Nu finns Office Online! (Nya Office via Webben)

Vill du inte använda installerad Office så kan du nu genom ditt Microsoftkonto använda Office via Internet.

Det senaste året har Office Web Apps utvecklats allt mer och nu kallas de, åtminstone för privat bruk och via den nydöpta OneDrive användas via sin egen sida: office.com

Office Online på Office.com

Denna webbplats blir som en hub eller portal via vilken du kommer åt OneDrive din nya lagringsplats (dvs tidigare SkyDrive) men du kan även öppna din e-post och öppna Officeprogrammen (Webversionerna) direkt så att upplevelsen blir mer som med installerade program. Programmen byter också namn till PowerPoint Online, Word Online och Excel Online etc. istället för Web Apps. Fortfarande återstår en del översättningar på MS svenska hemsida men produkten ser ut att fungera utmärkt.

Office online 2

Det är verkligen snyggt gjort så det skall bli intressant att se hur det här tas emot. För privatbruk så blir det enkelt att spara, dela och skapa dokument och hantera e-post och kalendrar.

 

InfoPath ersätts av Office formulär

Microsoft meddelade för ett par veckor sedan att InfoPath 2013 blir den sista versionen av InfoPath och att produkten ersätts av en formulärlösning som skall vara enkel att sprida, designa och integrerad i Office och inte minst tillgänglig på t ex telefon eller platta.

Detta innebär att InfoPath pensioneras och ny teknologi dyker upp i Word, Access och SharePoint.

Produkterna (InfoPath 2013 och InfoPath Forms Services for SharePoint 2013) kommer att supporteras till 2023.

InfoPath Forms Services i Office 365 supporteras i nuläget tills något annat anges. Mer information planeras till SharePoint konferensen i mars 2014.

 

Om Lyncklienten krånglar vid Lyncmöten

Om du använder Lync 2010 och vill ansluta dig till ett Lyncmöte bokat med en senare Lync Server så kan Lync krångla vid inloggning.

För att hjälpa en deltagare med Lync där Lync inte vill logga in till mötet så kan du använda mötets webblänk och lägga till följande tecken: ?sl=1. Detta gör att du tvingar Lync att använda Lync Web App istället för den installerade Lync klienten.

Dvs en adress som ser ut så här:

https://meet.lync.com/learningpoint/xxx/867JWDNJ  

Skall efter ditt handpåläggande se ut så här:

https://meet.lync.com/learningpoint/xxx/867JWDNJ?sl=1

Använder användaren den nya länken för att ansluta till mötet så används inte den installerade Lyncklienten utan du loggas istället in till mötet via Webbklienten för Lync.

Nytt 365 alternativ från 1 maj 2014 – Project Lite

Igår på årets Projectkonferens lanserades ett nytt erbjudande för Office 365 – Project Lite. Denna lösning blir ett alternativ till Project för projektmedlemmar och är prissatt till $7/månad. Via denna skall man bla annat kunna visa och lägga till uppgifter till ett avsevärt lägre pris än för fullversionen. Produkten skall släppas på marknaden 1 maj 2014 enligt plan.

Mina 10 Office 365 ProPlus/2113 favoriter

Nu går vi strax in i 2014 och många är på väg mot Windows 8.1 och nya Office. Här är mina 10 favoritfunktioner i Office 365 ProPlus/2013

  1. Touch
    Jag trodde egentligen inte att det spelade någon roll men nu när jag har en dator som stöder det så inser jag att jag scrollar mer och mer och zoomar med hjälp av touch istället för tangentbordet/musen.
  2. Välkommen tillbaka
    Att öppna ett tidigare dokument och automatiskt hitta tillbaka dit man var tidigare är en funktion jag börjar lära mig att ta för given.
  3. Samlade kontakter i Outlook
    Jag hade en massa dubbletter bland mina kontakter tidigare. Att Outlook numera försöker migrera dem till en sammanställd lista sparar enorma mängder tid.
  4. Excel 2013
    Kanske är den här punkten lite fusk men nya Excel är så snyggt och genomtänkt att man blir gråtmild. Bara funktionen FlashFill är värd en uppgradering.
  5. SkyDrive/SkyDrive Pro
    Inget är beständigt, vi får väl se vad molnlagringsplatserna kommer att heta i framtiden men SkyDrive som koncept är här för att stanna och jag som förr använde en annan molnlagringsplats än Microsoft märker att jag numera trivs med SkyDrive efterom jag når dem från Officeprogrammen. (Likväl så hoppas jag på utveckling av Offlinestödet.)
  6. Föredragshållarvyn i PowerPoint
    I hur många år som helst så har föredragshållarvyn varit en mystisk hörsägen i PowerPoint. Folk har frågat efter den men i princip aldrig använt den. Nu slår den igång automatiskt när du visar bildspel. Det innebär att talarmanus faktiskt kommer att börja användas och kanske hjälper den några föredragshållare till nya höjder.
  7. Inbäddade Excelobjekt i OneNote
    Om du försökt hantera större mängder sifferdata i OneNote så har programmet haft lite kvar att önska. Det är avsevärt förbättrat i 2013 med inbäddade Exceltabeller. Nu återstår bara möjlighet att länka Exceldata hit tack.
  8. Möjlighet att hyra Project och Visio
    Använder du Office via Office 365 så kan du ansluta Project och Visio som hyrtjänster. Det kanske faktiskt gör att dessa program sprids till massorna och får lite välförtjänt uppmärksamhet.
  9. PowerView i Excel
    Funktionen PowerView är en av de mest användbara och tillgängliga nya tilläggen i Excel 2013. Den integrerar dashboardfunktionalitet med Pivottabeller och förenklar möjligheten att dra snabba enkla slutsatser ur komplexa datamängder.
  10. Inquire-tillägget i Excel
    En doldis som på samma sätt som PowerView måste plockas fram i Excel 2013 är tillägget Inquire som inte är översatt till Svenska men likväl förtjänar att omnämnas. Med Inquire kan du jämföra arbetsböcker med varandra, få listor på alla länkar till och från en arbetsbok och rensa arbetsblad eller böcker från formatering som är gjord på alldeles för många celler.

Egentligen är valet svårt. Jag skulle vilja ta med den nya Datamodellen i Excel också. Den förtjänar nästan en förstaplats, eller kanske möjligheten att veckla ihop ett dokument i Word till att bara visa rubriker, eller att jag kan jobba nästan sömlöst tvärs över mina enheter och har tillgång till Office överallt.

I vilket fall som helst så får jag nu äran att önska alla ett gott nytt år och nu är det dags för middag.

Anpassade teckensnitt och Office Web Apps

När nu fler och fler går in i molnet och väljer Office 365 så kan det vara värt att titta lite närmare på det här med unika teckensnitt igen.

Antalet teckensnitt som finns tillgängliga i Office baseras på Windowsversion (eller operativsystem) och vilken Officeversion som används. Antalet fonter i Office Web Apps är mindre och därmed kan dokument uppföra sig olika om de används i Word/Excel/PowerPoint eller om de används i motsvarande webappar.

Du kan i dagsläget inte fylla på webapparna med nya teckensnitt utan de teckensnitt/fonter som kan visas i webapparna är de som är inbyggda. Det du kan göra är att bädda in teckensnitt i dina dokument men det kräver att teckensnitten uppfyller vissa licensvillkor.

Så här hanteras teckensnitt av Office 2013/365 ProPlus

När du använder olika teckensnitt så anges det i din text att denna font skall användas. Normalt sett så finns inte teckensnittet i dokumentet utan den flagga som din text är markerad med hämtar och använder teckensnittet om det finns i den dator där dokumentet används. Om det inte finns så används ett ersättningsteckensnitt. I Office kan du inte styra vilket teckensnitt som används utan detta avgörs av operativsystemet. Du kan däremot se vilket som används genom att välja Arkiv, Alternativ, och Avancerat och klicka på knappen Teckenersättning. Här kan du också se om du saknar ett teckensnitt.

Om du av någon anledning vill använda teckensnitt som inte normalt levereras av Office så kan du köpa (eller hämta) fler. För att dessa skall kunna visas på en dator där inte teckensnittet finns så måste det bäddas in i dokumentet. Teckensnitt som skall bäddas in i ett dokument måste uppfylla vissa villkor, nämligen följande:

Uppfylla kraven för Licensnivå

Teckensnitt kan köpas med följande licensnivåer:
Ingen – Kan inte bäddas in.
Skriv ut/Förhandsgranska – Kan bäddas in men dokumentet blir skrivskyddat när det öppnas och därmed kan man inte redigera det på en dator som inte har teckensnittet.

Öppnar du ett dokument som har denna licensnivå så visar Office att du inte kan redigera det förrän teckensnittet har tagits bort:
skrivskydd

Redigerbart – Teckensnittet kan bäddas in och dokumentet kan ändras på en annan dator men användaren kan inte använda teckensnittet på ytterligare en dator.
Installerbart – Teckensnittet kan bäddas in och spridas fritt.

Komma från rätt teckensnittsfamilj

Det finns huvudsakligen två grundfamiljer av teckensnitt. De som har Postscriptkonturer och de som har TrueTypekonturer. De enda som kan bäddas in i Office är de som har TrueTypekonturer. Idag kallas de flesta teckensnitt för OpenType men ett teckensnitt som är av typen OpenType kan antingen ha TrueTypekonturer eller Postscriptkonturer och endast de som är baserade på TrueType är inbäddningsbara.

Alltså, för att bädda in ett teckensnitt i ett Worddokument (eller PowerPoint) så måste det vara TrueType eller OpenType med truetypekonturer och helst ha en licensnivå som motsvarar redigerbar.

Du bäddar enkelt in detta teckensnitt genom att välja Spara Som, Verktyg, Alternativ för Spara och kryssa i alternativet vid Bädda in teckensnitt.

Så här hanteras teckensnitt i Office Web Apps

Idag överväger en del företag att låta sina anställda klara sig med web appar. Det som kan vara bra att veta är att dessa har ytterligare regelverk runt sig för att hantera fonter. Även om du har installerade fonter i din dator så kan du inte se dessa i Web Apparna.  Du kan se och redigera dokument med inbäddade fonter men fonterna visas enbart i förhandsgranskningsläge. När du väljer att redigera ett dokument i Word Web App så kommer inte fonten att visas utan du ser standardfonter på alla platser där du har inbäddade fonter. När du återgår till förhandsgranskningsläge så kommer fonterna tillbaka men det kan bli en del skillnader när du tittar på ett dokument och när du redigerar ett dokument med hjälp av web apparna.

Below, embedded fonts showing up i preview mode

font web app preview

Below, embedd fonts in Edit mode in Word Web App – note that the fonts are not showing:

font web app edit

Allmänt om inbäddade teckensnitt i Office

Många gånger när vi arbetar med mallar så är det viktigt för våra kunder att ha sina egna teckensnitt. I dagsläget är det också så att ett dokument som uppfyller villkoren ovan och har inbäddade teckensnitt med rätt konturer och rätt fontnivå kan ändå visas fel hos mottagare med äldre Officeversioner då Office 2003 använder en konverterare som kör dokumenten igenom RTF format när de omvandlas från t ex DOCX till DOC. I denna process raderas de inbäddade fonterna då denna funktion inte stöds i RTF formatet.

Det kan vara värt att överväga aspekterna ovan när du står i begrepp att välja fonter/teckensnitt till din organisation.

 

Använda Outlook Web Access (OWA) offline (365/2013)

Med hjälp av funktionen Offlineinställningar så kan du arbeta med Outlook Web App även när du inte har Internetanslutning. Med denna funktion så fungerar OWA (Outlook Web App) även när du är i Offlineläge.

För att kunna använda denna funktion så behöver du Internet Explorer 10, Safari 5 eller Chrome 24 eller senare.

De flesta av OWA funktionerna är tillgängliga i Offlineläge men du kan t ex:

  • Läsa och svara på meddelanden
  • Skapa nya meddelanden
  • Visa och redigera din kalender
  • Svara på mötesinbjudningar
  • Visa och redigera kontakter

De funktioner som är inte är tillgängliga ger ett felmeddelande eller blir ogjorda. Alla saker som skall skickas kommer att skickas så snart du har internettillgång.

Så här gör du för att aktivera Offlineläget

  1. För att aktivera Offlineläget så väljer du kugghjulet längst upp till höger och väljer Offlineinställningar.

    Välja

  2. Välj att Aktivera Offlineåtkomst och välj OK

    Dialog

  3. Nu visas en Guide i vilken du får ta ställning till ett antal frågor kring hur din dator används och utrymme. Tänk på att inte aktivera detta läge om du delar dator med fler.

Så här gör du för att inaktivera Offlineläge

När du stänger av Offlineläget så raderas all information som finns tillgänglig offline. Du kan bara göra detta när du har tillgång till Internet.

  1. För att stänga av Offlineläget så väljer du kugghjulet längst upp till höger och väljer Offlineinställningar.
  2. Välj Stäng av offlineåtkomst.
  3. Välj OK.

Tänk på följande:

  • Bilagor är inte tillgängliga Offline
  • Du måste aktivera Offlineläget på alla datorer du vill kunna använda Offlineläget på medan du har nätverksåtkomst.
  • Offlineläget visar bara de senaste dagarnas meddelanden.
  • De mappar som är tillgängliga är Inkorg, Utkast och de senaste (upp till 20) mapparna du har visat de senaste dagarna.
  • Har du visat fler än 20 mappar så visas de senaste 18 samt Inkorgen och Utkast.
  • I varje mapp som är tillgänglig Offline så visas innehåll från de senaste tre dagarna eller 150 meddelanden.
  • Kalendern visar ett år framåt och en månad bakåt.
  • Enbart din primära kalender visas.
  • Allt innehåll i kontakter finns tillgängligt samt listan över senast använda adresser.
  • Favoriter, Arkivmappar och Resursmappar visas inte.
  • Offlineläget fungerar på laptops men kan inte användas på plattor eller telefoner (i nuläget).
  • Din webbläsare bestämmer var informationen lagras och hur mycket utrymme den kan använda. Om informationen inte får plats i utrymmet som har tilldelats så kan du få frågor om webbläsaren får utöka utrymmet eller så kommer mindre information att vara tillgängligt offline.

Nya funktioner i Web Apparna

Då var det dags igen. Nu har Web Apparna uppdaterats och blivit ännu starkare för dig som har Office 365 eller använder Office via Skydrive.

Här är några av de uppdateringar som gjorts:

Word

Ändringar och närvaro i realtid

Dubbelvy Word

Du behöver inte längre spara för att se andras uppdateringar i Word. Nu sker ändringar i realtid hos samtliga inloggade författare och du kan se tydligt var andra arbetar.

Fler funktioner som sidhuvud, sidfot och sidnummer

Nu kan du hantera sidhuvud, sidfötter och numreringar direkt i Word Web App.

Ändra och hantera tabellformat

Tabellformat finns nu tillgängliga i Web Appen och dessa använder de färger som är lagrade i dokumentet.

Nu sök och ersätt

Navigeringsfält med sök och ersätt finns nu tillgängligt inklusive möjlighet att göra sidbrytningar.

Excel

Realtids co-authoring och närvaro

Även om denna funktion funnits ett tag så har den blivit snabbare och bättre. Du kan nu se både i vilken cell andra arbetar och se markeringar i bladet som visar var övriga författare befinner sig.

Dubbelvy Excel

Möjlighet till att använda böcker med skydd

Nu kan du använda arbetsböcker med skydd även i Web Apps.

Statusfältet visar summa, antal och medel av ett markerat område

Denna funktion används av många i Excel och finns nu även i Webversionen.

Fler möjligheter med drag och släpp

Nu kan du byta plats på flikar och dra och släppa celler i dina böcker.

Enklare att byta namn på en arbetsbok

Byt namn på en fil genom att klicka på namnet i titelraden och ändra.

PowerPoint

Ändringar och närvaro i realtid

Dubbelvy PPT

Du behöver inte längre spara för att se andras uppdateringar. Nu sker ändringar i realtid hos samtliga inloggade författare och du kan se tydligt på vilken sida andra arbetar.

Möjlighet att beskära bilder

Nu kan du beskära bilder direkt i PowerPoint Web App

Trenden känns ganska tydlig. I Juni uppdaterades web apparna ordentligt och nu kommer ytterligare en rejäl uppdatering. Molnversionerna av Office börjar onekligen kännas som värdiga alternativ.

 

Publicera dokument från SharePoint till Yammer (i Office 365)

Om du tillhör dem som använder Yammer för företagets informationsflöde så finns en jättefin funktion som innebär att du kan peka på ett dokument på en SharePoint webbplats och välja att publicera det till Yammer. Du gör detta på följande vis:

Publicera ett dokument till Yammer

  1. Öppna ett dokumentbibliotek och peka på det dokument du vill publicera.
  2. Välj elipsmenyn eller valet till höger om dokumentet med tre prickar

    Publicera till Yammer

  3. Välj Publicera
  4. Nu öppnas en dialogruta i vilken du kan skriva mer text och välja om du vill publicera ditt dokument till en särskild grupp eller till utvalda personer.Publicera2
  5. Välj de alternativ du önskar och välj Post.

Då ditt dokument blir länkat så behöver de som skall läsa det ha rättigheter att läsa dokumentet.

Ser du inget publicera alternativ? Detta kan bero på att Yammer inte är satt som förvald nyhetsläsare då Office 365 i dagsläget gör det möjligt att välja mellan SharePoints originalnyhetsflöde och Yammer. Skulle du vilja ställa in Yammer som nyhetsflöde så gör du det enligt följande (om du är Administratör).

  1. Klicka på Admin och välj SharePoint
  2. Välj Inställningar och markera Använd tjänsten för Yammer.com
  3. Efter en stund när du loggat ut och in igen i Office 365 så kommer titelraden att ha bytt ut alternativet Nyhetsflöde mot Yammer.