Smidigare flikhantering i Excel

Arbetar du en del i Excel så lär du ha dribblat en del med flikarna i arbetsboken. Här kommer några tips för enklare flikhantering:

Kopiera flikar

Du kan kopiera flikar  på olika sätt men håller du ner CTRl när du drar i en flik så skapas en kopia som du kan placera någon annanstans i arbetsboken.

Flytta flik

Drar du en flik åt vänster eller höger så flyttas fliken till lämplig plats

Flytta eller Kopiera flikar till annan arbetsbok

Du kan kopiera en flik till en annan arbetsbok om du högerklickar på den och väljer Flytta eller kopiera. Här kan du flytta/kopiera fliken till andra öppna arbetsböcker så innan du gör detta så öppnar du även den plats som fliken skall till.

Du kan också lägga dina arbetsböcker intill varandra och hålla ner ALT tangent och dra fliken in till ett annat dokument. Håller du ner både ALT och CTRl så skapas en kopia.

Bläddra enklare bland många flikar

Högerklickar du på de små pilspetsarna som visas till vänster om flikarna i arbetsboken så får du upp en lista med de 16 första flikarna. Har du ännu fler så väljer du Fler blad… för att hitta övriga.

Bläddra med kortkommando

Vill du hoppa mellan flikar med kortkommandon så använder du CTRL+Page up eller CTRL+Page down

Använda gruppläge i Excel

Om du behöver göra en ändring till flera flikar samtidigt eller kanske ändra utskriftsinställningar till flera flikar på en gång så kan du aktivera gruppläget. Detta innebär att du markerar flera flikar och därefter gör ändringen i en flik. När du befinner dig i gruppläge så sker ändringen i samtliga flikar direkt. För att släppa gruppläget så klickar du på en av de flikar som inte ingår i markeringen.

Markera flikarna genom att välja CTRl och klicka på de flikar som skall ändras. Så snart flikarna är markerade så visas grupp uppe på titelraden i Excel. Vill du markera en stor mängd flikar så kan du markera ett intervall genom att klicka på den första. Hålla ner Shift och sedan klicka på sen sista fliken. Nu blir samtliga flikar som ingår i intervallet inkluderade i gruppläget.

Skyddad vy i Office 2010

En funktion som orsakar en del frågor i Office 2010 är den gula listen som visas när du öppnar bilagor till e-postmeddelanden och som kallas för skyddad vy. Denna funktion låser dokumentet för redigering och hindrar makron och annan potentiellt skadlig kod från att köras.

För att ta ett aktivt val och använda dokumentet så kan du klicka på knappen Aktivera redigering som visas i den gula listen varpå ditt dokument aktiveras och går att använda samt lagras i en lista över betrodda dokument varpå den gula listen inte kommer att visas mer för detta dokument.

Om du känner att du har koll på vilka dokument du öppnar och inte har en alltför nedlåst IT miljö så kan du lätta lite på denna funktion på följande vis:

  1. Öppna t ex Word
  2. Klicka på Arkiv och välj Alternativ
  3. Klicka på Säkerhetscenter
  4. Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter
  5. Klicka på kategorin Skyddad Vy
  6. Bocka ur krysset vid Aktivera skyddad vy för Outlook bilagor

Övriga kryss kan nog vara bra att ha ibockade men bockar du ur samtliga så kommer skyddad vy inte att dyka upp. (Under förutsättning att du inte befinner dig i en miljö där detta kommando återinstalleras vid inloggning t ex.)

 

 

Ställa in Office till att visa centimeter istället för tum

Har du en engelsk Officeversion och vill ställa in marginaler, indrag och annat i centimeter istället för tum?

Linjalen i tum (inches)

Linjalen i cm

Oavsett om du befinner dig i PowerPoint, Word, Excel eller Outlook så hämtar
Officeprogrammen sitt standardmått från Word. Gör därmed denna inställning så här:

Öppna Word (Gäller 2007 och framåt)

  1. Välj File, Options eller Officeknappen och Word Options om du har 2007
  2. Klicka på kategorin Advanced
  3. Bläddra dig fram till avsnittet Display och välj centimeter istället för Inches vid Show measurements in Units
  4. Välj OK

 

Flytta Outlookinformation med Export/Import

Har du undrat vart Export/Importfunktionen i Outlook har tagit vägen? Behöver du kopiera ut data från Outlook på ett enkelt sätt? Du kanske vill få med dig kontakterna till en annan dator eller göra en säkerhetskopia av din postlåda. Du kan också använda denna funktion för att t ex importera ett Excelregister till att bli kontakter i Outlook.

Obs! Bli inte lurad av att knappen råkar heta Exportera – den används både för import och export av data till och från Outlook.

Du hittar funktionen här:

  1. I Outlook, välj Arkiv, Inställningar
  2. Klicka på kategorin Avancerat
  3. Klicka på knappen Exportera
  4. Nu öppnas en Guide i vilken du kan importera data till Outlook (t ex en Excelfil) eller Exportera data från Outlook.

Följ guiden för att välja hur dina data skall hanteras. Vill du t ex exportera ut dina data från Outlook så använder du Exportera till en fil. Följ guiden och markera vad du vill exportera. (Exportera betyder inte flytta utan denna guide skapar bara en flyttbar kopia av utvalda Outlookdata.)

När filen är sparad så kan du ta den med dig och importera den via samma funktion med skillnaden att du i Guiden väljer Importera från ett annat program eller fil.

Fem intressanta nyheter i Office 2013

Office 2013 finns nu i en teknisk beta och har vid första anblicken många likheter med Office 2010. Dock finns en del anmärkningsvärda nyheter. I det här inlägget och en del kommande så tittar vi på vad vi kan vänta oss av nästa Officeversion.

Här kommer fem nyheter som kan vara värda att vänta på:

  1. Nu kan du både öppna och redigera PDF filer i Word. Från och med Office 2013 så kan du öppna, redigera och spara PDF filer i Word. Då formaten inte är helt kompatibla så kan PDF filens utseende förstöras men förvånansvärt mycket som bilder och text kan återanvändas. Hög tid att låsa PDF filer för framtiden alltså.
  2. Office minns var du befann dig när du stängde dokumentet. Det är här en uppseglande favorit för min del. När du öppnar PowerPoint (eller Word eller Excel) så minns Office var du arbetade tidigare och frågar om du vill förflytta dig till den sidan. Otroligt bekvämt när du arbetar i större dokument.
  3. Touchstöd. Det är dags för Microsoft att ta upp kampen om plattorna. Med Windows 8 och Office 2013 så ingår stöd för touch och därmed kanske Microsofts Surface platta kan bli en möjlig konkurrent till den iPad inflation vi just nu lever i.
  4. Avsevärt förbättrad stöd för diagram i Excel. Arbetar du mycket med diagram i Excel så kommer du att gilla de förbättringar som gjorts här. Du kan mycket enklare än förut ändra digramtyper, hantera kombinationsdiagram och ändra format. Den förhandsgranskning vid formatändringar som saknades i Excel 2007 och 2010 har nu kommit på plats.
  5. Förbättrad föredragshållarvy i Powerpoint. Föredragshållarvyn i Powerpoint som länge varit en funktion förunnad proffsen har nu blivit enklare att använda och går att använda även med enbart en skärm. Dags för alla att bli Powerpointproffs alltså!

Mer om nyheterna i 2013 framöver…

Lägg upp dina favoritfunktioner i Snabbåtkomstfältet i Office 2010

Lär dig att placera favoritfunktioner i Snabbåtkomstfältet i Office genom att titta på detta korta filmklipp. Vi lägger upp genvägar till Spårade ändringar, skicka som bifogad fil, skicka som bifogad PDF och en ett klick kortare väg till listan med nyligen öppnade filer och mappar.

Anpassa Snabbåtkomstfältet

Bortglömda kortkommandon – 4 – Synonymer i Office (PPT, Word, Outlook)

Vill du snabbt hitta synonymer till ett ord? Markera ordet och tryck Shift+F7. Synonymer är praktiskt både när du vill hitta alternativa ord eller om du vill få lite mer förståelse för ordet du söker upp. Du hittar synonymer för de installerade språken

  • Svensk Office har följande standardspråk: Svenska, Engelska, Finska och Tyska
  • Engelsk Office har följande standardspråk: Engelska, Franska, Spanska

Prova även bara F7 som startar rättstavningskontrollen.

Rita flera likadana objekt efter varandra

Med knappen Infoga, Figurer så har du möjlighet att rita figurer i Office. I tidigare  Officeversioner så kunde de olika områden som visas i Figurermenyn dras loss och vara “framme” hela tiden så att du t ex kunde rita flera rutor efter varandra utan att behöva söka efter dem i knappen.

Funktionen för att dra loss paletter från Infoga figurer är borttagen sedan Office 2007 men om du t ex vill rita flera kopplade linjer eller flera rutor efter varandra så kan du högerklicka på den symbol du vill använda och välja Lås ritläge från menyn som visas upp.

Detta gör att du kan rita flera symboler efter varandra ända tills du ritat tillräckligt många. För att återgå till normalt läge när du ritar så använder du tangenten Esc.

Synkronisera eller visa en Google kalender i Outlook 2010

Har du som många andra behov av att ha koll på mer än en kalender? Nu menar jag inte jobbkalendrar utan snarare privata. Fler och fler skapar “familjekalendrar” på olika sätt och behöver därmed ha koll på både privata och yrkesmässiga kalendrar.

Använder du Internetkalendrar som Google eller Live så kan du få tillgång till även denna kalenders innehåll på något av nedanstående sätt:

Synkronisera Outlook med en Google kalender
Om du väljer att synkronisera en Google kalender med Outlook så kan du använda programmet Google Calendar Sync som tillhandahålls av Google. Med detta så synkroniseras informationen i Google kalendern antingen enbart från eller enbart till Outlook. Detta innebär att du kan spegla kalendrarna och får samma information i båda. Du kan även bestämma att du enbart synkroniserar till Outlook och därmed importeras dina kalenderbokningar till Outlook från Google kalendern men inga bokningar synkroniseras åt andra hållet. Du kan även göra tvärtom – dvs synkronisera till Google men inte till Outlook. Fördelen med denna väg är samma som nackdelen. Du får alla bokningar i huvudkalendern. Följ länken nedan för att göra detta.

http://support.google.com/calendar/bin/answer.py?hl=sv&answer=98563&topic=13948&ctx=topic

Visa en Google kalender i Outlook 2010

Om du enbart vill kunna titta på en Google kalender via Outlook eller visa Outlookkalendern och Googlekalendern intill eller ovanpå varandra så kan du istället välja att enbart visa Google kalendern i Outlook. Detta gör du så här:

Att göra i Google kalendern

  1. Logga in till din Google kalender och veckla ut Mina kalendrar. Klicka på den kalender som du vill använda och välj Kalenderinställningar i menyn som visas.
  2. Klicka på knappen iCAL från området Privat Adress och kopiera den länk som visas.

Öppna kalendern i Outlook

  1. I Outlook öppnar du kalendern och klickar på knappen Öppna kalender och väljer Från Internet
  2. Klistra in den länk du just kopierade och välj OK
  3. Välj Ja i dialogrutan som frågar om du vill lägga till kalendern.

Din kalender visas nu som ett alternativ i listan över andra kalendrar. Du kan nu ha den visas och bocka för den eller stänga den tillfälligt genom att bocka ur den.

Visa flera kalendrar samtidigt i
Outlook 2010

Om du har flera kalendrar öppna samtidigt så visas de normalt intill varandra. Skulle du vilja visa dem överlappande istället så kan du använda den lilla pil som visas till vänster om namnet på varje kalender.

Överlappande kalendrar visar samtliga möten som om de låg i samma kalender men låter bokningarna ha samma färg som den kalender de är skapade i. Detta gör att du kan få summan av de visade kalendrarnas bokningar visade i en kalender.

 

I bilden ovan så kan kalendrarna ovan slås samman med den lilla pilen till vänster om kalendernamnet.

 

Ta bort irriterande varningsmeddelande när du använder hyperlänkar i Powerpoint

Tillhör du den ökande gruppen av människor som skapar hyperlänkar i sina presentationer? Då kanske du också vill slippa det varningsmeddelande som säger att du håller på att klicka på något farligt.

Den här rutan dyker upp oavsett säkerhetsinställning i Office men går att bli av med med en registryändring. Jag funderade på att skriva in den här och ta åt mig äran men Microsoft har gjort en utmärkt beskrivning med en klickbar fix så jag länkar direkt till dem istället.

 

 

 

 

 

Instruktion för hur du blir av med varning för hyperlänkar när du klickar på länkar i ett bildspel.