11 saker som kan effektivisera dina Skypemöten

Idag blir det mer och mer vanligt med Skypemöten och jag får i princip varje gång  jag har en Skypeutbildning diskussioner om vad som är vettig Skype-etikett.

Det är en intressant fråga, Skypeetikett är både att ansluta sig i tid, att ha ett fungerande nätverk och att se till att deltagarna hör t ex. Så här kommer min lista på saker att tänka på för att få planerade Skypemöten att bli så optimala som möjligt.

1 Är ni många? Använd Lobbyfunktionen

När du skapar ett Skypemöte så kan du via knappen Inställningar säga till att du vill använda Lobby. En Lobby gör att du kan släppa in deltagarna vid en viss tidpunkt, t ex när mötet skall börja. Många deltagare är duktiga och ansluter sig t ex 10 minuter innan och ibland vill du förbereda mötet strax före och då kan det vara en aning avledande med deltagare som redan anslutit sig.

2 Förbered allt mötesinnehåll

Ett Skypemöte är tillgängligt i dagar före och efter mötets verkliga tidpunkt och därmed kan du ladda upp mötesinnehåll som presentationer och göra eventuella undersökningar och annat i god tid före mötet. Använd funktionen hantera mötesinnehåll för att växla mellan uppladdat material.

3 Sätt deltagarna på tyst

Via mötesinställningarna kan du sätta alla deltagare på tyst (dvs överkryssad mikrofon). Detta gör att du slipper be andra stänga av sitt ljud vilket är ett vanligt störningsmoment i onlinemöten.

4 Ta med en hjälpreda

Om du har möjlighet, ta med en hjälpare till mötet. Låt en person vara mötesledare/föredragshållare och gärna en till som hjälper deltagare att ansluta sig till mötet och som är deltagare i mötet. Ansluter du en extern skärm eller projektor till denna deltagare så kan du se på den skärmen när ditt visade innehåll syns hos mottagarna. Det gör att deltagarna slipper osynk mellan din röst och något fördröjda bilder.

5 Dubbelkolla allt

Nuförtiden stänger Skype själv av aviseringar från t ex Outlook när du presenterar men stäng av ljudet på mobilen, kolla ditt nätverk och ha gärna reservnät tillgängligt. Jag har varit med på mer än ett möte där föredragshållaren haft problem med sin dator, sitt nätverk etc. Även här har du nytta av en hjälpreda som kan testa att ditt ljud och din bild fungerar hos mottagarna också.

6 Skaffa bra headset eller ljudenhet

I ett Skypemöte har ljudet mycket större betydelse än i ett vanligt möte. En puck eller ett usb-headset kan göra stor skillnad på ljudkvaliteten för deltagarna.

7 Börja i tid och sluta i tid

Vårt tålamod på Skypemöten är kortare än i IRL. I möjligaste mån – håll tiden.

8 Ha en agenda

Inled dina Skypemöten med att sätta en agenda – det påverkar också deltagarnas förmåga att hålla intresset uppe och sätta förväntningarna rätt.

9 Underskatta inte chatten

I Skypemöten sker interaktionen många gånger i dubbel form. Presentatören pratar men deltagarna skriver. Det innebär att chatten kan innehålla värdefulla synpunkter under ett möte. Om möjligt så låt din hjälpare vara chattmoderator och samla in synpunkter och bra frågor att ta upp under eller efter mötet.

10 Boka din inbjudan till strax före mötets verkliga start

När du gör din Outlookinbjudan så sätt den något före mötets förväntade start och ange det i inbjudan. Detta gör att du blockar tid i deltagarnas kalendrar för att ansluta sig till mötet.

11 Spela in mötet

Enligt Gartner så förväntas vi se på 16 timmar film i månaden på jobbet under 2016. Det kan nog känna som en Utopi för många av oss men under den senaste tiden har virtuella möten ökat drastiskt och dessa kan spelas in och läggas upp för att bli beskådade vid lämpligt tillfälle. Räkna med att både utbildningar och möten kommer att finnas tillgängliga i videoform framöver. Är du deltagare i ett möte som spelas in så syns det hos samtliga för att ingen skall vara omedveten om detta. Endast bokade möten har inspelningsfunktionen tillgänglig.

Finns det annat du tycker borde adresseras kring Skypemöten? Ovanstående är de saker jag upplevt som ofta förekommande men kanske har du något mer du tycker borde nämnas i sammanhanget?

 

Nya innehållstyper i Delve (för dig som har Office 365)

Har du upptäckt Delve? Delve är en av de senare tillskotten i Office 365 och är en funktion som försöker lyfta fram saker som kan vara aktuella för dig så att du lättare skall hitta dem. Som en slags assistent som går igenom dina platser och tittar på vilka du jobbar med (eller umgås med) och försöker hitta dokument och mail etc. som kanske skall prioriteras. Delve baseras på en annan funktion som heter Office Graph som hela tiden samlar statistik och försöker förstå vad just du (eller din grupp) behöver.

Delve visar nu mer saker än tidigare om du har tillgång till First Release och utgår ifrån ”Jag”vyn. Nu finns stöd för information från fler källor som t ex OneNote, SharePoint webbplatser, Bilder, Visio, Project.

Gör du det inte redan så titta på Delve då och då, inte minst för att hitta tillbaka till aktuella dokument och projekt.

Delve

Office 2016 för Mac nu tillgängligt för dig som har Office 365-prenumeration

Nu är Office 2016 för Mac lanserat för Office 365-prenumeranter. Det innebär att Office för första gången har samma nummer oavsett om du väljer Office för Mac eller Office för PC. I Office för Mac ingår Word, Excel, PowerPoint, Outlook och OneNote och den finns tillgänglig att ladda för dig som prenumererar på Officepaketet via Office 365 tillsammans med övriga nedladdningsbara Officeversioner.

Nya Office för Mac fungerar i helskärmsläge och har stöd för Multi-Touch gester.

Office 2016 för Mac och PC har blivit mer lika och det nya verktygsfältet organiserar olika funktioner så att du hittar det du behöver så snabbt som möjligt.

Just nu är Office 2016 för Mac tillgängligt enbart för dig som använder Office 365 enlgit ovan men I september släpps Office 2016 för Mac som en separat produkt som du kan köpa utan en Office 365-prenumeration.

Läs mer om Office 2016 till Mac här.

Power BI exempel för nedladdning

Vill du ”prova” PowerBI och prova med lite riktiga data? Här hittar du Excelböcker med data och modeller som du kan använda. Datat ligger i datamodellen och inte direkt i kalkylen så du behöver ha Excel 2013 samt tillägget PowerView aktiverat. (Finns i Excel 2013 professional och 365 ProPlus men inte i Excel 2013 Standard.)

https://support.powerbi.com/knowledgebase/articles/514904

Linkedin inte längre tillängligt via Social Connector i Outlook 2013

Tillhör du dem som ansluter Linkedin och Facebook till Outlook? Har du Office 365? Har du uppdaterat Office via marsuppdateringen så har denna tjänst försvunnit och är inte längre supporterad.

http://support.microsoft.com/sv-se/kb/3053944/en-us

Själva idén – att kunna använda sina Linkedinkontakter i Outlook går dock fortfarande att dra nytta av genom att ladda ner Linkedinappen via Office store:

https://store.office.com/linkedin-for-outlook-WA102996382.aspx?assetid=WA102996382

Denna app är bara tillgänglig för Office 365 användare och on-prem användare med Exchange 2013.

 

Gå direkt till dialogrutan Spara som eller Öppna i Office 2013

Om du inte använder alla nya lagringsplatser som erbjuds i Office 365 nuförtiden så kanske du vill komma snabbare till de klassiska dialogrutorna för Öppna och Spara som och vill slippa omvägen via Arkiv, Spara som, Dator och Bläddra?

Då kan det vara dags att damma av de gamla kortkommandona F12 eller CTRL+F12.

F12 är genvägen till Spara som i alla Officeprogram och CTRL+F12 är kortkommandot för Öppna.

God fortsättning!

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger ”latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Koppla dina sociala nätverk till Outlook 2013

Du kanske har noterat att Outlook ibland visar bilder på kontakter när du får eller skickar e-post? Om du vill göra Outlook ännu mer illustrativt så kan du koppla in Linkedin, Facebook och även andra sociala nätverk till Outlook.

Varför vill du göra detta? Utöver avsevärt fler fotografier i dina e-postbrev så får du även en utökad kontaktlista med dina Linkedinkontakter och ett mer spännande personfönster där du ser uppdateringar från dina vänner. Även Lync kommer att visa bilder på de personer som hittas via dessa nätverk.

Du aktiverar enkelt funktionen (om den inte är avstängd i din organisation) genom att välja fliken Visa och trycka på knappen Personfönster. Här väljer du Kontoinställningar och anger sedan inloggningsuppgifter till de nätverk du vill ansluta.

socialanatverk

Välj Slutför när du är färdig.

Outlook kommer nu att illustreras med information och fotografier som du har tillgång till via dessa sociala nätverk.

socialanatverk2