10 punkter som hjälper dig till framgångsrika presentationer

Jag återkommer till ett av mina favoritämnen. Vad är det som gör en utbildning eller ett seminarium bra? Här kommer 10 punkter som jag själv tycker är viktiga:

1 – Behärska ditt ämne. Framförallt syftet med ditt ämne. Du är den som målar upp visionen och möjligheterna. Dyk inte ner i detaljer innan din grupp förstår vad vitsen är med dem.
2 – Det är inte alltid så att dina deltagare är intresserade av det du kommer att prata om. Din roll är att göra ämnet levande och intressant för de du talar till.
3 – Humor är bra men var försiktig med ironi.
4 – Var realist, berätta sanningar men klaga inte på ditt ämne. Du kan skoja med kärlek eller allvarligt diskutera något som inte fungerar som är viktigt för dem att veta men för mycket klagomål kommer att göra deras upplevelse avsevärt sämre.
5 – Du är ledaren under en utbildning. Du ritar upp riktlinjer, berättar om målet och för er alla framåt. Låt deltagarna luta sig tillbaka och ta del av resan.
6 – Gilla frågor. Hantera frågor med uppskattning. Du behöver dock vara den som med mild men fast hand ber om frågorna senare om du får frågor som avleder själva utbildningen.
7 – Håll tider och respektera deltagarnas egen planering.
8 – Ställ frågor, vänta på svar, svara själv om du inte får svar. Håll igång interaktionen genom att blanda påståenden med frågor.
9 – Bekräfta dig själv. Begär inte bekräftelse av gruppen. Egna osäkerhetsuttalanden som ”Det här kanske inte är så intressant” är rena döden.
10 – Försök att vara ditt mest engagerade jag. Engagerade människor är otroligt mycket mer spännande att se på och håller deltagarna vakna. Bestäm dig för att du skall ha roligt, visa bra saker och ge alla en bra timme/dag och så kör du. Ditt engagemang kommer att smitta av sig.

Skriva ut talarmanus eller anteckningar i Powerpoint

Tillhör du dem som skriver talarmanus till dina presentationer? Under varje Powerpointbild så finns ett fält där du kan skriva in det du vill komma ihåg att säga när du visar en sida men kanske inte vill visa på själva Powerpointbilden.

För att dra nytta av det du skrivit in så behöver du få tillgång till dessa anteckningar under själva presentationen. Du har i princip två sätt till att åstadkomma detta:

  1. Skriva ut anteckningarna som ett talarmanus
  2. Använda föredragshållarvyn och läsa dessa anteckningar på skärmen medan du presenterar.

Vi går igenom dessa möjligheter här nedan:

Skriva ut anteckningar som ett talarmanus

Powerpoint erbjuder 2 sätt att skriva ut ett talarmanus. Det mest tillgängliga ligger här:

  1. Välj Arkiv, Skriv ut
  2. Klicka på pilen intill Helsidesbilder under kategorin Inställningar och välj Anteckningssidor
  3. Välj Skriv ut

När du skriver ut anteckningssidor så får du ett papper per Bild där halva pappret används till bilden och den nedre halvan används till dina anteckningar.

Skriva ut ett komprimerat talarmanus

En doldis i Powerpoint men nog så användbar är det talarmanus som blir lite mer komprimerat och som skriver ut ett talarmanus med tre bilder och dess anteckningar per sida. Det här är min personliga favorit då jag inte skriver så långa anteckningar.

  1. Välj Arkiv, Spara och skicka
  2. Klicka på Skapa åhörarkopior (låt dig inte stoppas av att det står något annat än anteckningssidor här) och klicka därefter på knappen Skapa åhörarkopior (kanske lite dubbelarbete eller hur).
  3. Kontrollera att det är förbockat i Anteckningar intill bilder och välj OK
  4. Nu öppnas Word, dina bilder kopieras dit och anteckningarna läggs sorterat i en stilig tabell med sidnummer, bild och anteckningar. Här kan du också göra lite egna justeringar om du vill och spara anteckningssidorna som ett eget dokument.

Använda föredragshållarvyn och läsa anteckningarna på skärmen

En utmärkt funktion i Powerpoint är föredragshållarvyn vilken innebär att du som talare ser en översikt av presentationen på din skärm men åskådarna ser enbart den bild du senast valt.

 Du har nytta av föredragshållarvyn om du vill:
  • Kunna hoppa bekämt mellan sidorna i din presentation
  • Kunna se ditt talarmanus medan du håller presentation utan att ha gjort utskrifter
  • Se hur länge du har visat din presentation
  • Släcka bildspelet en stund
Dessutom så har du chansen att bli föremål för en viss beundran eftersom just den här funktionen är något som många vill lära sig men inte riktigt lika många har hittat.
Så hur gör man då? Här kommer de snabba stegen till föredragshållarvyn.

Steg 1 – Ställ in Utvidgat skrivbord

I Windows 7 blir det enklare att ställa in utvidgat skrivbord och instruktionen nedan beskriver hur du gör detta i Win7. Har du Windows XP eller Vista så gör du detta via bildskärmsinställningarna.
Se till att du har kopplat in din dator till en projektor eller extern skärm. Du får endast igång den här funktionen (Utvidga/Extend) om du är ansluten till minst två skärmar.
Tryck på Windowstangenten och P för att starta det lilla mycket användbara Windowsprogrammet Anslut till en projektor. Här väljer du Utvidga för att visa ditt skrivbord på två skärmar vilket är själva förutsättningen för att få igång den här funktionen.

Steg 2 – Berätta för PowerPoint att du vill använda föredragshållarvy

Öppna PowerPoint och ditt bildspel och välj fliken Bildspel och markera Använd föredragshållarvy.

Steg 3 – Starta bildspelet och ha behaglig överblick över dina sidor

Det finns nu en god chans att du har lyckats. Klicka på knappen Bildspel (den lilla filmduken nere till höger) eller F5 för att starta bildspelet och med lite tur så har du nu ett perfekt visningsläge med översikten på din dator och det vanliga bildspelet på projektorn/tv:n eller vad du nu visar presentationen på.

Blev det tvärtom?

Har du otur så har PowerPoint bestämt sig för att vända på skärmarna och visa ditt talarmanus och småsidorna för åhörarna och den stora bilden på din egen dator. Ändra på detta genom att avsluta bildspelet (Esc) och därefter klicka på fliken Bilspel. Precis ovanför bocken Använd föredragshållarvy så finns ett val som heter Visa på. Använd detta för att styra var bildspelet skall visas. Här finns en lista som visar de skärmar din dator kommer åt. Här byter du från det aktuella valet till det andra och startar om bildspelet så blir det rätt.

 

Tips nr 12 för bättre presentationer

Jag kom på ett till:

Gnäll inte

För något år sedan så var jag inbokad att hålla ett föredrag på ett företag som hade en inspirationsvecka för sina anställda. Denna vecka erbjöd massor av olilka seminarier och kurser som skulle vara lärande och inspirerande och jag hade fått äran att hålla en timme som handlade om smarta tips vid Powerpointanvändning.

Timmen före mig skulle bestå av presentationsteknik. Jag som är road av ämnet frågade om jag kunde sitta med på den och det gick bra så fylld av förväntningar så gick jag med för att få mig lite inspiration till livs.

Det blev inte som jag tänkt mig. Damen ifråga som höll själva föredraget började med att be om ursäkt för att hon inte använde Powerpoint. Jag är inte så van vid datorer, sade hon sedan och fnissade flickigt. (NO NO). Dessutom hatar jag Powerpoint, sade hon sedan. Några vände sig om och tittade på mig. De visste ju att jag var där för att visa Powerpoint direkt efteråt. Jag höll mig. Hon fortsatte att prata, om sig själv, visade en youtubefilm, pratade vidare och sade något intressant. Sedan satte hon igång igen och gnällde på hur dåligt det var med Powerpoint.

Ärligt talat. Det är inget fel på Powerpoint. Det kanske inte passar alla men det är utmärkt som stöd för många. Man måste bara balansera mängden av sig själv i förhållande till mängden av Powerpoint.

Vad hände tror ni? Blev hon älskad? Nej inte direkt. Hon kändes bara som om hon smutskastade Powerpoint snarare än visade bra presentationstrick. Man blir inte poppis för att man försöker vara bättre än någon annan eller genom att trycka ner någon. Det gällde i skolan och det gäller än – vare sig det är sak eller människa. Vi gillar GLADA och SNÄLLA och uttrycksfulla människor.

11 tips för att få dina Powerpointpresentationer mer uppskattade

På sistone har jag haft fler och fler utbildningar där deltagarna har önskat sig både Powerpoint och presentationsträning. Presentationsträning är intressant och det finns många kockar inom detta område men egentligen är det enkelt. Fundera på vad du inte vill se när du lyssnar på någon och undvik fällorna: Här kommer några tips på vad som kan hjälpa dig att känna dig säkrare i presentationssammanhang.

  1. Håll tiden
    Av respekt för deltagarna så håll koll på tiden under din presentation. Har du dragit över sluttiden så har du en irriterad grupp och får ett obekvämt avslutningsläge.
  2. Tag kontrollen
    Håller du en presentation så är du ledaren. Ta tag i en mental taktpinne och sätt igång! Du förväntas ha något att säga så andas lugnt, håll bra tempo och håll koll på gruppen och klockan. En presentatör som inte tar ledningen blir lätt överkörd av andra starka viljor i gruppen.
  3. Skriv inte för mycket på sidorna
    Även om du tror att mottagarna ogillar presentationer med oändligt många sidor så är det ännu värre att titta på en sida för länge. En Powerpointsida skall ligga på i minst 45 sekunder och max 2 minuter. Byter du sida så händer i alla fall något och aktivitetsnivån går upp en aning.
  4. Försök inte skoja till det om det inte är din naturliga profil
    Humor i all ära men de flesta ”skojiga” bilder på en Powerpointsida blir bara plågsamma att titta på. Likaså inövade skämt.
  5. Be inte om ursäkt
    Ett riktigt vanligt talarfel är att man känner sig obekväm i situationen och försöker be om ursäkt för att man är dåligt förberedd eller har en ful presentation eller har en gammal dator eller något annat som man kan skylla på om något skulle gå fel. Inled aldrig med ursäkter – det sätter ribban på hela presentationen och du får många att tappa intresset och fokusera på angry birds istället.
  6. Visa siffror som diagram om du har möjlighet och håll ner mängden på en sida.
    Det är otroligt stor skillnad på hur du kan ta emot siffror om de visas i en tabell eller som ett diagram.
  7. Respektera dig själv och dina deltagare
    Ta dig själv och ditt budskap på allvar och respektera de du har framför dig så är halva loppet vunnet.
  8. Våga repetera dina kärnbudskap
    Säg vad du skall säga, säg det, säg vad du har sagt. Det tål att sägas mer än en gång. Vi människor är otroligt lätta att avleda och därmed får du räkna med att inte alla hör eller lyssnar på allt du säger. Vi minns också inledningen och avslutningen bäst så vill du att de skall minnnas något när de går hem så säg det igen.
  9. Glöm inte dispositionen och sammanfattningen när du avslutar
    Planera din presentation noggrant och ha en snygg disposition i början och en sammanfattande avslutning i slutet.
  10. Våga ta paus
    Det här är egentligen två saker. Den ena pausen är den du gör när du tänker eller byter sida i presentationen. Den blir lätt utfylld av ett öhhh eller ett hmm eller något liknande. Ha koll på dina utfyllnadsord. Det andra är pauserna för deltagarna. Tiden går långsammare när man lyssnar än när man pratar. I synnerhet om din presentation är placerad direkt efter lunch. Det går fint att ta mikropauser om din grupp ser trött ut.
  11. Förbered dig, kan du ditt budskap och dina sidor så kan du slappna av och ägna dig åt publiken – och det är först då du verkligen blir intressant att lyssna på. Skapa en dialog mellan dig och gruppen för att få deltagarna med dig.