11 saker som kan effektivisera dina Skypemöten

Idag blir det mer och mer vanligt med Skypemöten och jag får i princip varje gång  jag har en Skypeutbildning diskussioner om vad som är vettig Skype-etikett.

Det är en intressant fråga, Skypeetikett är både att ansluta sig i tid, att ha ett fungerande nätverk och att se till att deltagarna hör t ex. Så här kommer min lista på saker att tänka på för att få planerade Skypemöten att bli så optimala som möjligt.

1 Är ni många? Använd Lobbyfunktionen

När du skapar ett Skypemöte så kan du via knappen Inställningar säga till att du vill använda Lobby. En Lobby gör att du kan släppa in deltagarna vid en viss tidpunkt, t ex när mötet skall börja. Många deltagare är duktiga och ansluter sig t ex 10 minuter innan och ibland vill du förbereda mötet strax före och då kan det vara en aning avledande med deltagare som redan anslutit sig.

2 Förbered allt mötesinnehåll

Ett Skypemöte är tillgängligt i dagar före och efter mötets verkliga tidpunkt och därmed kan du ladda upp mötesinnehåll som presentationer och göra eventuella undersökningar och annat i god tid före mötet. Använd funktionen hantera mötesinnehåll för att växla mellan uppladdat material.

3 Sätt deltagarna på tyst

Via mötesinställningarna kan du sätta alla deltagare på tyst (dvs överkryssad mikrofon). Detta gör att du slipper be andra stänga av sitt ljud vilket är ett vanligt störningsmoment i onlinemöten.

4 Ta med en hjälpreda

Om du har möjlighet, ta med en hjälpare till mötet. Låt en person vara mötesledare/föredragshållare och gärna en till som hjälper deltagare att ansluta sig till mötet och som är deltagare i mötet. Ansluter du en extern skärm eller projektor till denna deltagare så kan du se på den skärmen när ditt visade innehåll syns hos mottagarna. Det gör att deltagarna slipper osynk mellan din röst och något fördröjda bilder.

5 Dubbelkolla allt

Nuförtiden stänger Skype själv av aviseringar från t ex Outlook när du presenterar men stäng av ljudet på mobilen, kolla ditt nätverk och ha gärna reservnät tillgängligt. Jag har varit med på mer än ett möte där föredragshållaren haft problem med sin dator, sitt nätverk etc. Även här har du nytta av en hjälpreda som kan testa att ditt ljud och din bild fungerar hos mottagarna också.

6 Skaffa bra headset eller ljudenhet

I ett Skypemöte har ljudet mycket större betydelse än i ett vanligt möte. En puck eller ett usb-headset kan göra stor skillnad på ljudkvaliteten för deltagarna.

7 Börja i tid och sluta i tid

Vårt tålamod på Skypemöten är kortare än i IRL. I möjligaste mån – håll tiden.

8 Ha en agenda

Inled dina Skypemöten med att sätta en agenda – det påverkar också deltagarnas förmåga att hålla intresset uppe och sätta förväntningarna rätt.

9 Underskatta inte chatten

I Skypemöten sker interaktionen många gånger i dubbel form. Presentatören pratar men deltagarna skriver. Det innebär att chatten kan innehålla värdefulla synpunkter under ett möte. Om möjligt så låt din hjälpare vara chattmoderator och samla in synpunkter och bra frågor att ta upp under eller efter mötet.

10 Boka din inbjudan till strax före mötets verkliga start

När du gör din Outlookinbjudan så sätt den något före mötets förväntade start och ange det i inbjudan. Detta gör att du blockar tid i deltagarnas kalendrar för att ansluta sig till mötet.

11 Spela in mötet

Enligt Gartner så förväntas vi se på 16 timmar film i månaden på jobbet under 2016. Det kan nog känna som en Utopi för många av oss men under den senaste tiden har virtuella möten ökat drastiskt och dessa kan spelas in och läggas upp för att bli beskådade vid lämpligt tillfälle. Räkna med att både utbildningar och möten kommer att finnas tillgängliga i videoform framöver. Är du deltagare i ett möte som spelas in så syns det hos samtliga för att ingen skall vara omedveten om detta. Endast bokade möten har inspelningsfunktionen tillgänglig.

Finns det annat du tycker borde adresseras kring Skypemöten? Ovanstående är de saker jag upplevt som ofta förekommande men kanske har du något mer du tycker borde nämnas i sammanhanget?

 

Saknar du projektverktyg i Office 365? Nu kommer Planner

Planner

Det finns ett antal sätt att hantera projekt bara med Microsoftprodukter. Vi har t ex Samarbetsytor i Sharepoint, Grupper i Outlook/Office 365, uppgifter i Outlook och inte minst Project för de kanske aningens för få som vågar ge sig på att använda den produkten. Fortfarande finns dock ett rätt stort behov av att hitta projektverktyg som är lättanvända och tydliga och nu lansera Microsoft en ny produkt i Office 365 – Planner som skall hjälpa till att hantera uppgifter och ge bättre överblick över hur ett projekt ligger till i förhållande till tidplan etc.

Organiserat grupparbete

Med Planner så kommer varje plan/projekt att representeras av en dashboard/instrumentpanel. Varje uppgift representeras av ett kort som kan ha färdigställandedatum, bilagor, kategorier och konversationstrådar kopplade till sig. Medlemmar i ett projekt får ett mail när de har fått en uppgift tilldelad.

Varje uppgiftskort kan ha bilder eller dokument kopplade vilket gör att själva instrumentpanelen/dashboarden blir överskådlig och tillgänglig. Uppgiftskort kan i sin tur delas in i sk hinkar (Buckets) vilka kan få olika prioritetsnivåer och olika färger.

Förutom att på detta sätt få mer ”Delveliknande” projekt så finns också vyer inbyggda i Planner så att du kan se hur projekten fortskrider. Du kan både se projektet men även en vy över just dina uppgifter eller t ex ta fram en bild över om projekttider ligger i fas.

Planner kommer att vara tillgängligt för Enterprisekunder och kommer att dyka upp hos er som har ”First release” under Q4 2015.

Läs mer här i denna bloggpost:
https://blogs.office.com/2015/09/22/introducing-office-365-planner/

 

Linkedin inte längre tillängligt via Social Connector i Outlook 2013

Tillhör du dem som ansluter Linkedin och Facebook till Outlook? Har du Office 365? Har du uppdaterat Office via marsuppdateringen så har denna tjänst försvunnit och är inte längre supporterad.

http://support.microsoft.com/sv-se/kb/3053944/en-us

Själva idén – att kunna använda sina Linkedinkontakter i Outlook går dock fortfarande att dra nytta av genom att ladda ner Linkedinappen via Office store:

https://store.office.com/linkedin-for-outlook-WA102996382.aspx?assetid=WA102996382

Denna app är bara tillgänglig för Office 365 användare och on-prem användare med Exchange 2013.

 

Koppla dina sociala nätverk till Outlook 2013

Du kanske har noterat att Outlook ibland visar bilder på kontakter när du får eller skickar e-post? Om du vill göra Outlook ännu mer illustrativt så kan du koppla in Linkedin, Facebook och även andra sociala nätverk till Outlook.

Varför vill du göra detta? Utöver avsevärt fler fotografier i dina e-postbrev så får du även en utökad kontaktlista med dina Linkedinkontakter och ett mer spännande personfönster där du ser uppdateringar från dina vänner. Även Lync kommer att visa bilder på de personer som hittas via dessa nätverk.

Du aktiverar enkelt funktionen (om den inte är avstängd i din organisation) genom att välja fliken Visa och trycka på knappen Personfönster. Här väljer du Kontoinställningar och anger sedan inloggningsuppgifter till de nätverk du vill ansluta.

socialanatverk

Välj Slutför när du är färdig.

Outlook kommer nu att illustreras med information och fotografier som du har tillgång till via dessa sociala nätverk.

socialanatverk2

Lite Visio kanske?

Till Office 2013 fick Microsoft Visio en ordentlig uppdatering. Tillhör du dem som lägger tid på at rita flöden och processer eller andra symboler eller diagram så förtjänar Visio lite uppmärksamhet. Hos en av mina kunder så lägger de ganska mycket tid på att rita processbeskrivningar och då kan Visio spara en hel del tid.

Visio kan också användas tillsammans med Office 365 eller SharePoint för att skapa mer visuella effekter av statistik som skall visas upp på en webbplats.

Här finns några introduktionsfilmer till Visio om du vill få en första inblick:

visio

Lär dig använda Visio
Den här filmen är en kort introduktion till grunderna i Visio för dig som vill komma igång med dina första ritningar.

Skapa tidslinjer med Visio
Den här filmen visar hur du kan göra enkla tidslinjer med hjälp av Visio och spara väldigt mycket tid jämför med att rita detta för hand i t ex PowerPoint

Skapa datagrafik med hjälp av Visio
Den här filmen visar hur du kan koppla Exceldata till Visio och visa upp detta grafiskt
(och få det uppdaterat om informationen ändras).

Givetvis är detta bara smakprov på vad Visio kan göra men kanske kan det vara lite inspiration på vägen!

 

Har du Office 365 och undrar vad som kommer framöver?

I vår nya föränderliga värld så kan det vara intressant att veta hur Office 365 kommer att se ut imorgon. (I synnerhet om du använder Office 365 förståss… )
Har du Office 365 för Business så hittar du kommande nyheter med denna Windows 8 app som alltid har en aktuell roadmap till hands:

http://apps.microsoft.com/windows/nl-be/app/o365-roadmap/f6e425c8-cb5b-4434-81fa-7358af955852

Du hittar även samma nyheter via Office365.com/roadmap som nämnts tidigare

http://office.microsoft.com/roadmap

 

 

Microsoft visar nu en publik ”roadmap” för Office 365

Om du tillhör dem som är nyfiken på vilka nyheter som är på gång och kommande i Office 365 (eller kanske vad som har lanserats på sistone) så finns en ny publik roadmap tillgänglig här:

http://office.microsoft.com/en-us/products/office-365-roadmap-FX104343353.aspx

Snyggt och strukturerat också och bra för er som utvärderar Office 365.