Söka i HELA postlådan

När du söker via sökfältet i Outlook så söker Outlook 2013 i postlådan automatiskt:

Det här kan kännas som att Outlook söker i hela postlådan men egentligen så söker Outlook i alla mappar utom en – Borttaget.

Tillhör du den gruppen som ibland råkar radera meddelanden eller som ibland även vill söka i papperskorgen så kan du se till att Outlook söker även i denna genom att markera detta i Arkiv, Alternativ och Sök.

Ange att du vill Ta med meddelanden från mappen Borttaget när du söker i Alla objekt och välj OK så får du även resultat från mappen Borttaget när du använder sökfältet och söker i alla objekt.

Använda Outlook Web Access (OWA) offline (365/2013)

Med hjälp av funktionen Offlineinställningar så kan du arbeta med Outlook Web App även när du inte har Internetanslutning. Med denna funktion så fungerar OWA (Outlook Web App) även när du är i Offlineläge.

För att kunna använda denna funktion så behöver du Internet Explorer 10, Safari 5 eller Chrome 24 eller senare.

De flesta av OWA funktionerna är tillgängliga i Offlineläge men du kan t ex:

  • Läsa och svara på meddelanden
  • Skapa nya meddelanden
  • Visa och redigera din kalender
  • Svara på mötesinbjudningar
  • Visa och redigera kontakter

De funktioner som är inte är tillgängliga ger ett felmeddelande eller blir ogjorda. Alla saker som skall skickas kommer att skickas så snart du har internettillgång.

Så här gör du för att aktivera Offlineläget

  1. För att aktivera Offlineläget så väljer du kugghjulet längst upp till höger och väljer Offlineinställningar.

    Välja

  2. Välj att Aktivera Offlineåtkomst och välj OK

    Dialog

  3. Nu visas en Guide i vilken du får ta ställning till ett antal frågor kring hur din dator används och utrymme. Tänk på att inte aktivera detta läge om du delar dator med fler.

Så här gör du för att inaktivera Offlineläge

När du stänger av Offlineläget så raderas all information som finns tillgänglig offline. Du kan bara göra detta när du har tillgång till Internet.

  1. För att stänga av Offlineläget så väljer du kugghjulet längst upp till höger och väljer Offlineinställningar.
  2. Välj Stäng av offlineåtkomst.
  3. Välj OK.

Tänk på följande:

  • Bilagor är inte tillgängliga Offline
  • Du måste aktivera Offlineläget på alla datorer du vill kunna använda Offlineläget på medan du har nätverksåtkomst.
  • Offlineläget visar bara de senaste dagarnas meddelanden.
  • De mappar som är tillgängliga är Inkorg, Utkast och de senaste (upp till 20) mapparna du har visat de senaste dagarna.
  • Har du visat fler än 20 mappar så visas de senaste 18 samt Inkorgen och Utkast.
  • I varje mapp som är tillgänglig Offline så visas innehåll från de senaste tre dagarna eller 150 meddelanden.
  • Kalendern visar ett år framåt och en månad bakåt.
  • Enbart din primära kalender visas.
  • Allt innehåll i kontakter finns tillgängligt samt listan över senast använda adresser.
  • Favoriter, Arkivmappar och Resursmappar visas inte.
  • Offlineläget fungerar på laptops men kan inte användas på plattor eller telefoner (i nuläget).
  • Din webbläsare bestämmer var informationen lagras och hur mycket utrymme den kan använda. Om informationen inte får plats i utrymmet som har tilldelats så kan du få frågor om webbläsaren får utöka utrymmet eller så kommer mindre information att vara tillgängligt offline.

Skillnaden mellan kortkommandot för Nytt brev och Nytt brev

För dig som använder Outlook så kan du ju slippa musarm genom att använda CTRL+N för nytt brev, skriva lite av namnet och därefter trycka CTRL-K för att hämta namnet (eller Enter om det visas i listan).

Därefter så kan du tabba dig framåt, skriva ditt brev och sedan trycka på t ex CTRL+Énter för att skicka.

Det här använder jag själv jättemycket för att skriva och skicka ett brev lite snabbare. Dock uppstår ibland ett lätt irritationsmoment då jag kanske stod i kalendern varpå CTRL+N istället för nytt brev visar upp Ny avtalad tid.

Då slår du till med det lite mer hemliga CTRL+SHIFT+M som alltid öppnar nytt e-postbrev oavsett var i Outlook du befinner dig!

Jo jag vet, jag kanske är lite kortkommandonörd men det kan vara kul ibland!

Läst eller oläst?

I Outlook 2013 så finns nya funktioner för att enkelt hantera olästa brev.
De två vanligaste anledningarna till att vi reagerar på brev i inkorgen är avsändarens namn och om brevet ser oläst ut.

I Outlook 2013 så visas därför namnen lite större och olästa brev visas med lite färg och
en blå kantlist.

Om du har råkat stå på ett brev och blivit av med “oläst” markeringen så kan du klicka på listen i vänsterkant för att återställa brevet till att visas som oläst.

Du har också tillgång till en användbar flik precis ovanför breven i inkorgen. Precis till höger om alternativet Alla så visas alternativet Oläst. Klickar du här så filtrerar du fram dina olästa brev och kan hitta dessa om de skulle ligga på olika ställen i inkorgen.

 

Begränsa vad som skall vara tillgängligt offline i Outlook 2013

När du använder “cachelagrat exchangeläge” i Outlook (något som funnits i några år nu) så sparas en lokal kopia av din postlåda på hårddisken. Detta innebär att du kan arbeta med Outlook och se dina brev även om du inte skulle vara Online.

De senaste åren har dock postlådorna ökat markant i storlek och på moderna datorer med snabba SSD diskar så kan hårddiskstorleken har minskat. Om flera användare arbetar på samma dator så kan snart hårddisken bli rejält full med hela nedladdade Outlookprofiler.

För att komma åt detta så införs i Outlook 2013 en möjlighet att begränsa hur mycket av postlådan som skall finnas tillgängligt lokalt. Detta görs genom en inställning för tid. All Outlookinformation som är äldre än den inställda tidsinställningen är enbart tillgänglig när användaren är online.

Standardinställningen i Outlook 2013 är att all Outlookdata som är äldre än ett år inte hämtas ner till den lokala kopian.

Om du skapar en ny Outlookprofil när du börjar använda Outlook 2013 så skapas också en ny typ av .OST fil som är ungefär 40% mindre varpå även detta blir platsbesparande.

Skulle du uppleva att sökningen i Outlook inte hittar all din e-post så notera knappen “Include older results” eller “Inkludera äldre resultat” som visas i sökfältet i Outlook.

 

Flytta Outlookinformation med Export/Import

Har du undrat vart Export/Importfunktionen i Outlook har tagit vägen? Behöver du kopiera ut data från Outlook på ett enkelt sätt? Du kanske vill få med dig kontakterna till en annan dator eller göra en säkerhetskopia av din postlåda. Du kan också använda denna funktion för att t ex importera ett Excelregister till att bli kontakter i Outlook.

Obs! Bli inte lurad av att knappen råkar heta Exportera – den används både för import och export av data till och från Outlook.

Du hittar funktionen här:

  1. I Outlook, välj Arkiv, Inställningar
  2. Klicka på kategorin Avancerat
  3. Klicka på knappen Exportera
  4. Nu öppnas en Guide i vilken du kan importera data till Outlook (t ex en Excelfil) eller Exportera data från Outlook.

Följ guiden för att välja hur dina data skall hanteras. Vill du t ex exportera ut dina data från Outlook så använder du Exportera till en fil. Följ guiden och markera vad du vill exportera. (Exportera betyder inte flytta utan denna guide skapar bara en flyttbar kopia av utvalda Outlookdata.)

När filen är sparad så kan du ta den med dig och importera den via samma funktion med skillnaden att du i Guiden väljer Importera från ett annat program eller fil.

Ta bort standardpåminnelsen i kalendern

TIllhör du dem som har en extremt lång lista med påminnelser som du inte stängt när du startar Outlook? Känner du att du vill sätta påminnelser själv och inte bli påmind om allt du skapar i kalendern så är det lätt åtgärdat.

  1. Öppna Outlook och välj Arkiv, Inställningar
  2. Klicka på Kategorin kalender
  3. Bocka ur standardpåminnelse

Ta bort kalenderpåminnelse

Vill du ändå ha en påminnelse i en bokning så anger du det direkt i varje kalenderbokning istället.

Spara tid om du skickar samma meddelande flera gånger!

Tillhör du dem som med viss regelbundenhet behöver skicka ut ett och samma Outlookmeddelande? Eller har du kanske standardtexter i Outlook som du enkelt vill kunna infoga i dina e-postbrev?

Från och med Outlook 2007 så infördes funktionen snabbdelar både i Word och Outlook varpå du enkelt kan återanvända bra texter eller hela brev.

Funktionen snabbdelar genererar en lista med sparade texter som du kan använda för att snabbt skriva ett återkommande brev igen.

Vill du göra ditt eget bibliotek med återanvändbara texter så gör du så här:

  1. Öppna ett nytt meddelande i Outlook och skriv in den text du vill spara precis som den skall se ut.
  2. Markera den text du vill spara.
  3. Välj Fliken Infoga och alternativet Snabbdelar och välj Spara markering i snabbdelsgalleriet. Ange ett namn för din nya snabbdel och välj OK,

 

Nu är snabbdelen sparad och kan återanvändas i vilket brev som helst om du öppnar ett nytt brev och väljer Infoga, Snabbdelar. Är knappen grå när du försöker använda den så tänk på att du kan behöva klicka i själva meddelandet för att aktivera en del funktioner.

 

 

Jämföra datum i Outlookalendern

Stundvis så blir man erbjuden mötestider som infaller vid olika datum. För att inte behöva klicka mellan dessa i Outlook och försöka minnas hur det såg ut på det föregående eller titta på en stor mängd dagara samtidigt så kan du välja att se helt olika datum intill varandra på ett mycket enkelt sätt.

Gör så här för att se flera icke sammanhängande dagar intill varandra i Outlook:

  1. Gå till kalendern i Outlook
  2. Välj knappen Dag för att se dagvy (en dag i taget)
  3. Klicka på det första datumet du vill se samtidigt som några andra
  4. Håll ner CTRL tangenten och klicka därefter på övriga datum som du vill visa samtidigt.

Så här fint blir det: