Hoppande Excelkommentarer

Har fått en fråga kring varför Excelkommentarer ibland flyttar sig “magiskt” och att de ibland ändrar storlek och inte alltid visar hela kommentarens innehåll.

För att lösa detta kan ett par makron behövas så prova gärna makrona nedan om du vill få möjlighet att kontrollera redan inlagda kommentarer:

Det första makrot – Kommentarposition använder du för att justera kommentarens position om den flyttat sig över arket. Den hamnar då i närheten av den cell den tillhör.

Sub Kommentarposition()
Dim cmt As Comment
For Each cmt In ActiveSheet.Comments
   cmt.Shape.Top = cmt.Parent.Top + 5
   cmt.Shape.Left = _
      cmt.Parent.Offset(0, 1).Left + 5
Next
End Sub

Detta makro använder du om du behöver justera dina kommentarer för att se den text som är inskriven i dem.

Sub Kommentarstorlek()
  Dim MyComments As Comment
  Dim lArea As Long
  For Each MyComments In ActiveSheet.Comments
    With MyComments
      .Shape.TextFrame.AutoSize = True
      If .Shape.Width > 300 Then
        lArea = .Shape.Width * .Shape.Height
        .Shape.Width = 200
        .Shape.Height = (lArea / 200) * 1.1
      End If
    End With
  Next
End Sub

Vill du veta hur du lägger in och använder ett makro i Excel? Läs nästa inlägg så kommer en kort beskrivning där.

Liggande staplar i Excel i omvänd ordning

En fråga som dyker upp med jämna mellanrum är att liggande staplar visar staplarna i omvänd ordning mot hur en korrelerande tabell ser ut. I nedanstående bild – som är vad Excel föreslår så vill man kanske visa det bra alternativet högst upp (som tabellen visar) snarare än att göra “omvänd ordning” på diagrammet.

I axelinställningarna finns ett val som visar diagrammet i omvänd ordning men då flyttas även själva axeln till andra sidan. Följ instruktionerna nedan för att visa diagrammet i omvänd ordning utan att behövas skriva om din tabell:

  1. När du skapat ditt diagram så högerklickar du på axeln och väljer Formatera Axel.
  2. Markera kategorier i omvänd ordning och ange att Vågrät axel korsar vid maxkategori (se bild)
  3. Välj OK och ditt diagram visas så här:

 

 

Smidigare flikhantering i Excel

Arbetar du en del i Excel så lär du ha dribblat en del med flikarna i arbetsboken. Här kommer några tips för enklare flikhantering:

Kopiera flikar

Du kan kopiera flikar  på olika sätt men håller du ner CTRl när du drar i en flik så skapas en kopia som du kan placera någon annanstans i arbetsboken.

Flytta flik

Drar du en flik åt vänster eller höger så flyttas fliken till lämplig plats

Flytta eller Kopiera flikar till annan arbetsbok

Du kan kopiera en flik till en annan arbetsbok om du högerklickar på den och väljer Flytta eller kopiera. Här kan du flytta/kopiera fliken till andra öppna arbetsböcker så innan du gör detta så öppnar du även den plats som fliken skall till.

Du kan också lägga dina arbetsböcker intill varandra och hålla ner ALT tangent och dra fliken in till ett annat dokument. Håller du ner både ALT och CTRl så skapas en kopia.

Bläddra enklare bland många flikar

Högerklickar du på de små pilspetsarna som visas till vänster om flikarna i arbetsboken så får du upp en lista med de 16 första flikarna. Har du ännu fler så väljer du Fler blad… för att hitta övriga.

Bläddra med kortkommando

Vill du hoppa mellan flikar med kortkommandon så använder du CTRL+Page up eller CTRL+Page down

Använda gruppläge i Excel

Om du behöver göra en ändring till flera flikar samtidigt eller kanske ändra utskriftsinställningar till flera flikar på en gång så kan du aktivera gruppläget. Detta innebär att du markerar flera flikar och därefter gör ändringen i en flik. När du befinner dig i gruppläge så sker ändringen i samtliga flikar direkt. För att släppa gruppläget så klickar du på en av de flikar som inte ingår i markeringen.

Markera flikarna genom att välja CTRl och klicka på de flikar som skall ändras. Så snart flikarna är markerade så visas grupp uppe på titelraden i Excel. Vill du markera en stor mängd flikar så kan du markera ett intervall genom att klicka på den första. Hålla ner Shift och sedan klicka på sen sista fliken. Nu blir samtliga flikar som ingår i intervallet inkluderade i gruppläget.

Transponera – en användbar doldis i Excel

Har du någon gång upptäckt att du skrivit in värden i fel ledd i Excel? Om du upptäcker att du borde lagt rubrikerna i omvänd ordning så behöver du inte skriva om en hel tabell utan kan använda den verkligt användbara funktionen Transponera.

I tabellen ovan så visas effekten av en transponering. Du kan helt enkelt vända på rubrikerna och värden i en inskriven lista så att x-rubriker hamnar i y-led och tvärtom.

Transponera data enligt följande:

  1. Markera den tabell du vill vända på – ta med både rubriker och innehåll i markeringen.
  2.  Välj Kopiera.
    Obs! Det är viktigt att du tar just Kopiera, funktionen fungerar inte med Klipp ut. Vill du inte ha kvar det gamla datat så raderar du det när du är klar med transponeringen.
  3. Placera markören där du vill ha dina data (översta vänstra hörnet av den tänkta nya tabellen) och klicka på listpilen vid knappen Klistra in. Nu visas ett antal alternativ. Här väljer du alternativet som heter Transponera (visas i bilden nedan).
  4. Du kan även välja transponera via Klistra in special eller via den lilla etiketten som visas i nedre hörnet av något inklistrat när du klistrat in som vanligt.
  5. Nu visas din information “omvänd” och du kan därmed radera den första tabellen om du vill.

Kopiera rader och kolumner utan att få med dig dolda celler

Många gånger när du kopierar ett filtrerat område och klistrar in det på ett annat ställe så förstår Excel att du enbart vill ha med dig de rader som syns. Använder du däremot funktionen Dölj för att dölja rader och kolumner och därefter vill kopiera ett
synligt område till ett annat blad så tar Excel ibland med sig lite för mycket och får med sig även de rader som är dolda.

Den tekniska anledningen till detta är att funktionen Dölj egentligen inte döljer raderna rent faktiskt utan sätter kolumnbredd eller radhöjd till 0. Detta gör att de fortfarande på sätt och vis ingår i området men har en väldigt liten plats.

För att undvika att kopiera med dolda rader och kolumner så finns en jättebra funktion i Excel som heter Markera synliga celler vilken gör att allt dolt avmarkeras innan du kopierar eller klipper ut..

Markera synliga celler

Det enklaste sättet att använda denna funktion är att plocka fram den till Snabbåtkomstfältet längst upp. Detta gör du så här:

  1. Högerklicka på Snabbåtkomstfältet
  2. Välj Anpassa Verktygsfältet Snabbåtkomst
  3. Vid alternativet Välj kommandon från väljer du Alla kommandon
  4. Bläddra dig ner till ett kommando som heter Markera synliga celler och välj knappen Lägg tillför att lägga till kommandot i listan till höger och visa det på snabbåtkomstfältet.Markera synliga celler
  5. Välj OK för att avsluta
  6. Nu visas funktionen Markera synliga celler i Snabbåtkomstfältet
För att använda knappen så gör du så här:
  1. Markera ett område som innehåller dolda rader eller kolumner
  2. Klicka på knappen Markera synliga celler i Snabbåtkomstfältet – nu avmarkeras alla dolda rader eller kolumner.
  3. Kopiera och klistra in som vanligt.

 

Ställa in Excel till att visa mellanrum vid tusental

Många gånger är siffror enklare att läsa om de talfomateras i Excel. De finns många sätt att göra detta på men enklast kanske är att välja ett av valen i gruppen Tal på fliken Start.

På en kurs häromdagen fick jag en fråga om huruvida man kunde ställa in detta lite mer permanent och slippa göra om detta i alla nya blad så här kommer ett förslag på hur man kan göra detta:

  1. Öppna ett nytt dokument och högerklicka på formatet Normal i gruppen Format.
  2. Välj Ändra i menyn som visas
    Klicka på knappen Format för att göra de inställningar du vill ha som standard när du matar in värden i Excel. Vill du åstadkomma tusentalsvisning så klickar du i kategorin Tal och anger att du vill använda tusentalsavgränsare. Ändra även till önskat antal decimaler.

  3. Välj OK när du är klar
  4. I dialogrutan som visas så bockar du i eller ur vilka format som skall styras av din formatmall. Om du t ex inte vill att kantlinjer skall köras över när du använder ditt normalformat så bockar du ur detta. Välj OK när du är klar.
  5. Nu påverkas alla celler i din arbetsbok som använder normalformatet.
  6. Vill du göra denna ändring till alla nya arbetsböcker så behöver du spara denna som tongivande dokument. Detta gör du genom att döpa den till Bok.xltx (Book.xltx om du har engelsk version) och spara den i mappen XLStart som oftast ligger här: Användare\Dittnamn\AppData\Roaming\Microsoft\Excel
  7. Filer som döps till filnamnet Bok.xltx och placeras i XLStart kommer att ligga till grund för knappen nya dokument så genom att göra ändringar i denna fil så ändrar du hur standarinställningen är när du skapar nya arbetsböcker i Excel.

Skriva ut kommentarer i Excel

Använder du kommentarer i Excel? Har du ibland behov av att skriva ut dem? Du kan skriva ut dina kommentarer i två sätt i Excel:

  • Som en lista i slutet av bladet
  • Som kommentarbubblor på själva bladet – ungefär som det ser ut när du pekar på en cell som innehåller en kommentar.

För att skriva ut dem behöver du först en kommentar. Den infogar du genom att högerklicka på en cell som du vill kommentera och välja Infoga Kommentar. Därefter skriver du in din kommentar och klickar på någon annan cell. Nu visas ett litet rött hörn på cellen som innehåller kommentaren och pekar du denna cell så visas din kommentarbubbla upp.

Då till utskriftsfrågan…

När du vill skriva ut kommentarer så går du först till Arkiv, Skriv ut och klickar på länken längst ner – Utskriftsformat. Nu öppnas dialogrutan Utskriftsformat – här klickar du på fliken blad:

Öppna listpilen vid xx och välj något av alternativen. Väljer du som lista i slutet av bladet så skrivs kommentarerna ut på ett eget papper med författare och cellnamn kopplat till varje kommentar. Väljer du som de visas på bladet så kommer utmaningen. Går du nu och tittar i förhandsgranska så visas inga kommentarer alls. Förutsättningen för att dessa skall skrivas ut är att de visas hela tiden och inte har “visa när jag pekar över cellen” påslaget.

Detta löser du enkelt genom att gå till fliken Granska och klicka på Visa alla kommentarer.

Visa kommentarer

Nu kan du titta i förhandgranska och genast så syns kommentarerna.

Alltså. För att skriva ut kommentarer som bubblor på bladet så behöver du både gå till Utskriftsformat och välja att de skall skrivas ut som de visas på bladet och sedan gå till Granska och markera att de skall visas. När detta är gjort så kan du välja bort “heltidsvisningen” och återgå till det tidigare läget.

Lägga Exceldokument sida vid sida

När Windows 7 släpptes så lanserades även möjligheten att dra fönster till halv skärm. Detta innebär att det är enklare än någonsin att placera t ex två Worddokument intill varandra på skärmen genom att du öppnar dem, pekar på titelraden och drar dem ut mot skärmkanterna. När muspekaren når skärmes kant så “snäpper” fönstret fast vid halva skärmen.

Detta gäller dock inte Excel. I Excel så ingår samtliga öppna dokument i ett Excelfönster så vill du lägga Excelfönster intill varandra så gör du så här:

  1. Öppna de dokument du vill ha liggande sida vid sida.
  2. Klicka på fliken Visa och välj Ordna alla
  3. Välj Sida vid sida eller något annat val som du hellre vill ha.
  4. Välj OK.

Hantera blad med “udda” decimalavgränsare

Excel använder normalt de systemavgränsare som definierats under Nationella inställningar i Kontrollpanelen.

I vissa arbetsböcker kan du behöva ange andra systemavgränsare, t ex att siffror visas som 10,000.00 istället för som normalt i Sverige – 10 000,00. Du anger detta temporärt på följande sätt:

  1. Klicka på Arkiv, Alternativ
  2. Välj kategorin Avancerat
  3. Avmarkera kryssrutan Använd systemavgränsare under Redigeringsalternativ.
  4. Ange nya avgränsare i rutorna Decimaltecken och Tusentalsavgränsare.
  5. När du vill använda systemavgränsarna igen markerar du bara kryssrutan Använd systemavgränsare.