Undvik Death by PowerPoint – Skapa den ultimata PowerPoint-presentationen

PowerPoint är ett verktyg för att skapa presentationer som är tänkta att synas på håll.

Några viktiga punkter att tänka på:
  • Storlek på text
  • Mängden text
  • Budskap per slide
  • Kontrast, text och bakgrund
  • Bilder och illustrationer
  • Längd
Angående storlek på text
Texten ska inte vara för liten, tänk på vilken lokal som presentationen ska hållas i – avstånd mellan presentatör och publik. Ju längre avstånd ju större text.

Grundinställningarna i PowerPoint går att diskutera 60 och 44 punkter text är kanske lite att ta i. En rubrik på en vanlig sida kan absolut vara 36 punkter utan att den blir svårläst.

Grundinställningarna för brödtext är 28 punkter i PowerPoint, det är stort men vid 20 punkter börjar det bli lite smått om avståndet är långt. Smärtgränsen går runt 18-20 punkter för att behålla läsbarheten på någorlunda avstånd.


Det viktigaste i din PowerPoint ska vara störst. Är rubriken den viktigaste ska den vara störst men inte nödvändigtvis.

 

Mängden text
För att åhörarna ska lyssna på dig som presentatör och inte fastna i texten bör det endast vara korta kärnfulla punkter. Långa meningar hjälper ingen. Vill man anteckna under presentationen blir det bara frustrerande och man hinner varken lyssna eller anteckna.

Ett tips är att dela ut åhörarkopior/handouts med plats för egna anteckningar, alternativt delar man ut dem efteråt och då kan till och med korta anteckningar finnas med.

Ha så få punkter per slide som möjligt, max 6 objekt totalt.

Budskap per slide
Tänk på dina åhörare och leverera endast ett budskap per slide, för att de ska ha en chans att hänga och ditt budskap ska gå fram.

 

Kontrast mellan text och bakgrund
För att undvika att du som presentatör ska överglänsas av en din egen presentation på grund av att åhörarna blir bländade av ljuset på duken/skärmen! Det är du som är presentationen och din PowerPoint stödet, din visualiserare.

Men glöm inte att tänka på tillgängligheten, jobba med kontraster. För att alla ska kunna läsa och se den så tydligt som möjligt är det viktigt med kontrast mellan text och bakgrund. Ju skarpare desto bättre, vit text mot svartbakgrund till exempel. Men det funkar fint med andra mörka färger, man behöver inte vara fullt så drastisk och använda svart om det inte alls passar din presentations budskap eller grafiska utformning i övrigt.

En del färger bör inte användas tillsammans, till exempel kan en skarpröd text uppfattas som att den flimrar eller flyter ut mot en mörkgrå bakgrund. Testa vad som funkar.


Låt den del som du pratar om vara ”highlightad” när du presenterar. Tona ned när du går vidare till nästa punkt och låt den nya punkten bli ”highlightad”. Då blir det lätt för åhörarna att följa med i presentationen.


Ha inte helt vit bakgrund.

 

Bilder och illustrationer
För att lätta upp och hjälpa åhörarna minnas något av det du vill förmedla är bilder och illustrationer ett bra stöd. Tänk på att även dessa bör vara i konstaterande färger mot bakgrunden för att synas.

Lägg gärna lite tid och omsorg i valet av bilder och illustrationer så att de är tydligt även för åhöraren (inte bara för dig) vad bilden/illustrationen visar eller symboliserar.

Använder du dig av bilder behöver du heller inte skriva lika mycket, en bild säger mer än …

Använd bilder för att hjälpa åhörarna att minnas.

 

Längd – antal slides

Till sist, antal slides – anpassa dem till den tid du har på dig. Presentationen ska fungera som ett stöd och förtydligande i din presentation, tänk då på åhörarna och att de ska hänga med i och att det du säger ska hinna landa i personerna som lyssnar. Har du 20 minuter på dig fundera då på hur många slides som är rimligt för dig att hinna med och hur fort du måste ta dig igenom dem om du har för många.


Skriv aldrig ut antal sidnummer det är inte viktigt för åhörarna och kan bara skapa vånda.

 

Slutord:
Att skapa bra presentationer underlättas av att ha en bra grundmall och det hjälper vi på Learningpoint gärna till med.

Användbara kortkommandon i PowerPoint

PowerPoint kortkommandon 

Nedan har vi samlat ett urval av användbara kortkommandon i PowerPoint. Kortkommandon kan användas till att arbeta mer effektivt. Det kan också vara till hjälp för användare med rörlighets- eller synnedsättning eftersom kortkommandon kan underlätta att navigera i programmet.

  • CTRL + C = kopiera 
  • CTRL + V = klistra in 
  • CTRL + X = klipp ut 
  • CTRL + W = stäng den öppnade presentationen utan att avsluta programmet 
  • CTRL + Z = ångra 
  • CTRL + S = spara 
  • CTRL + P = skriv ut 
  • CTRL + B = sök 
  • CTRL + F = fet text 
  • CTRL + K = kursiv text
    • CTRL + F (Eng) = sök
    • CTRL + B (Eng) = fet text
    • CTRL + I (Eng) = kursiv text
  • CTRL + U = understruken text 
  • CTRL + D = duplicera, markera en figur och använd kommandot för att direkt skapa en kopia av den markerade figuren 
  • CTRL + A = markera allt 
  • F5 = Starta bildspel från början 
  • SHIFT + F5 = Starta bildspel från aktuell bild 
  • bildspel: 
    • B eller V = bildspelet blir svart eller vitt, tryck igen för att återgå 
    • G = visa överblick på presentation
    • Mellanslag eller höger piltangent = Navigera till nästa bild i presentationen 
    • P eller vänster piltangent = Navigera till föregående bild I presentationen 
    • Esc = avsluta bildspel 
  • CTRL + Q eller ALT F4 = avsluta 
  • Dubbelklicka = markera ord 
  • Trippelklicka = markera paragraf 
  • CTRL + H = ersätt 
  • CTRL + M = ny bild (använder samma layout som aktuell bild)
  • CTRL + Y = repetera det senaste momentet 
  • CTRL + scrolla = zooma in och ut 
  • CTRL + G = gruppera 
  • CTRL + SHIFT + G = dela upp grupp 
  • ALT = navigera i menyfliken med kortkommandon, går sedan att använda piltangenterna eller de tangenter som visas

Kortkommandon i PowerPoint

  • ALT + F9 = visa/dölj stödlinjer
  • SHIFT + F9 = visa/dölj rutnät
  • SHIFT + F3 = byt mellan versaler och gemener i markerad text
  • TAB = öka listnivå
  • SHIFT + TAB = minska listnivå
  • CTRL + SHIFT + < = öka fontstorlek
  • CTRL + < = minska fontstorlek
  • CTRL + L = vänsterjustera innehåll
  • CTRL + E = centrera innehåll
  • CTRL + R = högerjustera innehåll
  • CTRL + J = fördela text jämt mellan marginalerna
  • F7 = stavningskontroll
  • SHIFT + F7 = visa synonymer
  • SHIFT + klicka på bildvy knappen = byt från normal vy till bildbakgrundsvy

Kortkommando i PowerPoint

  • ALT + F10 = visa markering och synlighetsfönster
  • CRTL + SHIFT + Dra figur = duplicera figur och positionera linjärt
  • CRTL + SHIFT + C/V = Kopiera/Klistra in formatering
  • Skala figurer snabbt genom att använda piltangenterna medan du håller nere SHIFT (för mer gradvis Skalning, håll även CTRL)
  • Rotera figurer snabbt genom att använda piltangenterna samtidigt som du håller ALT nedtryckt (för mer gradvis rotation, håll även CTRL)

Tillgänglighetsanpassa dokument

Krav för Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ

Under 2018 införs nya lagar som skall öka den digitala tillgängligheten för alla användare, enligt EU-direktiv (2016/2102). Det innebär bland annat att webbsidor och material som ligger på sidan måste vara tillgänglighetsanpassade. Det gäller alltså även dokument och ifyllbara PDFer. Kravet gäller för ”Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ” (PTS). Vissa av dessa krav har till viss del funnits tidigare. 2015 utökades diskrimineringslagen så att den även innefattar diskrimineringsformen ”bristande tillgänglighet”. Att tillgänglighetsanpassade dokument är viktigt att tänka på för alla. Detta skall också säkerställas redan i offentliga upphandlingar och regleras i lagen om offentlig upphandling, så tillgänglighet är något vi måste tänka på när vi skapar dokument och blanketter.

Vad är då tillgänglighetsanpassning när vi pratar om dokument?

I detta ingår att man använder sig av grafiska regler för att underlätta för färgblinda, till exempel att man inte gör för små marginaler eftersom långa rader är mer svårlästa och att anpassa textinnehåll så det blir mer lättläst. För oss som arbetar med mallar innebär det till stor del att se till att ett dokument är lätt att förstå även när du får det uppläst av ett talsyntesprogram.

Det är viktigt att mallarna är byggda rätt från början då det underlättar tillgänglighetsarbetet i senare skede. Det har skett en stor utveckling och möjligheterna skiljer sig åt för olika Officeversioner. Om man ska skapa en PDF av sitt Word-dokument behöver man ofta göra anpassningar i PDFen. När det gäller PDF-formulär behöver man göra ytterligare ett antal arbetsmoment för att blanketten skall fungera bra även om du får den uppläst för dig.

Du kommer långt genom att tänka på följande när du arbetar med dina dokument:

Word

  • Lägg till alternativtexter till objekt som bilder och videoklipp så att bilden får en förklaring och ett sammanhang även för den som inte kan se den.
  • Använd formatmallar med rätt dispositionsnivå, det gör att en rubrik 1 läses upp som en rubrik 1.
  • Lägg innehållet i en logisk ordning. Bilden skall läsas i samband med det stycke som handlar om bilden. Det är extra noga om du använder flytande objekt.
  • Använd tabeller sparsamt, behöver du använda tabeller ska du bygga dem logiskt med satta rubrikrader, inte sammanfoga celler och inte använda tomma celler. Regeln är att man har samma antal kolumner genomgående i hela tabellen. Ange funktionen upprepa rubrikrad för att få rubrikraden uppläst som rubrikrad.
  • Om viktig information finns i sidhuvud eller sidfot i dina mallar bör du se till att det finns ett enkelt sätt att lägga den informationen på en separat sida då uppläsningsprogrammen inte brukar läsa sidhuvud och sidfot. Just denna punkt är lite svår eftersom vi gärna vill ha saker i sidhuvud och sidfot då dokumenten blir lättare att jobba med. Man kan lösa det genom att till exempel ha en knapp som kan skapa ett försättsblad med viktig information när man behöver göra dokument med tillgänglighetskrav.
  • Använd innehållsförteckning om dokumentet är långt.
  • Undvik blanka rader, det är bättre att använda en sidbrytning än att göra radbrytningar ner till ny sida.
  • Länkar skall ha en beskrivning.
  • Använd funktionen för att kontrollera tillgänglighet som finns inbyggd i Word .

PDFdokument och ifyllbara PDFer

  • Om PDFen skapas från ett Word-dokument som uppfyller ovanstående krav får du mycket gratis, till exempel taggar för rubriker samt att alternativtexter följer med.
  • Kontrollera tagg-ordningen i PDFen och ändra den om det behövs.
  • Använd funktionen tillgänglighet, där du kan kontrollera ditt dokument enkelt.
  • Lägg till beskrivande texter till alla formulärfält som exempel ”Skriv personnummer med 12 siffror”.
  • Sätt tabb-ordningen.

Dessa regler gäller även för PowerPoint och Excel.

Vi hjälper gärna till om din verksamhet behöver hjälp att anpassa mallar för tillgänglighet i Office.
Här hittar du Learningpoints kontaktuppgifter.

Länkar

 

 

Så skapar du enkelt dynamiska och smidiga menyer i PowerPoint

Använd Zoom i PowerPoint för att skapa dynamik i dina presentationer

Zoom är tillgängligt endast för Office 365 prenumeranter med Windows. På Mac kan man inte skapa Zoom-menyer men om man får en presentation från Windows med Zoom så fungerar det bra att använda dom.

Du hittar Zoom på menyfliken Infoga:Learningpoint zoom - PowerPoint

Välj:

  • Sammanfattningszoom för att skapa en menysida med hela eller delar av presentationen.
  • Avsnittszoom för att skapa en menysida med valda avsnitt
  • Bildzoom för att visa ett markerade bilder

Learningpoint zoom - PowerPoint

Sammanfattningszoom skapar själv en ny bild för sitt innehåll. Avsnittszoom och Bildzoom: ställ dig på den PowerPoint-bild du vill ha menyn på, eller skapa en ny tom bild för detta.

Sammanfattningszoom:
Finns det redan avsnitt i presentationen kommer dessa vara förvalda. Du kan välja fritt vilka du bilder du vill ha som menylänkar.

Leraningpoint zoom - PowerPoint

Bild 17 och 21 är förvalda avsnitt, bild 18 och 24 har man valt själv

Efter man har valt Infoga:Learningpoint zoom - PowerPoint

När man sedan kör ett bildspel kan man på denna menybild smidigt hoppa till de olika delarna i presentationen. När man kommer till nästa avsnitt i presentation går den automatiskt tillbaka till bilden med Sammanfattningszoom.

Avsnittzoom
Snarlik Sammanfattnigszoom med skillnaden att den enbart jobbar med avsnitt. Går också tillbaka till menybilden när man når nästa avsnitt i presentationen.

Bildzoom
Man väljer fritt vilka PowerPoint-bilder som skall vara med i menybilden. Går inte tillbaka automatiskt till menybilden utan fortsätter som en vanlig presentation.

Bonustips
Man kan snabbt skapa en bildzoom genom att dra en miniatyrbild från vänster på skärmen in till en PowerPoint bild.

Learningpoint zoom - PowerPoint 2018-02-12 10_17_50-Nytt i Office 365 tom sep 2017.pptx - PowerPoint

Byta rättstavningsspråk i PowerPoint

Har du haft behov av att skriva på ett annat språk än vad PowerPoint tycker känns normalt så kanske du har upplevt att PowerPoint inte är fullt så flexibelt som Word.

I Word så byter ju dokumentet själv språk om du skriver mer än en mening på ett annat språk varpå rättstavningsprogrammet övergår till att kontrollera språket som du skriver på. (förutsatt att rättstavningsordlistorna är installerade).

Så här ser alltså scenen ut: Du har en presentation på ett antal sidor där den föreslår svenska. Du skriver på engelska och får massor av röda vågor under dina ord och skulle nu vilja att PowerPoint ändrade språk på din redan inskrivna text till engelska så att rättstavningen kontrollerar orden på rätt språk?

Det här låter kanske inte så komplicerat men utmaningen är att du normalt sett bara kan markera en textruta i taget i PowerPoint och därför kan det blir lite halvjobbigt att sitta och byta språk på varenda textruta för sig.

Vill du komma förbi det och komma en bit på vägen så kan du göra så här:

  1. Klicka på fliken Visa och välj Knappen Dispositionsvy
  2. Nu visas all text som är inskriven i rubrikrutor och ordinarie textrutor till vänster om den aktuella bilden.
  3. Klicka i detta område och välj CTRL+<A
  4. Nu markeras all din ordinarie text i presentationen.
  5. Klicka på språket som står längst ner i statusfältet i PowerPoint och välj önskat språk samt OK.
  6. Klart.
  7. Återgå genom att välja Normal på Visafliken.

Du ändrar raskt stora delar av texten i din presentation på det här sättet. Handritade textrutor och ritobjekt behöver ändras manuellt men du kommer en bit på väg i alla fall!

 

 

Använda “Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Infoga filmklipp i PowerPoint 2010

På senare tid har det blivit mer och mer populärt att infoga filmsnuttar i Powerpointpresentationer. Detta har länge gått att göra om du haft en film som fil men om du hittat filen på en plats som t ex Youtube så har det inte varit lika lätt.

I PowerPoint 2010 så finns en inbyggd möjlighet att infoga ett filmklipp i PowerPoint vilket du gör enligt följande, tänk på att du behöver Internetanslutning för att köra din film under ett bildspel när du infogar filmklipp på detta sätt.:

  1. Leta upp det filmklipp du vill infoga.
    Använder du Youtube så gör du som följer:
  2. När filmklippet visas så tryck på knappen Dela som visas under filmen.
  3. Klicka på Bädda in.
  4. Markera alternativet Använd gammal inbäddningskod.
  5. Högerklicka på den inbäddningskod som visas och välj Kopiera.
  6. Öppna den sida i PowerPoint som du vill visa filmen på och välj fliken Infoga och listpilen vid alternativet Video.
  7. Välj Video från webbplats
  8. Klistra in din inbäddningskod i rutan som visas.
  9. Välj OK
  10. Ditt filmklipp kan nu visas upp när du befinner dig i bildspelsläge eller använder knappen Spela upp på videoverktysflikarna.

Obs! Om funktionen Infoga video från webbplats är grå så kan du befinna dig i 64-bitars version av PowerPoint där denna funktion ej fungerar.

Visa bildspel med kortkommando

Visar du ofta bildspel? Har du provat att använda följande kortkommandon?

  • F5 – Startar bildspel från sida 1
  • SHIFT+F5 – Startar bildspel från sidan du befinner dig på
  • Esc – Lämnar bildspelet

Skickar du din presentation till andra efter en visad presentation? Om du vill skicka en PPT men utan talarmanus så kan du välja Arkiv, Info och trycka på knappen Felsök. Här finns en användbar funktion som heter kontrollera dokument. Väljer du denna så kan du leta efter text och innehåll i din presentation som du kanske inte vill dela med andra.

Här kan du markera att du vill söka efter presentationsanteckningar och välja kontrollera. Finns det några så kan du använda knappen Ta bort för att ta bort alla i ett svep istället för att radera anteckningar på varje sida. Tänk på att göra en kopia innan du gör detta om du vill återanvända anteckningarna vid ett annat tillfälle.

Skriva ut talarmanus eller anteckningar i Powerpoint

Tillhör du dem som skriver talarmanus till dina presentationer? Under varje Powerpointbild så finns ett fält där du kan skriva in det du vill komma ihåg att säga när du visar en sida men kanske inte vill visa på själva Powerpointbilden.

För att dra nytta av det du skrivit in så behöver du få tillgång till dessa anteckningar under själva presentationen. Du har i princip två sätt till att åstadkomma detta:

  1. Skriva ut anteckningarna som ett talarmanus
  2. Använda föredragshållarvyn och läsa dessa anteckningar på skärmen medan du presenterar.

Vi går igenom dessa möjligheter här nedan:

Skriva ut anteckningar som ett talarmanus

Powerpoint erbjuder 2 sätt att skriva ut ett talarmanus. Det mest tillgängliga ligger här:

  1. Välj Arkiv, Skriv ut
  2. Klicka på pilen intill Helsidesbilder under kategorin Inställningar och välj Anteckningssidor
  3. Välj Skriv ut

När du skriver ut anteckningssidor så får du ett papper per Bild där halva pappret används till bilden och den nedre halvan används till dina anteckningar.

Skriva ut ett komprimerat talarmanus

En doldis i Powerpoint men nog så användbar är det talarmanus som blir lite mer komprimerat och som skriver ut ett talarmanus med tre bilder och dess anteckningar per sida. Det här är min personliga favorit då jag inte skriver så långa anteckningar.

  1. Välj Arkiv, Spara och skicka
  2. Klicka på Skapa åhörarkopior (låt dig inte stoppas av att det står något annat än anteckningssidor här) och klicka därefter på knappen Skapa åhörarkopior (kanske lite dubbelarbete eller hur).
  3. Kontrollera att det är förbockat i Anteckningar intill bilder och välj OK
  4. Nu öppnas Word, dina bilder kopieras dit och anteckningarna läggs sorterat i en stilig tabell med sidnummer, bild och anteckningar. Här kan du också göra lite egna justeringar om du vill och spara anteckningssidorna som ett eget dokument.

Använda föredragshållarvyn och läsa anteckningarna på skärmen

En utmärkt funktion i Powerpoint är föredragshållarvyn vilken innebär att du som talare ser en översikt av presentationen på din skärm men åskådarna ser enbart den bild du senast valt.

 Du har nytta av föredragshållarvyn om du vill:
  • Kunna hoppa bekämt mellan sidorna i din presentation
  • Kunna se ditt talarmanus medan du håller presentation utan att ha gjort utskrifter
  • Se hur länge du har visat din presentation
  • Släcka bildspelet en stund
Dessutom så har du chansen att bli föremål för en viss beundran eftersom just den här funktionen är något som många vill lära sig men inte riktigt lika många har hittat.
Så hur gör man då? Här kommer de snabba stegen till föredragshållarvyn.

Steg 1 – Ställ in Utvidgat skrivbord

I Windows 7 blir det enklare att ställa in utvidgat skrivbord och instruktionen nedan beskriver hur du gör detta i Win7. Har du Windows XP eller Vista så gör du detta via bildskärmsinställningarna.
Se till att du har kopplat in din dator till en projektor eller extern skärm. Du får endast igång den här funktionen (Utvidga/Extend) om du är ansluten till minst två skärmar.
Tryck på Windowstangenten och P för att starta det lilla mycket användbara Windowsprogrammet Anslut till en projektor. Här väljer du Utvidga för att visa ditt skrivbord på två skärmar vilket är själva förutsättningen för att få igång den här funktionen.

Steg 2 – Berätta för PowerPoint att du vill använda föredragshållarvy

Öppna PowerPoint och ditt bildspel och välj fliken Bildspel och markera Använd föredragshållarvy.

Steg 3 – Starta bildspelet och ha behaglig överblick över dina sidor

Det finns nu en god chans att du har lyckats. Klicka på knappen Bildspel (den lilla filmduken nere till höger) eller F5 för att starta bildspelet och med lite tur så har du nu ett perfekt visningsläge med översikten på din dator och det vanliga bildspelet på projektorn/tv:n eller vad du nu visar presentationen på.

Blev det tvärtom?

Har du otur så har PowerPoint bestämt sig för att vända på skärmarna och visa ditt talarmanus och småsidorna för åhörarna och den stora bilden på din egen dator. Ändra på detta genom att avsluta bildspelet (Esc) och därefter klicka på fliken Bilspel. Precis ovanför bocken Använd föredragshållarvy så finns ett val som heter Visa på. Använd detta för att styra var bildspelet skall visas. Här finns en lista som visar de skärmar din dator kommer åt. Här byter du från det aktuella valet till det andra och startar om bildspelet så blir det rätt.

 

Ställa in Office till att visa centimeter istället för tum

Har du en engelsk Officeversion och vill ställa in marginaler, indrag och annat i centimeter istället för tum?

Linjalen i tum (inches)

Linjalen i cm

Oavsett om du befinner dig i PowerPoint, Word, Excel eller Outlook så hämtar
Officeprogrammen sitt standardmått från Word. Gör därmed denna inställning så här:

Öppna Word (Gäller 2007 och framåt)

  1. Välj File, Options eller Officeknappen och Word Options om du har 2007
  2. Klicka på kategorin Advanced
  3. Bläddra dig fram till avsnittet Display och välj centimeter istället för Inches vid Show measurements in Units
  4. Välj OK