Mallar i Office Online

Ofta får vi frågor när det är dags att gå över till Office online varianter. Det vill säga de som finns tillgängliga i bland annat SharePoint Online. Många förväntar sig att man skulle kunna erbjuda dessa istället för Desktopversionen av Office. Onlineversionen har trots allt funnits i ett par år nu och borde väl vid det här laget vara så pass mogen.

I stort så tycker jag att detta stämmer. Onlineversionerna håller en relativt bra standard, kanske inte för en erfaren Wordanvändare som sitter och skriver längre rapporter, men för en användare som bara skapar korta dokument fungerar det kanon.

Sätt mobilen i tyst läge

Det finns dock ett stort problem som ofta fäller tanken på att ersätta Desktopversionen med Onlineversionen, detta är stödet för mallar. Här har Microsoft inte riktigt tänkt färdigt.

I detta inlägg fokuserar jag enbart på Word och där fungerar det ungefär så här:
Det finns två sätt att skapa dokument i Word Online.
Det ena sättet är att du väljer Word i Appmenyn i SharePoint.

Appmenyn

Går du denna väg så möts du av den Onlineversionens svar på den klassiska Välkomstupplevelsen™. Här kan du välja antingen ett tomt dokument eller någon annan av Microsofts fördefinierade mallar. Här hade det varit toppen om det hade gått att få in lite företagsanpassade mallar. Men icke, här går det inte att lägga till något eget ännu. Så just nu får man nöja sig med tomt dokument eller att gör en skylt som uppmanar att sätta ”Mobilen i tyst läge”. Vad du än väljer i denna vy kommer dokumentet du skapar automatiskt att sparas i din OneDrive.

Online

Det andra sättet att skapa dokument är att stå i ett dokumentbibliotek eller i OneDrive och väljer Nytt – Word-dokument.

OneDrive - nytt

Här finns möjligheter! Det går att lägga till mallar i denna vy! Det går till och med att lägga till flera. Fantastiskt! Av allt att döma så verkar knappt något verkligen göra detta. Så vad beror detta på?

Content-typer – Mallar?

Det man får göra är content-typer, vilket förenklat är att ladda upp en mallfil i SharePoint, som då kommer synas som mallar i denna meny. Dessa content-typer måste läggas till för varje bibliotek vilket blir ganska jobbigt när man sitter med 104 dokumentbibliotek. Men! Det finns något som heter Content Type Hub. Detta är än så länge den lösning som finns tillgänglig för detta problem. Kortfattat så är detta en central plats på SharePoint där man administrerar sina Content-typer (i vårt fall i form av mallar) och som då kan distribueras ut till underliggande dokumentbibliotek. Hurra! Problemet är löst!

Nja, det som är fascinerande är att denna lösning är det så väldigt få som använder. Vad det verkar så är denna lösning relativt svår att hantera. Har ni erfarenheter av Content Type Hub? Kommentera gärna och berätta.

Vi skriver kod!

Sist men inte minst. Vad kan man då göra för att gå runt detta problem? Vi har klurat länga på denna fråga.

Det finns utvecklingsmöjligheter mot Office Online. Dessa har funnits i flera år och har med tiden sakta blivit bättre. De är fortfarande långt ifrån lika kraftfulla som mot Desktopversionen men jobbar sig i alla fall närmare.

I Microsofts ”Store” för Office-tillägg finns det appar som säger sig kunna hantera mallar. Dessa ska man ta med en nypa salt. Antingen så fungerar de mer som en nedladdningscentral där man kan ladda ned dokument som man sedan öppnar separat (varken definition av mall eller särskilt användarvänligt) eller så infogas delar av ett dokument men utan rätt formatmallar m.m.

Vad är lösningen?

Jo, i väntan på att Microsoft antingen tar ett ordentligt tag i mallhanteringen i stort i Onlineversionerna eller förbättrar sitt utvecklar-api så tror jag att en kombination av ovanstående delar kan fungera rätt bra.

Jag skulle rekommendera att skapa en standard content-typ. Det vill säga en mall som styr utseendet på dokumentet som skapas när man klickar på Nytt – Word-dokument i SharePoint eller OneDrive. På så sätt får du med rätt formatmallar i de dokument som skapas. Som ett komplement till detta kan vi ta fram en App som kan användas i t.ex. Word Online som infogar själva innehållet i dokumentet (logotyp, sidfot, textinnehåll).

På detta sätt har man åtminstone skapat en bra grund för att kunna för snygga företagsanpassade dokument.

Mallar i Outlook?

På den Excelkurs jag höll idag så diskuterade vi en förflyttning av kommunikation (i synnerhet för säljare) där många offerter idag skrivs direkt i e-post istället för i Word. Framförallt så kanske den klassiska offertmappen som omringar en utskriven offert i ett kuvert har försvunnit i väldigt hög utsträckning.

När mer och mer av kommunikationen förflyttas till Outlook så kanske också behovet av att skapa någon form av mall ökar.

Outlook har som standard två sätt att lösa detta:

  • Snabbdelar
  • Outlookmallar

Snabbdelar

Snabbdelar är egentligen ett arv från Word som har hetat allt från Frasminne till Autotext och nu Snabbdelar. En snabbdel är som en sparad legobit med text som du enkelt kan återanvända så ofta du vill. Du bygger upp en slags bibliotek med snabbdelar och kan sedan infoga dessa texter precis när du behöver dem och var som helst i ett brev.

Fördelen med snabbdelar är att de är lätta att skapa och lätta att hitta.

Så här gör du:

  1. Öppna ett meddelande och markera den text du vill spara och kunna återanvända.
  2. Välj fliken Infoga och alternativet Snabbdelar.
  3. Välj Spara markering i Snabbdelsgalleriet.
  4. I rutan som dyker upp ger du din snabbdel ett namn och därefter väljer du OK.
    (Är du organiserad till din läggning och vill skapa många så kan du även kategorisera dem i denna ruta.)
  5. Nästa gång du vill använda en snabbdel så väljer du Infoga, Snabbdelar och klickar på den snabbdel du vill använda.

Snabbdelar lista

Enklare åtkomst till dina snabbdelar:
Om du tycker att det är lite långt att gå till fliken Infoga och klicka på knappen Snabbdelar om du använder dem ofta så finns det ett par sätt till att nå dem:

Antingen så högerklickar du på knappen Snabbdelar och väljer Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. På detta sätt skapas en Snabbdelsknapp längst upp på den lilla knappraden där du brukar hitta Ångra och här kan du nu nå dina snabbdelar oavsett vilken flik du än befinner dig på.

 

Snabbdelar - Verktygsfältet

Snabbdelar via snabbstart

Du kan också ange namnet på din snabbdel och välja F3 för att infoga den direkt – under förutsättning att du kommer ihåg dina snabbdelsnamn. Använder du denna teknik så döp snabbdelarna till kortare och mer sammanhängande saker.

Outlookmall

Ett annat sätt att skapa något som du kan använda flera gånger i Outlook är att skapa en Outlookmall. Fördelen med en Outlookmall jämfört med snabbdelar är att Outlookmallen kan innehålla mottagare och bilagor så om du har ett 99% färdigt brev som du vill skicka ut på begäran så kan du göra klart hela brevet, spara det som en mall och sedan återanvända det hur många gånger du vill. (Du kanske tänker att du lika gärna kan gå till mappen Skickat och välja att vidarebefordra något därifrån men när du vidarebefordrar saker så är det inte alls lika bekvämt at lägga till text då den ibland ändrar färg eller uppför sig allmänt underligt.)

Så här gör du:

  1. Skriv ditt brev, lägg till eventuella bilagor och adressera det (om du t ex vill cc:a någon varje gång brevet skickas). Dvs gör ditt brev så färdigt som du vill ha det.
  2. Välj Arkiv, Spara som.
  3. Vid Filformat väljer du Outlook-mall.
  4. Spara din mall på ett lämpligt ställe där du kan hitta den – i filstrukturen. Du kan sedan leta upp din mall (i mina dokument eller på skrivbordet t ex) och dubbelklicka på den för att öppna en kopia av den. Detta innebär att mallen alltid genererar en kopia på sig själv så att du varje gång du använder den får ett nytt. När filen är sparad kan du stänga ditt meddelande utan att spara eftersom du när som helst kan skapa nya brev genom att leta upp mallen via Utforskaren och sedan dubbelklicka på den.