Mallar i Office Online

Ofta får vi frågor när det är dags att gå över till Office online varianter. Det vill säga de som finns tillgängliga i bland annat SharePoint Online. Många förväntar sig att man skulle kunna erbjuda dessa istället för Desktopversionen av Office. Onlineversionen har trots allt funnits i ett par år nu och borde väl vid det här laget vara så pass mogen.

I stort så tycker jag att detta stämmer. Onlineversionerna håller en relativt bra standard, kanske inte för en erfaren Wordanvändare som sitter och skriver längre rapporter, men för en användare som bara skapar korta dokument fungerar det kanon.

Sätt mobilen i tyst läge

Det finns dock ett stort problem som ofta fäller tanken på att ersätta Desktopversionen med Onlineversionen, detta är stödet för mallar. Här har Microsoft inte riktigt tänkt färdigt.

I detta inlägg fokuserar jag enbart på Word och där fungerar det ungefär så här:
Det finns två sätt att skapa dokument i Word Online.
Det ena sättet är att du väljer Word i Appmenyn i SharePoint.

Appmenyn

Går du denna väg så möts du av den Onlineversionens svar på den klassiska Välkomstupplevelsen™. Här kan du välja antingen ett tomt dokument eller någon annan av Microsofts fördefinierade mallar. Här hade det varit toppen om det hade gått att få in lite företagsanpassade mallar. Men icke, här går det inte att lägga till något eget ännu. Så just nu får man nöja sig med tomt dokument eller att gör en skylt som uppmanar att sätta ”Mobilen i tyst läge”. Vad du än väljer i denna vy kommer dokumentet du skapar automatiskt att sparas i din OneDrive.

Online

Det andra sättet att skapa dokument är att stå i ett dokumentbibliotek eller i OneDrive och väljer Nytt – Word-dokument.

OneDrive - nytt

Här finns möjligheter! Det går att lägga till mallar i denna vy! Det går till och med att lägga till flera. Fantastiskt! Av allt att döma så verkar knappt något verkligen göra detta. Så vad beror detta på?

Content-typer – Mallar?

Det man får göra är content-typer, vilket förenklat är att ladda upp en mallfil i SharePoint, som då kommer synas som mallar i denna meny. Dessa content-typer måste läggas till för varje bibliotek vilket blir ganska jobbigt när man sitter med 104 dokumentbibliotek. Men! Det finns något som heter Content Type Hub. Detta är än så länge den lösning som finns tillgänglig för detta problem. Kortfattat så är detta en central plats på SharePoint där man administrerar sina Content-typer (i vårt fall i form av mallar) och som då kan distribueras ut till underliggande dokumentbibliotek. Hurra! Problemet är löst!

Nja, det som är fascinerande är att denna lösning är det så väldigt få som använder. Vad det verkar så är denna lösning relativt svår att hantera. Har ni erfarenheter av Content Type Hub? Kommentera gärna och berätta.

Vi skriver kod!

Sist men inte minst. Vad kan man då göra för att gå runt detta problem? Vi har klurat länga på denna fråga.

Det finns utvecklingsmöjligheter mot Office Online. Dessa har funnits i flera år och har med tiden sakta blivit bättre. De är fortfarande långt ifrån lika kraftfulla som mot Desktopversionen men jobbar sig i alla fall närmare.

I Microsofts ”Store” för Office-tillägg finns det appar som säger sig kunna hantera mallar. Dessa ska man ta med en nypa salt. Antingen så fungerar de mer som en nedladdningscentral där man kan ladda ned dokument som man sedan öppnar separat (varken definition av mall eller särskilt användarvänligt) eller så infogas delar av ett dokument men utan rätt formatmallar m.m.

Vad är lösningen?

Jo, i väntan på att Microsoft antingen tar ett ordentligt tag i mallhanteringen i stort i Onlineversionerna eller förbättrar sitt utvecklar-api så tror jag att en kombination av ovanstående delar kan fungera rätt bra.

Jag skulle rekommendera att skapa en standard content-typ. Det vill säga en mall som styr utseendet på dokumentet som skapas när man klickar på Nytt – Word-dokument i SharePoint eller OneDrive. På så sätt får du med rätt formatmallar i de dokument som skapas. Som ett komplement till detta kan vi ta fram en App som kan användas i t.ex. Word Online som infogar själva innehållet i dokumentet (logotyp, sidfot, textinnehåll).

På detta sätt har man åtminstone skapat en bra grund för att kunna för snygga företagsanpassade dokument.

Skillnaderna mellan SkyDrive och SkyDrive Pro

Microsofts onlinelagringsplats för filer heter ju SkyDrive nu när SharePoint 2013 lanseras så dyker även en till produkt med namnet SkyDrive Pro upp. Vad är det för skillnad mellan dessa? Vi går igenom detta här nedan:

Vad är SkyDrive?

SkyDrive är en personlig molnlagringstjänst som gör det möjligt för dig att lagra filer i molnet och komma åt dem via olika enheter. SkyDrive är gratis och tillgängligt för dig som har ett Microsoftkonto (Live, Hotmail etc.). Känner du till Dropbox så är SkyDrive en liknande produkt. I nya Office (2013) logger du in med ditt Microsoftkonto och kommer enkelt åt dina personliga dokument I SkyDrive.

Via SkyDrive så kan du även dela filer med andra.

Vad är SkyDrive Pro?

SkyDrive Pro är en dokumentlagringstjänst som också ger möjlighet att synkronisera dokument men är avsett främst för företag. För Office 365 användare så kommer kopplingen till SkyDrive Pro att göra att du kan synkronisera utvalda filer I SharePoint lokalt och därmed få tillgång till dem via olika enheter som Windows Phone, Windows 8 plattor och inom en snar framtid även IOS, dvs iPhone eller iPad etc. SkyDrive Pro synkroniserar automatiskt filerna när du är Online.

När SkyDrive Pro är uppsatt så fungerar denna produkt även hos företag med egna servrar i den utsträckning som företaget valt.

Så vad är då skillnaden mellan SharePoint Workspace och SkyDrive Pro?

Från och med Office 2013 så ersätts SharePoint Workspace av SkyDrive Pro och är nu den funktion som hanterar offline synkronisering.

Hur mycket lagring erbjuder SkyDrive Pro?

Med Office 365 eller SharePoint online så får varje användare 7GB allokerat. I företagsuppsatta versioner av SharePoint 2013 så anges denna datamängd av administratören.

Hur får jag tillgång till SkyDrive Pro

I de flesta versioner av Office 2013 och Office 365 så ingår SkyDrive Pro.

Längst upp i navigeringslisten i SharePoint kan du välja Sky Drive och därmed förflyttas du till din SkyDrive Promapp. Här hittar du dina dokument. Längst upp till höger i denna mapp kan du välja Sync för att få tillgång till filerna lokalt.

SkyDrive Pro är normalt sett anslutet till din personliga lagringsplats i SharePoint men du kan välja att ansluta andra bibliotek i organisationen till din SkyDrive Pro om du har tillräckliga rättigheter.