Använda ”Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Nu finns Office Online! (Nya Office via Webben)

Vill du inte använda installerad Office så kan du nu genom ditt Microsoftkonto använda Office via Internet.

Det senaste året har Office Web Apps utvecklats allt mer och nu kallas de, åtminstone för privat bruk och via den nydöpta OneDrive användas via sin egen sida: office.com

Office Online på Office.com

Denna webbplats blir som en hub eller portal via vilken du kommer åt OneDrive din nya lagringsplats (dvs tidigare SkyDrive) men du kan även öppna din e-post och öppna Officeprogrammen (Webversionerna) direkt så att upplevelsen blir mer som med installerade program. Programmen byter också namn till PowerPoint Online, Word Online och Excel Online etc. istället för Web Apps. Fortfarande återstår en del översättningar på MS svenska hemsida men produkten ser ut att fungera utmärkt.

Office online 2

Det är verkligen snyggt gjort så det skall bli intressant att se hur det här tas emot. För privatbruk så blir det enkelt att spara, dela och skapa dokument och hantera e-post och kalendrar.

 

Något om flikbeteende i Office 2007 och 2010

Denna vecka har jag fått två frågor runt flikarna i Office 2010, en per mail och en direkt ställd till mig. Båda frågorna var samma och ställda så här:

Varför kommer jag till fliken Arkiv och inte Start när jag  öppnar Word?

Problemet var följande. När Word (eller något annat Officeprogram) öppnades så var Arkivfliken markerad och inte Start så att man behövde klicka på Start för att se den.

Detta läge inträffar när det Officeprogram det rör sig om har flikarna i döljläge. Du åstadkommer detta genom att dubbelklicka på en flik. När en flik blir dubbelklickad på så aktiverar den dölj varpå flikarna bara syns när man klickar på dem. På detta sätt kan du spara plats och ha mer skärm över för ditt dokument. Problemet är bara att du kanske inte ville dölja dem och från och med nu så måste du klicka på Start för att visa start. För att återställa flikarna till vanligt läge så dubbelklickar du igen på en flik och Office väljer nu utfällt läge som standard.

I Office 2010 finns också en liten nedåtriktad pil strax under minimera och maximera-knapparna som kan användas för att veckla ut flikarna igen, denna pil visas uppåtriktad som standard för att dölja flikar.

När vi ändå pratar flikar så kan vi ta en ytterligare sak som ibland skapar förvirring.

Normalt sett när du markerar en bild så visas den sammanhangsberoende gruppen Bildverktyg och fliken Format men stundvis så visas gruppen upp till höger utan att vliken Format väljs. Vill du aktivera denna flik utan att behöva klicka på den på menyfliksområdet så kan du dubbelklicka på din bild. Då tvingar du fram bildobjektsfunktionerna. Dvs, ett klicka kan visa flikarna på menyfliksområdet men fortfarande låta dig se fliken Start t ex. Dubbelklick visar flikarna och förflyttar dig till formatfliken.

Skyddad vy i Office 2010

En funktion som orsakar en del frågor i Office 2010 är den gula listen som visas när du öppnar bilagor till e-postmeddelanden och som kallas för skyddad vy. Denna funktion låser dokumentet för redigering och hindrar makron och annan potentiellt skadlig kod från att köras.

För att ta ett aktivt val och använda dokumentet så kan du klicka på knappen Aktivera redigering som visas i den gula listen varpå ditt dokument aktiveras och går att använda samt lagras i en lista över betrodda dokument varpå den gula listen inte kommer att visas mer för detta dokument.

Om du känner att du har koll på vilka dokument du öppnar och inte har en alltför nedlåst IT miljö så kan du lätta lite på denna funktion på följande vis:

  1. Öppna t ex Word
  2. Klicka på Arkiv och välj Alternativ
  3. Klicka på Säkerhetscenter
  4. Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter
  5. Klicka på kategorin Skyddad Vy
  6. Bocka ur krysset vid Aktivera skyddad vy för Outlook bilagor

Övriga kryss kan nog vara bra att ha ibockade men bockar du ur samtliga så kommer skyddad vy inte att dyka upp. (Under förutsättning att du inte befinner dig i en miljö där detta kommando återinstalleras vid inloggning t ex.)

 

 

Fem intressanta nyheter i Office 2013

Office 2013 finns nu i en teknisk beta och har vid första anblicken många likheter med Office 2010. Dock finns en del anmärkningsvärda nyheter. I det här inlägget och en del kommande så tittar vi på vad vi kan vänta oss av nästa Officeversion.

Här kommer fem nyheter som kan vara värda att vänta på:

  1. Nu kan du både öppna och redigera PDF filer i Word. Från och med Office 2013 så kan du öppna, redigera och spara PDF filer i Word. Då formaten inte är helt kompatibla så kan PDF filens utseende förstöras men förvånansvärt mycket som bilder och text kan återanvändas. Hög tid att låsa PDF filer för framtiden alltså.
  2. Office minns var du befann dig när du stängde dokumentet. Det är här en uppseglande favorit för min del. När du öppnar PowerPoint (eller Word eller Excel) så minns Office var du arbetade tidigare och frågar om du vill förflytta dig till den sidan. Otroligt bekvämt när du arbetar i större dokument.
  3. Touchstöd. Det är dags för Microsoft att ta upp kampen om plattorna. Med Windows 8 och Office 2013 så ingår stöd för touch och därmed kanske Microsofts Surface platta kan bli en möjlig konkurrent till den iPad inflation vi just nu lever i.
  4. Avsevärt förbättrad stöd för diagram i Excel. Arbetar du mycket med diagram i Excel så kommer du att gilla de förbättringar som gjorts här. Du kan mycket enklare än förut ändra digramtyper, hantera kombinationsdiagram och ändra format. Den förhandsgranskning vid formatändringar som saknades i Excel 2007 och 2010 har nu kommit på plats.
  5. Förbättrad föredragshållarvy i Powerpoint. Föredragshållarvyn i Powerpoint som länge varit en funktion förunnad proffsen har nu blivit enklare att använda och går att använda även med enbart en skärm. Dags för alla att bli Powerpointproffs alltså!

Mer om nyheterna i 2013 framöver…

Bortglömda kortkommandon – del 1

Visste du att kortkommandot i alla Officeprogram för spara som är F12? Innan de nya kortkommandona Ctrl-P för skriv ut, Ctrl+S för spara och Ctrl+O för Öppna kom så användes F12 för massa saker. Ctrl+F12 var (och är) kortkommandot för Öppna, Shift+F12 är Spara och Ctrl+Shift+F12 var det förra kortkommandot för skriv ut.

Dessa har kanske spelat ut sin roll då det nog är lättare att komma ihåg kortkommandon som har bokstäver som påminner om valet men av någon anledning så har Microsoft bara gjort ett ”nytt” kortkommando för just Spara – dvs Ctrl+S.

Vill du av någon anledning välja Spara som eller Save as så använder du alltså det gamla – F12.

Upplever du konstigheter när du skriver ut från Office?

I 90 fall av 100 om en utskrift ger oväntade resultat så hänger det ihop med vilken drivrutin skrivaren använder, eller närmare bestämt hur skrivaren hanterar din text.

Ett enkelt test för att avgöra om du skall anse att felet ligger i Office eller i skrivaren är att titta i förhandsgranska. Ser ditt dokument rätt ut på skärm och i förhandsgranska så brukar det vara skrivarinställningarna som skall ses över.

Många moderna multifunktionsskrivare (de som kan allt, kopiera, skriva ut och göra PDF filer) är standardinställda på något som heter ”ersätt med enhetens teckensnitt”. Detta betyder att skrivaren inte skall lägga tid på att få instruktioner från din dator hur teckensnitten skall skrivas ut utan istället använda ett närliggande inbyggt teckensnitt. Detta innebär att den Arial eller Times New Roman du använt i ditt dokument kan skrivas ut som Helvetica eller CG Times eller något annat. För de flesta av oss märks knappt någon skillnad när vi tittar på enskilda tecken men många gånger blir inte en mening med Helvetica istället för Arial exakt lika lång eller hög. Detta innebär att de 10 sidor du skrev ut kanske kommer ut som 11 sidor med underliga sidbrytningar och möjligen utbytta tecken.

Varför ställer man in en sådan här inställning överhuvudtaget? Anledningen är hastigheten. En skrivare som inte måste fundera ut exakt hur ett Arial – S ser ut kan skriva ut fler tecken i sekunden. För de flesta av oss så märks knappt den här tidsskillnaden men inställningen är många gånger standard och gör att skrivarleverantören kan hålla sitt snabbhetslöfte.

För att få en skrivare att uppföra sig och skriva ut på det sättet du ser dokumentet på skärmen så kan du behöva kontrollera inställningen för teckensnitt eller fonts. Du kan få leta efter denna inställning eftersom dialogrutan för olika skrivare kan skilja sig åt så se nedanstående beskrivning som en riktlinje:

Ställa in en skrivare till att skriva ut din utskrift exakt som du själv ser den

  1. Välj Arkiv, Skriv ut (Eller Officeknapp och Skriv ut)
  2. Välj den skrivare du vill skriva ut till och klicka på Egenskaper
  3. Försök hitta det område i dialogrutan som kommer upp som påminner om bilderna nedan. För det mesta är det en Avancerat flik eller Avancerat knapp du vill hitta.
  4. Ändra inställningen Ersätt med enhetens teckensnitt till Ladda ner överförbara teckensnitt enligt bild nedan.

Om det ändå krånglar när du skriver ut:

  1. Vissa skrivare kan ha en ytterligare en inställning som styr hur nerladdningspara teckensnitt skall hanteras så följ i så fall punkterna ovan men ställ även in att teckensnitten skall hanteras som Bitmap. (Se bild 3 nedan.)