Office Online – Nytt namn på Office Web Apps

Både för privat bruk och i Office 365 byter nu de webbaserade officeprogrammen namn till Office Online, dvs Word Online, Excel Online, PowerPoint Online etc.

Fortfarande återstår lite översättningar som att det står Redigera i Excel Web App och att man sedan flyttas vidare till Excel Online men likväl känns namnen mer tydliga.

Office online 3

 

Nu finns Office Online! (Nya Office via Webben)

Vill du inte använda installerad Office så kan du nu genom ditt Microsoftkonto använda Office via Internet.

Det senaste året har Office Web Apps utvecklats allt mer och nu kallas de, åtminstone för privat bruk och via den nydöpta OneDrive användas via sin egen sida: office.com

Office Online på Office.com

Denna webbplats blir som en hub eller portal via vilken du kommer åt OneDrive din nya lagringsplats (dvs tidigare SkyDrive) men du kan även öppna din e-post och öppna Officeprogrammen (Webversionerna) direkt så att upplevelsen blir mer som med installerade program. Programmen byter också namn till PowerPoint Online, Word Online och Excel Online etc. istället för Web Apps. Fortfarande återstår en del översättningar på MS svenska hemsida men produkten ser ut att fungera utmärkt.

Office online 2

Det är verkligen snyggt gjort så det skall bli intressant att se hur det här tas emot. För privatbruk så blir det enkelt att spara, dela och skapa dokument och hantera e-post och kalendrar.

 

Anpassade teckensnitt och Office Web Apps

När nu fler och fler går in i molnet och väljer Office 365 så kan det vara värt att titta lite närmare på det här med unika teckensnitt igen.

Antalet teckensnitt som finns tillgängliga i Office baseras på Windowsversion (eller operativsystem) och vilken Officeversion som används. Antalet fonter i Office Web Apps är mindre och därmed kan dokument uppföra sig olika om de används i Word/Excel/PowerPoint eller om de används i motsvarande webappar.

Du kan i dagsläget inte fylla på webapparna med nya teckensnitt utan de teckensnitt/fonter som kan visas i webapparna är de som är inbyggda. Det du kan göra är att bädda in teckensnitt i dina dokument men det kräver att teckensnitten uppfyller vissa licensvillkor.

Så här hanteras teckensnitt av Office 2013/365 ProPlus

När du använder olika teckensnitt så anges det i din text att denna font skall användas. Normalt sett så finns inte teckensnittet i dokumentet utan den flagga som din text är markerad med hämtar och använder teckensnittet om det finns i den dator där dokumentet används. Om det inte finns så används ett ersättningsteckensnitt. I Office kan du inte styra vilket teckensnitt som används utan detta avgörs av operativsystemet. Du kan däremot se vilket som används genom att välja Arkiv, Alternativ, och Avancerat och klicka på knappen Teckenersättning. Här kan du också se om du saknar ett teckensnitt.

Om du av någon anledning vill använda teckensnitt som inte normalt levereras av Office så kan du köpa (eller hämta) fler. För att dessa skall kunna visas på en dator där inte teckensnittet finns så måste det bäddas in i dokumentet. Teckensnitt som skall bäddas in i ett dokument måste uppfylla vissa villkor, nämligen följande:

Uppfylla kraven för Licensnivå

Teckensnitt kan köpas med följande licensnivåer:
Ingen – Kan inte bäddas in.
Skriv ut/Förhandsgranska – Kan bäddas in men dokumentet blir skrivskyddat när det öppnas och därmed kan man inte redigera det på en dator som inte har teckensnittet.

Öppnar du ett dokument som har denna licensnivå så visar Office att du inte kan redigera det förrän teckensnittet har tagits bort:
skrivskydd

Redigerbart – Teckensnittet kan bäddas in och dokumentet kan ändras på en annan dator men användaren kan inte använda teckensnittet på ytterligare en dator.
Installerbart – Teckensnittet kan bäddas in och spridas fritt.

Komma från rätt teckensnittsfamilj

Det finns huvudsakligen två grundfamiljer av teckensnitt. De som har Postscriptkonturer och de som har TrueTypekonturer. De enda som kan bäddas in i Office är de som har TrueTypekonturer. Idag kallas de flesta teckensnitt för OpenType men ett teckensnitt som är av typen OpenType kan antingen ha TrueTypekonturer eller Postscriptkonturer och endast de som är baserade på TrueType är inbäddningsbara.

Alltså, för att bädda in ett teckensnitt i ett Worddokument (eller PowerPoint) så måste det vara TrueType eller OpenType med truetypekonturer och helst ha en licensnivå som motsvarar redigerbar.

Du bäddar enkelt in detta teckensnitt genom att välja Spara Som, Verktyg, Alternativ för Spara och kryssa i alternativet vid Bädda in teckensnitt.

Så här hanteras teckensnitt i Office Web Apps

Idag överväger en del företag att låta sina anställda klara sig med web appar. Det som kan vara bra att veta är att dessa har ytterligare regelverk runt sig för att hantera fonter. Även om du har installerade fonter i din dator så kan du inte se dessa i Web Apparna.  Du kan se och redigera dokument med inbäddade fonter men fonterna visas enbart i förhandsgranskningsläge. När du väljer att redigera ett dokument i Word Web App så kommer inte fonten att visas utan du ser standardfonter på alla platser där du har inbäddade fonter. När du återgår till förhandsgranskningsläge så kommer fonterna tillbaka men det kan bli en del skillnader när du tittar på ett dokument och när du redigerar ett dokument med hjälp av web apparna.

Below, embedded fonts showing up i preview mode

font web app preview

Below, embedd fonts in Edit mode in Word Web App – note that the fonts are not showing:

font web app edit

Allmänt om inbäddade teckensnitt i Office

Många gånger när vi arbetar med mallar så är det viktigt för våra kunder att ha sina egna teckensnitt. I dagsläget är det också så att ett dokument som uppfyller villkoren ovan och har inbäddade teckensnitt med rätt konturer och rätt fontnivå kan ändå visas fel hos mottagare med äldre Officeversioner då Office 2003 använder en konverterare som kör dokumenten igenom RTF format när de omvandlas från t ex DOCX till DOC. I denna process raderas de inbäddade fonterna då denna funktion inte stöds i RTF formatet.

Det kan vara värt att överväga aspekterna ovan när du står i begrepp att välja fonter/teckensnitt till din organisation.

 

Nya funktioner i Web Apparna

Då var det dags igen. Nu har Web Apparna uppdaterats och blivit ännu starkare för dig som har Office 365 eller använder Office via Skydrive.

Här är några av de uppdateringar som gjorts:

Word

Ändringar och närvaro i realtid

Dubbelvy Word

Du behöver inte längre spara för att se andras uppdateringar i Word. Nu sker ändringar i realtid hos samtliga inloggade författare och du kan se tydligt var andra arbetar.

Fler funktioner som sidhuvud, sidfot och sidnummer

Nu kan du hantera sidhuvud, sidfötter och numreringar direkt i Word Web App.

Ändra och hantera tabellformat

Tabellformat finns nu tillgängliga i Web Appen och dessa använder de färger som är lagrade i dokumentet.

Nu sök och ersätt

Navigeringsfält med sök och ersätt finns nu tillgängligt inklusive möjlighet att göra sidbrytningar.

Excel

Realtids co-authoring och närvaro

Även om denna funktion funnits ett tag så har den blivit snabbare och bättre. Du kan nu se både i vilken cell andra arbetar och se markeringar i bladet som visar var övriga författare befinner sig.

Dubbelvy Excel

Möjlighet till att använda böcker med skydd

Nu kan du använda arbetsböcker med skydd även i Web Apps.

Statusfältet visar summa, antal och medel av ett markerat område

Denna funktion används av många i Excel och finns nu även i Webversionen.

Fler möjligheter med drag och släpp

Nu kan du byta plats på flikar och dra och släppa celler i dina böcker.

Enklare att byta namn på en arbetsbok

Byt namn på en fil genom att klicka på namnet i titelraden och ändra.

PowerPoint

Ändringar och närvaro i realtid

Dubbelvy PPT

Du behöver inte längre spara för att se andras uppdateringar. Nu sker ändringar i realtid hos samtliga inloggade författare och du kan se tydligt på vilken sida andra arbetar.

Möjlighet att beskära bilder

Nu kan du beskära bilder direkt i PowerPoint Web App

Trenden känns ganska tydlig. I Juni uppdaterades web apparna ordentligt och nu kommer ytterligare en rejäl uppdatering. Molnversionerna av Office börjar onekligen kännas som värdiga alternativ.