Mina 10 Office 365 ProPlus/2113 favoriter

Nu går vi strax in i 2014 och många är på väg mot Windows 8.1 och nya Office. Här är mina 10 favoritfunktioner i Office 365 ProPlus/2013

  1. Touch
    Jag trodde egentligen inte att det spelade någon roll men nu när jag har en dator som stöder det så inser jag att jag scrollar mer och mer och zoomar med hjälp av touch istället för tangentbordet/musen.
  2. Välkommen tillbaka
    Att öppna ett tidigare dokument och automatiskt hitta tillbaka dit man var tidigare är en funktion jag börjar lära mig att ta för given.
  3. Samlade kontakter i Outlook
    Jag hade en massa dubbletter bland mina kontakter tidigare. Att Outlook numera försöker migrera dem till en sammanställd lista sparar enorma mängder tid.
  4. Excel 2013
    Kanske är den här punkten lite fusk men nya Excel är så snyggt och genomtänkt att man blir gråtmild. Bara funktionen FlashFill är värd en uppgradering.
  5. SkyDrive/SkyDrive Pro
    Inget är beständigt, vi får väl se vad molnlagringsplatserna kommer att heta i framtiden men SkyDrive som koncept är här för att stanna och jag som förr använde en annan molnlagringsplats än Microsoft märker att jag numera trivs med SkyDrive efterom jag når dem från Officeprogrammen. (Likväl så hoppas jag på utveckling av Offlinestödet.)
  6. Föredragshållarvyn i PowerPoint
    I hur många år som helst så har föredragshållarvyn varit en mystisk hörsägen i PowerPoint. Folk har frågat efter den men i princip aldrig använt den. Nu slår den igång automatiskt när du visar bildspel. Det innebär att talarmanus faktiskt kommer att börja användas och kanske hjälper den några föredragshållare till nya höjder.
  7. Inbäddade Excelobjekt i OneNote
    Om du försökt hantera större mängder sifferdata i OneNote så har programmet haft lite kvar att önska. Det är avsevärt förbättrat i 2013 med inbäddade Exceltabeller. Nu återstår bara möjlighet att länka Exceldata hit tack.
  8. Möjlighet att hyra Project och Visio
    Använder du Office via Office 365 så kan du ansluta Project och Visio som hyrtjänster. Det kanske faktiskt gör att dessa program sprids till massorna och får lite välförtjänt uppmärksamhet.
  9. PowerView i Excel
    Funktionen PowerView är en av de mest användbara och tillgängliga nya tilläggen i Excel 2013. Den integrerar dashboardfunktionalitet med Pivottabeller och förenklar möjligheten att dra snabba enkla slutsatser ur komplexa datamängder.
  10. Inquire-tillägget i Excel
    En doldis som på samma sätt som PowerView måste plockas fram i Excel 2013 är tillägget Inquire som inte är översatt till Svenska men likväl förtjänar att omnämnas. Med Inquire kan du jämföra arbetsböcker med varandra, få listor på alla länkar till och från en arbetsbok och rensa arbetsblad eller böcker från formatering som är gjord på alldeles för många celler.

Egentligen är valet svårt. Jag skulle vilja ta med den nya Datamodellen i Excel också. Den förtjänar nästan en förstaplats, eller kanske möjligheten att veckla ihop ett dokument i Word till att bara visa rubriker, eller att jag kan jobba nästan sömlöst tvärs över mina enheter och har tillgång till Office överallt.

I vilket fall som helst så får jag nu äran att önska alla ett gott nytt år och nu är det dags för middag.

Anpassade teckensnitt och Office Web Apps

När nu fler och fler går in i molnet och väljer Office 365 så kan det vara värt att titta lite närmare på det här med unika teckensnitt igen.

Antalet teckensnitt som finns tillgängliga i Office baseras på Windowsversion (eller operativsystem) och vilken Officeversion som används. Antalet fonter i Office Web Apps är mindre och därmed kan dokument uppföra sig olika om de används i Word/Excel/PowerPoint eller om de används i motsvarande webappar.

Du kan i dagsläget inte fylla på webapparna med nya teckensnitt utan de teckensnitt/fonter som kan visas i webapparna är de som är inbyggda. Det du kan göra är att bädda in teckensnitt i dina dokument men det kräver att teckensnitten uppfyller vissa licensvillkor.

Så här hanteras teckensnitt av Office 2013/365 ProPlus

När du använder olika teckensnitt så anges det i din text att denna font skall användas. Normalt sett så finns inte teckensnittet i dokumentet utan den flagga som din text är markerad med hämtar och använder teckensnittet om det finns i den dator där dokumentet används. Om det inte finns så används ett ersättningsteckensnitt. I Office kan du inte styra vilket teckensnitt som används utan detta avgörs av operativsystemet. Du kan däremot se vilket som används genom att välja Arkiv, Alternativ, och Avancerat och klicka på knappen Teckenersättning. Här kan du också se om du saknar ett teckensnitt.

Om du av någon anledning vill använda teckensnitt som inte normalt levereras av Office så kan du köpa (eller hämta) fler. För att dessa skall kunna visas på en dator där inte teckensnittet finns så måste det bäddas in i dokumentet. Teckensnitt som skall bäddas in i ett dokument måste uppfylla vissa villkor, nämligen följande:

Uppfylla kraven för Licensnivå

Teckensnitt kan köpas med följande licensnivåer:
Ingen – Kan inte bäddas in.
Skriv ut/Förhandsgranska – Kan bäddas in men dokumentet blir skrivskyddat när det öppnas och därmed kan man inte redigera det på en dator som inte har teckensnittet.

Öppnar du ett dokument som har denna licensnivå så visar Office att du inte kan redigera det förrän teckensnittet har tagits bort:
skrivskydd

Redigerbart – Teckensnittet kan bäddas in och dokumentet kan ändras på en annan dator men användaren kan inte använda teckensnittet på ytterligare en dator.
Installerbart – Teckensnittet kan bäddas in och spridas fritt.

Komma från rätt teckensnittsfamilj

Det finns huvudsakligen två grundfamiljer av teckensnitt. De som har Postscriptkonturer och de som har TrueTypekonturer. De enda som kan bäddas in i Office är de som har TrueTypekonturer. Idag kallas de flesta teckensnitt för OpenType men ett teckensnitt som är av typen OpenType kan antingen ha TrueTypekonturer eller Postscriptkonturer och endast de som är baserade på TrueType är inbäddningsbara.

Alltså, för att bädda in ett teckensnitt i ett Worddokument (eller PowerPoint) så måste det vara TrueType eller OpenType med truetypekonturer och helst ha en licensnivå som motsvarar redigerbar.

Du bäddar enkelt in detta teckensnitt genom att välja Spara Som, Verktyg, Alternativ för Spara och kryssa i alternativet vid Bädda in teckensnitt.

Så här hanteras teckensnitt i Office Web Apps

Idag överväger en del företag att låta sina anställda klara sig med web appar. Det som kan vara bra att veta är att dessa har ytterligare regelverk runt sig för att hantera fonter. Även om du har installerade fonter i din dator så kan du inte se dessa i Web Apparna.  Du kan se och redigera dokument med inbäddade fonter men fonterna visas enbart i förhandsgranskningsläge. När du väljer att redigera ett dokument i Word Web App så kommer inte fonten att visas utan du ser standardfonter på alla platser där du har inbäddade fonter. När du återgår till förhandsgranskningsläge så kommer fonterna tillbaka men det kan bli en del skillnader när du tittar på ett dokument och när du redigerar ett dokument med hjälp av web apparna.

Below, embedded fonts showing up i preview mode

font web app preview

Below, embedd fonts in Edit mode in Word Web App – note that the fonts are not showing:

font web app edit

Allmänt om inbäddade teckensnitt i Office

Många gånger när vi arbetar med mallar så är det viktigt för våra kunder att ha sina egna teckensnitt. I dagsläget är det också så att ett dokument som uppfyller villkoren ovan och har inbäddade teckensnitt med rätt konturer och rätt fontnivå kan ändå visas fel hos mottagare med äldre Officeversioner då Office 2003 använder en konverterare som kör dokumenten igenom RTF format när de omvandlas från t ex DOCX till DOC. I denna process raderas de inbäddade fonterna då denna funktion inte stöds i RTF formatet.

Det kan vara värt att överväga aspekterna ovan när du står i begrepp att välja fonter/teckensnitt till din organisation.

 

Läst eller oläst?

I Outlook 2013 så finns nya funktioner för att enkelt hantera olästa brev.
De två vanligaste anledningarna till att vi reagerar på brev i inkorgen är avsändarens namn och om brevet ser oläst ut.

I Outlook 2013 så visas därför namnen lite större och olästa brev visas med lite färg och
en blå kantlist.

Om du har råkat stå på ett brev och blivit av med ”oläst” markeringen så kan du klicka på listen i vänsterkant för att återställa brevet till att visas som oläst.

Du har också tillgång till en användbar flik precis ovanför breven i inkorgen. Precis till höger om alternativet Alla så visas alternativet Oläst. Klickar du här så filtrerar du fram dina olästa brev och kan hitta dessa om de skulle ligga på olika ställen i inkorgen.

 

Fem intressanta nyheter i Office 2013

Office 2013 finns nu i en teknisk beta och har vid första anblicken många likheter med Office 2010. Dock finns en del anmärkningsvärda nyheter. I det här inlägget och en del kommande så tittar vi på vad vi kan vänta oss av nästa Officeversion.

Här kommer fem nyheter som kan vara värda att vänta på:

  1. Nu kan du både öppna och redigera PDF filer i Word. Från och med Office 2013 så kan du öppna, redigera och spara PDF filer i Word. Då formaten inte är helt kompatibla så kan PDF filens utseende förstöras men förvånansvärt mycket som bilder och text kan återanvändas. Hög tid att låsa PDF filer för framtiden alltså.
  2. Office minns var du befann dig när du stängde dokumentet. Det är här en uppseglande favorit för min del. När du öppnar PowerPoint (eller Word eller Excel) så minns Office var du arbetade tidigare och frågar om du vill förflytta dig till den sidan. Otroligt bekvämt när du arbetar i större dokument.
  3. Touchstöd. Det är dags för Microsoft att ta upp kampen om plattorna. Med Windows 8 och Office 2013 så ingår stöd för touch och därmed kanske Microsofts Surface platta kan bli en möjlig konkurrent till den iPad inflation vi just nu lever i.
  4. Avsevärt förbättrad stöd för diagram i Excel. Arbetar du mycket med diagram i Excel så kommer du att gilla de förbättringar som gjorts här. Du kan mycket enklare än förut ändra digramtyper, hantera kombinationsdiagram och ändra format. Den förhandsgranskning vid formatändringar som saknades i Excel 2007 och 2010 har nu kommit på plats.
  5. Förbättrad föredragshållarvy i Powerpoint. Föredragshållarvyn i Powerpoint som länge varit en funktion förunnad proffsen har nu blivit enklare att använda och går att använda även med enbart en skärm. Dags för alla att bli Powerpointproffs alltså!

Mer om nyheterna i 2013 framöver…

Börjar Office 15 eller 2013 närma sig?

Fler och fler fantombilder av nya Office cirkulerar nu på webben. Enligt många källor så kan en beta av nya Office 2012 dyka upp redan under Q1 2012. Troligtvis så kanske vi ser nästa Officeverson lanseras i slutet av 2012.

Kommer det att heta 2012? Nja, inte helt säkert. Både 2012 och 2013 cirkulerar som namn men just nu verkar 2012 vara det vanligast förekommande arbetsnamnet.