Flera index i samma dokument

Vi fick nyligen en fråga här på bloggen om hur man gör får att skapa flera olika index (sakregister) i samma dokument.

Det gör man hjälp av s.k. flaggor som har ett namn unikt för det index man vill att indexordet skall höra till. I detta exempel vill man ha två index; ett för personer och ett för fordon och platser.

Skapa indexorden för flera index

1) Indexera orden som vanligt.
Menyfliken Referenser och Markera indexordMarkera indexord

Tips

ALT+Skift+X tar fram rutan för Markera indexord. Har man en markering innan man trycker ALT+Skift+X så hamnar det i fältet Huvudpost. Man kan låta rutan ligga framme – markera nästa ord och tryck kommandot igen.

Här är Carlsson indexerat:

Carlsson { XE ”Carlsson” }

2) Lägg till flaggan för indexet, här är det flaggan ”personer”. Man skriver in ett omvänt snedstreck (backslash) bokstaven f och direkt flaggnamnet inom citationstecken. Se nedan:

Carlsson { XE ”Carlsson” \f”personer” }

3) Upprepa punkt ett och två för hela dokumentet.
Tänk på att punkt två får göras på alla ställen där indexordet skall hamna i ”sitt” index.

Infoga flera index

Normalt har man index i slutet av dokumentet, huvudstegen är:

  1. Skriv en rubrik för indexet
  2. Infoga indexet med flagga

Efter rubriken, infoga ett index med flagga:

  1. Välj menyfliken InfogaSnabbdelar och Fält
  2. Välj Index och förteckningar
  3. Klicka på knappen Fältkoder, i nedre vänstra hörnet
  4. Lägg till flaggan i fältet Fältkoder (här är det flaggan ”personer”)
  5. Avsluta med OK

Fält

Skriv rubrik för nästa index och upprepa punkt ett till fem.

Tänk också på att index inte auto-uppdaterar, d.v.s. om man har skapat nya indexord så dyker dom inte upp automatiskt i indexet. Det måsta man sköta själv. Enklast med att högerklicka i indexet och välja Uppdatera fält.

Nedan ett exempel på två index, ett för personer ett annat för fordon och platser i samma dokument.

Index personer

 

Skapa ett index med Word

På senare år har fler och fler sätt att söka i dokument dykt upp, t ex den utmärkta sökfunktionen som finns i Navigeringsfönstret som du hittar i fliken Visa.

Skriver du däremot ut ett dokument kan det i större dokument vara på plats med ett sökregister – ett index. Ett index är alltså den lista som brukar finnas i slutet av böcker där du kan slå upp var i dokumentet ett visst ord förekommer.

Har du ett större dokument och vill skapa ett eget index så behöver du först markera alla ord som skall vara med i indexet och ange att dessa är indexord och därefter skapa ditt index. Följ instruktionerna nedan om du vill skapa ett eget index.

Markera indexord

  1. Markera ett ord i ditt dokument som du vill skall vara med i ditt index och välj knappen Markera indexord som finns i fliken Referenser.

    Markera indexord

  2. Nu öppnas dialogrutan Markera indexord och ordet du markerat visas under alternativet Huvudpost. Här kan du korrigera ordet så att det t ex får stor eller liten bokstav först (du kanske vill att alla ord i indexet skall visas med versal först) eller ta bort böjningar. Har du t ex markerat ordet Löneutbetalningar kan du ändra det till Löneutbetalning vid Huvudpost om det är det ordet du vill visa i ditt index.

    Indexord

  3. När ordet ser ut som du vill se det i indexet så kontrollerar du att det står Aktuell sida vid Alternativ för att få sidnummer vid indexorden.
  4. Välj sedan Markera eller Markera alla i dialogrutan. Väljer du Markera alla kommer alla ord som är likadana som de du markerat att få samma indexord kopplat till sig vilket kan vara toppen om du vill referera till alla sidor där ett valt ord står skrivet.

    När du väljer Markera så placeras ett litet fält i dokumentet med ditt indexord och lite annan “kod”. Detta fält består av hakparenteser och texten XE och är dina indexord som visar till vilken sida indexorden skall referera. Dessa syns enbart när du håller på med indexet och döljs om du väljer knappen Visa alla från fliken Start. (Det är det bakvända P:et som visar Enter, mellanslag och tabbar.)

  5. Dialogrutan Markera indexord kan vara öppen medan du markerar olika ord så när du valt Markera eller Markera alla så klickar du i dokumentet igen, markerar ett annat ord som skall vara med i indexet och klickar på dialogrutan och väljer Markera eller Markera alla om du vill märka upp alla likadana ord samtidigt.
  6. Gör på detta sätt vid alla ord i ditt dokument som skall vara med i ditt index.
    (Det här är den tidskrävande biten.)
  7. Du kan också ställa dig mellan två ord och skriva in ett eget ord vid alternativet Huvudpost så kommer det ordet att finnas i indexet och hänvisa till den sida som du befinner dig på.

Skapa ditt index

  1. När du markerat alla dina indexord så är det dags att skapa själva indexet. Placera markören där du vill ha ditt index (ofta sist i ett dokument) och välj knappen Infoga Index som också finns på fliken Referenser.

    Infoga Index

  2. I dialogrutan som öppnas väljer du utseende på ditt index vid Format anger antal spalter du vill att ditt index skall ha och väljer sedan OK.

    Skapa index

    I denna ruta finns ett val som heter Automarkera. Automarkera används om du skulle ha en lista med alla ord som du vill ha refererade till i ett dokument. Matchar du ett dokument mot en sådan lista via Automarkera så kommer Word själv att sätta indexord vid alla ord i dokumentet som finns i listan.

Uppdatera ett index där indexorden ändrats

Lägger du till indexord i ett senare skede så kan ditt index behöva uppdateras. Detta kan du göra via knappen Uppdatera index som visas på fliken Referenser eller genom att ställa dig i indexet och välja F9.