Deltagarlista från Lyncmöten

I dagens version av Lync finns inget självklart sätt att få reda på vilka som var med på ett möte. Däremot finns det några genvägar du kan ta om du vill ha en lista på vilka som var med på mötet.

1 – Använd mappen konversationshistorik

Om du använder loggning i Lync så sparas dina konversationer normalt sett i mappen konversationshistorik i Outlook. Här sparas även en notis om att ett möte skett och vilka som var deltagare. Härifrån kan du se vilka som varit med i mötet.

2 – Använd delade anteckningar

Om du under ett möte aktiverar delade anteckningar i OneNote, så skapas en sida för mötet med en deltagarlista. Härifrån kan du sedan återanvända din deltagarlista.

Inget av ovanstående alternativ är egentligen avsett för detta men har du  många deltagare och inte någon Sidekick som kan skriva av deltagarna så kanske detta kan vara en alternativ lösning.

Lyckade Lyncmöten? Några tips på vägen

Igår gick Microsoft ut och berättade att Lync skall byta namn till Skype för Business. Under tiden vi väntar på det så sprids Lync på bred front och fler och fler av oss kommer att upptäcka många av våra möten sker via Lync.

För att undvika frustration vid större möten så kommer här några stalltips:

  1. Stäng av alla störande moment när du håller ett Lyncmöte (mobilaviseringar, Outlookaviseringar (vissa av dem stängs av automatiskt) och annat så att du kan hålla mötet ostört.
  2. Ta med dig en extra person till mötet och be den personen vara mötesdeltagare och visa sin skärm på en projektor så att du själv kan se den. Detta gör att du hela tiden ser vilken fördröjning som gäller för åhörarna när du t ex byter sida på en PPT som du visar. På alltför många Lyncmöten så tror talaren att bilden visas långt tidigare än den gör för åhörarna och pratar ofta till en bild som inte kommit upp än.
  3. Låt den extra personen du ändå har tillgång till vara chattvakt och hjälpare.
    Under större möten så får chatten ofta liv. Här frågar folk saker och kommenterar sådant som inte fungerar. För att inte mötet skall bli långsamt och hackigt så låt någon annan än talaren hjälpa nödställda.
  4. Ganska många deltagare tröttnar snabbt på långsamma Lyncmöten. När du visar PPT bilder, låt dem visas i 30 sekunder istället för 2 minuter och lägg mindre saker på bilderna. Dvs skapa mer visuell förändring när du är i Lync för att hålla deltagarnas intresse aktivt.
  5. När du gör en mötesinbjudan via kalendern. Välj inställningar och sätt deltagarnas mikrofoner till tyst redan i inbjudan. Då slipper du sitta och ropa åt deltagare att stänga av sitt ljud när mötet skall börja.
  6. Ladda upp de saker du vill använda i mötet redan från början, Presentationer, utvärderingar etc. så kan du enkelt växla mellan dem under mötet istället för att försöka skapa dem medan mötet pågår.
  7. Skaffa dig ett bra headset och använd om du presenterar under ett möte. Din röst är ditt främsta kommunikationsmedel så tala klart och tydligt och tänk på att dina öhhh blir extra markerade i detta forum.

Lycka till med dina Lyncmöten!

Uppdatering till Lync

Idag lanseras en uppdatering till Lync som löser en del buggar men också gör det möjligt att välja bort bilder från konversationer (den funktion som nyligen släpptes).

http://blogs.office.com/2014/10/14/simpler-better-instant-messaging-options-lync-2013/

En fullständig beskrivning av uppdateringen finns här:

http://support2.microsoft.com/kb/2889929

 

Lynctips! Lägg till färdiga Outlookgrupper i Lync

Använder du Lync? Har du märkt att du kan lägga till Outlookgrupper direkt i Lync? Ett praktiskt sätt att snabbt komma åt dina kollegor på jobbet är att lägga till en grupp i ett svep. Skriv in namnet på någon av de färdiga grupper ni har tillgång till, högerklicka på gruppen som visas och välj Lägg till i kontaktlistan så har du enkelt tillgång till alla gruppens medlemmar.

Lyncgrupp

En fördel till är ju att denna grupp uppdateras automatiskt!

Om Lyncklienten krånglar vid Lyncmöten

Om du använder Lync 2010 och vill ansluta dig till ett Lyncmöte bokat med en senare Lync Server så kan Lync krångla vid inloggning.

För att hjälpa en deltagare med Lync där Lync inte vill logga in till mötet så kan du använda mötets webblänk och lägga till följande tecken: ?sl=1. Detta gör att du tvingar Lync att använda Lync Web App istället för den installerade Lync klienten.

Dvs en adress som ser ut så här:

https://meet.lync.com/learningpoint/xxx/867JWDNJ  

Skall efter ditt handpåläggande se ut så här:

https://meet.lync.com/learningpoint/xxx/867JWDNJ?sl=1

Använder användaren den nya länken för att ansluta till mötet så används inte den installerade Lyncklienten utan du loggas istället in till mötet via Webbklienten för Lync.

Enklare gruppsamtal i Lync

Du kanske redan vet det men om du vill ta med någon mer i ett Lync samtal så kan du peka på ytterligare en person i din kontaktlista och dra denna person in i det fönster där du har ditt pågående Lyncsamtal. På detta sätt bjuder du in flera till ett pågående samtal.

Tänk på att denna person inte ser något av det tidigare samtalet så det kan vara på sin plats att berätta lämpliga delar av vad som diskuterats.

Kortkommandon för Lync

Använder du Lync? Fler och fler använder Lync för daglig kommunikation och då kan kortkommandon göra livet enklare. Prova några av dessa:

Kommandot Används till att:
Windowsknapp + A Acceptera en inbjudan
Windowsknapp   + Esc Neka en inbjudan
Windowsknapp + Y Öppna huvudfönstret i Lync och placera markören i sökfältet
Windowsknapp   + F4 Stäng av eller sätt på ljud
Windowsknapp + F5 Sätt på eller stäng av kamera i ett pågående samtal
Ctrl+Alt+Mellanslag Ta tillbaka kontrollen när du delar skärm
Ctrl+Shift+S Avsluta skärmdelning
Ctrl+N Aktivera OneNote och gör egna anteckningar under ett samtal
Ctrl+R Visa eller dölj deltagarlistan under ett möte
Ctrl+Shift+Enter Lägg till eller avsluta video
Ctrl+Shift+H Pausa eller fortsätt en pågående röstkonversation
Ctrl+Enter Lägg till eller avsluta röstsamtal

Inom kort förenas Lync och Skype ytterligare

Enligt Microsoft kommer nu en koppling mellan Lync och Skype att vara tillgängligt för alla Lyncanvändare i Juni. Då kommer närvaro, IM (chat) och röst att fungera mellan de två miljöerna (under förutsättning att detta är tillåtet på Exchangeservern). Därefter prioriteras videostödet.

Intressant? Läs mer här:
http://blogs.technet.com/b/lync/archive/2013/02/28/lync-skype-connectivity-arriving-by-june-2013.aspx