Dagens snabba kortkommando

Har du märkt att du kan läsa mail i Outlook genom att använda mellanslagstangenten (eller rymdstaven som den blev felaktigt översatt till i en av de första svenska PC böckerna för länge sedan… ).

Står du i inkorgen (t ex) så kommer mellanslag att hoppa ned till nästa mail och därefter bläddra igenom läsfönstret medan du ”mellanslagar”. På så sätt kan du använda en tangent för att snabbt arbeta dig igenom inkorgen.

Shift Mellanslag hoppar uppåt istället om du vill backa.

Vill du växla mellan Outlooks olika delar så kan du använda CTRL-1, CTRL-2… för att gå till Inkorg, Kalender, Kontakter och så vidare.

Känner du dig extra inspirerad så använd CTRL+F eller CTRL+R för vidarebefordra och svara (Forward/Reply), skriv ditt svar och Skicka med CTRL+Enter.

Ett annat användbart kortkommando i många sammanhang är Shift-F10 som är högerklick i hela Office för att komma åt fler kommandon. Glömde jag något? Möjligen Ctrl N för att skapa ett nytt meddelande (så länge du står i Inkorgen i alla fall).

 

Power BI exempel för nedladdning

Vill du ”prova” PowerBI och prova med lite riktiga data? Här hittar du Excelböcker med data och modeller som du kan använda. Datat ligger i datamodellen och inte direkt i kalkylen så du behöver ha Excel 2013 samt tillägget PowerView aktiverat. (Finns i Excel 2013 professional och 365 ProPlus men inte i Excel 2013 Standard.)

https://support.powerbi.com/knowledgebase/articles/514904

Linkedin inte längre tillängligt via Social Connector i Outlook 2013

Tillhör du dem som ansluter Linkedin och Facebook till Outlook? Har du Office 365? Har du uppdaterat Office via marsuppdateringen så har denna tjänst försvunnit och är inte längre supporterad.

http://support.microsoft.com/sv-se/kb/3053944/en-us

Själva idén – att kunna använda sina Linkedinkontakter i Outlook går dock fortfarande att dra nytta av genom att ladda ner Linkedinappen via Office store:

https://store.office.com/linkedin-for-outlook-WA102996382.aspx?assetid=WA102996382

Denna app är bara tillgänglig för Office 365 användare och on-prem användare med Exchange 2013.

 

Byta rättstavningsspråk i PowerPoint

Har du haft behov av att skriva på ett annat språk än vad PowerPoint tycker känns normalt så kanske du har upplevt att PowerPoint inte är fullt så flexibelt som Word.

I Word så byter ju dokumentet själv språk om du skriver mer än en mening på ett annat språk varpå rättstavningsprogrammet övergår till att kontrollera språket som du skriver på. (förutsatt att rättstavningsordlistorna är installerade).

Så här ser alltså scenen ut: Du har en presentation på ett antal sidor där den föreslår svenska. Du skriver på engelska och får massor av röda vågor under dina ord och skulle nu vilja att PowerPoint ändrade språk på din redan inskrivna text till engelska så att rättstavningen kontrollerar orden på rätt språk?

Det här låter kanske inte så komplicerat men utmaningen är att du normalt sett bara kan markera en textruta i taget i PowerPoint och därför kan det blir lite halvjobbigt att sitta och byta språk på varenda textruta för sig.

Vill du komma förbi det och komma en bit på vägen så kan du göra så här:

  1. Klicka på fliken Visa och välj Knappen Dispositionsvy
  2. Nu visas all text som är inskriven i rubrikrutor och ordinarie textrutor till vänster om den aktuella bilden.
  3. Klicka i detta område och välj CTRL+<A
  4. Nu markeras all din ordinarie text i presentationen.
  5. Klicka på språket som står längst ner i statusfältet i PowerPoint och välj önskat språk samt OK.
  6. Klart.
  7. Återgå genom att välja Normal på Visafliken.

Du ändrar raskt stora delar av texten i din presentation på det här sättet. Handritade textrutor och ritobjekt behöver ändras manuellt men du kommer en bit på väg i alla fall!

 

 

Excel – räkna ihop de x största talen i ett område

Fick en fråga idag om hur man kunde räkna ihop de tre (eller fyra) största talen i ett område utan att själv leta upp dem och räkna ihop dem.

Detta kan du lösa med formeln =STÖRSTA()/ =LARGEST() i Excel. Formeln har följande syntax

=STÖRSTA(OMRÅDE; NR)

Vill du att STÖRSTA skall visa det allra största talet så anger du 1 vid positionen för NR i formeln ovan, vill du ha det näst största talet så anger du 2 etc.

I det här fallet kunde vi alltså skriva en formel som såg ut så här:

=STÖRSTA(OMRÅDE;1)+STÖRSTA(OMRÅDE;2)+STÖRSTA(OMRÅDE;3)

Detta tar ut de tre största talen och räknar ihop dem.

Du kan också lösa detta med en matrisformel som ser ut så här:

=SUMMA(STÖRSTA(OMRÅDE;{1;2;3}))

Formeln passerar en matris med tre världen till Störstafunktionen och använder sedan SUMMA för att lägga ihop de värden den har fått tillbaka av STÖRSTA. Notera att de värden som anger vilka tal som skall returneras använder hakparenteser. Eftersom detta är en matrisformel så avslutar du den med CTRL+SHIFT+Enter istället för bara Enter.

Använda trådar eller konversationsvy i Outlook

Jag får ofta frågor runt konversationsvyn i Outlook, dvs hur kan du se en hel konversation på samma ställe? Denna funktion är på som standard i många telefoner och även via Outlook Web App men i själva programmet Outlook så kan den behöva aktiveras.

Du hittar denna funktion via fliken Visa och Visa som konversationer.

Trådar1

Aktivera detta val för att se dina mail i trådar efter ämne. Nu visas alla mail med samma rubrik (oavsett om denna rubrik tillhör en viss konversation eller inte) grupperat till en gemensam tråd och du kan alltid se samtliga mail i tråden genom att klicka på den lilla pilspets som visas till vänster om ämnet.

Trådar2

Ser du inte alla mail i tråden så klickar du två gånger på den lilla vänstra pilen. Är tråden stor så visas alla mail i inkorgen vid första klicket och mail i övriga mappar vid andra klicket på pilspetsen. Detta är ett jättepraktiskt sätt att hitta sina egna svar t ex.

Du kommer att få minst två ”splittrade” trådar när du aktiverar denna funktion. Dels den som heter ”Hej” och dels den som heter ”Inget ämne”. Här samlas alla mail med Hej som rubrik och de som inte har en rubrik alls. Kanske har du lagt märke till att Outlook frågar dig om du verkligen vill skicka mail utan rubriker nuförtiden. Detta beror på att trådarna blir bättre om vi försöker skriva unika rubriker (och rubriker överhuvudtaget för den delen.)

Vill du inte ha kvar det trådade läget så kan du när som helst ta ur krysset i fliken Visa och då återgår inkorgen till sin ursprungliga inställning.

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger ”latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Använda ”Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Koppla dina sociala nätverk till Outlook 2013

Du kanske har noterat att Outlook ibland visar bilder på kontakter när du får eller skickar e-post? Om du vill göra Outlook ännu mer illustrativt så kan du koppla in Linkedin, Facebook och även andra sociala nätverk till Outlook.

Varför vill du göra detta? Utöver avsevärt fler fotografier i dina e-postbrev så får du även en utökad kontaktlista med dina Linkedinkontakter och ett mer spännande personfönster där du ser uppdateringar från dina vänner. Även Lync kommer att visa bilder på de personer som hittas via dessa nätverk.

Du aktiverar enkelt funktionen (om den inte är avstängd i din organisation) genom att välja fliken Visa och trycka på knappen Personfönster. Här väljer du Kontoinställningar och anger sedan inloggningsuppgifter till de nätverk du vill ansluta.

socialanatverk

Välj Slutför när du är färdig.

Outlook kommer nu att illustreras med information och fotografier som du har tillgång till via dessa sociala nätverk.

socialanatverk2

Trilskande numreringar när du kopierar text

Detta är utmaningen:

Du vill kopiera ett stycke text och placera det precis nedanför en rubrik. När du gör detta så görs texten om till rubrikformat och numreras upp trots att markören är placerad nedanför rubriken i ett normalformaterat område:

Exempel:

När denna text kopieras från sin inringade plats till markörens position (Precis före G:et i Gallerierna).

Kopiering

Så antar den följande utseende:

Inklistring

Detta trots att markören inte står vid rubriken vid inklistringstillfället utan på raden nedanför (i normal text.)

Detta sker endast när det är numrerade rubriker och beror på att Word försöker vara lite intelligent och fortsätta numreringar om man klistrar in text nära numreringar.

Vill du ändra denna inställning så gör du följande:

I Word

  1. Välj Arkiv, Alternativ och Avancerat
  2. Rulla nedåt tills du hittar ett alternativ som heter Använd anpassa urklipp och inklistring och klicka på knappen Inställningar. (Se bild nedan.)

    Alternativ1

  3. I dialogrutan som visas avmarkerar du alternativet Sammanfoga inklistrade listor med omgivande listor.

    Alternativ2

Välj OK och OK för att återgå och nu skall det gå fint att klistra in normaltext under en numrerad rubrik utan att den tar rubrikens utseende.