Mallar i Outlook?

På den Excelkurs jag höll idag så diskuterade vi en förflyttning av kommunikation (i synnerhet för säljare) där många offerter idag skrivs direkt i e-post istället för i Word. Framförallt så kanske den klassiska offertmappen som omringar en utskriven offert i ett kuvert har försvunnit i väldigt hög utsträckning.

När mer och mer av kommunikationen förflyttas till Outlook så kanske också behovet av att skapa någon form av mall ökar.

Outlook har som standard två sätt att lösa detta:

  • Snabbdelar
  • Outlookmallar

Snabbdelar

Snabbdelar är egentligen ett arv från Word som har hetat allt från Frasminne till Autotext och nu Snabbdelar. En snabbdel är som en sparad legobit med text som du enkelt kan återanvända så ofta du vill. Du bygger upp en slags bibliotek med snabbdelar och kan sedan infoga dessa texter precis när du behöver dem och var som helst i ett brev.

Fördelen med snabbdelar är att de är lätta att skapa och lätta att hitta.

Så här gör du:

  1. Öppna ett meddelande och markera den text du vill spara och kunna återanvända.
  2. Välj fliken Infoga och alternativet Snabbdelar.
  3. Välj Spara markering i Snabbdelsgalleriet.
  4. I rutan som dyker upp ger du din snabbdel ett namn och därefter väljer du OK.
    (Är du organiserad till din läggning och vill skapa många så kan du även kategorisera dem i denna ruta.)
  5. Nästa gång du vill använda en snabbdel så väljer du Infoga, Snabbdelar och klickar på den snabbdel du vill använda.

Snabbdelar lista

Enklare åtkomst till dina snabbdelar:
Om du tycker att det är lite långt att gå till fliken Infoga och klicka på knappen Snabbdelar om du använder dem ofta så finns det ett par sätt till att nå dem:

Antingen så högerklickar du på knappen Snabbdelar och väljer Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. På detta sätt skapas en Snabbdelsknapp längst upp på den lilla knappraden där du brukar hitta Ångra och här kan du nu nå dina snabbdelar oavsett vilken flik du än befinner dig på.

 

Snabbdelar - Verktygsfältet

Snabbdelar via snabbstart

Du kan också ange namnet på din snabbdel och välja F3 för att infoga den direkt – under förutsättning att du kommer ihåg dina snabbdelsnamn. Använder du denna teknik så döp snabbdelarna till kortare och mer sammanhängande saker.

Outlookmall

Ett annat sätt att skapa något som du kan använda flera gånger i Outlook är att skapa en Outlookmall. Fördelen med en Outlookmall jämfört med snabbdelar är att Outlookmallen kan innehålla mottagare och bilagor så om du har ett 99% färdigt brev som du vill skicka ut på begäran så kan du göra klart hela brevet, spara det som en mall och sedan återanvända det hur många gånger du vill. (Du kanske tänker att du lika gärna kan gå till mappen Skickat och välja att vidarebefordra något därifrån men när du vidarebefordrar saker så är det inte alls lika bekvämt at lägga till text då den ibland ändrar färg eller uppför sig allmänt underligt.)

Så här gör du:

  1. Skriv ditt brev, lägg till eventuella bilagor och adressera det (om du t ex vill cc:a någon varje gång brevet skickas). Dvs gör ditt brev så färdigt som du vill ha det.
  2. Välj Arkiv, Spara som.
  3. Vid Filformat väljer du Outlook-mall.
  4. Spara din mall på ett lämpligt ställe där du kan hitta den – i filstrukturen. Du kan sedan leta upp din mall (i mina dokument eller på skrivbordet t ex) och dubbelklicka på den för att öppna en kopia av den. Detta innebär att mallen alltid genererar en kopia på sig själv så att du varje gång du använder den får ett nytt. När filen är sparad kan du stänga ditt meddelande utan att spara eftersom du när som helst kan skapa nya brev genom att leta upp mallen via Utforskaren och sedan dubbelklicka på den.