Skapa ett index med Word

På senare år har fler och fler sätt att söka i dokument dykt upp, t ex den utmärkta sökfunktionen som finns i Navigeringsfönstret som du hittar i fliken Visa.

Skriver du däremot ut ett dokument kan det i större dokument vara på plats med ett sökregister – ett index. Ett index är alltså den lista som brukar finnas i slutet av böcker där du kan slå upp var i dokumentet ett visst ord förekommer.

Har du ett större dokument och vill skapa ett eget index så behöver du först markera alla ord som skall vara med i indexet och ange att dessa är indexord och därefter skapa ditt index. Följ instruktionerna nedan om du vill skapa ett eget index.

Markera indexord

  1. Markera ett ord i ditt dokument som du vill skall vara med i ditt index och välj knappen Markera indexord som finns i fliken Referenser.

    Markera indexord

  2. Nu öppnas dialogrutan Markera indexord och ordet du markerat visas under alternativet Huvudpost. Här kan du korrigera ordet så att det t ex får stor eller liten bokstav först (du kanske vill att alla ord i indexet skall visas med versal först) eller ta bort böjningar. Har du t ex markerat ordet Löneutbetalningar kan du ändra det till Löneutbetalning vid Huvudpost om det är det ordet du vill visa i ditt index.

    Indexord

  3. När ordet ser ut som du vill se det i indexet så kontrollerar du att det står Aktuell sida vid Alternativ för att få sidnummer vid indexorden.
  4. Välj sedan Markera eller Markera alla i dialogrutan. Väljer du Markera alla kommer alla ord som är likadana som de du markerat att få samma indexord kopplat till sig vilket kan vara toppen om du vill referera till alla sidor där ett valt ord står skrivet.

    När du väljer Markera så placeras ett litet fält i dokumentet med ditt indexord och lite annan “kod”. Detta fält består av hakparenteser och texten XE och är dina indexord som visar till vilken sida indexorden skall referera. Dessa syns enbart när du håller på med indexet och döljs om du väljer knappen Visa alla från fliken Start. (Det är det bakvända P:et som visar Enter, mellanslag och tabbar.)

  5. Dialogrutan Markera indexord kan vara öppen medan du markerar olika ord så när du valt Markera eller Markera alla så klickar du i dokumentet igen, markerar ett annat ord som skall vara med i indexet och klickar på dialogrutan och väljer Markera eller Markera alla om du vill märka upp alla likadana ord samtidigt.
  6. Gör på detta sätt vid alla ord i ditt dokument som skall vara med i ditt index.
    (Det här är den tidskrävande biten.)
  7. Du kan också ställa dig mellan två ord och skriva in ett eget ord vid alternativet Huvudpost så kommer det ordet att finnas i indexet och hänvisa till den sida som du befinner dig på.

Skapa ditt index

  1. När du markerat alla dina indexord så är det dags att skapa själva indexet. Placera markören där du vill ha ditt index (ofta sist i ett dokument) och välj knappen Infoga Index som också finns på fliken Referenser.

    Infoga Index

  2. I dialogrutan som öppnas väljer du utseende på ditt index vid Format anger antal spalter du vill att ditt index skall ha och väljer sedan OK.

    Skapa index

    I denna ruta finns ett val som heter Automarkera. Automarkera används om du skulle ha en lista med alla ord som du vill ha refererade till i ett dokument. Matchar du ett dokument mot en sådan lista via Automarkera så kommer Word själv att sätta indexord vid alla ord i dokumentet som finns i listan.

Uppdatera ett index där indexorden ändrats

Lägger du till indexord i ett senare skede så kan ditt index behöva uppdateras. Detta kan du göra via knappen Uppdatera index som visas på fliken Referenser eller genom att ställa dig i indexet och välja F9.

Trilskande numreringar när du kopierar text

Detta är utmaningen:

Du vill kopiera ett stycke text och placera det precis nedanför en rubrik. När du gör detta så görs texten om till rubrikformat och numreras upp trots att markören är placerad nedanför rubriken i ett normalformaterat område:

Exempel:

När denna text kopieras från sin inringade plats till markörens position (Precis före G:et i Gallerierna).

Kopiering

Så antar den följande utseende:

Inklistring

Detta trots att markören inte står vid rubriken vid inklistringstillfället utan på raden nedanför (i normal text.)

Detta sker endast när det är numrerade rubriker och beror på att Word försöker vara lite intelligent och fortsätta numreringar om man klistrar in text nära numreringar.

Vill du ändra denna inställning så gör du följande:

I Word

  1. Välj Arkiv, Alternativ och Avancerat
  2. Rulla nedåt tills du hittar ett alternativ som heter Använd anpassa urklipp och inklistring och klicka på knappen Inställningar. (Se bild nedan.)

    Alternativ1

  3. I dialogrutan som visas avmarkerar du alternativet Sammanfoga inklistrade listor med omgivande listor.

    Alternativ2

Välj OK och OK för att återgå och nu skall det gå fint att klistra in normaltext under en numrerad rubrik utan att den tar rubrikens utseende.

10 punkter som hjälper dig till framgångsrika presentationer

Jag återkommer till ett av mina favoritämnen. Vad är det som gör en utbildning eller ett seminarium bra? Här kommer 10 punkter som jag själv tycker är viktiga:

1 – Behärska ditt ämne. Framförallt syftet med ditt ämne. Du är den som målar upp visionen och möjligheterna. Dyk inte ner i detaljer innan din grupp förstår vad vitsen är med dem.
2 – Det är inte alltid så att dina deltagare är intresserade av det du kommer att prata om. Din roll är att göra ämnet levande och intressant för de du talar till.
3 – Humor är bra men var försiktig med ironi.
4 – Var realist, berätta sanningar men klaga inte på ditt ämne. Du kan skoja med kärlek eller allvarligt diskutera något som inte fungerar som är viktigt för dem att veta men för mycket klagomål kommer att göra deras upplevelse avsevärt sämre.
5 – Du är ledaren under en utbildning. Du ritar upp riktlinjer, berättar om målet och för er alla framåt. Låt deltagarna luta sig tillbaka och ta del av resan.
6 – Gilla frågor. Hantera frågor med uppskattning. Du behöver dock vara den som med mild men fast hand ber om frågorna senare om du får frågor som avleder själva utbildningen.
7 – Håll tider och respektera deltagarnas egen planering.
8 – Ställ frågor, vänta på svar, svara själv om du inte får svar. Håll igång interaktionen genom att blanda påståenden med frågor.
9 – Bekräfta dig själv. Begär inte bekräftelse av gruppen. Egna osäkerhetsuttalanden som “Det här kanske inte är så intressant” är rena döden.
10 – Försök att vara ditt mest engagerade jag. Engagerade människor är otroligt mycket mer spännande att se på och håller deltagarna vakna. Bestäm dig för att du skall ha roligt, visa bra saker och ge alla en bra timme/dag och så kör du. Ditt engagemang kommer att smitta av sig.

Bakåt eller framåt i Internet Explorer – lite lättare

Nej, sluta inte läsa nu. Jo kanske om du mest är i Chrome men använder du IE så kanske du inte har provat att backa med ALT+Vänsterpil. Det är superanvändbart. Du kan gå framåt eller bakåt mellan sidor med Alt+Vänsterpil eller Högerpil (jo vi såg den komma inte sant.)

Min nästa favorit vad gäller IE är att du kan hålla ner musknappen på bakåtpilen några sekunder längre än vanligt (eller högerklicka) om du vill ta flera steg samtidigt i backandet. Speciellt bra när sidor fastnar och inte reagerar på back utan bara laddas om.

 

Använder du andra fonter än Times och Arial och vill använda Office 365?

Som de flesta av oss vet (och som jag diskuterat tidigare i den här bloggen) så är fonter (eller teckensnitt) något som ibland blir en utmaning i Office. Nu när fler och fler skall jobba mobilt och kanske komma åt dokument via webbversioner av Office så blir detta något ännu viktigare att tänka på.

Har du en klassisk installation dvs installerat Officepaket med Office 2013/ProPlus och Windows 7 eller Windows 8 så finns dryga 270 fonter att tillgå när du använder Word, Excel eller PowerPoint etc. Varje gång du använder ett teckensnitt (t ex Arial) så sätts en liten pekare i dokumentet och indikerar för ditt operativsystem (t ex Windows) vilken font som skall visas upp vid din markering. I de allra flesta dokument så är inte fonterna inbäddade i dokumentet utan dokumentet innehåller egentligen instruktioner till datorn om vilka fonter som skall visas. Huruvida detta fungerar eller inte avgörs av om din dator har dessa fonter installerade, i så fall lyder den snällt och dokumentet ser ut som författaren har tänkt, annars visar datorn upp en annan font istället. Du kan inte själv påverka vilken detta skall bli utan det blir en spännande överraskning för alla som skall läsa dokumentet.

När nu världen blir mer och mer molnorienterad så uppstår nya utmaningar. Många företag idag planerar att låta vissa användargrupper nöja sig med Office Online (formerly known as webapparna) och alla ingående applikationer, Word Online, Excel Online och PowerPoint Online etc. körs via ett webbfönster. Då kommer vi till problemet.

Dessa program ligger inte i din dator och använder därmed inte din fontuppsättning. Istället får du den fontuppsättning som finns på den server som tillhandahåller Word Online eller Excel Online etc. Det gör att dokument som ser finfina ut för de användare som har Office ser lite mindre finfina ut för de användare som öppnar dokumentet i webbläsaren.

Det kanske skulle vara acceptabelt för en del men i redigeringsläge så visas inte heller dokumentets huvud och fot (dvs loggor syns inte) och webbläsarna har inte heller stöd för avstånd före och efter så många dokument kommer när de arbetas med att hoppa, ändra avstånd, byta font etc. När användarna av dessa sparar och tittar på dem i visningsläge igen så ser de ut som det är tänkt men som ansvarig för dokumenthantering och grafiska profiler etc på företag som överväger Office 365 så kan det här vara värt att lägga lite krut på.

Tittar vi på hur många fonter som finns att välja på i lite olika versioner av Office så ser det ut så här i skrivande stund:

Word ProPlus eller 2013 med Windows 8
277 st

Word Online på PC
66

Word Online på MAC
45

Excel Online på PC
42

Excel Online på MAC
43

Outlook Online på PC
39

Vilka fonter som är med i vilken applikation varierar också så vill man använda en font som ser rätt ut oavsett om den öppnas i en PC, via Office Online etc så drillas de här fonterna ner till en avsevärt mindre grupp – nämligen följande:

Arial
Cambria
Candara
Comic Sans MS
Consolas
Constantia
Corbel
Courier New
Georgia
Tahoma
Times New Roman

Vill du att dina användare till stor del skall arbeta med Onlineversionerna av Office så kan det alltså vara en god ide att skala ner de fonter som används till vardags till någon av de som används ovan. Vi har också på senare tid skapat mallar och dokument som är “webbsäkra” dvs som inte ändrar sig lika mycket när de används i Office Online så dokument som används av vissa grupper kanske skall innehålla mindre effekterinställningar som t ex avstånd då de helt enkelt inte syns i redigeringsläget i webbapparna.

Office Online är dock en produkt som utvecklas och troligtvis lär dessa saker flyta lite framöver och skillnaderna möjligen minska men funderar du eller din organisation på att minska antalet installerade Officepaket så tänk på att detta kommer att ge en del effekter vid dokumenthanteringen.