoint-lista, faktiskt mer jobb än vad man tror, och en del trixande med webbläsare.

När det väl skapats en SharePoint-lista fick vi redigera kolumnerna så det blev rätt datatyper och skapa listrutor (dropdowns) där det skulle vara sådana.

Efter detta skapade vi en PowerApp utifrån listan. Den är ganska omfattande och innehåller t.ex. 19 skärmar. Det finns en logisk indelning i grunddata som gör det lämplig att inte ha ändlösa rullningslister utan ha det på olika skärmar i mobilappen.

Learningpoint - PowerApp exempel

Startskärmen för SFV i utvecklarenmiljön (webbversionen)

Efter publicering så får användaren tillgång till sin app via appen PowerApps i sina mobiler.

En fallgrop är att man måste ge rättigheter till användarna till alla resurser som PowerAppen använder – det räcker inte bara med rättigheter till själva appen. I detta fall måste varje användare även ha åtminstone läsrättigheter till SharePoint-listan.

Från en svårhanterlig Excel-lista med 104 kolumner med data:Learningpoint _ Excel-lista

Till en app i mobilen:
App i mobilen

 

Jämför arbetsböcker på ett enkelt sätt!

I Word finns, som du kanske vet en funktion som jämför dokument med varandra och visar skillnader mellan dem. En motsvarande funktion har inte funnits i Excel men dök upp som ett dolt tillägg (Inquire) i Excel 2013.

I Excel 2016 så blir denna funktion utlyft och finns som en egen applikation som du hittar där Officeprogrammen installeras. Den heter Spreadsheet Compare och är på engelska men är jätteanvändbar när du vill se skillnaden mellan två Excelfiler.

Leta upp programmet Spreadsheet Compare 2016 och klicka på Compare Files, välj två filer att jämföra och sedan är programmet i princip självinstruerande.

Leta upp det här programmet bland dina Officeapplikationer:Spreadsheet compare 1

Så här kan en jämförelse se ut:spreadsheet compare

Göra vattenfallsdiagram med Office/Excel 2016

En av de diagramtyper som efterfrågats många gånger men inte funnits i Excel är vattenfallsdiagram. Det har funnits lite olika sätt att skapa dessa genom att “fuska” men från och med nu blir processen enklare då vattenfallsdiagram blir en del av standardsortimentet.

Ett vattenfallsdiagram visar en löpande summa med värden som läggs till eller dras av. Diagrammet kan användas för att förstå hur ett ursprungligt värde (till exempel nettoinkomst) påverkas av positiva och negativa värden.

Staplarna färgkodas så att du enkelt kan skilja positiva siffror från negativa. Kolumnerna för det ursprungliga och det slutliga värdet börjar ofta på den vågräta axeln medan de mellanliggande värdena är flytande kolumner.

Så här gör du enkelt ett vattenfalldiagram i Excel

Ange siffror som skall visas i diagrammet enligt tabellen nedan. Siffror som skall göra att diagrammet minskar (som ett vattenfall) skall anges som ett negativt värde:

Underlag vattenfall

Underlag vattenfall

(Ha lite överseende med mina rubriker om du är ekonom, det viktiga i tabellen är att de positiva värdena kommer att vara staplar som höjs upp och de negativa är staplar som sänks nedåt.)

Markera sedan dina värden och välj Vattenfall, eller börskursdiagram från fliken Infoga:

vattenfall

Nu skapas ett diagram baserat på din markering:

vattenfall1

(Jag har flyttat förklaringsrutan och tagit bort rubriken i bilden ovan – dessa visas normalt sett överst.)

Som du ser visas dina värden med olika färger och illustrerar hur stor återstående stapel du har efter avdrag och tillägg.

Vill du koppla vissa staplar mot den x-axeln för att illustrera nästa “summa” så gör du så här:

Markera en stapel så att enbart den är markerad. Högerklicka på den och välj Ange som summa:

vattenfall ange som summa

Detta gör att stapeln kopplas mot x-axeln och därmed kan jämföras med övriga summor (första stapeln ovan).

Om du gör detta med dina totalvärden så kan resultatet t ex bli så här:

vattenfall - summor

Sådärja, ett vattenfalldiagram på mycket kort tid! Lycka till!

Nyheter i Power BI Desktop

Microsoft satsar på Power BI. I samband med att vi får tillgång till mer och mer data och har behov av att fatta snabbare och snabbare beslut så är BI konceptet mer aktuellt än någonsin. Skrivbordsversionen av Power BI blir nu ännu bättre och får hela 44 nya funktioner i den nya releasen:

http://blogs.msdn.com/b/powerbi/archive/2015/09/23/44-new-features-in-the-power-bi-desktop-september-update.aspx

Power BI exempel för nedladdning

Vill du “prova” PowerBI och prova med lite riktiga data? Här hittar du Excelböcker med data och modeller som du kan använda. Datat ligger i datamodellen och inte direkt i kalkylen så du behöver ha Excel 2013 samt tillägget PowerView aktiverat. (Finns i Excel 2013 professional och 365 ProPlus men inte i Excel 2013 Standard.)

https://support.powerbi.com/knowledgebase/articles/514904

Februariuppdatering av Office 365 ProPlus

i decemberuppdateringen av Office 365 ProPlus så släpptes en del nyheter men några saker inträffade också. T ex att PowerView slutade fungera till 100% om man hade datorn satt på Sverige i nationella inställningar. (Eller använde komma som decimalavgränsare.)

Denna situation är fixad i februariuppdateringen och kan laddas ner nu. En del nyheter dyker också upp som förbättringar i PowerMap.

Läs mer här: http://blogs.office.com/2015/02/10/power-map-excel-february-update-office-365-2/