Mallar i Office Online

Ofta får vi frågor när det är dags att gå över till Office online varianter. Det vill säga de som finns tillgängliga i bland annat SharePoint Online. Många förväntar sig att man skulle kunna erbjuda dessa istället för Desktopversionen av Office. Onlineversionen har trots allt funnits i ett par år nu och borde väl vid det här laget vara så pass mogen.

I stort så tycker jag att detta stämmer. Onlineversionerna håller en relativt bra standard, kanske inte för en erfaren Wordanvändare som sitter och skriver längre rapporter, men för en användare som bara skapar korta dokument fungerar det kanon.

Sätt mobilen i tyst läge

Det finns dock ett stort problem som ofta fäller tanken på att ersätta Desktopversionen med Onlineversionen, detta är stödet för mallar. Här har Microsoft inte riktigt tänkt färdigt.

I detta inlägg fokuserar jag enbart på Word och där fungerar det ungefär så här:
Det finns två sätt att skapa dokument i Word Online.
Det ena sättet är att du väljer Word i Appmenyn i SharePoint.

Appmenyn

Går du denna väg så möts du av den Onlineversionens svar på den klassiska Välkomstupplevelsen™. Här kan du välja antingen ett tomt dokument eller någon annan av Microsofts fördefinierade mallar. Här hade det varit toppen om det hade gått att få in lite företagsanpassade mallar. Men icke, här går det inte att lägga till något eget ännu. Så just nu får man nöja sig med tomt dokument eller att gör en skylt som uppmanar att sätta ”Mobilen i tyst läge”. Vad du än väljer i denna vy kommer dokumentet du skapar automatiskt att sparas i din OneDrive.

Online

Det andra sättet att skapa dokument är att stå i ett dokumentbibliotek eller i OneDrive och väljer Nytt – Word-dokument.

OneDrive - nytt

Här finns möjligheter! Det går att lägga till mallar i denna vy! Det går till och med att lägga till flera. Fantastiskt! Av allt att döma så verkar knappt något verkligen göra detta. Så vad beror detta på?

Content-typer – Mallar?

Det man får göra är content-typer, vilket förenklat är att ladda upp en mallfil i SharePoint, som då kommer synas som mallar i denna meny. Dessa content-typer måste läggas till för varje bibliotek vilket blir ganska jobbigt när man sitter med 104 dokumentbibliotek. Men! Det finns något som heter Content Type Hub. Detta är än så länge den lösning som finns tillgänglig för detta problem. Kortfattat så är detta en central plats på SharePoint där man administrerar sina Content-typer (i vårt fall i form av mallar) och som då kan distribueras ut till underliggande dokumentbibliotek. Hurra! Problemet är löst!

Nja, det som är fascinerande är att denna lösning är det så väldigt få som använder. Vad det verkar så är denna lösning relativt svår att hantera. Har ni erfarenheter av Content Type Hub? Kommentera gärna och berätta.

Vi skriver kod!

Sist men inte minst. Vad kan man då göra för att gå runt detta problem? Vi har klurat länga på denna fråga.

Det finns utvecklingsmöjligheter mot Office Online. Dessa har funnits i flera år och har med tiden sakta blivit bättre. De är fortfarande långt ifrån lika kraftfulla som mot Desktopversionen men jobbar sig i alla fall närmare.

I Microsofts ”Store” för Office-tillägg finns det appar som säger sig kunna hantera mallar. Dessa ska man ta med en nypa salt. Antingen så fungerar de mer som en nedladdningscentral där man kan ladda ned dokument som man sedan öppnar separat (varken definition av mall eller särskilt användarvänligt) eller så infogas delar av ett dokument men utan rätt formatmallar m.m.

Vad är lösningen?

Jo, i väntan på att Microsoft antingen tar ett ordentligt tag i mallhanteringen i stort i Onlineversionerna eller förbättrar sitt utvecklar-api så tror jag att en kombination av ovanstående delar kan fungera rätt bra.

Jag skulle rekommendera att skapa en standard content-typ. Det vill säga en mall som styr utseendet på dokumentet som skapas när man klickar på Nytt – Word-dokument i SharePoint eller OneDrive. På så sätt får du med rätt formatmallar i de dokument som skapas. Som ett komplement till detta kan vi ta fram en App som kan användas i t.ex. Word Online som infogar själva innehållet i dokumentet (logotyp, sidfot, textinnehåll).

På detta sätt har man åtminstone skapat en bra grund för att kunna för snygga företagsanpassade dokument.

Lite roligare liv med OneNote

Mitt offentliga privatliv med Office började för några år sedan när jag gjorde en julklappslista i Excel. Denna innehöll en struktur över julklappar som inhandlats och skulle inhandlas samt höll koll på avsändare och mottagare. För att verkligen ta i så kan denna omvandlas till en liten bekväm pivottabell där släktingar som outsourcat sina julbestyr till mig kan se sin egen del i julen. Denna Excellista som jag stundvis använder på utbildningar har placerat mig i nördfacket hos många kursdeltagare vid det här laget.

onenote julklapp

Det har dock inte hindrat mig från att ytterligare ta tag i privatlivet genom att ha en familjekalender som delas över familjen. Gäääsp tänker ni nu, det har väl alla. Jo faktiskt. Bara några år efter att jag glatt skrattats ut som en mix av galning och kontrollfreak så är nu en familjekalender i var människas hand, eller Iphone eller annan device av något slag.

Så, vad är det nu som gäller? Jo årets tillskott till familjestrukturen är önskelistor i OneNote! Istället för att be mina barn skriva listor som jag sedan kan tappa bort så har jag gjort en familjebok där alla kan skriva in sina egna önskningar. Den är delad med syskon, maken och möjligen någon mer som kan vilja ta del i det hela. Barnen har tillgång till den här OneNoteboken via sina telefoner eller via en dator de kan ha tillgång till på något vis och de kan inspireras av varandra.

OneNoteJul

Hela mitt husbygge som jag ägnat en del av 2013 åt är också dokumenterat och organiserat med hjälp av OneNote och jag har en alltmer växande sökbar receptsamling i en annan bok.

Onenote hus

Har du inte upptäckt OneDrive och OneNote än så kanske det är dags nu!

Microsoft visar nu en publik “roadmap” för Office 365

Om du tillhör dem som är nyfiken på vilka nyheter som är på gång och kommande i Office 365 (eller kanske vad som har lanserats på sistone) så finns en ny publik roadmap tillgänglig här:

http://office.microsoft.com/en-us/products/office-365-roadmap-FX104343353.aspx

Snyggt och strukturerat också och bra för er som utvärderar Office 365.

Office Online – Nytt namn på Office Web Apps

Både för privat bruk och i Office 365 byter nu de webbaserade officeprogrammen namn till Office Online, dvs Word Online, Excel Online, PowerPoint Online etc.

Fortfarande återstår lite översättningar som att det står Redigera i Excel Web App och att man sedan flyttas vidare till Excel Online men likväl känns namnen mer tydliga.

Office online 3