Sidhuvud i Excel

Det är inte alltid glasklart hur man arbetar med sidhuvud/fot i Excel. Det finns tre sätt att se vad som finns i sidhuvudet/foten. Och en fallgrop.

I videon nedan går jag igenom snabbt de olika sätten att arbeta med sidhuvudet/foten i Excel.

Undvik Death by PowerPoint – Skapa den ultimata PowerPoint-presentationen

PowerPoint är ett verktyg för att skapa presentationer som är tänkta att synas på håll.

Några viktiga punkter att tänka på:
  • Storlek på text
  • Mängden text
  • Budskap per slide
  • Kontrast, text och bakgrund
  • Bilder och illustrationer
  • Längd
Angående storlek på text
Texten ska inte vara för liten, tänk på vilken lokal som presentationen ska hållas i – avstånd mellan presentatör och publik. Ju längre avstånd ju större text.

Grundinställningarna i PowerPoint går att diskutera 60 och 44 punkter text är kanske lite att ta i. En rubrik på en vanlig sida kan absolut vara 36 punkter utan att den blir svårläst.

Grundinställningarna för brödtext är 28 punkter i PowerPoint, det är stort men vid 20 punkter börjar det bli lite smått om avståndet är långt. Smärtgränsen går runt 18-20 punkter för att behålla läsbarheten på någorlunda avstånd.


Det viktigaste i din PowerPoint ska vara störst. Är rubriken den viktigaste ska den vara störst men inte nödvändigtvis.

 

Mängden text
För att åhörarna ska lyssna på dig som presentatör och inte fastna i texten bör det endast vara korta kärnfulla punkter. Långa meningar hjälper ingen. Vill man anteckna under presentationen blir det bara frustrerande och man hinner varken lyssna eller anteckna.

Ett tips är att dela ut åhörarkopior/handouts med plats för egna anteckningar, alternativt delar man ut dem efteråt och då kan till och med korta anteckningar finnas med.

Ha så få punkter per slide som möjligt, max 6 objekt totalt.

Budskap per slide
Tänk på dina åhörare och leverera endast ett budskap per slide, för att de ska ha en chans att hänga och ditt budskap ska gå fram.

 

Kontrast mellan text och bakgrund
För att undvika att du som presentatör ska överglänsas av en din egen presentation på grund av att åhörarna blir bländade av ljuset på duken/skärmen! Det är du som är presentationen och din PowerPoint stödet, din visualiserare.

Men glöm inte att tänka på tillgängligheten, jobba med kontraster. För att alla ska kunna läsa och se den så tydligt som möjligt är det viktigt med kontrast mellan text och bakgrund. Ju skarpare desto bättre, vit text mot svartbakgrund till exempel. Men det funkar fint med andra mörka färger, man behöver inte vara fullt så drastisk och använda svart om det inte alls passar din presentations budskap eller grafiska utformning i övrigt.

En del färger bör inte användas tillsammans, till exempel kan en skarpröd text uppfattas som att den flimrar eller flyter ut mot en mörkgrå bakgrund. Testa vad som funkar.


Låt den del som du pratar om vara ”highlightad” när du presenterar. Tona ned när du går vidare till nästa punkt och låt den nya punkten bli ”highlightad”. Då blir det lätt för åhörarna att följa med i presentationen.


Ha inte helt vit bakgrund.

 

Bilder och illustrationer
För att lätta upp och hjälpa åhörarna minnas något av det du vill förmedla är bilder och illustrationer ett bra stöd. Tänk på att även dessa bör vara i konstaterande färger mot bakgrunden för att synas.

Lägg gärna lite tid och omsorg i valet av bilder och illustrationer så att de är tydligt även för åhöraren (inte bara för dig) vad bilden/illustrationen visar eller symboliserar.

Använder du dig av bilder behöver du heller inte skriva lika mycket, en bild säger mer än …

Använd bilder för att hjälpa åhörarna att minnas.

 

Längd – antal slides

Till sist, antal slides – anpassa dem till den tid du har på dig. Presentationen ska fungera som ett stöd och förtydligande i din presentation, tänk då på åhörarna och att de ska hänga med i och att det du säger ska hinna landa i personerna som lyssnar. Har du 20 minuter på dig fundera då på hur många slides som är rimligt för dig att hinna med och hur fort du måste ta dig igenom dem om du har för många.


Skriv aldrig ut antal sidnummer det är inte viktigt för åhörarna och kan bara skapa vånda.

 

Slutord:
Att skapa bra presentationer underlättas av att ha en bra grundmall och det hjälper vi på Learningpoint gärna till med.

Så skapar du enkelt dynamiska och smidiga menyer i PowerPoint

Använd Zoom i PowerPoint för att skapa dynamik i dina presentationer

Zoom är tillgängligt endast för Office 365 prenumeranter med Windows. På Mac kan man inte skapa Zoom-menyer men om man får en presentation från Windows med Zoom så fungerar det bra att använda dom.

Du hittar Zoom på menyfliken Infoga:Learningpoint zoom - PowerPoint

Välj:

  • Sammanfattningszoom för att skapa en menysida med hela eller delar av presentationen.
  • Avsnittszoom för att skapa en menysida med valda avsnitt
  • Bildzoom för att visa ett markerade bilder

Learningpoint zoom - PowerPoint

Sammanfattningszoom skapar själv en ny bild för sitt innehåll. Avsnittszoom och Bildzoom: ställ dig på den PowerPoint-bild du vill ha menyn på, eller skapa en ny tom bild för detta.

Sammanfattningszoom:
Finns det redan avsnitt i presentationen kommer dessa vara förvalda. Du kan välja fritt vilka du bilder du vill ha som menylänkar.

Leraningpoint zoom - PowerPoint

Bild 17 och 21 är förvalda avsnitt, bild 18 och 24 har man valt själv

Efter man har valt Infoga:Learningpoint zoom - PowerPoint

När man sedan kör ett bildspel kan man på denna menybild smidigt hoppa till de olika delarna i presentationen. När man kommer till nästa avsnitt i presentation går den automatiskt tillbaka till bilden med Sammanfattningszoom.

Avsnittzoom
Snarlik Sammanfattnigszoom med skillnaden att den enbart jobbar med avsnitt. Går också tillbaka till menybilden när man når nästa avsnitt i presentationen.

Bildzoom
Man väljer fritt vilka PowerPoint-bilder som skall vara med i menybilden. Går inte tillbaka automatiskt till menybilden utan fortsätter som en vanlig presentation.

Bonustips
Man kan snabbt skapa en bildzoom genom att dra en miniatyrbild från vänster på skärmen in till en PowerPoint bild.

Learningpoint zoom - PowerPoint 2018-02-12 10_17_50-Nytt i Office 365 tom sep 2017.pptx - PowerPoint

Installera Office 2016 via Office 365

Det har uppstått en del frågetecken kring hur Office 2016 blir tillgängligt via Officeportalen och även om vi har haft en publik release av Office 2016 så kan tillgängligheten variera. Detta har några skäl så vi försöker reda ut detta här:

Office volymlicenser och Office 365 ProPlus

Office Professional Plus 2016 – alltså volymlicensen av Office är tillgänglig för nedladdning från 1 oktober.

Office 365 ProPlus – alltså den Officeversionen som man hittar via sin 365 portal finns idag i två versioner – 2013 och 2016. Denna hade lanseringsdag den 22 september visas i portalen under vissa förutsättningar.

När får jag tillgång till Office 2016 via min 365 portal?

Det här är en intressant fråga. Eftersom Microsoft nu inför möjlighet för administratörer att presentera uppdateringar i olika steg för användarna i Office 365 (och även för volymlicensanvändare) så finns egentligen tre val.

Alternativ 1 Vänta på att nästa version skall komma automatiskt

Under februari 2016 kommer Office 2013 automatiskt att uppdateras till 2016 för en standardanvändare. Du kommer (som du möjligen sett i Windows redan nu) att få en uppdateringsnotifiering och därefter uppdateras Office.

Alternativ 2 och 3 – Uppdatera själv, nu eller senare

Om du inte vill vänta utan vill ladda ner Office när det passar dig/din organisation/vissa grupper inom din organisation så behöver administratören i din 365-miljö ställa in vilka som skall kopplas till vilken typ av uppdateringsgrupp du skall tillhöra. Detta kommer sedan att avgöra vilka Officeversioner du kan se när du vill installera programvara.

Officeuppdateringar snabbt eller försiktigt – nu införs Current Branch

Microsoft inför nu lite olika hastigheter för hur en användare skall uppdatera Officepaketet . Varje användare (eller en organisation). kopplas till en grupp Dessa kallas:

  • Current Branch (CB) – Dessa användare får säkerhets- och programuppdateringar månadsvis. Iden med detta är att du snabbt skall få tillgång till nya saker men baksidan kan vara att du kanske har programtillägg som Office använder och då riskerar du oftare att dessa behöver uppdateras. (finns nu)
  • Current Branch for business (CBB) – Dessa användare får programuppdateringar tertialvis (eller med fyramånadersintervaller) och säkerhetsuppdateringarna månadsvis. (kommer i feb 2016 ungefär)
  • First Release for Current Branch For Business (FCBB) – Dessa användare får en nya Officeversion var fjärde månad precis som CBB användarna ovan men de får denna version fyra månader före sina CBB-kollegor. Dessa blir alltså piloter av en Officeversion och kan köra den fyra månader före sina kollegor men de uppdateras inte lika ofta som CB användarna längst upp. (finns nu)

Fördelen med de ovanstående grupperna är att användare kan placeras i “testgrupper” och “trygghetsgrupper”. Den version som Office 2016 är släppt i är alltså en CB-version. Dvs en fungerande icke-beta samt FCBB men CBB versionen är inte släppt än utan släpps i februari 2016. se ref:

Som standard är användarna inställda på att vara CBB versioner (enligt MS) och därför kommer en vanlig användare inte att få tillgång till Office förrän i februari när denna version släpps.

Men om jag vill ha Office 2016 (365 proplus alltså) nu? Vad gör jag då.

För att bumpa upp en användare till att bli CB istället för CBB – dvs få Officeuppdateringar tidigare så måste dessa sättas om till First release i portalen eller så kan du använda Office Deployment Tool eller Group Policy Administrative Template

Mer om detta på Technet
Rulla Office 365 ProPlus (2016) via SCCM 2012 R2
Förbered dig för att uppdatera din 365 Office till 2016-versionen

Annat som är bra att veta

När du installerat Office 2016 via portalen så kan du inte längre ha volymlicenser av Project och Visio på samma dator. Dessa kommer att tas bort. Du kan installera motsvarande versioner från portalen för 2016 men detta innebär ju att du måste betala för dem via 365. Dvs du kan inte ha en gammal 2013 version för Visio samtidigt som 2016-versionen av  Office.

Även InfoPath kommer att tas bort när du installerar 2016.

 

Office 2016 för Windows är här

Igår lanserades Office 2016 för Windows och produkten finns nu att ladda ner i skarp version för er som har Office 365 eller att köpa via vanliga kanaler.

Här finns nytt verktyg för installation:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49117

De mest efterlängtade nyheterna i Office är t ex

  • Möjlighet till samredigering samtidigt i Word (dvs kunna se två markörer röra sig i dokumentet samtidigt).
  • Nya diagram i Excel; Lådagram, Sol, Histogram och inte minst Vattenfallsdiagram m fl
  • Möjlighet att spela in videoklipp i PowerPoint
  • Stöd för 365-funktionen Grupper direkt via Outlook och inte minst en mycket bekvämare funktion för att infoga bilagor och/eller länkar i Outlookmeddelanden.

Jag håller på och spelar in en del filmklipp runt nyheterna så jag återkommer med mer visuella demos.

Vågar man ladda ner den och köra? Ja!

 

Office 2016 lanseringen nära

Den 22 september lanseras Office 2016 för PC. Den kommer att finnas tillgänglig via Office 365 portalen för 365-användare och köpbar som tidigare.

Planerar du utrullning av Office 2016 så finns nya möjligheter att rulla i olika grupper för att ge vissa användare en tidig release och andra senare. Mer om utrullning hittar du här: https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt422981.aspx

Bland nyheterna märks t ex möjligheten att söka efter funktioner utan att minnas vilken flik de ligger på. Möjlighet att vara flera användare samtidigt (och se flera markörer) i Word. Flera nya diagram i Excel och tillgång till den populära funktionen Groups direkt i Outlook.

Ur ett mall och dokumentperspektiv så ser mycket ut att fungera som tidigare så en malluppdatering kan göras relativt enkelt. Dock släpper ju Microsoft nya möjligheter för mallar och tillägg som istället körs som appar. Dessa ser vi med spänning fram emot så jag återkommer om detta.

 

Office 2016 för Mac nu tillgängligt för dig som har Office 365-prenumeration

Nu är Office 2016 för Mac lanserat för Office 365-prenumeranter. Det innebär att Office för första gången har samma nummer oavsett om du väljer Office för Mac eller Office för PC. I Office för Mac ingår Word, Excel, PowerPoint, Outlook och OneNote och den finns tillgänglig att ladda för dig som prenumererar på Officepaketet via Office 365 tillsammans med övriga nedladdningsbara Officeversioner.

Nya Office för Mac fungerar i helskärmsläge och har stöd för Multi-Touch gester.

Office 2016 för Mac och PC har blivit mer lika och det nya verktygsfältet organiserar olika funktioner så att du hittar det du behöver så snabbt som möjligt.

Just nu är Office 2016 för Mac tillgängligt enbart för dig som använder Office 365 enlgit ovan men I september släpps Office 2016 för Mac som en separat produkt som du kan köpa utan en Office 365-prenumeration.

Läs mer om Office 2016 till Mac här.