Installera Office 2016 via Office 365

Det har uppstått en del frågetecken kring hur Office 2016 blir tillgängligt via Officeportalen och även om vi har haft en publik release av Office 2016 så kan tillgängligheten variera. Detta har några skäl så vi försöker reda ut detta här:

Office volymlicenser och Office 365 ProPlus

Office Professional Plus 2016 – alltså volymlicensen av Office är tillgänglig för nedladdning från 1 oktober.

Office 365 ProPlus – alltså den Officeversionen som man hittar via sin 365 portal finns idag i två versioner – 2013 och 2016. Denna hade lanseringsdag den 22 september visas i portalen under vissa förutsättningar.

När får jag tillgång till Office 2016 via min 365 portal?

Det här är en intressant fråga. Eftersom Microsoft nu inför möjlighet för administratörer att presentera uppdateringar i olika steg för användarna i Office 365 (och även för volymlicensanvändare) så finns egentligen tre val.

Alternativ 1 Vänta på att nästa version skall komma automatiskt

Under februari 2016 kommer Office 2013 automatiskt att uppdateras till 2016 för en standardanvändare. Du kommer (som du möjligen sett i Windows redan nu) att få en uppdateringsnotifiering och därefter uppdateras Office.

Alternativ 2 och 3 – Uppdatera själv, nu eller senare

Om du inte vill vänta utan vill ladda ner Office när det passar dig/din organisation/vissa grupper inom din organisation så behöver administratören i din 365-miljö ställa in vilka som skall kopplas till vilken typ av uppdateringsgrupp du skall tillhöra. Detta kommer sedan att avgöra vilka Officeversioner du kan se när du vill installera programvara.

Officeuppdateringar snabbt eller försiktigt – nu införs Current Branch

Microsoft inför nu lite olika hastigheter för hur en användare skall uppdatera Officepaketet . Varje användare (eller en organisation). kopplas till en grupp Dessa kallas:

  • Current Branch (CB) – Dessa användare får säkerhets- och programuppdateringar månadsvis. Iden med detta är att du snabbt skall få tillgång till nya saker men baksidan kan vara att du kanske har programtillägg som Office använder och då riskerar du oftare att dessa behöver uppdateras. (finns nu)
  • Current Branch for business (CBB) – Dessa användare får programuppdateringar tertialvis (eller med fyramånadersintervaller) och säkerhetsuppdateringarna månadsvis. (kommer i feb 2016 ungefär)
  • First Release for Current Branch For Business (FCBB) – Dessa användare får en nya Officeversion var fjärde månad precis som CBB användarna ovan men de får denna version fyra månader före sina CBB-kollegor. Dessa blir alltså piloter av en Officeversion och kan köra den fyra månader före sina kollegor men de uppdateras inte lika ofta som CB användarna längst upp. (finns nu)

Fördelen med de ovanstående grupperna är att användare kan placeras i ”testgrupper” och ”trygghetsgrupper”. Den version som Office 2016 är släppt i är alltså en CB-version. Dvs en fungerande icke-beta samt FCBB men CBB versionen är inte släppt än utan släpps i februari 2016. se ref:

Som standard är användarna inställda på att vara CBB versioner (enligt MS) och därför kommer en vanlig användare inte att få tillgång till Office förrän i februari när denna version släpps.

Men om jag vill ha Office 2016 (365 proplus alltså) nu? Vad gör jag då.

För att bumpa upp en användare till att bli CB istället för CBB – dvs få Officeuppdateringar tidigare så måste dessa sättas om till First release i portalen eller så kan du använda Office Deployment Tool eller Group Policy Administrative Template

Mer om detta på Technet
Rulla Office 365 ProPlus (2016) via SCCM 2012 R2
Förbered dig för att uppdatera din 365 Office till 2016-versionen

Annat som är bra att veta

När du installerat Office 2016 via portalen så kan du inte längre ha volymlicenser av Project och Visio på samma dator. Dessa kommer att tas bort. Du kan installera motsvarande versioner från portalen för 2016 men detta innebär ju att du måste betala för dem via 365. Dvs du kan inte ha en gammal 2013 version för Visio samtidigt som 2016-versionen av  Office.

Även InfoPath kommer att tas bort när du installerar 2016.

 

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger ”latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Använda ”Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Få hjälp med rangordning i Excel

Ett av de områden som Excel används mest till är att hålla ordning på olika former av statistik. I ett upphandlingsförfarande så kanske priser utvärderas mot varandra och här vill man välja ut ett val som t ex är billigast eller dyrast. Har du en tabell som t ex ser ut som nedan så kanske du vill veta i vilken ordning dessa förhåller sig till varandra:

Rang - behov

Istället för att själv sitta och titta vilken som är lägst eller högst så kan du använda dig av några funktioner i Excel som heter Rang. Vi tittar här närmare på en som heter =RANG.EKV

Till att börja med behöver du lite värden så i listan ovan så vill jag jämföra talen som finns i den gröna raden (Resultat) och se vilken plats de har i förhållande till varandra.

Gör sedan följande:

  1. Ställ markören där du vill ha din rangordning (i mitt fal precis under resultatet i kolumn Klicka på fx knappen på statusfältet för att hitta funktionsguiden och skriv in RANG där det står Sök efter funktion. Klicka på Sök.
    Nu visas kanske RANG, RANG.EKV och RANG.MED. Den första är bakåtkompatibel och kan användas av Excel 2007 och tidigare versioner. De andra två skiljer sig åt när det gäller hur två likadana tal värdesätts.  RANG.EKV ger samma värde till två lika (det lägre av dessas gemensamma plats) medan RANG.MED ger medeltalet av de två värdena som eventuellt är lika.
  2. Vi skall nu prova RANG.EKV. Välj denna funktion och välj OK.
  3. I dialogrutan som visas anger du följande:
    Vid tal – Ange namnet på cellen som innehåller talet som skall rangordnas.
    Vid ref – Ange hela området med samtliga celler som skall rangordnas och tryck F4 efter så att du kan kopiera formeln (om den är uppställd som min i alla fall).
    Vid ordning – Anger du inget så kommer det högsta värdet att få rangordning 1 och det lägsta 10, anger du ett tal här; t ex 1 så vänder rangordningen och det lägsta värdet blir 1 och det högsta 10.

    Rang funktionsguide

  4. Välj OK när du är klar.
  5. Dra formeln via med autofyllpricken för att få rangordningen angiven under samtliga värden.
  6. Klart

Rang - färdig

Nu finns Office Online! (Nya Office via Webben)

Vill du inte använda installerad Office så kan du nu genom ditt Microsoftkonto använda Office via Internet.

Det senaste året har Office Web Apps utvecklats allt mer och nu kallas de, åtminstone för privat bruk och via den nydöpta OneDrive användas via sin egen sida: office.com

Office Online på Office.com

Denna webbplats blir som en hub eller portal via vilken du kommer åt OneDrive din nya lagringsplats (dvs tidigare SkyDrive) men du kan även öppna din e-post och öppna Officeprogrammen (Webversionerna) direkt så att upplevelsen blir mer som med installerade program. Programmen byter också namn till PowerPoint Online, Word Online och Excel Online etc. istället för Web Apps. Fortfarande återstår en del översättningar på MS svenska hemsida men produkten ser ut att fungera utmärkt.

Office online 2

Det är verkligen snyggt gjort så det skall bli intressant att se hur det här tas emot. För privatbruk så blir det enkelt att spara, dela och skapa dokument och hantera e-post och kalendrar.

 

Smidigare flikhantering i Excel

Arbetar du en del i Excel så lär du ha dribblat en del med flikarna i arbetsboken. Här kommer några tips för enklare flikhantering:

Kopiera flikar

Du kan kopiera flikar  på olika sätt men håller du ner CTRl när du drar i en flik så skapas en kopia som du kan placera någon annanstans i arbetsboken.

Flytta flik

Drar du en flik åt vänster eller höger så flyttas fliken till lämplig plats

Flytta eller Kopiera flikar till annan arbetsbok

Du kan kopiera en flik till en annan arbetsbok om du högerklickar på den och väljer Flytta eller kopiera. Här kan du flytta/kopiera fliken till andra öppna arbetsböcker så innan du gör detta så öppnar du även den plats som fliken skall till.

Du kan också lägga dina arbetsböcker intill varandra och hålla ner ALT tangent och dra fliken in till ett annat dokument. Håller du ner både ALT och CTRl så skapas en kopia.

Bläddra enklare bland många flikar

Högerklickar du på de små pilspetsarna som visas till vänster om flikarna i arbetsboken så får du upp en lista med de 16 första flikarna. Har du ännu fler så väljer du Fler blad… för att hitta övriga.

Bläddra med kortkommando

Vill du hoppa mellan flikar med kortkommandon så använder du CTRL+Page up eller CTRL+Page down

Använda gruppläge i Excel

Om du behöver göra en ändring till flera flikar samtidigt eller kanske ändra utskriftsinställningar till flera flikar på en gång så kan du aktivera gruppläget. Detta innebär att du markerar flera flikar och därefter gör ändringen i en flik. När du befinner dig i gruppläge så sker ändringen i samtliga flikar direkt. För att släppa gruppläget så klickar du på en av de flikar som inte ingår i markeringen.

Markera flikarna genom att välja CTRl och klicka på de flikar som skall ändras. Så snart flikarna är markerade så visas grupp uppe på titelraden i Excel. Vill du markera en stor mängd flikar så kan du markera ett intervall genom att klicka på den första. Hålla ner Shift och sedan klicka på sen sista fliken. Nu blir samtliga flikar som ingår i intervallet inkluderade i gruppläget.