Begränsa vad som skall vara tillgängligt offline i Outlook 2013

När du använder ”cachelagrat exchangeläge” i Outlook (något som funnits i några år nu) så sparas en lokal kopia av din postlåda på hårddisken. Detta innebär att du kan arbeta med Outlook och se dina brev även om du inte skulle vara Online.

De senaste åren har dock postlådorna ökat markant i storlek och på moderna datorer med snabba SSD diskar så kan hårddiskstorleken har minskat. Om flera användare arbetar på samma dator så kan snart hårddisken bli rejält full med hela nedladdade Outlookprofiler.

För att komma åt detta så införs i Outlook 2013 en möjlighet att begränsa hur mycket av postlådan som skall finnas tillgängligt lokalt. Detta görs genom en inställning för tid. All Outlookinformation som är äldre än den inställda tidsinställningen är enbart tillgänglig när användaren är online.

Standardinställningen i Outlook 2013 är att all Outlookdata som är äldre än ett år inte hämtas ner till den lokala kopian.

Om du skapar en ny Outlookprofil när du börjar använda Outlook 2013 så skapas också en ny typ av .OST fil som är ungefär 40% mindre varpå även detta blir platsbesparande.

Skulle du uppleva att sökningen i Outlook inte hittar all din e-post så notera knappen ”Include older results” eller ”Inkludera äldre resultat” som visas i sökfältet i Outlook.

 

Flytta Outlookinformation med Export/Import

Har du undrat vart Export/Importfunktionen i Outlook har tagit vägen? Behöver du kopiera ut data från Outlook på ett enkelt sätt? Du kanske vill få med dig kontakterna till en annan dator eller göra en säkerhetskopia av din postlåda. Du kan också använda denna funktion för att t ex importera ett Excelregister till att bli kontakter i Outlook.

Obs! Bli inte lurad av att knappen råkar heta Exportera – den används både för import och export av data till och från Outlook.

Du hittar funktionen här:

  1. I Outlook, välj Arkiv, Inställningar
  2. Klicka på kategorin Avancerat
  3. Klicka på knappen Exportera
  4. Nu öppnas en Guide i vilken du kan importera data till Outlook (t ex en Excelfil) eller Exportera data från Outlook.

Följ guiden för att välja hur dina data skall hanteras. Vill du t ex exportera ut dina data från Outlook så använder du Exportera till en fil. Följ guiden och markera vad du vill exportera. (Exportera betyder inte flytta utan denna guide skapar bara en flyttbar kopia av utvalda Outlookdata.)

När filen är sparad så kan du ta den med dig och importera den via samma funktion med skillnaden att du i Guiden väljer Importera från ett annat program eller fil.

Ta bort standardpåminnelsen i kalendern

TIllhör du dem som har en extremt lång lista med påminnelser som du inte stängt när du startar Outlook? Känner du att du vill sätta påminnelser själv och inte bli påmind om allt du skapar i kalendern så är det lätt åtgärdat.

  1. Öppna Outlook och välj Arkiv, Inställningar
  2. Klicka på Kategorin kalender
  3. Bocka ur standardpåminnelse

Ta bort kalenderpåminnelse

Vill du ändå ha en påminnelse i en bokning så anger du det direkt i varje kalenderbokning istället.

Spara tid om du skickar samma meddelande flera gånger!

Tillhör du dem som med viss regelbundenhet behöver skicka ut ett och samma Outlookmeddelande? Eller har du kanske standardtexter i Outlook som du enkelt vill kunna infoga i dina e-postbrev?

Från och med Outlook 2007 så infördes funktionen snabbdelar både i Word och Outlook varpå du enkelt kan återanvända bra texter eller hela brev.

Funktionen snabbdelar genererar en lista med sparade texter som du kan använda för att snabbt skriva ett återkommande brev igen.

Vill du göra ditt eget bibliotek med återanvändbara texter så gör du så här:

  1. Öppna ett nytt meddelande i Outlook och skriv in den text du vill spara precis som den skall se ut.
  2. Markera den text du vill spara.
  3. Välj Fliken Infoga och alternativet Snabbdelar och välj Spara markering i snabbdelsgalleriet. Ange ett namn för din nya snabbdel och välj OK,

 

Nu är snabbdelen sparad och kan återanvändas i vilket brev som helst om du öppnar ett nytt brev och väljer Infoga, Snabbdelar. Är knappen grå när du försöker använda den så tänk på att du kan behöva klicka i själva meddelandet för att aktivera en del funktioner.

 

 

Jämföra datum i Outlookalendern

Stundvis så blir man erbjuden mötestider som infaller vid olika datum. För att inte behöva klicka mellan dessa i Outlook och försöka minnas hur det såg ut på det föregående eller titta på en stor mängd dagara samtidigt så kan du välja att se helt olika datum intill varandra på ett mycket enkelt sätt.

Gör så här för att se flera icke sammanhängande dagar intill varandra i Outlook:

  1. Gå till kalendern i Outlook
  2. Välj knappen Dag för att se dagvy (en dag i taget)
  3. Klicka på det första datumet du vill se samtidigt som några andra
  4. Håll ner CTRL tangenten och klicka därefter på övriga datum som du vill visa samtidigt.

Så här fint blir det:

Ansluta en Hotmail kalender till Outlook 2010

På samma sätt som i inlägget här nedan så kan man använda iCAL länken för att visa en Hotmail kalender i Outlook men för att få mer funktionalitet så kan man använda Outlook Hotmail Connector som visar upp och gör kalender, epost och kontakter användbara direkt i Outlook. Dessa kommer inte att synkroniseras som i fallet med Google utan visas som ett separat mappträd i mapplistan.

Läs mer eller installera Outlook Hotmail Connector.

 

Synkronisera eller visa en Google kalender i Outlook 2010

Har du som många andra behov av att ha koll på mer än en kalender? Nu menar jag inte jobbkalendrar utan snarare privata. Fler och fler skapar ”familjekalendrar” på olika sätt och behöver därmed ha koll på både privata och yrkesmässiga kalendrar.

Använder du Internetkalendrar som Google eller Live så kan du få tillgång till även denna kalenders innehåll på något av nedanstående sätt:

Synkronisera Outlook med en Google kalender
Om du väljer att synkronisera en Google kalender med Outlook så kan du använda programmet Google Calendar Sync som tillhandahålls av Google. Med detta så synkroniseras informationen i Google kalendern antingen enbart från eller enbart till Outlook. Detta innebär att du kan spegla kalendrarna och får samma information i båda. Du kan även bestämma att du enbart synkroniserar till Outlook och därmed importeras dina kalenderbokningar till Outlook från Google kalendern men inga bokningar synkroniseras åt andra hållet. Du kan även göra tvärtom – dvs synkronisera till Google men inte till Outlook. Fördelen med denna väg är samma som nackdelen. Du får alla bokningar i huvudkalendern. Följ länken nedan för att göra detta.

http://support.google.com/calendar/bin/answer.py?hl=sv&answer=98563&topic=13948&ctx=topic

Visa en Google kalender i Outlook 2010

Om du enbart vill kunna titta på en Google kalender via Outlook eller visa Outlookkalendern och Googlekalendern intill eller ovanpå varandra så kan du istället välja att enbart visa Google kalendern i Outlook. Detta gör du så här:

Att göra i Google kalendern

  1. Logga in till din Google kalender och veckla ut Mina kalendrar. Klicka på den kalender som du vill använda och välj Kalenderinställningar i menyn som visas.
  2. Klicka på knappen iCAL från området Privat Adress och kopiera den länk som visas.

Öppna kalendern i Outlook

  1. I Outlook öppnar du kalendern och klickar på knappen Öppna kalender och väljer Från Internet
  2. Klistra in den länk du just kopierade och välj OK
  3. Välj Ja i dialogrutan som frågar om du vill lägga till kalendern.

Din kalender visas nu som ett alternativ i listan över andra kalendrar. Du kan nu ha den visas och bocka för den eller stänga den tillfälligt genom att bocka ur den.

Visa flera kalendrar samtidigt i
Outlook 2010

Om du har flera kalendrar öppna samtidigt så visas de normalt intill varandra. Skulle du vilja visa dem överlappande istället så kan du använda den lilla pil som visas till vänster om namnet på varje kalender.

Överlappande kalendrar visar samtliga möten som om de låg i samma kalender men låter bokningarna ha samma färg som den kalender de är skapade i. Detta gör att du kan få summan av de visade kalendrarnas bokningar visade i en kalender.

 

I bilden ovan så kan kalendrarna ovan slås samman med den lilla pilen till vänster om kalendernamnet.

 

Snabba upp din dagliga e-posthantering

Här kommer några bra kortkommandon när du hanterar e-post

  • Skapa nytt meddelande i Outlook när du står i inkorgen – Ctrl+N
    Skapa nytt meddelande i Outlook när du är i en annan mapp – Ctrl-M
  • Hoppa mellan adressfälten och meddelandefältet – Tabb tangenten
  • Söka efter en adress när du är på raden till – Skriv in lite av namnet och tryck
    Ctrl-K
  • Skicka ett meddelande – Ctrl-Enter

Outlook 2010 – Välja samma vy till samtliga mappar

En ny funktion i Outlook 2010 är att du kan kopiera (eller återanvända) en vy till samtliga undermappar.

Har du gjort i ordning hur en mapp skall visas, t ex om du vill se eller dölja läsfönster så kan du därefter göra följande för att applicera detta på andra mappar på ett enkelt sätt:

  1. Välj fliken Visa
  2. Klicka på knappen Ändra vy
  3. Välj knappen Använd aktuell vy för andra typer av e-postmappar. Markera kryssrutorna för mapparna som du vill använda vyn för och välj eventuellt att inkludera undermappar.
  4. Välj OK när du är klar