Jag kom på ett till:

Gnäll inte

För något år sedan så var jag inbokad att hålla ett föredrag på ett företag som hade en inspirationsvecka för sina anställda. Denna vecka erbjöd massor av olilka seminarier och kurser som skulle vara lärande och inspirerande och jag hade fått äran att hålla en timme som handlade om smarta tips vid Powerpointanvändning.

Timmen före mig skulle bestå av presentationsteknik. Jag som är road av ämnet frågade om jag kunde sitta med på den och det gick bra så fylld av förväntningar så gick jag med för att få mig lite inspiration till livs.

Det blev inte som jag tänkt mig. Damen ifråga som höll själva föredraget började med att be om ursäkt för att hon inte använde Powerpoint. Jag är inte så van vid datorer, sade hon sedan och fnissade flickigt. (NO NO). Dessutom hatar jag Powerpoint, sade hon sedan. Några vände sig om och tittade på mig. De visste ju att jag var där för att visa Powerpoint direkt efteråt. Jag höll mig. Hon fortsatte att prata, om sig själv, visade en youtubefilm, pratade vidare och sade något intressant. Sedan satte hon igång igen och gnällde på hur dåligt det var med Powerpoint.

Ärligt talat. Det är inget fel på Powerpoint. Det kanske inte passar alla men det är utmärkt som stöd för många. Man måste bara balansera mängden av sig själv i förhållande till mängden av Powerpoint.

Vad hände tror ni? Blev hon älskad? Nej inte direkt. Hon kändes bara som om hon smutskastade Powerpoint snarare än visade bra presentationstrick. Man blir inte poppis för att man försöker vara bättre än någon annan eller genom att trycka ner någon. Det gällde i skolan och det gäller än – vare sig det är sak eller människa. Vi gillar GLADA och SNÄLLA och uttrycksfulla människor.

På sistone har jag haft fler och fler utbildningar där deltagarna har önskat sig både Powerpoint och presentationsträning. Presentationsträning är intressant och det finns många kockar inom detta område men egentligen är det enkelt. Fundera på vad du inte vill se när du lyssnar på någon och undvik fällorna: Här kommer några tips på vad som kan hjälpa dig att känna dig säkrare i presentationssammanhang.

1. Håll tiden
   Av respekt för deltagarna så håll koll på tiden under din presentation. Har du dragit över sluttiden så har du en irriterad grupp och får ett obekvämt avslutningsläge.
2. Tag kontrollen
   Håller du en presentation så är du ledaren. Ta tag i en mental taktpinne och sätt igång! Du förväntas ha något att säga så andas lugnt, håll bra tempo och håll koll på gruppen och klockan. En presentatör som inte tar ledningen blir lätt överkörd av andra starka viljor i gruppen.
3. Skriv inte för mycket på sidorna
   Även om du tror att mottagarna ogillar presentationer med oändligt många sidor så är det ännu värre att titta på en sida för länge. En Powerpointsida skall ligga på i minst 45 sekunder och max 2 minuter. Byter du sida så händer i alla fall något och aktivitetsnivån går upp en aning.
4. Försök inte skoja till det om det inte är din naturliga profil
   Humor i all ära men de flesta “skojiga” bilder på en Powerpointsida blir bara plågsamma att titta på. Likaså inövade skämt.
5. Be inte om ursäkt
   Ett riktigt vanligt talarfel är att man känner sig obekväm i situationen och försöker be om ursäkt för att man är dåligt förberedd eller har en ful presentation eller har en gammal dator eller något annat som man kan skylla på om något skulle gå fel. Inled aldrig med ursäkter – det sätter ribban på hela presentationen och du får många att tappa intresset och fokusera på angry birds istället.
6. Visa siffror som diagram om du har möjlighet och håll ner mängden på en sida.
   Det är otroligt stor skillnad på hur du kan ta emot siffror om de visas i en tabell eller som ett diagram.
7. Respektera dig själv och dina deltagare
   Ta dig själv och ditt budskap på allvar och respektera de du har framför dig så är halva loppet vunnet.
8. Våga repetera dina kärnbudskap
   Säg vad du skall säga, säg det, säg vad du har sagt. Det tål att sägas mer än en gång. Vi människor är otroligt lätta att avleda och därmed får du räkna med att inte alla hör eller lyssnar på allt du säger. Vi minns också inledningen och avslutningen bäst så vill du att de skall minnnas något när de går hem så säg det igen.
9. Glöm inte dispositionen och sammanfattningen när du avslutar
   Planera din presentation noggrant och ha en snygg disposition i början och en sammanfattande avslutning i slutet.
10. Våga ta paus
    Det här är egentligen två saker. Den ena pausen är den du gör när du tänker eller byter sida i presentationen. Den blir lätt utfylld av ett öhhh eller ett hmm eller något liknande. Ha koll på dina utfyllnadsord. Det andra är pauserna för deltagarna. Tiden går långsammare när man lyssnar än när man pratar. I synnerhet om din presentation är placerad direkt efter lunch. Det går fint att ta mikropauser om din grupp ser trött ut.
11. Förbered dig, kan du ditt budskap och dina sidor så kan du slappna av och ägna dig åt publiken – och det är först då du verkligen blir intressant att lyssna på. Skapa en dialog mellan dig och gruppen för att få deltagarna med dig.