Byta rättstavningsspråk i PowerPoint

Har du haft behov av att skriva på ett annat språk än vad PowerPoint tycker känns normalt så kanske du har upplevt att PowerPoint inte är fullt så flexibelt som Word.

I Word så byter ju dokumentet själv språk om du skriver mer än en mening på ett annat språk varpå rättstavningsprogrammet övergår till att kontrollera språket som du skriver på. (förutsatt att rättstavningsordlistorna är installerade).

Så här ser alltså scenen ut: Du har en presentation på ett antal sidor där den föreslår svenska. Du skriver på engelska och får massor av röda vågor under dina ord och skulle nu vilja att PowerPoint ändrade språk på din redan inskrivna text till engelska så att rättstavningen kontrollerar orden på rätt språk?

Det här låter kanske inte så komplicerat men utmaningen är att du normalt sett bara kan markera en textruta i taget i PowerPoint och därför kan det blir lite halvjobbigt att sitta och byta språk på varenda textruta för sig.

Vill du komma förbi det och komma en bit på vägen så kan du göra så här:

  1. Klicka på fliken Visa och välj Knappen Dispositionsvy
  2. Nu visas all text som är inskriven i rubrikrutor och ordinarie textrutor till vänster om den aktuella bilden.
  3. Klicka i detta område och välj CTRL+<A
  4. Nu markeras all din ordinarie text i presentationen.
  5. Klicka på språket som står längst ner i statusfältet i PowerPoint och välj önskat språk samt OK.
  6. Klart.
  7. Återgå genom att välja Normal på Visafliken.

Du ändrar raskt stora delar av texten i din presentation på det här sättet. Handritade textrutor och ritobjekt behöver ändras manuellt men du kommer en bit på väg i alla fall!

 

 

Använda ”Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Infoga filmklipp i PowerPoint 2010

På senare tid har det blivit mer och mer populärt att infoga filmsnuttar i Powerpointpresentationer. Detta har länge gått att göra om du haft en film som fil men om du hittat filen på en plats som t ex Youtube så har det inte varit lika lätt.

I PowerPoint 2010 så finns en inbyggd möjlighet att infoga ett filmklipp i PowerPoint vilket du gör enligt följande, tänk på att du behöver Internetanslutning för att köra din film under ett bildspel när du infogar filmklipp på detta sätt.:

  1. Leta upp det filmklipp du vill infoga.
    Använder du Youtube så gör du som följer:
  2. När filmklippet visas så tryck på knappen Dela som visas under filmen.
  3. Klicka på Bädda in.
  4. Markera alternativet Använd gammal inbäddningskod.
  5. Högerklicka på den inbäddningskod som visas och välj Kopiera.
  6. Öppna den sida i PowerPoint som du vill visa filmen på och välj fliken Infoga och listpilen vid alternativet Video.
  7. Välj Video från webbplats
  8. Klistra in din inbäddningskod i rutan som visas.
  9. Välj OK
  10. Ditt filmklipp kan nu visas upp när du befinner dig i bildspelsläge eller använder knappen Spela upp på videoverktysflikarna.

Obs! Om funktionen Infoga video från webbplats är grå så kan du befinna dig i 64-bitars version av PowerPoint där denna funktion ej fungerar.

Visa bildspel med kortkommando

Visar du ofta bildspel? Har du provat att använda följande kortkommandon?

  • F5 – Startar bildspel från sida 1
  • SHIFT+F5 – Startar bildspel från sidan du befinner dig på
  • Esc – Lämnar bildspelet

Skickar du din presentation till andra efter en visad presentation? Om du vill skicka en PPT men utan talarmanus så kan du välja Arkiv, Info och trycka på knappen Felsök. Här finns en användbar funktion som heter kontrollera dokument. Väljer du denna så kan du leta efter text och innehåll i din presentation som du kanske inte vill dela med andra.

Här kan du markera att du vill söka efter presentationsanteckningar och välja kontrollera. Finns det några så kan du använda knappen Ta bort för att ta bort alla i ett svep istället för att radera anteckningar på varje sida. Tänk på att göra en kopia innan du gör detta om du vill återanvända anteckningarna vid ett annat tillfälle.

Skriva ut talarmanus eller anteckningar i Powerpoint

Tillhör du dem som skriver talarmanus till dina presentationer? Under varje Powerpointbild så finns ett fält där du kan skriva in det du vill komma ihåg att säga när du visar en sida men kanske inte vill visa på själva Powerpointbilden.

För att dra nytta av det du skrivit in så behöver du få tillgång till dessa anteckningar under själva presentationen. Du har i princip två sätt till att åstadkomma detta:

  1. Skriva ut anteckningarna som ett talarmanus
  2. Använda föredragshållarvyn och läsa dessa anteckningar på skärmen medan du presenterar.

Vi går igenom dessa möjligheter här nedan:

Skriva ut anteckningar som ett talarmanus

Powerpoint erbjuder 2 sätt att skriva ut ett talarmanus. Det mest tillgängliga ligger här:

  1. Välj Arkiv, Skriv ut
  2. Klicka på pilen intill Helsidesbilder under kategorin Inställningar och välj Anteckningssidor
  3. Välj Skriv ut

När du skriver ut anteckningssidor så får du ett papper per Bild där halva pappret används till bilden och den nedre halvan används till dina anteckningar.

Skriva ut ett komprimerat talarmanus

En doldis i Powerpoint men nog så användbar är det talarmanus som blir lite mer komprimerat och som skriver ut ett talarmanus med tre bilder och dess anteckningar per sida. Det här är min personliga favorit då jag inte skriver så långa anteckningar.

  1. Välj Arkiv, Spara och skicka
  2. Klicka på Skapa åhörarkopior (låt dig inte stoppas av att det står något annat än anteckningssidor här) och klicka därefter på knappen Skapa åhörarkopior (kanske lite dubbelarbete eller hur).
  3. Kontrollera att det är förbockat i Anteckningar intill bilder och välj OK
  4. Nu öppnas Word, dina bilder kopieras dit och anteckningarna läggs sorterat i en stilig tabell med sidnummer, bild och anteckningar. Här kan du också göra lite egna justeringar om du vill och spara anteckningssidorna som ett eget dokument.

Använda föredragshållarvyn och läsa anteckningarna på skärmen

En utmärkt funktion i Powerpoint är föredragshållarvyn vilken innebär att du som talare ser en översikt av presentationen på din skärm men åskådarna ser enbart den bild du senast valt.

 Du har nytta av föredragshållarvyn om du vill:
  • Kunna hoppa bekämt mellan sidorna i din presentation
  • Kunna se ditt talarmanus medan du håller presentation utan att ha gjort utskrifter
  • Se hur länge du har visat din presentation
  • Släcka bildspelet en stund
Dessutom så har du chansen att bli föremål för en viss beundran eftersom just den här funktionen är något som många vill lära sig men inte riktigt lika många har hittat.
Så hur gör man då? Här kommer de snabba stegen till föredragshållarvyn.

Steg 1 – Ställ in Utvidgat skrivbord

I Windows 7 blir det enklare att ställa in utvidgat skrivbord och instruktionen nedan beskriver hur du gör detta i Win7. Har du Windows XP eller Vista så gör du detta via bildskärmsinställningarna.
Se till att du har kopplat in din dator till en projektor eller extern skärm. Du får endast igång den här funktionen (Utvidga/Extend) om du är ansluten till minst två skärmar.
Tryck på Windowstangenten och P för att starta det lilla mycket användbara Windowsprogrammet Anslut till en projektor. Här väljer du Utvidga för att visa ditt skrivbord på två skärmar vilket är själva förutsättningen för att få igång den här funktionen.

Steg 2 – Berätta för PowerPoint att du vill använda föredragshållarvy

Öppna PowerPoint och ditt bildspel och välj fliken Bildspel och markera Använd föredragshållarvy.

Steg 3 – Starta bildspelet och ha behaglig överblick över dina sidor

Det finns nu en god chans att du har lyckats. Klicka på knappen Bildspel (den lilla filmduken nere till höger) eller F5 för att starta bildspelet och med lite tur så har du nu ett perfekt visningsläge med översikten på din dator och det vanliga bildspelet på projektorn/tv:n eller vad du nu visar presentationen på.

Blev det tvärtom?

Har du otur så har PowerPoint bestämt sig för att vända på skärmarna och visa ditt talarmanus och småsidorna för åhörarna och den stora bilden på din egen dator. Ändra på detta genom att avsluta bildspelet (Esc) och därefter klicka på fliken Bilspel. Precis ovanför bocken Använd föredragshållarvy så finns ett val som heter Visa på. Använd detta för att styra var bildspelet skall visas. Här finns en lista som visar de skärmar din dator kommer åt. Här byter du från det aktuella valet till det andra och startar om bildspelet så blir det rätt.

 

Ställa in Office till att visa centimeter istället för tum

Har du en engelsk Officeversion och vill ställa in marginaler, indrag och annat i centimeter istället för tum?

Linjalen i tum (inches)

Linjalen i cm

Oavsett om du befinner dig i PowerPoint, Word, Excel eller Outlook så hämtar
Officeprogrammen sitt standardmått från Word. Gör därmed denna inställning så här:

Öppna Word (Gäller 2007 och framåt)

  1. Välj File, Options eller Officeknappen och Word Options om du har 2007
  2. Klicka på kategorin Advanced
  3. Bläddra dig fram till avsnittet Display och välj centimeter istället för Inches vid Show measurements in Units
  4. Välj OK

 

Stödlinjer och stödlinjer i Powerpoint 2010

Om du vill skapa snygga sidor med många bilder eller objekt på i Powerpoint så kan du ha nytta av att använda stödlinjer. Stödlinjerna hjälper dig att lägga objekt rakt och snyggt på en sida.

I engelska Powerpoint så heter funktionerna Gridlines och Guides men i Svenska Powerpoint så heter funktionerna Stödlinjer och Stödlinjer. De Stödlinjer som vi skall använda den här gången ligger under fliken Visa och i gruppen Visa.

Använda stödlinjer

Vitsen med stödlinjer är att objekt som du ritar eller flyttar på snäpper fast i en stödlinje. Stödlinjen är helt enkelt lite magnetisk och hjälper dig att lägga saker på rät linje.

Du kan flytta en stödlinje till rätt plats genom att peka med pilspetsen på muspekaren precis på stödlinjens streck och dra det rätt. Medan du drar så visas en siffra. Den siffra som visas är antalet centimeter (eller det mått Powerpoint har inställt som standard) som stödlinjen flyttas från centrum. Läge 0 är alltså mitt på sidan. Står det t ex 8 så är stödlinjen flyttad 8 centimeter från mitten.

Ibland kan man behöva flera stödlinjer än de två som infogas som standard. Du skapar enkelt flera kopior av din stödlinje genom att hålla ner CTRL och dra ut en ny från en befintlig. Peka på en inlagd stödlinje, håll ner CTRL och dra ut en ytterligare stödlinje som du placerar som du behöver.

Om du väljer att inte visa stödlinjer så försvinner alla stödlinjer du har lagt ut. Så snart du kryssar i funktionen igen så visas de på nytt enligt det sätt de senast användes i dokumentet du använder. Har du fått för många stödlinjer så tar du istället bort en genom att lägga den på en annan för att ”smälta ihop” två till en.

 

 

 

Rita flera likadana objekt efter varandra

Med knappen Infoga, Figurer så har du möjlighet att rita figurer i Office. I tidigare  Officeversioner så kunde de olika områden som visas i Figurermenyn dras loss och vara ”framme” hela tiden så att du t ex kunde rita flera rutor efter varandra utan att behöva söka efter dem i knappen.

Funktionen för att dra loss paletter från Infoga figurer är borttagen sedan Office 2007 men om du t ex vill rita flera kopplade linjer eller flera rutor efter varandra så kan du högerklicka på den symbol du vill använda och välja Lås ritläge från menyn som visas upp.

Detta gör att du kan rita flera symboler efter varandra ända tills du ritat tillräckligt många. För att återgå till normalt läge när du ritar så använder du tangenten Esc.

Tips nr 12 för bättre presentationer

Jag kom på ett till:

Gnäll inte

För något år sedan så var jag inbokad att hålla ett föredrag på ett företag som hade en inspirationsvecka för sina anställda. Denna vecka erbjöd massor av olilka seminarier och kurser som skulle vara lärande och inspirerande och jag hade fått äran att hålla en timme som handlade om smarta tips vid Powerpointanvändning.

Timmen före mig skulle bestå av presentationsteknik. Jag som är road av ämnet frågade om jag kunde sitta med på den och det gick bra så fylld av förväntningar så gick jag med för att få mig lite inspiration till livs.

Det blev inte som jag tänkt mig. Damen ifråga som höll själva föredraget började med att be om ursäkt för att hon inte använde Powerpoint. Jag är inte så van vid datorer, sade hon sedan och fnissade flickigt. (NO NO). Dessutom hatar jag Powerpoint, sade hon sedan. Några vände sig om och tittade på mig. De visste ju att jag var där för att visa Powerpoint direkt efteråt. Jag höll mig. Hon fortsatte att prata, om sig själv, visade en youtubefilm, pratade vidare och sade något intressant. Sedan satte hon igång igen och gnällde på hur dåligt det var med Powerpoint.

Ärligt talat. Det är inget fel på Powerpoint. Det kanske inte passar alla men det är utmärkt som stöd för många. Man måste bara balansera mängden av sig själv i förhållande till mängden av Powerpoint.

Vad hände tror ni? Blev hon älskad? Nej inte direkt. Hon kändes bara som om hon smutskastade Powerpoint snarare än visade bra presentationstrick. Man blir inte poppis för att man försöker vara bättre än någon annan eller genom att trycka ner någon. Det gällde i skolan och det gäller än – vare sig det är sak eller människa. Vi gillar GLADA och SNÄLLA och uttrycksfulla människor.

11 tips för att få dina Powerpointpresentationer mer uppskattade

På sistone har jag haft fler och fler utbildningar där deltagarna har önskat sig både Powerpoint och presentationsträning. Presentationsträning är intressant och det finns många kockar inom detta område men egentligen är det enkelt. Fundera på vad du inte vill se när du lyssnar på någon och undvik fällorna: Här kommer några tips på vad som kan hjälpa dig att känna dig säkrare i presentationssammanhang.

  1. Håll tiden
    Av respekt för deltagarna så håll koll på tiden under din presentation. Har du dragit över sluttiden så har du en irriterad grupp och får ett obekvämt avslutningsläge.
  2. Tag kontrollen
    Håller du en presentation så är du ledaren. Ta tag i en mental taktpinne och sätt igång! Du förväntas ha något att säga så andas lugnt, håll bra tempo och håll koll på gruppen och klockan. En presentatör som inte tar ledningen blir lätt överkörd av andra starka viljor i gruppen.
  3. Skriv inte för mycket på sidorna
    Även om du tror att mottagarna ogillar presentationer med oändligt många sidor så är det ännu värre att titta på en sida för länge. En Powerpointsida skall ligga på i minst 45 sekunder och max 2 minuter. Byter du sida så händer i alla fall något och aktivitetsnivån går upp en aning.
  4. Försök inte skoja till det om det inte är din naturliga profil
    Humor i all ära men de flesta ”skojiga” bilder på en Powerpointsida blir bara plågsamma att titta på. Likaså inövade skämt.
  5. Be inte om ursäkt
    Ett riktigt vanligt talarfel är att man känner sig obekväm i situationen och försöker be om ursäkt för att man är dåligt förberedd eller har en ful presentation eller har en gammal dator eller något annat som man kan skylla på om något skulle gå fel. Inled aldrig med ursäkter – det sätter ribban på hela presentationen och du får många att tappa intresset och fokusera på angry birds istället.
  6. Visa siffror som diagram om du har möjlighet och håll ner mängden på en sida.
    Det är otroligt stor skillnad på hur du kan ta emot siffror om de visas i en tabell eller som ett diagram.
  7. Respektera dig själv och dina deltagare
    Ta dig själv och ditt budskap på allvar och respektera de du har framför dig så är halva loppet vunnet.
  8. Våga repetera dina kärnbudskap
    Säg vad du skall säga, säg det, säg vad du har sagt. Det tål att sägas mer än en gång. Vi människor är otroligt lätta att avleda och därmed får du räkna med att inte alla hör eller lyssnar på allt du säger. Vi minns också inledningen och avslutningen bäst så vill du att de skall minnnas något när de går hem så säg det igen.
  9. Glöm inte dispositionen och sammanfattningen när du avslutar
    Planera din presentation noggrant och ha en snygg disposition i början och en sammanfattande avslutning i slutet.
  10. Våga ta paus
    Det här är egentligen två saker. Den ena pausen är den du gör när du tänker eller byter sida i presentationen. Den blir lätt utfylld av ett öhhh eller ett hmm eller något liknande. Ha koll på dina utfyllnadsord. Det andra är pauserna för deltagarna. Tiden går långsammare när man lyssnar än när man pratar. I synnerhet om din presentation är placerad direkt efter lunch. Det går fint att ta mikropauser om din grupp ser trött ut.
  11. Förbered dig, kan du ditt budskap och dina sidor så kan du slappna av och ägna dig åt publiken – och det är först då du verkligen blir intressant att lyssna på. Skapa en dialog mellan dig och gruppen för att få deltagarna med dig.