Jämför arbetsböcker på ett enkelt sätt!

I Word finns, som du kanske vet en funktion som jämför dokument med varandra och visar skillnader mellan dem. En motsvarande funktion har inte funnits i Excel men dök upp som ett dolt tillägg (Inquire) i Excel 2013.

I Excel 2016 så blir denna funktion utlyft och finns som en egen applikation som du hittar där Officeprogrammen installeras. Den heter Spreadsheet Compare och är på engelska men är jätteanvändbar när du vill se skillnaden mellan två Excelfiler.

Leta upp programmet Spreadsheet Compare 2016 och klicka på Compare Files, välj två filer att jämföra och sedan är programmet i princip självinstruerande.

Leta upp det här programmet bland dina Officeapplikationer:Spreadsheet compare 1

Så här kan en jämförelse se ut:spreadsheet compare

Göra vattenfallsdiagram med Office/Excel 2016

En av de diagramtyper som efterfrågats många gånger men inte funnits i Excel är vattenfallsdiagram. Det har funnits lite olika sätt att skapa dessa genom att ”fuska” men från och med nu blir processen enklare då vattenfallsdiagram blir en del av standardsortimentet.

Ett vattenfallsdiagram visar en löpande summa med värden som läggs till eller dras av. Diagrammet kan användas för att förstå hur ett ursprungligt värde (till exempel nettoinkomst) påverkas av positiva och negativa värden.

Staplarna färgkodas så att du enkelt kan skilja positiva siffror från negativa. Kolumnerna för det ursprungliga och det slutliga värdet börjar ofta på den vågräta axeln medan de mellanliggande värdena är flytande kolumner.

Så här gör du enkelt ett vattenfalldiagram i Excel

Ange siffror som skall visas i diagrammet enligt tabellen nedan. Siffror som skall göra att diagrammet minskar (som ett vattenfall) skall anges som ett negativt värde:

Underlag vattenfall

Underlag vattenfall

(Ha lite överseende med mina rubriker om du är ekonom, det viktiga i tabellen är att de positiva värdena kommer att vara staplar som höjs upp och de negativa är staplar som sänks nedåt.)

Markera sedan dina värden och välj Vattenfall, eller börskursdiagram från fliken Infoga:

vattenfall

Nu skapas ett diagram baserat på din markering:

vattenfall1

(Jag har flyttat förklaringsrutan och tagit bort rubriken i bilden ovan – dessa visas normalt sett överst.)

Som du ser visas dina värden med olika färger och illustrerar hur stor återstående stapel du har efter avdrag och tillägg.

Vill du koppla vissa staplar mot den x-axeln för att illustrera nästa ”summa” så gör du så här:

Markera en stapel så att enbart den är markerad. Högerklicka på den och välj Ange som summa:

vattenfall ange som summa

Detta gör att stapeln kopplas mot x-axeln och därmed kan jämföras med övriga summor (första stapeln ovan).

Om du gör detta med dina totalvärden så kan resultatet t ex bli så här:

vattenfall - summor

Sådärja, ett vattenfalldiagram på mycket kort tid! Lycka till!

Nyheter i Power BI Desktop

Microsoft satsar på Power BI. I samband med att vi får tillgång till mer och mer data och har behov av att fatta snabbare och snabbare beslut så är BI konceptet mer aktuellt än någonsin. Skrivbordsversionen av Power BI blir nu ännu bättre och får hela 44 nya funktioner i den nya releasen:

http://blogs.msdn.com/b/powerbi/archive/2015/09/23/44-new-features-in-the-power-bi-desktop-september-update.aspx

Power BI exempel för nedladdning

Vill du ”prova” PowerBI och prova med lite riktiga data? Här hittar du Excelböcker med data och modeller som du kan använda. Datat ligger i datamodellen och inte direkt i kalkylen så du behöver ha Excel 2013 samt tillägget PowerView aktiverat. (Finns i Excel 2013 professional och 365 ProPlus men inte i Excel 2013 Standard.)

https://support.powerbi.com/knowledgebase/articles/514904

Februariuppdatering av Office 365 ProPlus

i decemberuppdateringen av Office 365 ProPlus så släpptes en del nyheter men några saker inträffade också. T ex att PowerView slutade fungera till 100% om man hade datorn satt på Sverige i nationella inställningar. (Eller använde komma som decimalavgränsare.)

Denna situation är fixad i februariuppdateringen och kan laddas ner nu. En del nyheter dyker också upp som förbättringar i PowerMap.

Läs mer här: http://blogs.office.com/2015/02/10/power-map-excel-february-update-office-365-2/

 

Uppdatering kan ge fel i Excel 2013 om filen innehåller ActiveX kontroller

Igår slutade ett av våra interna stöddokument att fungera och efter en del forskning gjord av min kollega Andreas Wennborg så hittade han en lösning på problemet.

Microsoft gjorde en smärre uppdatering av Office nyligen och den orsakar felmeddelanden i Excel 2013 med filer som innehåller ActiveX-kontroller, t.ex. listrutor (dropdown).

Det finns flera varianter av felet, allt från att filen inte går att öppna, att det inte går att klicka på listrutan (eller annan typ av kontroll) för att välja något eller att VBA-kod (makron) blir grinig och inte vill köras.

Det finns flera sätt att skapa listrutor (och liknande), problemet gäller dom som är av typen ActiveX. Och Excel 2013 – 2010 påverkas inte. Här nedan kommer Andreas lösning:

Lösningen sker i två steg

  1.  Uppdatera Office 2013 och Windows
  2. Ta bort temporära filer

Uppdatera Office och Windows

  1. Gå till Kontrollpanelen
  2. Välj Windows Update
  3. Om det behövs Sök efter uppdateringar
  4. Installera alla viktiga uppdatering – detta kan ta en stund.
  5. När uppdateringarna är installerade (de kräver säkert en omstart av datorn) så  kontrollera om det finns nya uppdateringar. Ganska ofta kräver en uppdatering att en tidigare uppdatering är på plats.
  6. Kontrollera versionen av Excel
    Arkiv – Konto – Om Excel
    Excel skall vara minst: 15.0.4675.1000
    Office versionen skall minst vara 15.0.4667.1002

Ta bort temporära filer

  1. Avsluta alla program, speciellt Excel. Stäng även Outlook.
  2. Starta Utforskaren (Win+E)
    Visa dolda filer
    Windows 8: Menyfliken Visa, gruppen Visa/Dölj, välj Dolda objekt
    Windows 7: Knappen Ordna, Mapp och Sökalternativ, fliken Visning, väljVisa dolda filer, mappar och enheter
  3. I Adressfältet skriv: %localappdata%/temp avsluta med Enter
  4. Markera alla filer och mappar (CTRL+A)
  5. Tryck Skift+Delete för att slänga allt utan att det landar i Papperskorgen
  6. En del filer kommer inte att gå att slänga – välj Hoppa över

När detta är klart, så skall problemet i Excel vara borta.

Excel – räkna ihop de x största talen i ett område

Fick en fråga idag om hur man kunde räkna ihop de tre (eller fyra) största talen i ett område utan att själv leta upp dem och räkna ihop dem.

Detta kan du lösa med formeln =STÖRSTA()/ =LARGEST() i Excel. Formeln har följande syntax

=STÖRSTA(OMRÅDE; NR)

Vill du att STÖRSTA skall visa det allra största talet så anger du 1 vid positionen för NR i formeln ovan, vill du ha det näst största talet så anger du 2 etc.

I det här fallet kunde vi alltså skriva en formel som såg ut så här:

=STÖRSTA(OMRÅDE;1)+STÖRSTA(OMRÅDE;2)+STÖRSTA(OMRÅDE;3)

Detta tar ut de tre största talen och räknar ihop dem.

Du kan också lösa detta med en matrisformel som ser ut så här:

=SUMMA(STÖRSTA(OMRÅDE;{1;2;3}))

Formeln passerar en matris med tre världen till Störstafunktionen och använder sedan SUMMA för att lägga ihop de värden den har fått tillbaka av STÖRSTA. Notera att de värden som anger vilka tal som skall returneras använder hakparenteser. Eftersom detta är en matrisformel så avslutar du den med CTRL+SHIFT+Enter istället för bara Enter.

Få hjälp med rangordning i Excel

Ett av de områden som Excel används mest till är att hålla ordning på olika former av statistik. I ett upphandlingsförfarande så kanske priser utvärderas mot varandra och här vill man välja ut ett val som t ex är billigast eller dyrast. Har du en tabell som t ex ser ut som nedan så kanske du vill veta i vilken ordning dessa förhåller sig till varandra:

Rang - behov

Istället för att själv sitta och titta vilken som är lägst eller högst så kan du använda dig av några funktioner i Excel som heter Rang. Vi tittar här närmare på en som heter =RANG.EKV

Till att börja med behöver du lite värden så i listan ovan så vill jag jämföra talen som finns i den gröna raden (Resultat) och se vilken plats de har i förhållande till varandra.

Gör sedan följande:

  1. Ställ markören där du vill ha din rangordning (i mitt fal precis under resultatet i kolumn Klicka på fx knappen på statusfältet för att hitta funktionsguiden och skriv in RANG där det står Sök efter funktion. Klicka på Sök.
    Nu visas kanske RANG, RANG.EKV och RANG.MED. Den första är bakåtkompatibel och kan användas av Excel 2007 och tidigare versioner. De andra två skiljer sig åt när det gäller hur två likadana tal värdesätts.  RANG.EKV ger samma värde till två lika (det lägre av dessas gemensamma plats) medan RANG.MED ger medeltalet av de två värdena som eventuellt är lika.
  2. Vi skall nu prova RANG.EKV. Välj denna funktion och välj OK.
  3. I dialogrutan som visas anger du följande:
    Vid tal – Ange namnet på cellen som innehåller talet som skall rangordnas.
    Vid ref – Ange hela området med samtliga celler som skall rangordnas och tryck F4 efter så att du kan kopiera formeln (om den är uppställd som min i alla fall).
    Vid ordning – Anger du inget så kommer det högsta värdet att få rangordning 1 och det lägsta 10, anger du ett tal här; t ex 1 så vänder rangordningen och det lägsta värdet blir 1 och det högsta 10.

    Rang funktionsguide

  4. Välj OK när du är klar.
  5. Dra formeln via med autofyllpricken för att få rangordningen angiven under samtliga värden.
  6. Klart

Rang - färdig