Saknar du projektverktyg i Office 365? Nu kommer Planner

Planner

Det finns ett antal sätt att hantera projekt bara med Microsoftprodukter. Vi har t ex Samarbetsytor i Sharepoint, Grupper i Outlook/Office 365, uppgifter i Outlook och inte minst Project för de kanske aningens för få som vågar ge sig på att använda den produkten. Fortfarande finns dock ett rätt stort behov av att hitta projektverktyg som är lättanvända och tydliga och nu lansera Microsoft en ny produkt i Office 365 – Planner som skall hjälpa till att hantera uppgifter och ge bättre överblick över hur ett projekt ligger till i förhållande till tidplan etc.

Organiserat grupparbete

Med Planner så kommer varje plan/projekt att representeras av en dashboard/instrumentpanel. Varje uppgift representeras av ett kort som kan ha färdigställandedatum, bilagor, kategorier och konversationstrådar kopplade till sig. Medlemmar i ett projekt får ett mail när de har fått en uppgift tilldelad.

Varje uppgiftskort kan ha bilder eller dokument kopplade vilket gör att själva instrumentpanelen/dashboarden blir överskådlig och tillgänglig. Uppgiftskort kan i sin tur delas in i sk hinkar (Buckets) vilka kan få olika prioritetsnivåer och olika färger.

Förutom att på detta sätt få mer ”Delveliknande” projekt så finns också vyer inbyggda i Planner så att du kan se hur projekten fortskrider. Du kan både se projektet men även en vy över just dina uppgifter eller t ex ta fram en bild över om projekttider ligger i fas.

Planner kommer att vara tillgängligt för Enterprisekunder och kommer att dyka upp hos er som har ”First release” under Q4 2015.

Läs mer här i denna bloggpost:
https://blogs.office.com/2015/09/22/introducing-office-365-planner/

 

Office 2016 för Windows är här

Igår lanserades Office 2016 för Windows och produkten finns nu att ladda ner i skarp version för er som har Office 365 eller att köpa via vanliga kanaler.

Här finns nytt verktyg för installation:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49117

De mest efterlängtade nyheterna i Office är t ex

  • Möjlighet till samredigering samtidigt i Word (dvs kunna se två markörer röra sig i dokumentet samtidigt).
  • Nya diagram i Excel; Lådagram, Sol, Histogram och inte minst Vattenfallsdiagram m fl
  • Möjlighet att spela in videoklipp i PowerPoint
  • Stöd för 365-funktionen Grupper direkt via Outlook och inte minst en mycket bekvämare funktion för att infoga bilagor och/eller länkar i Outlookmeddelanden.

Jag håller på och spelar in en del filmklipp runt nyheterna så jag återkommer med mer visuella demos.

Vågar man ladda ner den och köra? Ja!

 

”God Mode” i Windows 10

I Windows 8.1 och 10 så kan du ta fram en mapp med över 230 inställningar på ett ställe (beroende på Windowsversion) och därmed slippa leta efter inställningar på olika ställen.

godmode

Har du lust att bygga den ultimata platsen för Windowsinställningar så provar du följande:

Skapa en ny mapp t ex på skrivbordet och döp mappen till följande:

GodMode.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}

Det kanske är enklast att klippa och klistra denna text. Nu har du en mapp som kallas GodMode och denna kan du använda för att snabbt hitta inställningar.

Måste den heta GodMode? Nejdå. Du kan döpa den till vad du vill bara allt efter punkten är likadant.

Office 2016 lanseringen nära

Den 22 september lanseras Office 2016 för PC. Den kommer att finnas tillgänglig via Office 365 portalen för 365-användare och köpbar som tidigare.

Planerar du utrullning av Office 2016 så finns nya möjligheter att rulla i olika grupper för att ge vissa användare en tidig release och andra senare. Mer om utrullning hittar du här: https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt422981.aspx

Bland nyheterna märks t ex möjligheten att söka efter funktioner utan att minnas vilken flik de ligger på. Möjlighet att vara flera användare samtidigt (och se flera markörer) i Word. Flera nya diagram i Excel och tillgång till den populära funktionen Groups direkt i Outlook.

Ur ett mall och dokumentperspektiv så ser mycket ut att fungera som tidigare så en malluppdatering kan göras relativt enkelt. Dock släpper ju Microsoft nya möjligheter för mallar och tillägg som istället körs som appar. Dessa ser vi med spänning fram emot så jag återkommer om detta.

 

Välja 32- eller 64-bitars Office?

Med Office 2010 så lanserades Office inte bara i en 32-bitarsversion utan även en 64-bitars. Flera av våra kunder valde att försöka köra på 64-bitarsversionen men fick backa då en del tillägg/add-ins inte var skapade för denna och därmed inte fungerade.

Hur ser världen ut nu med Office 2013 och snart 2016? Kan du installera 64-bitarsversionen av Office och vill du det?

Varför vill du använda 64-bitars Office?

Om du använder extremt stora filer (över 2 GB) i Excel eller Project så kommer du dessa att gå väsentligt snabbare (och krascha mindre) om du använder 64-bitarsversionen av Office. För dig som arbetar med BI funktionaliteten som kom med Excel 2013 så kommer du att uppleva ett mer stabil miljö om du installerat denna version. Du kan också uppleva hela Office som en aning snabbare men framförallt är den här versionen användbar för dig som arbetar med extremt stora Excelfiler.

Varför skulle man då inte välja att installera den om den är snabbare?

Trots uppenbara prestandaförbättringar så finns ett antal saker som kan sätta käppar i hjulet för dig om du tänker installera den här versionen så utvärdera detta först:

  • Fungerar dina existerande tillägg? Många av de användare som har mest nytta av 64-bitarsversionerna av Excel har också andra tillägg som Bloomberg/Matlab etc. Kolla om dessa fungerar då flera tillbakarullningar berott på exakt detta.
  • Har du andra Officeprogram som Visio eller Project? Dessa måste vara samma version som själva Office för att fungera.
  • Installerade mallpaket behöver vara gjorda så att de fungerar med denna version om de installeras som tillägg.
  • Du kan inte uppgradera till 64-bitarsversionen utan måste avinstallera och sedan installera den nya.
  • Fungerar bara på 64-bitars Windows (kanske inte ett stort problem idag.)
  • Kompilerade Accessdatabaser som .MDE och .ACCDE filer kommer inte att fungera.

I tidigare versioner av Office har Microsoft rekommenderat att primärt installera 32-bitars. Många tillägg är nu omgjorda och därför fungerande till 64-bitarsversionen. I dagsläget tycker jag att en organisation bör utvärdera vilka användare som är tyngre Excelanvändare och framförallt se om Office 64-bitars skall installeras hos dem. Till 2016 blir detta ännu mer aktuellt då Office får mängder av inbyggda BI tjänster.

 

Nytt seminarium – Skriv läsvänligt, effektivt och bekvämt med Word

CBrunzell 011cTillsammans med skrivproffsen Expressiva så genomför vi ett spännande frukostseminarium den 2:a juni.

Seminariet är avsett för dig som skriver längre texter och vill skriva läsvänligt och bekvämt.

Mellan 09:00 – 11:00 genomför vi två pass där vi både ger praktiska tips i Word samt tips för själva skrivandet.

Vi har några platser kvar så skynda på om du vill få en plats och lyssna på mig och Anna Huss på Expressiva.

Läs mer i inbjudan här nedan:
VIP INBJUDAN Expressiva och LP

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger ”latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Skapa ett index med Word

På senare år har fler och fler sätt att söka i dokument dykt upp, t ex den utmärkta sökfunktionen som finns i Navigeringsfönstret som du hittar i fliken Visa.

Skriver du däremot ut ett dokument kan det i större dokument vara på plats med ett sökregister – ett index. Ett index är alltså den lista som brukar finnas i slutet av böcker där du kan slå upp var i dokumentet ett visst ord förekommer.

Har du ett större dokument och vill skapa ett eget index så behöver du först markera alla ord som skall vara med i indexet och ange att dessa är indexord och därefter skapa ditt index. Följ instruktionerna nedan om du vill skapa ett eget index.

Markera indexord

  1. Markera ett ord i ditt dokument som du vill skall vara med i ditt index och välj knappen Markera indexord som finns i fliken Referenser.

    Markera indexord

  2. Nu öppnas dialogrutan Markera indexord och ordet du markerat visas under alternativet Huvudpost. Här kan du korrigera ordet så att det t ex får stor eller liten bokstav först (du kanske vill att alla ord i indexet skall visas med versal först) eller ta bort böjningar. Har du t ex markerat ordet Löneutbetalningar kan du ändra det till Löneutbetalning vid Huvudpost om det är det ordet du vill visa i ditt index.

    Indexord

  3. När ordet ser ut som du vill se det i indexet så kontrollerar du att det står Aktuell sida vid Alternativ för att få sidnummer vid indexorden.
  4. Välj sedan Markera eller Markera alla i dialogrutan. Väljer du Markera alla kommer alla ord som är likadana som de du markerat att få samma indexord kopplat till sig vilket kan vara toppen om du vill referera till alla sidor där ett valt ord står skrivet.

    När du väljer Markera så placeras ett litet fält i dokumentet med ditt indexord och lite annan ”kod”. Detta fält består av hakparenteser och texten XE och är dina indexord som visar till vilken sida indexorden skall referera. Dessa syns enbart när du håller på med indexet och döljs om du väljer knappen Visa alla från fliken Start. (Det är det bakvända P:et som visar Enter, mellanslag och tabbar.)

  5. Dialogrutan Markera indexord kan vara öppen medan du markerar olika ord så när du valt Markera eller Markera alla så klickar du i dokumentet igen, markerar ett annat ord som skall vara med i indexet och klickar på dialogrutan och väljer Markera eller Markera alla om du vill märka upp alla likadana ord samtidigt.
  6. Gör på detta sätt vid alla ord i ditt dokument som skall vara med i ditt index.
    (Det här är den tidskrävande biten.)
  7. Du kan också ställa dig mellan två ord och skriva in ett eget ord vid alternativet Huvudpost så kommer det ordet att finnas i indexet och hänvisa till den sida som du befinner dig på.

Skapa ditt index

  1. När du markerat alla dina indexord så är det dags att skapa själva indexet. Placera markören där du vill ha ditt index (ofta sist i ett dokument) och välj knappen Infoga Index som också finns på fliken Referenser.

    Infoga Index

  2. I dialogrutan som öppnas väljer du utseende på ditt index vid Format anger antal spalter du vill att ditt index skall ha och väljer sedan OK.

    Skapa index

    I denna ruta finns ett val som heter Automarkera. Automarkera används om du skulle ha en lista med alla ord som du vill ha refererade till i ett dokument. Matchar du ett dokument mot en sådan lista via Automarkera så kommer Word själv att sätta indexord vid alla ord i dokumentet som finns i listan.

Uppdatera ett index där indexorden ändrats

Lägger du till indexord i ett senare skede så kan ditt index behöva uppdateras. Detta kan du göra via knappen Uppdatera index som visas på fliken Referenser eller genom att ställa dig i indexet och välja F9.

Trilskande numreringar när du kopierar text

Detta är utmaningen:

Du vill kopiera ett stycke text och placera det precis nedanför en rubrik. När du gör detta så görs texten om till rubrikformat och numreras upp trots att markören är placerad nedanför rubriken i ett normalformaterat område:

Exempel:

När denna text kopieras från sin inringade plats till markörens position (Precis före G:et i Gallerierna).

Kopiering

Så antar den följande utseende:

Inklistring

Detta trots att markören inte står vid rubriken vid inklistringstillfället utan på raden nedanför (i normal text.)

Detta sker endast när det är numrerade rubriker och beror på att Word försöker vara lite intelligent och fortsätta numreringar om man klistrar in text nära numreringar.

Vill du ändra denna inställning så gör du följande:

I Word

  1. Välj Arkiv, Alternativ och Avancerat
  2. Rulla nedåt tills du hittar ett alternativ som heter Använd anpassa urklipp och inklistring och klicka på knappen Inställningar. (Se bild nedan.)

    Alternativ1

  3. I dialogrutan som visas avmarkerar du alternativet Sammanfoga inklistrade listor med omgivande listor.

    Alternativ2

Välj OK och OK för att återgå och nu skall det gå fint att klistra in normaltext under en numrerad rubrik utan att den tar rubrikens utseende.

10 punkter som hjälper dig till framgångsrika presentationer

Jag återkommer till ett av mina favoritämnen. Vad är det som gör en utbildning eller ett seminarium bra? Här kommer 10 punkter som jag själv tycker är viktiga:

1 – Behärska ditt ämne. Framförallt syftet med ditt ämne. Du är den som målar upp visionen och möjligheterna. Dyk inte ner i detaljer innan din grupp förstår vad vitsen är med dem.
2 – Det är inte alltid så att dina deltagare är intresserade av det du kommer att prata om. Din roll är att göra ämnet levande och intressant för de du talar till.
3 – Humor är bra men var försiktig med ironi.
4 – Var realist, berätta sanningar men klaga inte på ditt ämne. Du kan skoja med kärlek eller allvarligt diskutera något som inte fungerar som är viktigt för dem att veta men för mycket klagomål kommer att göra deras upplevelse avsevärt sämre.
5 – Du är ledaren under en utbildning. Du ritar upp riktlinjer, berättar om målet och för er alla framåt. Låt deltagarna luta sig tillbaka och ta del av resan.
6 – Gilla frågor. Hantera frågor med uppskattning. Du behöver dock vara den som med mild men fast hand ber om frågorna senare om du får frågor som avleder själva utbildningen.
7 – Håll tider och respektera deltagarnas egen planering.
8 – Ställ frågor, vänta på svar, svara själv om du inte får svar. Håll igång interaktionen genom att blanda påståenden med frågor.
9 – Bekräfta dig själv. Begär inte bekräftelse av gruppen. Egna osäkerhetsuttalanden som ”Det här kanske inte är så intressant” är rena döden.
10 – Försök att vara ditt mest engagerade jag. Engagerade människor är otroligt mycket mer spännande att se på och håller deltagarna vakna. Bestäm dig för att du skall ha roligt, visa bra saker och ge alla en bra timme/dag och så kör du. Ditt engagemang kommer att smitta av sig.