Spara tid om du skickar samma meddelande flera gånger!

Tillhör du dem som med viss regelbundenhet behöver skicka ut ett och samma Outlookmeddelande? Eller har du kanske standardtexter i Outlook som du enkelt vill kunna infoga i dina e-postbrev?

Från och med Outlook 2007 så infördes funktionen snabbdelar både i Word och Outlook varpå du enkelt kan återanvända bra texter eller hela brev.

Funktionen snabbdelar genererar en lista med sparade texter som du kan använda för att snabbt skriva ett återkommande brev igen.

Vill du göra ditt eget bibliotek med återanvändbara texter så gör du så här:

  1. Öppna ett nytt meddelande i Outlook och skriv in den text du vill spara precis som den skall se ut.
  2. Markera den text du vill spara.
  3. Välj Fliken Infoga och alternativet Snabbdelar och välj Spara markering i snabbdelsgalleriet. Ange ett namn för din nya snabbdel och välj OK,

 

Nu är snabbdelen sparad och kan återanvändas i vilket brev som helst om du öppnar ett nytt brev och väljer Infoga, Snabbdelar. Är knappen grå när du försöker använda den så tänk på att du kan behöva klicka i själva meddelandet för att aktivera en del funktioner.

 

 

Återanvänd bra texter, bilder eller annan information i Word – Snabbdelar

En funktion som haft många namn i Word men som finslipats och snyggats till i senare versioner äv funktionen Snabbdelar eller Byggblock. (Har du tidigare använt Autotexter eller det ännu äldre Frasminne så är detta generation tre av den här funktionaliteteten.)

Det primära användningsområdet för den här funktionen är att du enkelt skall kunna återanvända information och ha den tillgänglig när du arbetar med dokument.

I nedanstående exempel skall vi spara en tabell med underskrifter för att slippa göra om den varje gång den skall användas.

Behöver du en underskrift i dokumentet så kan du välja den du vill ha ur ett galleri som i bilden:

Lista över sparade snabbdelar

Snabbdelsgalleriet

 

  1. Markera ett område som ser ut precis som det du vill spara.
  2. Klicka på menyn Infoga och alternativet Spara markering i snabbdelsgalleriet
  3. I dialogrutan som visas anger du ett namn på din snabbdel. (Om du vill kunna hämta snabbdelarna med tangentbordet så tänk på att välja ett kort sammanhängande namn.)

  4. I dialogrutan Skapa nytt byggblock (som är synonymt med snabbdel) så kan du även ange under vilken Kategori du vill spara snabbdelen. Har du många så kan du gruppera dem med hjälp av kategorier.
  5. Välj OK när du är klar.

Gör så här för att hämta dina sparade snabbdelar

  1. Hämta dina sparade snabbdelar genom att välja Infoga, Snabbdelar och klicka på den snabbdel du vill använda.
    eller
  2. Skriv in namnet på en sparad snabbdel och tryck på F3 för att ersätta namnet med snabbdelens innehåll.