Dagens snabba kortkommando

Har du märkt att du kan läsa mail i Outlook genom att använda mellanslagstangenten (eller rymdstaven som den blev felaktigt översatt till i en av de första svenska PC böckerna för länge sedan… ).

Står du i inkorgen (t ex) så kommer mellanslag att hoppa ned till nästa mail och därefter bläddra igenom läsfönstret medan du ”mellanslagar”. På så sätt kan du använda en tangent för att snabbt arbeta dig igenom inkorgen.

Shift Mellanslag hoppar uppåt istället om du vill backa.

Vill du växla mellan Outlooks olika delar så kan du använda CTRL-1, CTRL-2… för att gå till Inkorg, Kalender, Kontakter och så vidare.

Känner du dig extra inspirerad så använd CTRL+F eller CTRL+R för vidarebefordra och svara (Forward/Reply), skriv ditt svar och Skicka med CTRL+Enter.

Ett annat användbart kortkommando i många sammanhang är Shift-F10 som är högerklick i hela Office för att komma åt fler kommandon. Glömde jag något? Möjligen Ctrl N för att skapa ett nytt meddelande (så länge du står i Inkorgen i alla fall).

 

Använda trådar eller konversationsvy i Outlook

Jag får ofta frågor runt konversationsvyn i Outlook, dvs hur kan du se en hel konversation på samma ställe? Denna funktion är på som standard i många telefoner och även via Outlook Web App men i själva programmet Outlook så kan den behöva aktiveras.

Du hittar denna funktion via fliken Visa och Visa som konversationer.

Trådar1

Aktivera detta val för att se dina mail i trådar efter ämne. Nu visas alla mail med samma rubrik (oavsett om denna rubrik tillhör en viss konversation eller inte) grupperat till en gemensam tråd och du kan alltid se samtliga mail i tråden genom att klicka på den lilla pilspets som visas till vänster om ämnet.

Trådar2

Ser du inte alla mail i tråden så klickar du två gånger på den lilla vänstra pilen. Är tråden stor så visas alla mail i inkorgen vid första klicket och mail i övriga mappar vid andra klicket på pilspetsen. Detta är ett jättepraktiskt sätt att hitta sina egna svar t ex.

Du kommer att få minst två ”splittrade” trådar när du aktiverar denna funktion. Dels den som heter ”Hej” och dels den som heter ”Inget ämne”. Här samlas alla mail med Hej som rubrik och de som inte har en rubrik alls. Kanske har du lagt märke till att Outlook frågar dig om du verkligen vill skicka mail utan rubriker nuförtiden. Detta beror på att trådarna blir bättre om vi försöker skriva unika rubriker (och rubriker överhuvudtaget för den delen.)

Vill du inte ha kvar det trådade läget så kan du när som helst ta ur krysset i fliken Visa och då återgår inkorgen till sin ursprungliga inställning.

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger ”latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Använda ”Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Trilskande numreringar när du kopierar text

Detta är utmaningen:

Du vill kopiera ett stycke text och placera det precis nedanför en rubrik. När du gör detta så görs texten om till rubrikformat och numreras upp trots att markören är placerad nedanför rubriken i ett normalformaterat område:

Exempel:

När denna text kopieras från sin inringade plats till markörens position (Precis före G:et i Gallerierna).

Kopiering

Så antar den följande utseende:

Inklistring

Detta trots att markören inte står vid rubriken vid inklistringstillfället utan på raden nedanför (i normal text.)

Detta sker endast när det är numrerade rubriker och beror på att Word försöker vara lite intelligent och fortsätta numreringar om man klistrar in text nära numreringar.

Vill du ändra denna inställning så gör du följande:

I Word

  1. Välj Arkiv, Alternativ och Avancerat
  2. Rulla nedåt tills du hittar ett alternativ som heter Använd anpassa urklipp och inklistring och klicka på knappen Inställningar. (Se bild nedan.)

    Alternativ1

  3. I dialogrutan som visas avmarkerar du alternativet Sammanfoga inklistrade listor med omgivande listor.

    Alternativ2

Välj OK och OK för att återgå och nu skall det gå fint att klistra in normaltext under en numrerad rubrik utan att den tar rubrikens utseende.

Få hjälp med rangordning i Excel

Ett av de områden som Excel används mest till är att hålla ordning på olika former av statistik. I ett upphandlingsförfarande så kanske priser utvärderas mot varandra och här vill man välja ut ett val som t ex är billigast eller dyrast. Har du en tabell som t ex ser ut som nedan så kanske du vill veta i vilken ordning dessa förhåller sig till varandra:

Rang - behov

Istället för att själv sitta och titta vilken som är lägst eller högst så kan du använda dig av några funktioner i Excel som heter Rang. Vi tittar här närmare på en som heter =RANG.EKV

Till att börja med behöver du lite värden så i listan ovan så vill jag jämföra talen som finns i den gröna raden (Resultat) och se vilken plats de har i förhållande till varandra.

Gör sedan följande:

  1. Ställ markören där du vill ha din rangordning (i mitt fal precis under resultatet i kolumn Klicka på fx knappen på statusfältet för att hitta funktionsguiden och skriv in RANG där det står Sök efter funktion. Klicka på Sök.
    Nu visas kanske RANG, RANG.EKV och RANG.MED. Den första är bakåtkompatibel och kan användas av Excel 2007 och tidigare versioner. De andra två skiljer sig åt när det gäller hur två likadana tal värdesätts.  RANG.EKV ger samma värde till två lika (det lägre av dessas gemensamma plats) medan RANG.MED ger medeltalet av de två värdena som eventuellt är lika.
  2. Vi skall nu prova RANG.EKV. Välj denna funktion och välj OK.
  3. I dialogrutan som visas anger du följande:
    Vid tal – Ange namnet på cellen som innehåller talet som skall rangordnas.
    Vid ref – Ange hela området med samtliga celler som skall rangordnas och tryck F4 efter så att du kan kopiera formeln (om den är uppställd som min i alla fall).
    Vid ordning – Anger du inget så kommer det högsta värdet att få rangordning 1 och det lägsta 10, anger du ett tal här; t ex 1 så vänder rangordningen och det lägsta värdet blir 1 och det högsta 10.

    Rang funktionsguide

  4. Välj OK när du är klar.
  5. Dra formeln via med autofyllpricken för att få rangordningen angiven under samtliga värden.
  6. Klart

Rang - färdig

Mallar i Outlook?

På den Excelkurs jag höll idag så diskuterade vi en förflyttning av kommunikation (i synnerhet för säljare) där många offerter idag skrivs direkt i e-post istället för i Word. Framförallt så kanske den klassiska offertmappen som omringar en utskriven offert i ett kuvert har försvunnit i väldigt hög utsträckning.

När mer och mer av kommunikationen förflyttas till Outlook så kanske också behovet av att skapa någon form av mall ökar.

Outlook har som standard två sätt att lösa detta:

  • Snabbdelar
  • Outlookmallar

Snabbdelar

Snabbdelar är egentligen ett arv från Word som har hetat allt från Frasminne till Autotext och nu Snabbdelar. En snabbdel är som en sparad legobit med text som du enkelt kan återanvända så ofta du vill. Du bygger upp en slags bibliotek med snabbdelar och kan sedan infoga dessa texter precis när du behöver dem och var som helst i ett brev.

Fördelen med snabbdelar är att de är lätta att skapa och lätta att hitta.

Så här gör du:

  1. Öppna ett meddelande och markera den text du vill spara och kunna återanvända.
  2. Välj fliken Infoga och alternativet Snabbdelar.
  3. Välj Spara markering i Snabbdelsgalleriet.
  4. I rutan som dyker upp ger du din snabbdel ett namn och därefter väljer du OK.
    (Är du organiserad till din läggning och vill skapa många så kan du även kategorisera dem i denna ruta.)
  5. Nästa gång du vill använda en snabbdel så väljer du Infoga, Snabbdelar och klickar på den snabbdel du vill använda.

Snabbdelar lista

Enklare åtkomst till dina snabbdelar:
Om du tycker att det är lite långt att gå till fliken Infoga och klicka på knappen Snabbdelar om du använder dem ofta så finns det ett par sätt till att nå dem:

Antingen så högerklickar du på knappen Snabbdelar och väljer Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. På detta sätt skapas en Snabbdelsknapp längst upp på den lilla knappraden där du brukar hitta Ångra och här kan du nu nå dina snabbdelar oavsett vilken flik du än befinner dig på.

 

Snabbdelar - Verktygsfältet

Snabbdelar via snabbstart

Du kan också ange namnet på din snabbdel och välja F3 för att infoga den direkt – under förutsättning att du kommer ihåg dina snabbdelsnamn. Använder du denna teknik så döp snabbdelarna till kortare och mer sammanhängande saker.

Outlookmall

Ett annat sätt att skapa något som du kan använda flera gånger i Outlook är att skapa en Outlookmall. Fördelen med en Outlookmall jämfört med snabbdelar är att Outlookmallen kan innehålla mottagare och bilagor så om du har ett 99% färdigt brev som du vill skicka ut på begäran så kan du göra klart hela brevet, spara det som en mall och sedan återanvända det hur många gånger du vill. (Du kanske tänker att du lika gärna kan gå till mappen Skickat och välja att vidarebefordra något därifrån men när du vidarebefordrar saker så är det inte alls lika bekvämt at lägga till text då den ibland ändrar färg eller uppför sig allmänt underligt.)

Så här gör du:

  1. Skriv ditt brev, lägg till eventuella bilagor och adressera det (om du t ex vill cc:a någon varje gång brevet skickas). Dvs gör ditt brev så färdigt som du vill ha det.
  2. Välj Arkiv, Spara som.
  3. Vid Filformat väljer du Outlook-mall.
  4. Spara din mall på ett lämpligt ställe där du kan hitta den – i filstrukturen. Du kan sedan leta upp din mall (i mina dokument eller på skrivbordet t ex) och dubbelklicka på den för att öppna en kopia av den. Detta innebär att mallen alltid genererar en kopia på sig själv så att du varje gång du använder den får ett nytt. När filen är sparad kan du stänga ditt meddelande utan att spara eftersom du när som helst kan skapa nya brev genom att leta upp mallen via Utforskaren och sedan dubbelklicka på den.

5 fördelar med Outlook 2013 jämfört med tidigare versioner

  1. Mycket enklare att både visa och hantera olästa meddelanden
  2. När du påbörjat ett svar på ett brev och inte skickat iväg det än så visas ett stort rött Utkast vid det ursprungliga brevet. Det gör att du inte missar att verkligen skicka iväg ett svar.
  3. Mappar behöver inte längre ligga i bokstavsordning.
  4. Mappen kontakter sammanfogar dubblettkontakter till en kontakt med samtlig information.
  5. Du kan svara på meddelanden direkt i läsfönstret och på detta sätt undvika att öppna massor av separata fönster.

Krånglande föreslagna kontakter i Outlook

När du skriver in en adress på raden till eller kopia i Outlook så föreslår Outlook namn baserat på tidigare använda adresser du använt. Outlook sparar namn till denna lista (vilken består av de 2000 senaste e-postadresserna du använt rätt- eller felstavade) så snart de stryks under när du skrivit in dem.

I Outlook 2010 dök en mapp upp i kontakter som hette Föreslagna Kontakter. Denna mapp innehåll en slags kopia av dessa namn men då den tenderade till att hamna i osync med den verkliga listan och dessutom ofta gjorde att telefonboken i telefoner blev översvämmad av temporära namn så togs den bort till 2013. Dock kan dessa kontakter ibland börja bråka och då kan du rensa denna cache för att ”återställa” namnen och funktionaliteten igen.

Outlook 2010 och 2013 sparar de automatiska adresserna i en på följande plats: C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.

Här lagras adresserna i följande fil:
Stream_Autocomplete_0_[long GUID].dat.

Outlook 2010 skapar som nämnt ovan kontakt för varje adress som lagras som en slags försäkring om cachefilen blir korrupt. Dessa kontakter ligger i mappen Föreslagna kontakter.

Vill du radera Föreslagna Kontakter så kan du göra detta genom att välja Arkiv, Alternativ, E-post och knappen Töm listan Komplettera Automatiskt.

Du kan också radera listan genom att använda Windowstangenten + R för att komma till kör och här skriva in följande

outlook.exe /cleanautocompletecache

Om adresser inte sparas till Autokompletteringslistan och rensning av cachefilen inte löser problemet så kan du också behöva radera RoamCachefilen

Du hittar denna fil här C:\Users\[username]\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache (Windows 7/). För det mesta behövs inte detta utan rensning av cachefilen låter Outlook bygga om Autokompletteringen.

För att rensa RoamCahce så stänger du Outlook (och Word) och söker upp följande plats:

%localappdata%\microsoft\Outlook\

Radera eller byt namn på mappen RoamCache och starta om Outlook.

Behöver du göra detta så byt till onlineläge innan du tar bort roamcache mappen och återgå till cachelagrat Exchangeläge efter att Outlook starts om. Detta försäkrar att cachen också raderas från .OST eller offlinekopian av din postlåda.

 

Kortkommandon för Lync

Använder du Lync? Fler och fler använder Lync för daglig kommunikation och då kan kortkommandon göra livet enklare. Prova några av dessa:

Kommandot Används till att:
Windowsknapp + A Acceptera en inbjudan
Windowsknapp   + Esc Neka en inbjudan
Windowsknapp + Y Öppna huvudfönstret i Lync och placera markören i sökfältet
Windowsknapp   + F4 Stäng av eller sätt på ljud
Windowsknapp + F5 Sätt på eller stäng av kamera i ett pågående samtal
Ctrl+Alt+Mellanslag Ta tillbaka kontrollen när du delar skärm
Ctrl+Shift+S Avsluta skärmdelning
Ctrl+N Aktivera OneNote och gör egna anteckningar under ett samtal
Ctrl+R Visa eller dölj deltagarlistan under ett möte
Ctrl+Shift+Enter Lägg till eller avsluta video
Ctrl+Shift+H Pausa eller fortsätt en pågående röstkonversation
Ctrl+Enter Lägg till eller avsluta röstsamtal