Spara skickade brev i en resursbrevlådans skickat istället för din egen skickatmapp

En vanlig fråga när jag har Outlookkurser gäller hur skickade meddelanden hanteras när man har ytterligare postlådor som t ex en resursbrevlådor eller delade postlådor.

Standardinställningen i Outlook är att skickade brev alltid hamnar i den inloggade användarens egen postlåda även om man skriver från någon annan. Detta kan göra att det kan vara svårt för andra som delar postlådan att se vilka svar som skickats från övriga ”ansvariga” då svaren inte landar i den delade postlådans egen skickatmapp utan i olika skickatmappar beroende på vem som skrivit ett svar.

Hur kan du konfigurera Outlook så att skickade brev landar i mappen skickat i den postlåda du skickar för?

Outlook 2003, Outlook 2007 och Outlook 2010 erbjuder en möjlighet att lösa detta genom en sk hotfix (vilken ingår i Sp1 för Outlook 2010). Outlook 2010 ger dig också möjligheten att lägga till multipla Exchangekonton vilka kan göra detta utan att den tidigare nämnda hotfixen behövs.

Hotfix för Outlook 2003, Outlook 2007

Störd för att ”spara skickade brev i ägarens postlåda när ett ombud skickar ett brev” introducerades i Outlook 2003. Du hittar länkar till Hotfixarna nedan. För Outlook 2010 behövs en sen version eller SP1.

Dessa finns här:
Outlook 2003 – Hotfix KB953803
Outlook 2007 – Hotfix KB970944

Justera registernyckeln – DelegateSentItemsStyle

Om du har intstallerat hotfixarna ovan eller har rätt version av Outlook 2010 så behöver du ställa in ett värde i registryt enligt nedan:

Plats för Outlook 2010:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

Plats för for Outlook 2007:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences

Plats för for Outlook 2003:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Preferences

Registervärde
Namn: DelegateSentItemsStyle
Typ: REG_DWORD
Värde: 1

Om värdet är 0 eller om detta nyckelvärde inte finns så kommer skickade brev att sparas i den ”verkliga” avsändarens skickatmapp.

Stöd för flera konton i Outlook 2010

I Outlook 2010 så kan du även åstadkomma detta genom att lägga till flera Exchangkonton för användaren. Detta kräver att användaren har fulla rättigheter i den ytterligare postlådan och anges av Exchangeadministratören.

Här anger du att det är ett ”sending account” och att användaren skall skicka meddelanden “as” den postlådan istället för “on behalf of” den postlådan.

Med denna metod så kan du även få meddelanden om nya meddelanden till denna postlåda samt sätta regler och slå på och av frånvarohanteraren för den ytterligare postlådan.