Skapa en projektplan/kalender i Excel

Egentligen så är ju både Project, Visio och SharePoint bättre på att skapa aktiviteter och Ganttscheman men det vi skall titta på nu är en av de vanligaste önskemålen jag får oavsett om jag håller kurs i Excel, Word eller PowerPoint.

Med nedanstående steg skall vi skapa en Excelbaserad kalender. Iden är att få fram ett
schema så snabbt och enkelt som möjligt om de vanliga Officeprogrammen är de du har att tillgå. När vi är klara skall vi ha skapat det som bilden visar och helst bara på ett par minuter:

Det här är vad vi behöver göra:

  1. Skapa datumområdet med veckonummer, rätt formaterade datum och borttagna lördagar och söndagar.
  2. Ange lite aktiviteter
  3. Låsa rubrikerna så att det går att bläddra åt alla håll
  4. Ställa in utskriften så att kalendern kan skrivas ut om så önskas

Skapa datum som ser ut som du vill ha dem

  1. För att åstadkomma exemplet ovan så ställer du dig i B2 och skriver in ett datum som är måndagen i den veckan som din kalender skall börja med. Det är viktigt att det är just en måndag så kolla i kalendern och skriv t ex in 3 jun och tryck Enter.
  2. Nu omvandlar Excel detta till 03-jun vilket visar att Excel förstår att det är ett datum du håller på med.
  3. Markera cellen med datumet och tryck CTRL+1 för att komma till Formatera Celler. Här visas ditt datum vid alternativet Exempel och en kod som visar hur Excel skriver detta datum. Det är just denna kod som vi skall fixa till så att den gör som vi vill. Istället för DD-MMM so står i rutan nu så tar du bort bindestrecket och skriver DD MMM och väljer OK. Nu visas istället 03 jun. På raden nedanför skall vi visa samma datum men som en dag istället = måndag.
Datum i Excel formateras med kod enligt följande:
D = 3
DD = 03
DDD = mån
DDDD = måndag 

M = 6
MM = 06
MMM = jun
MMMM = juni

Å = 13
ÅÅ = 13
ÅÅÅ = 2013

Detta innebär att om du vill visa:
3 jun så skriver du D MMM
130603 så skriver du ÅÅMMDD
måndag den 03 juni så skriver du DDDD "den" DD MMMM

Visa veckodagen i B3

  1. För att spara plats så lägger vi måndagen under datumet så att den som fyller i kalendern skall ha en bekväm och stilig kalender att fylla i. För att få rätt dag här så ställer du dig nu i B3 och skriver ett likhetstecken. Klicka sedan på B2 och välj Enter så gör vi en länk till detta innehåll. Nu har du troligtvis samma datum i båda rutorna.
  2. Markera B3 och välj CTRL-1 ytterligare en gång och ange DDD för att visa mån istället i denna ruta. Välj OK.

Skapa fler datum

  1. För att skapa fler datum så markerar du nu B2 och B3 och pekar sedan på den lilla svarta fyrkanten i markeringens nedre högra hörn. Dra med en jämn och bestämd rörelse åt höger för att fylla ut datum så långt bort du önskar. Det är viktigt att du inte släpper upp och sedan drar vidare. Tappar du markören så börja om och dra om alla datumen en gång till. 
  2. När du tror att du dragit ut lite mer än vad du behöver så släpper du upp musknappen och nu har du skapat en kalender.

Ta bort lördagar och söndagar ur din datumserie

  1. För att inte se lördagar och söndagar i din datumserie så pekar du på den lilla smarta etikett som en kort stund visas till höger om det sista datumet. Öppna denna knapp och välj Fyll veckodagar. Nu tas lördagar och söndagar bort i datumserien.
  2. Radera överflödiga datum och sluta med en fredag.

Skapa veckor

  1. För att skapa veckorna så skall vi också använda autofyll och det här är egentligen lite fusk men fungerar finfint förutom när året är slut då man kan behöva göra följande en extra gång.
  2. Markera nu B1 till F1 vilket borde vara rutorna ovanför den första förekomsten av en måndag till fredag. Oftast är det alltså 5 eller 7 rutor som skall markeras beroende på om du har med lördagar och söndagar eller inte.
  3. Sammanfoga dessa celler till en genom att trycka på knappen Centrera över kolumner i fliken Start. Skriv in Vecka 23 (eller det nummer som är lämpligt i din kalender) och tryck på Enter. Hoppa tillbaka till denna cell och dra nu i autofyllpricken (längst ner till höger i cellen) åt höger för att skapa fler veckor. Dra längs med hela din kalender och nu skapas Vecka 24, 25, 26 o s v.

Minska ner kolumnbredden för att få överblick

  1. Markera nu rad 2 och/eller 3 och dra ner teckenstorleken så mycket som du tycker är läsbart men ändå litet.
  2. Tryck CTRL-A en eller två gånger för att markera hela bladet.
  3. Peka på ett av strecken där du ändrar kolumnbredd (mellan A och B t ex) och dubbelklicka. Nu väljer du bästa val varpå kolumnerna minskas till minsta bredd med synligt innehåll.
  4. Bredda nu kolumn A och ange några aktiviteter eller skriv in Aktivitet 1 i A2 och använd autofyll för att få Aktivitet 1, 2, 3 o s v.

Lås rubrikerna på skärmen så att du kan bläddra obehindrat nedåt och åt höger

  1. Ställ markören i den första cellen som inte är en rubrik – i vårt exempel så är det B4.
  2. Gå till fliken Visa och välj knappen Lås fönsterrutor och därefter alternativet Lås fönsterrutor.
  3. Nu låser du rad 1,2,3 och kolumn A så att dessa ligger still när du bläddrar.

För att få med rubrikerna på alla sidor om du vill göra en utskriftsvänlig version så behöver du också göra s k utskriftsrubriker. Detta gör du på följande sätt:

  1. Klicka på fliken Sidlayout och knappen Utskriftsrubriker
  2. Placera markören vid Rader överst och dra därefter utanför dialogrutan direkt på det bakomliggande Excelbladet över de rader som är rubrikrader. Nu visas en myrgång över dessa och området skrivs in i rutan vid Rader Överst. I vårt exempel borde det stå $1:$3. Klicka sedan vid Kolumner till vänster och markera de kolumner som är rubriker. I vårt fall visas $A:$A för att indikera att kolumn A skall repeteras på varje sia.
  3. Kanske vill du också passa på och klicka på knappen Orientering för att välja liggande utskrift.

Det var det. Lycka till

Ta bort standardpåminnelsen i kalendern

TIllhör du dem som har en extremt lång lista med påminnelser som du inte stängt när du startar Outlook? Känner du att du vill sätta påminnelser själv och inte bli påmind om allt du skapar i kalendern så är det lätt åtgärdat.

  1. Öppna Outlook och välj Arkiv, Inställningar
  2. Klicka på Kategorin kalender
  3. Bocka ur standardpåminnelse

Ta bort kalenderpåminnelse

Vill du ändå ha en påminnelse i en bokning så anger du det direkt i varje kalenderbokning istället.

Jämföra datum i Outlookalendern

Stundvis så blir man erbjuden mötestider som infaller vid olika datum. För att inte behöva klicka mellan dessa i Outlook och försöka minnas hur det såg ut på det föregående eller titta på en stor mängd dagara samtidigt så kan du välja att se helt olika datum intill varandra på ett mycket enkelt sätt.

Gör så här för att se flera icke sammanhängande dagar intill varandra i Outlook:

  1. Gå till kalendern i Outlook
  2. Välj knappen Dag för att se dagvy (en dag i taget)
  3. Klicka på det första datumet du vill se samtidigt som några andra
  4. Håll ner CTRL tangenten och klicka därefter på övriga datum som du vill visa samtidigt.

Så här fint blir det:

Synkronisera eller visa en Google kalender i Outlook 2010

Har du som många andra behov av att ha koll på mer än en kalender? Nu menar jag inte jobbkalendrar utan snarare privata. Fler och fler skapar ”familjekalendrar” på olika sätt och behöver därmed ha koll på både privata och yrkesmässiga kalendrar.

Använder du Internetkalendrar som Google eller Live så kan du få tillgång till även denna kalenders innehåll på något av nedanstående sätt:

Synkronisera Outlook med en Google kalender
Om du väljer att synkronisera en Google kalender med Outlook så kan du använda programmet Google Calendar Sync som tillhandahålls av Google. Med detta så synkroniseras informationen i Google kalendern antingen enbart från eller enbart till Outlook. Detta innebär att du kan spegla kalendrarna och får samma information i båda. Du kan även bestämma att du enbart synkroniserar till Outlook och därmed importeras dina kalenderbokningar till Outlook från Google kalendern men inga bokningar synkroniseras åt andra hållet. Du kan även göra tvärtom – dvs synkronisera till Google men inte till Outlook. Fördelen med denna väg är samma som nackdelen. Du får alla bokningar i huvudkalendern. Följ länken nedan för att göra detta.

http://support.google.com/calendar/bin/answer.py?hl=sv&answer=98563&topic=13948&ctx=topic

Visa en Google kalender i Outlook 2010

Om du enbart vill kunna titta på en Google kalender via Outlook eller visa Outlookkalendern och Googlekalendern intill eller ovanpå varandra så kan du istället välja att enbart visa Google kalendern i Outlook. Detta gör du så här:

Att göra i Google kalendern

  1. Logga in till din Google kalender och veckla ut Mina kalendrar. Klicka på den kalender som du vill använda och välj Kalenderinställningar i menyn som visas.
  2. Klicka på knappen iCAL från området Privat Adress och kopiera den länk som visas.

Öppna kalendern i Outlook

  1. I Outlook öppnar du kalendern och klickar på knappen Öppna kalender och väljer Från Internet
  2. Klistra in den länk du just kopierade och välj OK
  3. Välj Ja i dialogrutan som frågar om du vill lägga till kalendern.

Din kalender visas nu som ett alternativ i listan över andra kalendrar. Du kan nu ha den visas och bocka för den eller stänga den tillfälligt genom att bocka ur den.

Visa flera kalendrar samtidigt i
Outlook 2010

Om du har flera kalendrar öppna samtidigt så visas de normalt intill varandra. Skulle du vilja visa dem överlappande istället så kan du använda den lilla pil som visas till vänster om namnet på varje kalender.

Överlappande kalendrar visar samtliga möten som om de låg i samma kalender men låter bokningarna ha samma färg som den kalender de är skapade i. Detta gör att du kan få summan av de visade kalendrarnas bokningar visade i en kalender.

 

I bilden ovan så kan kalendrarna ovan slås samman med den lilla pilen till vänster om kalendernamnet.