Uppdatering kan ge fel i Excel 2013 om filen innehåller ActiveX kontroller

Igår slutade ett av våra interna stöddokument att fungera och efter en del forskning gjord av min kollega Andreas Wennborg så hittade han en lösning på problemet.

Microsoft gjorde en smärre uppdatering av Office nyligen och den orsakar felmeddelanden i Excel 2013 med filer som innehåller ActiveX-kontroller, t.ex. listrutor (dropdown).

Det finns flera varianter av felet, allt från att filen inte går att öppna, att det inte går att klicka på listrutan (eller annan typ av kontroll) för att välja något eller att VBA-kod (makron) blir grinig och inte vill köras.

Det finns flera sätt att skapa listrutor (och liknande), problemet gäller dom som är av typen ActiveX. Och Excel 2013 – 2010 påverkas inte. Här nedan kommer Andreas lösning:

Lösningen sker i två steg

  1.  Uppdatera Office 2013 och Windows
  2. Ta bort temporära filer

Uppdatera Office och Windows

  1. Gå till Kontrollpanelen
  2. Välj Windows Update
  3. Om det behövs Sök efter uppdateringar
  4. Installera alla viktiga uppdatering – detta kan ta en stund.
  5. När uppdateringarna är installerade (de kräver säkert en omstart av datorn) så  kontrollera om det finns nya uppdateringar. Ganska ofta kräver en uppdatering att en tidigare uppdatering är på plats.
  6. Kontrollera versionen av Excel
    Arkiv – Konto – Om Excel
    Excel skall vara minst: 15.0.4675.1000
    Office versionen skall minst vara 15.0.4667.1002

Ta bort temporära filer

  1. Avsluta alla program, speciellt Excel. Stäng även Outlook.
  2. Starta Utforskaren (Win+E)
    Visa dolda filer
    Windows 8: Menyfliken Visa, gruppen Visa/Dölj, välj Dolda objekt
    Windows 7: Knappen Ordna, Mapp och Sökalternativ, fliken Visning, väljVisa dolda filer, mappar och enheter
  3. I Adressfältet skriv: %localappdata%/temp avsluta med Enter
  4. Markera alla filer och mappar (CTRL+A)
  5. Tryck Skift+Delete för att slänga allt utan att det landar i Papperskorgen
  6. En del filer kommer inte att gå att slänga – välj Hoppa över

När detta är klart, så skall problemet i Excel vara borta.

Excel – räkna ihop de x största talen i ett område

Fick en fråga idag om hur man kunde räkna ihop de tre (eller fyra) största talen i ett område utan att själv leta upp dem och räkna ihop dem.

Detta kan du lösa med formeln =STÖRSTA()/ =LARGEST() i Excel. Formeln har följande syntax

=STÖRSTA(OMRÅDE; NR)

Vill du att STÖRSTA skall visa det allra största talet så anger du 1 vid positionen för NR i formeln ovan, vill du ha det näst största talet så anger du 2 etc.

I det här fallet kunde vi alltså skriva en formel som såg ut så här:

=STÖRSTA(OMRÅDE;1)+STÖRSTA(OMRÅDE;2)+STÖRSTA(OMRÅDE;3)

Detta tar ut de tre största talen och räknar ihop dem.

Du kan också lösa detta med en matrisformel som ser ut så här:

=SUMMA(STÖRSTA(OMRÅDE;{1;2;3}))

Formeln passerar en matris med tre världen till Störstafunktionen och använder sedan SUMMA för att lägga ihop de värden den har fått tillbaka av STÖRSTA. Notera att de värden som anger vilka tal som skall returneras använder hakparenteser. Eftersom detta är en matrisformel så avslutar du den med CTRL+SHIFT+Enter istället för bara Enter.

Använda “Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Få hjälp med rangordning i Excel

Ett av de områden som Excel används mest till är att hålla ordning på olika former av statistik. I ett upphandlingsförfarande så kanske priser utvärderas mot varandra och här vill man välja ut ett val som t ex är billigast eller dyrast. Har du en tabell som t ex ser ut som nedan så kanske du vill veta i vilken ordning dessa förhåller sig till varandra:

Rang - behov

Istället för att själv sitta och titta vilken som är lägst eller högst så kan du använda dig av några funktioner i Excel som heter Rang. Vi tittar här närmare på en som heter =RANG.EKV

Till att börja med behöver du lite värden så i listan ovan så vill jag jämföra talen som finns i den gröna raden (Resultat) och se vilken plats de har i förhållande till varandra.

Gör sedan följande:

  1. Ställ markören där du vill ha din rangordning (i mitt fal precis under resultatet i kolumn Klicka på fx knappen på statusfältet för att hitta funktionsguiden och skriv in RANG där det står Sök efter funktion. Klicka på Sök.
    Nu visas kanske RANG, RANG.EKV och RANG.MED. Den första är bakåtkompatibel och kan användas av Excel 2007 och tidigare versioner. De andra två skiljer sig åt när det gäller hur två likadana tal värdesätts.  RANG.EKV ger samma värde till två lika (det lägre av dessas gemensamma plats) medan RANG.MED ger medeltalet av de två värdena som eventuellt är lika.
  2. Vi skall nu prova RANG.EKV. Välj denna funktion och välj OK.
  3. I dialogrutan som visas anger du följande:
    Vid tal – Ange namnet på cellen som innehåller talet som skall rangordnas.
    Vid ref – Ange hela området med samtliga celler som skall rangordnas och tryck F4 efter så att du kan kopiera formeln (om den är uppställd som min i alla fall).
    Vid ordning – Anger du inget så kommer det högsta värdet att få rangordning 1 och det lägsta 10, anger du ett tal här; t ex 1 så vänder rangordningen och det lägsta värdet blir 1 och det högsta 10.

    Rang funktionsguide

  4. Välj OK när du är klar.
  5. Dra formeln via med autofyllpricken för att få rangordningen angiven under samtliga värden.
  6. Klart

Rang - färdig

Skapa KPI:er den enkla vägen…

Det är inne med dashboards just nu. Vill du också skapa snygga överblickbara rapporter så kanske du har noterat att det dykt upp en väldig massa funktionalitet för detta i Excel på senare tid. En av funktionerna som gjordes avsevärt mer bekväm i 2007 är Villkorsstyrd formatering som du kan använda till mycket.

I detta exempel visar jag hur du kan göra KPI symboler med hjälp av Villkorsstyrd formatering. Själva övningen går egentligen ut på att du skall kunna dölja bakomliggande formler och värden för att göra den visuella bilden enklare och snyggare.

Vi skall alltså åstadkomma följande utseende:

Snygga stoppljus

Iden är så här: Vi har en kolumn som visar försäljning och en annan som visar månadens mål. För att enklare se om vi ligger i nivå med målen så vill vi skapa de små cirklarna till höger om kolumnen mål som visar status.

Gäsp, tänker du. Det där var väl enklast i stan. (Det är det också men när vi är klara kommer du att ha snygga interaktiva kalkyler som andra avundas dig.)

För att räkna ut ett gränsvärde så har jag delat försäljningen med målet. Det ger mig 1 om dom överensstämmer eller tal under 1 om jag inte ligger i fas.

Detta är uträknat i kolumnen som heter status och ser ut så här (och har procentformaterat värdena):

Snygga stoppljus

Inte riktigt lika kul som den första bilden. Därmed lägger vi på Villkorsstyrd formatering:

  1. Markera alla värden i kolumnen status
  2. Välj Start, Villkorsstyrd formatering
  3. Klicka på Ny regel och välj Ikonuppsättning vid Ikonformat.
    villkorsstyrd 2
  4. Ange dina intervall vid Värde och se till att prickarna är i rätt ordning (det finns en knapp för omvänd ordning).
  5. Väljer du OK nu så visas dina ikoner men även talen:
    KPI2
  6. Vill du ha lite mindre siffror på bladet och låta stoppljusen tala sitt eget språk så väljer du nu knappen Villkorsstyrd formatering igen. Väljer Hantera regler och klickar på den regel du har skapat. Välj Redigera och sätt en bock i alternativet Visa endast ikon. Välj därefter OK.
    Villkorsstyrd

När du är tillbaka i dokumentet visas nu endast dina ikoner och ger en klar bild över nuläget!

Excel 2013 videoutbildning via Office Store

Nu finns ett antal gratis videoklipp för hur du kommer igång med Excel 2013 tillgängliga från Microsoft:
http://office.microsoft.com/en-us/store/excel-video-tutorials-WA104114678.aspx

sortera

Du kan använda dessa om du har Office 2013 (eller Office 365 ProPlus) och de ger tillgång till filmer direkt via knappen Program för Office i Excel.

video tutorials

Samtliga filmer är på engelska och gratis men skulle du vilja utveckla något liknande på svenska i din organisation så hjälper vi på Learningpoint gärna till.

Dolda men användbara funktioner i Excel 2013 – Inquire

Excel 2013 kommer med rejäla och otroligt snygga uppdateringar. En av dessa är tillägget Inquire som adderar en hel del efterfrågad funktionalitet.

Tillägget Inquire

Tillägget Inquire

Jag kommer att lägga upp ett litet clip om Inquire men i stora drag vad du hittar på detta är:

Workbook Analysis – denna funktion går igenom din arbetsbok och visar statistik. Du kan se om du har dolda flikar, trasiga formler, cirkelreferenser och annat. Helt enkelt en hälsocheck på din Excelfil.

Hela området Diagram (eller Workbook, Worksheet och Cell Relationships) skapar kartor över hur länkar i cellerna är kopplade till andra platser. Väljer du Workbook relationship så skapas en karta över alla filer som länkas ihop från den filen du befinner dig i. Det är otroligt praktiskt om du vill hitta beroende filer som använder information i den fil du befinner dig.

Compare files är en liknande funktion som Jämför Dokument i Word. Denna låter dig jämföra två liknande filer med varandra och ger dig en lista över all platser där innehållet skiljer sig åt mfellan filerna.

Har du tillgång till Excel 2013 så missa inte Inquire. Du får fram tillägget enligt följande:

  1. Välj Arkiv, Alternativ och Tillägg
  2. Välj Com TIllägg vid hantera och tryck Kör
  3. Markera Inquire i listan (jag har några ytterligare som kanske inte finns i din Excelversion här men Inquire skall finnas med i denna lista).
  4. Välj OK. Nu skall Inquire finnas med bland dina flikar.

Lägga till Inquire

 

Skapa en projektplan/kalender i Excel

Egentligen så är ju både Project, Visio och SharePoint bättre på att skapa aktiviteter och Ganttscheman men det vi skall titta på nu är en av de vanligaste önskemålen jag får oavsett om jag håller kurs i Excel, Word eller PowerPoint.

Med nedanstående steg skall vi skapa en Excelbaserad kalender. Iden är att få fram ett
schema så snabbt och enkelt som möjligt om de vanliga Officeprogrammen är de du har att tillgå. När vi är klara skall vi ha skapat det som bilden visar och helst bara på ett par minuter:

Det här är vad vi behöver göra:

  1. Skapa datumområdet med veckonummer, rätt formaterade datum och borttagna lördagar och söndagar.
  2. Ange lite aktiviteter
  3. Låsa rubrikerna så att det går att bläddra åt alla håll
  4. Ställa in utskriften så att kalendern kan skrivas ut om så önskas

Skapa datum som ser ut som du vill ha dem

  1. För att åstadkomma exemplet ovan så ställer du dig i B2 och skriver in ett datum som är måndagen i den veckan som din kalender skall börja med. Det är viktigt att det är just en måndag så kolla i kalendern och skriv t ex in 3 jun och tryck Enter.
  2. Nu omvandlar Excel detta till 03-jun vilket visar att Excel förstår att det är ett datum du håller på med.
  3. Markera cellen med datumet och tryck CTRL+1 för att komma till Formatera Celler. Här visas ditt datum vid alternativet Exempel och en kod som visar hur Excel skriver detta datum. Det är just denna kod som vi skall fixa till så att den gör som vi vill. Istället för DD-MMM so står i rutan nu så tar du bort bindestrecket och skriver DD MMM och väljer OK. Nu visas istället 03 jun. På raden nedanför skall vi visa samma datum men som en dag istället = måndag.
Datum i Excel formateras med kod enligt följande:
D = 3
DD = 03
DDD = mån
DDDD = måndag 

M = 6
MM = 06
MMM = jun
MMMM = juni

Å = 13
ÅÅ = 13
ÅÅÅ = 2013

Detta innebär att om du vill visa:
3 jun så skriver du D MMM
130603 så skriver du ÅÅMMDD
måndag den 03 juni så skriver du DDDD "den" DD MMMM

Visa veckodagen i B3

  1. För att spara plats så lägger vi måndagen under datumet så att den som fyller i kalendern skall ha en bekväm och stilig kalender att fylla i. För att få rätt dag här så ställer du dig nu i B3 och skriver ett likhetstecken. Klicka sedan på B2 och välj Enter så gör vi en länk till detta innehåll. Nu har du troligtvis samma datum i båda rutorna.
  2. Markera B3 och välj CTRL-1 ytterligare en gång och ange DDD för att visa mån istället i denna ruta. Välj OK.

Skapa fler datum

  1. För att skapa fler datum så markerar du nu B2 och B3 och pekar sedan på den lilla svarta fyrkanten i markeringens nedre högra hörn. Dra med en jämn och bestämd rörelse åt höger för att fylla ut datum så långt bort du önskar. Det är viktigt att du inte släpper upp och sedan drar vidare. Tappar du markören så börja om och dra om alla datumen en gång till. 
  2. När du tror att du dragit ut lite mer än vad du behöver så släpper du upp musknappen och nu har du skapat en kalender.

Ta bort lördagar och söndagar ur din datumserie

  1. För att inte se lördagar och söndagar i din datumserie så pekar du på den lilla smarta etikett som en kort stund visas till höger om det sista datumet. Öppna denna knapp och välj Fyll veckodagar. Nu tas lördagar och söndagar bort i datumserien.
  2. Radera överflödiga datum och sluta med en fredag.

Skapa veckor

  1. För att skapa veckorna så skall vi också använda autofyll och det här är egentligen lite fusk men fungerar finfint förutom när året är slut då man kan behöva göra följande en extra gång.
  2. Markera nu B1 till F1 vilket borde vara rutorna ovanför den första förekomsten av en måndag till fredag. Oftast är det alltså 5 eller 7 rutor som skall markeras beroende på om du har med lördagar och söndagar eller inte.
  3. Sammanfoga dessa celler till en genom att trycka på knappen Centrera över kolumner i fliken Start. Skriv in Vecka 23 (eller det nummer som är lämpligt i din kalender) och tryck på Enter. Hoppa tillbaka till denna cell och dra nu i autofyllpricken (längst ner till höger i cellen) åt höger för att skapa fler veckor. Dra längs med hela din kalender och nu skapas Vecka 24, 25, 26 o s v.

Minska ner kolumnbredden för att få överblick

  1. Markera nu rad 2 och/eller 3 och dra ner teckenstorleken så mycket som du tycker är läsbart men ändå litet.
  2. Tryck CTRL-A en eller två gånger för att markera hela bladet.
  3. Peka på ett av strecken där du ändrar kolumnbredd (mellan A och B t ex) och dubbelklicka. Nu väljer du bästa val varpå kolumnerna minskas till minsta bredd med synligt innehåll.
  4. Bredda nu kolumn A och ange några aktiviteter eller skriv in Aktivitet 1 i A2 och använd autofyll för att få Aktivitet 1, 2, 3 o s v.

Lås rubrikerna på skärmen så att du kan bläddra obehindrat nedåt och åt höger

  1. Ställ markören i den första cellen som inte är en rubrik – i vårt exempel så är det B4.
  2. Gå till fliken Visa och välj knappen Lås fönsterrutor och därefter alternativet Lås fönsterrutor.
  3. Nu låser du rad 1,2,3 och kolumn A så att dessa ligger still när du bläddrar.

För att få med rubrikerna på alla sidor om du vill göra en utskriftsvänlig version så behöver du också göra s k utskriftsrubriker. Detta gör du på följande sätt:

  1. Klicka på fliken Sidlayout och knappen Utskriftsrubriker
  2. Placera markören vid Rader överst och dra därefter utanför dialogrutan direkt på det bakomliggande Excelbladet över de rader som är rubrikrader. Nu visas en myrgång över dessa och området skrivs in i rutan vid Rader Överst. I vårt exempel borde det stå $1:$3. Klicka sedan vid Kolumner till vänster och markera de kolumner som är rubriker. I vårt fall visas $A:$A för att indikera att kolumn A skall repeteras på varje sia.
  3. Kanske vill du också passa på och klicka på knappen Orientering för att välja liggande utskrift.

Det var det. Lycka till

Spela in eller skapa makron i Excel (eller Word)

Om du ofta utför en åtgärd så kan du automatisera den (eller de) genom att skapa makron. Ett makro är en sparad serie kommandon och/eller instruktioner som du kan aktivera genom t ex en knapptryckning eller ett kortkommando.

Makron är användbara t ex när du vill:

  • Jobba snabbare med rutinmässiga saker som formatering
  • Kombinera flera åtgärder i ett “klick”
  • Välja ett val i en dialogruta lite snabbare än att leta upp den och välja ett kommando.

För att skapa ett makro så kan du starta makroinspelaren i Office och spela in det du gör och sedan återaktivera det du spelade in när du behöver det.

Det som spelas in när du använder makroinspelaren visas upp som en programkod i Excels VBA fönster och där kan det redigeras om du tar några steg till och lär dig programmera i Visual Basic for Applications.

Hitta funktionerna för makron genom att aktivera fliken Utvecklare

  1. Högerklicka på någon av knapparna i menyfliksområdet
  2. Välj Anpassa Menyfliken
  3. Bocka för Utvecklare till höger vid Primära flikar

Spela in ett makro

  1. Klicka på fliken Utvecklare
  2. Välj Spela in makro
  3. Ange ett namn för makrot och en bokstav eller siffra vid kortkommando om du vill kunna återanvända makrot med ett kortkommando.
  4. Välj var makrot skall sparas.
    Väljer du Arbetsboken Egna Makron så skapas en dold Excelfil som öppnas varje gång du öppnar Excel vilken innehåller alla dina makron. Genom att välja detta val så har du tillgång till det du vill att makrot skall göra i alla arbetsböcker. Väljer du den öppna arbetsboken så fungerar makrot enbart när du använder just detta dokument.
  5. Utför det som du vill att makrot skall göra (tänk på att makrot även lagrar förflyttning och markering så vill du kunna använda ditt makro till olika områden så markerar du innan du startar inspelaren).
  6. Välj Stoppa inspelning.

Använda ett färdigt makro

Har du sparat ditt makro så kan du se det (och övriga sparade) om du väljer knappen Makron i fliken Utvecklare. Här visas dina makron och här kan du även peka på ett makro och välja Kör för att använda det färdiga makrot.

Du kan också prova att använda det kortkommando du eventuellt lagrat.

Koppla ett makro till en knapp

Om du vill ha en knapp att trycka på för att använda ditt makro så kan du enkelt lösa detta genom att skapa en anpassad knapp i snabbåtkomstfältet.

  1. Högerklicka på snabbåtkomstfältet (den lilla verktygsrad som brukar innehålla spara och ångra och ligger över (eller precis under) menyfliksområdet i Office.
  2. Välj Anpassa Verktygsfältet Snabbåtkomst.
  3. Vid Välj kommandon från öppnar du listan och väljer Makron.
  4. Nu visas de makron som är lagrade.
  5. Klicka på det makro som skall kopplas till en knapp och välj Lägg till.
  6. Klicka på Ändra för att skapa en anpassad ikon till knappen och ändra eventuellt namnet så att visningstexten när du pekar på knappen visas snyggare.
  7.  Välj OK när du är klar.

Nu visas en knapp i snabbåtkomstfältet via vilken du kan använda ditt makro.

Använda färdig makrokod

Om du hittar ett makro du vill prova (t ex här nedan) så kan du kopiera och klistra in makron till VBA editorn (programfönstret för Visual Basic).

Detta gör du genom att välja knappen Makro på fliken Utvecklare, ange ett namn och en plats för makrot enligt ovan men sedan trycka på Skapa. Då flyttas du direkt in i VBA Editorn. I det högra fönstret kan du klistra in ditt makro för att skapa ett makro. Ett makro kännetecknas av att det börjar med texten Sub och slutar med End Sub. Mellan dessa rader står själva instruktionen som makrot utför. Det som står överst intill Sub blir också det namn som makrot kopplas till så namnet du skrev först bör överensstämma med detta.

Sub Makronamn() 
XXX
XXX
XXX
End Sub

Stäng Visual Basic Editorn med krysset när du är klar. Dina makron hanteras nu enligt ovan och du får frågan om du vill spara ändringarna som vanligt när du stänger Excel. Har du lagrat till Personliga makron så får du frågan efter att du sparat samtliga öppna arbetsböcker.

Nästa steg vad gäller makron är VBA programmering. Mer om detta hittar du hos min kollega som skriver något om detta på Officedev.se.

Lycka till.