Har du behov av att skapa egna kortkommandon i Excel för Mac?

Jobbar du ofta i Excel har du säkert önskat att just det där kommandot borde ju ha ett kortkommando. Äntligen kan vi skapa egna kortkommandon i Excel för Mac!

Man har kunnat göra det ganska länge med hjälp macOS men nu kan man, från och med version 16.22, göra egna kortkommandon direkt i Excel.

För mig är behovet stort, jag älskar att använda kortkommandon, men Microsoft följer inte alltid Apples (eller till och med sina egna) regler. Alla kortkommandon som man hittar i Windowsversion finns inte alltid i Macversionen. En del kortkommandon är inte ”översatta” korrekt till Macstandard eller svenska.
Eller så är man inte nöjd med ett inbyggt kortkommando.

Så här gör du

I Excel för Mac välj Verktyg i den klassiska menyraden, välj sedan Anpassa tangentbord.

Learningpoint om kortkommandon Mac

  1. Bläddra bland kategorierna som är ordnade efter menyflikarna
  2. Leta rätt på kommandot
  3. Tryck kortkommandot
  4. Klicka på Lägg till
  5. Avsluta med OK

Designa dina Pivottabeller precis som du vill

Jobbar du med Pivottabeller i Excel har du säkert stött på problemet att man inte kan göra speciellt mycket med layouten som man får. Visst, du kan flytta runt rader och kolumner samt lägga på olika tabellformat.

Pivottabeller Excel

Men om du vill göra något relativt enkelt som att infoga en rad i Pivottabellen så går inte det. Eller om du vill ha en del av datan på ett annat ställe och fortfarande ha koppling till underlaget så att siffrorna uppdateras när underlaget förändras.

Man kan lösa detta med funktionen =HÄMTAPIVOTDATA (eng. =GETPIVOTDATA). Den är enkel att använda, du skriver ett likhetstecken i den cell du vill hämta datan till och sedan klickar i Pivottabellen på det du vill hämta.

Men vill man infoga en rad eller kolumn i tabellen så måste man först återskapa hela Pivottabellen med hjälp av =HÄMTAPIVOTDATA, vilket blir omständligt och tar tid.

Kubfunktion

Istället kan man använda Excels kubfunktioner. Det finns flera funktioner för att arbeta med kuber – men här kommer vi bara att använda två stycken för att kunna jobba friare med layout och design av vår tabell och samtidigt behålla kopplingen till underlaget så att uppdatering fungerar.

Kubfunktion Excel
Kubfunktioner i Excel

Vi kommer här bara använda två funktioner, KUBMEDLEM och KUBVÄRDE. Det allra enklaste sättet att använda kubfunktioner att konvertera en Pivottabell till formler. För detta finns det ett inbyggt verktyg.

När Pivottabellen är aktiverad så hittar man på menyfliken, Analysera knappen OLAP-verktyg och Konvertera till formler.

Konvertera till formler

Du måste ha lagt till data i datamodellen när du skapade Pivottabellen annars är inte Konvertera till formler tillgängligt. Man kan tyvärr inte lägga till i Datamodellen i efterhand det måste göras när man skapar Pivottabellen.

Skapa Pivottabell Excel
Lägg till dessa data i datamodell finns från Excel 2013

Om Pivottabellen är baserad på externa data, en databas, så kan man konvertera till formler utan lägga till i datamodellen.

När man konverterar till formler så skapas kubformler för all data i Pivottabellen. En del rubriker är statiska och omvandlas inte till formler. Formatering i tabellen tas bort.

Pivottabell ExcelPivottabell

Kubformler Excel
Kubformler och lite enkel formatering

Vill ha man ha lite mer kontroll över designen och layout samtidigt som man behåller kopplingen till underlaget för att uppdateringar skall fungera så är Konvertera till formler vägen att gå.

Sidhuvud i Excel

Det är inte alltid glasklart hur man arbetar med sidhuvud/fot i Excel. Det finns tre sätt att se vad som finns i sidhuvudet/foten. Och en fallgrop.

I videon nedan går jag igenom snabbt de olika sätten att arbeta med sidhuvudet/foten i Excel.

Tillgänglighetsanpassa dokument

Krav för Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ

Under 2018 införs nya lagar som skall öka den digitala tillgängligheten för alla användare, enligt EU-direktiv (2016/2102). Det innebär bland annat att webbsidor och material som ligger på sidan måste vara tillgänglighetsanpassade. Det gäller alltså även dokument och ifyllbara PDFer. Kravet gäller för ”Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ” (PTS). Vissa av dessa krav har till viss del funnits tidigare. 2015 utökades diskrimineringslagen så att den även innefattar diskrimineringsformen ”bristande tillgänglighet”. Att tillgänglighetsanpassade dokument är viktigt att tänka på för alla. Detta skall också säkerställas redan i offentliga upphandlingar och regleras i lagen om offentlig upphandling, så tillgänglighet är något vi måste tänka på när vi skapar dokument och blanketter.

Vad är då tillgänglighetsanpassning när vi pratar om dokument?

I detta ingår att man använder sig av grafiska regler för att underlätta för färgblinda, till exempel att man inte gör för små marginaler eftersom långa rader är mer svårlästa och att anpassa textinnehåll så det blir mer lättläst. För oss som arbetar med mallar innebär det till stor del att se till att ett dokument är lätt att förstå även när du får det uppläst av ett talsyntesprogram.

Det är viktigt att mallarna är byggda rätt från början då det underlättar tillgänglighetsarbetet i senare skede. Det har skett en stor utveckling och möjligheterna skiljer sig åt för olika Officeversioner. Om man ska skapa en PDF av sitt Word-dokument behöver man ofta göra anpassningar i PDFen. När det gäller PDF-formulär behöver man göra ytterligare ett antal arbetsmoment för att blanketten skall fungera bra även om du får den uppläst för dig.

Du kommer långt genom att tänka på följande när du arbetar med dina dokument:

Word

  • Lägg till alternativtexter till objekt som bilder och videoklipp så att bilden får en förklaring och ett sammanhang även för den som inte kan se den.
  • Använd formatmallar med rätt dispositionsnivå, det gör att en rubrik 1 läses upp som en rubrik 1.
  • Lägg innehållet i en logisk ordning. Bilden skall läsas i samband med det stycke som handlar om bilden. Det är extra noga om du använder flytande objekt.
  • Använd tabeller sparsamt, behöver du använda tabeller ska du bygga dem logiskt med satta rubrikrader, inte sammanfoga celler och inte använda tomma celler. Regeln är att man har samma antal kolumner genomgående i hela tabellen. Ange funktionen upprepa rubrikrad för att få rubrikraden uppläst som rubrikrad.
  • Om viktig information finns i sidhuvud eller sidfot i dina mallar bör du se till att det finns ett enkelt sätt att lägga den informationen på en separat sida då uppläsningsprogrammen inte brukar läsa sidhuvud och sidfot. Just denna punkt är lite svår eftersom vi gärna vill ha saker i sidhuvud och sidfot då dokumenten blir lättare att jobba med. Man kan lösa det genom att till exempel ha en knapp som kan skapa ett försättsblad med viktig information när man behöver göra dokument med tillgänglighetskrav.
  • Använd innehållsförteckning om dokumentet är långt.
  • Undvik blanka rader, det är bättre att använda en sidbrytning än att göra radbrytningar ner till ny sida.
  • Länkar skall ha en beskrivning.
  • Använd funktionen för att kontrollera tillgänglighet som finns inbyggd i Word .

PDFdokument och ifyllbara PDFer

  • Om PDFen skapas från ett Word-dokument som uppfyller ovanstående krav får du mycket gratis, till exempel taggar för rubriker samt att alternativtexter följer med.
  • Kontrollera tagg-ordningen i PDFen och ändra den om det behövs.
  • Använd funktionen tillgänglighet, där du kan kontrollera ditt dokument enkelt.
  • Lägg till beskrivande texter till alla formulärfält som exempel ”Skriv personnummer med 12 siffror”.
  • Sätt tabb-ordningen.

Dessa regler gäller även för PowerPoint och Excel.

Vi hjälper gärna till om din verksamhet behöver hjälp att anpassa mallar för tillgänglighet i Office.
Här hittar du Learningpoints kontaktuppgifter.

Länkar

 

 

Jämför arbetsböcker på ett enkelt sätt!

I Word finns, som du kanske vet en funktion som jämför dokument med varandra och visar skillnader mellan dem. En motsvarande funktion har inte funnits i Excel men dök upp som ett dolt tillägg (Inquire) i Excel 2013.

I Excel 2016 så blir denna funktion utlyft och finns som en egen applikation som du hittar där Officeprogrammen installeras. Den heter Spreadsheet Compare och är på engelska men är jätteanvändbar när du vill se skillnaden mellan två Excelfiler.

Leta upp programmet Spreadsheet Compare 2016 och klicka på Compare Files, välj två filer att jämföra och sedan är programmet i princip självinstruerande.

Leta upp det här programmet bland dina Officeapplikationer:Spreadsheet compare 1

Så här kan en jämförelse se ut:spreadsheet compare

Göra vattenfallsdiagram med Office/Excel 2016

En av de diagramtyper som efterfrågats många gånger men inte funnits i Excel är vattenfallsdiagram. Det har funnits lite olika sätt att skapa dessa genom att “fuska” men från och med nu blir processen enklare då vattenfallsdiagram blir en del av standardsortimentet.

Ett vattenfallsdiagram visar en löpande summa med värden som läggs till eller dras av. Diagrammet kan användas för att förstå hur ett ursprungligt värde (till exempel nettoinkomst) påverkas av positiva och negativa värden.

Staplarna färgkodas så att du enkelt kan skilja positiva siffror från negativa. Kolumnerna för det ursprungliga och det slutliga värdet börjar ofta på den vågräta axeln medan de mellanliggande värdena är flytande kolumner.

Så här gör du enkelt ett vattenfalldiagram i Excel

Ange siffror som skall visas i diagrammet enligt tabellen nedan. Siffror som skall göra att diagrammet minskar (som ett vattenfall) skall anges som ett negativt värde:

Underlag vattenfall

Underlag vattenfall

(Ha lite överseende med mina rubriker om du är ekonom, det viktiga i tabellen är att de positiva värdena kommer att vara staplar som höjs upp och de negativa är staplar som sänks nedåt.)

Markera sedan dina värden och välj Vattenfall, eller börskursdiagram från fliken Infoga:

vattenfall

Nu skapas ett diagram baserat på din markering:

vattenfall1

(Jag har flyttat förklaringsrutan och tagit bort rubriken i bilden ovan – dessa visas normalt sett överst.)

Som du ser visas dina värden med olika färger och illustrerar hur stor återstående stapel du har efter avdrag och tillägg.

Vill du koppla vissa staplar mot den x-axeln för att illustrera nästa “summa” så gör du så här:

Markera en stapel så att enbart den är markerad. Högerklicka på den och välj Ange som summa:

vattenfall ange som summa

Detta gör att stapeln kopplas mot x-axeln och därmed kan jämföras med övriga summor (första stapeln ovan).

Om du gör detta med dina totalvärden så kan resultatet t ex bli så här:

vattenfall - summor

Sådärja, ett vattenfalldiagram på mycket kort tid! Lycka till!

Nyheter i Power BI Desktop

Microsoft satsar på Power BI. I samband med att vi får tillgång till mer och mer data och har behov av att fatta snabbare och snabbare beslut så är BI konceptet mer aktuellt än någonsin. Skrivbordsversionen av Power BI blir nu ännu bättre och får hela 44 nya funktioner i den nya releasen:

http://blogs.msdn.com/b/powerbi/archive/2015/09/23/44-new-features-in-the-power-bi-desktop-september-update.aspx

Februariuppdatering av Office 365 ProPlus

i decemberuppdateringen av Office 365 ProPlus så släpptes en del nyheter men några saker inträffade också. T ex att PowerView slutade fungera till 100% om man hade datorn satt på Sverige i nationella inställningar. (Eller använde komma som decimalavgränsare.)

Denna situation är fixad i februariuppdateringen och kan laddas ner nu. En del nyheter dyker också upp som förbättringar i PowerMap.

Läs mer här: http://blogs.office.com/2015/02/10/power-map-excel-february-update-office-365-2/