Tillgänglighetsanpassning, vad du behöver veta just nu

Den 1 januari i år började lagen om tillgänglighet till digital offentlig service att gälla. För att slippa säga det otroligt långa namnet kallar man lagen till vardags för DOS-lagen eller ibland också webbtillgänglighetsdirektivet. Lagen innebär att det nu ställs högre krav på att digital service ska vara möjlig för alla i samhället att ta del av, oavsett individuella förutsättningar. Man säger att webbsidor (både externa och interna), dokument och mobila applikationer ska vara tillgänglighetsanpassade.

Men vad är egentligen tillgänglighet?

Tillgänglighet handlar i grunden om att människor med någon typ av funktionsnedsättning ska ha rätt och möjlighet att få samma information under samma förutsättningar som andra. Men, ett tillgängligt samhälle gynnar förstås alla människor eftersom vi har olika förutsättningar att ta del av information. Det kan handla om något så enkelt som dagsform eller att man läser ett dokument i mobilen.

Alla kan säkert se fördelar med en webbsida som har tydligt definierade klickytor, färger som håller hög kontrast och logisk ordning i text och bild. Att läsa ett PDF-dokument blir förstås enklare om det är strukturerat med rubriknivåer, text som kan förstoras och flöda om samt att det finns bokmärken för att navigera genom dokumentet.

Tillgänglighet_Learningpoint

Vad är det som behöver tillgänglighetsanpassas?

Tillgänglighetskraven är att digital offentlig service ska vara; möjlig att uppfatta, hanterbar, begriplig och robust.

Lagen genomför EU:s webbtillgänglighetsdirektiv genom att följa en europeisk standard (EN 301 549) som i sin tur bygger på WCAG 2.1. På nätet finns det många sidor som enkelt och/eller detaljerat beskriver kraven i WCAG, vad man ska uppfylla, hur man gör det samt hur man kan testa.

Vem behöver göra anpassningarna?

Lagen gäller för hela den offentliga sektorn (myndigheter, kommuner och landsting), i stort all verksamhet som bedrivs med skattebetalarnas pengar. Men den gäller även för privata aktörer som får offentlig finansiering och bedriver verksamhet inom vård, skola eller omsorg.

I förlängningen är det också ofta privata aktörer som har utförandeansvaret gällande tillgänglighetskraven när myndigheter eller kommuner upphandlar en tjänst. Kort och gott är det här med tillgänglighet något som vi alla skulle behöva ha lite bättre koll på.

Från när ska allt vara tillgängligt?

Trots att lagen trädde i kraft från 1 januari i år har man satt upp olika tidpunkter då den börjar gälla beroende på vilket media och hur gammalt det är.

Nyare webbplatser som togs i drift efter det magiska datumet 23 september 2018 har man gett ett års tidsfrist innan webbplatsen ska vara tillgänglig, dvs från 23 september 2019. Befintliga webbplatser har fått ytterligare ett år och ska vara tillgängliga från 23 september 2020. Mobila applikationer ska vara tillgängliga från 23 juni 2021. Intranät som publicerats före 23 september 2019 ska göras tillgängliga när de genomgår en omfattande översyn.

När det gäller dokument däremot ska alla dokument som publicerats efter 23 september 2018 vara tillgängliga från det datum som webbplatsen ska vara tillgänglig.

Det betyder alltså att även om min webbplats ska vara tillgänglig från 23 september 2020 måste alla dokument som publicerats sedan två år tillbaka vara tillgänglighetsanpassade då. Dokument som publicerats på webbplatsen tidigare än 23 september 2018 undantas från kraven, om de inte är nödvändiga för att genomföra aktiva administrativa förfaranden.

Men om man är otillgänglig?

Något man också ska ha på sin webb är en tillgänglighetsredogörelse där man beskriver hur man valt att arbeta med tillgänglighet på sin webbplats. Vad som är tillgängligt, men framförallt vad som inte är tillgängligt. Varför det inte är det, om det finns någon tidsplan samt hur kan man göra för att ta del av informationen på annat sätt.

När webbplatser börjar omfattas av lagkravet kommer det gå att anmäla myndigheter och organisationer som inte uppfyller kraven. Anmälan görs då till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som har fått i uppdrag att se till att lagen får genomslag.

Hur skapar man tillgängliga dokument?

Den absolut mest tillgängliga texten på webben är den som ligger direkt på en webbsida. Ibland måste man dock lägga ut vissa saker som PDF-filer, till exempel långa rapporter eller underskrivna dokument. Förvånansvärt ofta kan man ändå lägga texten direkt på webbsidan och i då bör man alltid göra det. I annat fall får man skapa tillgänglighetsanpassade dokument som är möjliga att läsa upp med skärmläsningsverktyg. Det betyder att man utgår från sitt originaldokument som man sedan sparar om till PDF och därefter granskar och verifierar tillgängligheten. Det finns gott om hjälp att ta till i detta arbete, men det är väl värt att sätta sig in i processen själv.

Det går att bygga Officemallar som genererar PDF-dokument med de bästa förutsättningarna för att underlätta arbetet med att tillgänglighetsanpassa dokumentet. Men, man kommer aldrig hela vägen direkt utan filen måste alltid efterbearbetas för att anpassas fullt ut. Man bör till exempel alltid kontrollera taggar, läsordning, tabeller samt redigera alt-texter och dokumentegenskaper innan man är helt klar.

Var kan man få hjälp med sina mallar och dokument?

Hör av dig till oss på Learningpoint om ni behöver hjälp med att gå igenom era nuvarande Officemallar eller PDF-dokument för att göra en tillgänglighetsanalys. Med hjälp av ETU, som är experter på tillgänglighet, går vi igenom ert underlag och tar fram en rapport med rekommendationer på åtgärder som behövs för att öka tillgängligheten. Vi beskriver då vad som kan justeras direkt i mallen för att skapa de bästa förutsättningarna samt vad som kommer behöva justeras i efterarbetet med dokumenten. Vi kan självklart även hjälpa er att göra mallarna och dokumenten eller utbilda er, läs gärna mer om oss på Learningpoint.se
Om du har andra frågor gällande tillgänglighet kan du höra av dig till ETU som arbetar med att testa, utbilda och analysera webbplatser och produkter.

Learningpoint     etu

Sidhuvud i Excel

Det är inte alltid glasklart hur man arbetar med sidhuvud/fot i Excel. Det finns tre sätt att se vad som finns i sidhuvudet/foten. Och en fallgrop.

I videon nedan går jag igenom snabbt de olika sätten att arbeta med sidhuvudet/foten i Excel.

Installera Office 2016 via Office 365

Det har uppstått en del frågetecken kring hur Office 2016 blir tillgängligt via Officeportalen och även om vi har haft en publik release av Office 2016 så kan tillgängligheten variera. Detta har några skäl så vi försöker reda ut detta här:

Office volymlicenser och Office 365 ProPlus

Office Professional Plus 2016 – alltså volymlicensen av Office är tillgänglig för nedladdning från 1 oktober.

Office 365 ProPlus – alltså den Officeversionen som man hittar via sin 365 portal finns idag i två versioner – 2013 och 2016. Denna hade lanseringsdag den 22 september visas i portalen under vissa förutsättningar.

När får jag tillgång till Office 2016 via min 365 portal?

Det här är en intressant fråga. Eftersom Microsoft nu inför möjlighet för administratörer att presentera uppdateringar i olika steg för användarna i Office 365 (och även för volymlicensanvändare) så finns egentligen tre val.

Alternativ 1 Vänta på att nästa version skall komma automatiskt

Under februari 2016 kommer Office 2013 automatiskt att uppdateras till 2016 för en standardanvändare. Du kommer (som du möjligen sett i Windows redan nu) att få en uppdateringsnotifiering och därefter uppdateras Office.

Alternativ 2 och 3 – Uppdatera själv, nu eller senare

Om du inte vill vänta utan vill ladda ner Office när det passar dig/din organisation/vissa grupper inom din organisation så behöver administratören i din 365-miljö ställa in vilka som skall kopplas till vilken typ av uppdateringsgrupp du skall tillhöra. Detta kommer sedan att avgöra vilka Officeversioner du kan se när du vill installera programvara.

Officeuppdateringar snabbt eller försiktigt – nu införs Current Branch

Microsoft inför nu lite olika hastigheter för hur en användare skall uppdatera Officepaketet . Varje användare (eller en organisation). kopplas till en grupp Dessa kallas:

  • Current Branch (CB) – Dessa användare får säkerhets- och programuppdateringar månadsvis. Iden med detta är att du snabbt skall få tillgång till nya saker men baksidan kan vara att du kanske har programtillägg som Office använder och då riskerar du oftare att dessa behöver uppdateras. (finns nu)
  • Current Branch for business (CBB) – Dessa användare får programuppdateringar tertialvis (eller med fyramånadersintervaller) och säkerhetsuppdateringarna månadsvis. (kommer i feb 2016 ungefär)
  • First Release for Current Branch For Business (FCBB) – Dessa användare får en nya Officeversion var fjärde månad precis som CBB användarna ovan men de får denna version fyra månader före sina CBB-kollegor. Dessa blir alltså piloter av en Officeversion och kan köra den fyra månader före sina kollegor men de uppdateras inte lika ofta som CB användarna längst upp. (finns nu)

Fördelen med de ovanstående grupperna är att användare kan placeras i “testgrupper” och “trygghetsgrupper”. Den version som Office 2016 är släppt i är alltså en CB-version. Dvs en fungerande icke-beta samt FCBB men CBB versionen är inte släppt än utan släpps i februari 2016. se ref:

Som standard är användarna inställda på att vara CBB versioner (enligt MS) och därför kommer en vanlig användare inte att få tillgång till Office förrän i februari när denna version släpps.

Men om jag vill ha Office 2016 (365 proplus alltså) nu? Vad gör jag då.

För att bumpa upp en användare till att bli CB istället för CBB – dvs få Officeuppdateringar tidigare så måste dessa sättas om till First release i portalen eller så kan du använda Office Deployment Tool eller Group Policy Administrative Template

Mer om detta på Technet
Rulla Office 365 ProPlus (2016) via SCCM 2012 R2
Förbered dig för att uppdatera din 365 Office till 2016-versionen

Annat som är bra att veta

När du installerat Office 2016 via portalen så kan du inte längre ha volymlicenser av Project och Visio på samma dator. Dessa kommer att tas bort. Du kan installera motsvarande versioner från portalen för 2016 men detta innebär ju att du måste betala för dem via 365. Dvs du kan inte ha en gammal 2013 version för Visio samtidigt som 2016-versionen av  Office.

Även InfoPath kommer att tas bort när du installerar 2016.

 

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger “latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Använda “Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Få hjälp med rangordning i Excel

Ett av de områden som Excel används mest till är att hålla ordning på olika former av statistik. I ett upphandlingsförfarande så kanske priser utvärderas mot varandra och här vill man välja ut ett val som t ex är billigast eller dyrast. Har du en tabell som t ex ser ut som nedan så kanske du vill veta i vilken ordning dessa förhåller sig till varandra:

Rang - behov

Istället för att själv sitta och titta vilken som är lägst eller högst så kan du använda dig av några funktioner i Excel som heter Rang. Vi tittar här närmare på en som heter =RANG.EKV

Till att börja med behöver du lite värden så i listan ovan så vill jag jämföra talen som finns i den gröna raden (Resultat) och se vilken plats de har i förhållande till varandra.

Gör sedan följande:

  1. Ställ markören där du vill ha din rangordning (i mitt fal precis under resultatet i kolumn Klicka på fx knappen på statusfältet för att hitta funktionsguiden och skriv in RANG där det står Sök efter funktion. Klicka på Sök.
    Nu visas kanske RANG, RANG.EKV och RANG.MED. Den första är bakåtkompatibel och kan användas av Excel 2007 och tidigare versioner. De andra två skiljer sig åt när det gäller hur två likadana tal värdesätts.  RANG.EKV ger samma värde till två lika (det lägre av dessas gemensamma plats) medan RANG.MED ger medeltalet av de två värdena som eventuellt är lika.
  2. Vi skall nu prova RANG.EKV. Välj denna funktion och välj OK.
  3. I dialogrutan som visas anger du följande:
    Vid tal – Ange namnet på cellen som innehåller talet som skall rangordnas.
    Vid ref – Ange hela området med samtliga celler som skall rangordnas och tryck F4 efter så att du kan kopiera formeln (om den är uppställd som min i alla fall).
    Vid ordning – Anger du inget så kommer det högsta värdet att få rangordning 1 och det lägsta 10, anger du ett tal här; t ex 1 så vänder rangordningen och det lägsta värdet blir 1 och det högsta 10.

    Rang funktionsguide

  4. Välj OK när du är klar.
  5. Dra formeln via med autofyllpricken för att få rangordningen angiven under samtliga värden.
  6. Klart

Rang - färdig

Nu finns Office Online! (Nya Office via Webben)

Vill du inte använda installerad Office så kan du nu genom ditt Microsoftkonto använda Office via Internet.

Det senaste året har Office Web Apps utvecklats allt mer och nu kallas de, åtminstone för privat bruk och via den nydöpta OneDrive användas via sin egen sida: office.com

Office Online på Office.com

Denna webbplats blir som en hub eller portal via vilken du kommer åt OneDrive din nya lagringsplats (dvs tidigare SkyDrive) men du kan även öppna din e-post och öppna Officeprogrammen (Webversionerna) direkt så att upplevelsen blir mer som med installerade program. Programmen byter också namn till PowerPoint Online, Word Online och Excel Online etc. istället för Web Apps. Fortfarande återstår en del översättningar på MS svenska hemsida men produkten ser ut att fungera utmärkt.

Office online 2

Det är verkligen snyggt gjort så det skall bli intressant att se hur det här tas emot. För privatbruk så blir det enkelt att spara, dela och skapa dokument och hantera e-post och kalendrar.