Anpassade teckensnitt och Office Web Apps

När nu fler och fler går in i molnet och väljer Office 365 så kan det vara värt att titta lite närmare på det här med unika teckensnitt igen.

Antalet teckensnitt som finns tillgängliga i Office baseras på Windowsversion (eller operativsystem) och vilken Officeversion som används. Antalet fonter i Office Web Apps är mindre och därmed kan dokument uppföra sig olika om de används i Word/Excel/PowerPoint eller om de används i motsvarande webappar.

Du kan i dagsläget inte fylla på webapparna med nya teckensnitt utan de teckensnitt/fonter som kan visas i webapparna är de som är inbyggda. Det du kan göra är att bädda in teckensnitt i dina dokument men det kräver att teckensnitten uppfyller vissa licensvillkor.

Så här hanteras teckensnitt av Office 2013/365 ProPlus

När du använder olika teckensnitt så anges det i din text att denna font skall användas. Normalt sett så finns inte teckensnittet i dokumentet utan den flagga som din text är markerad med hämtar och använder teckensnittet om det finns i den dator där dokumentet används. Om det inte finns så används ett ersättningsteckensnitt. I Office kan du inte styra vilket teckensnitt som används utan detta avgörs av operativsystemet. Du kan däremot se vilket som används genom att välja Arkiv, Alternativ, och Avancerat och klicka på knappen Teckenersättning. Här kan du också se om du saknar ett teckensnitt.

Om du av någon anledning vill använda teckensnitt som inte normalt levereras av Office så kan du köpa (eller hämta) fler. För att dessa skall kunna visas på en dator där inte teckensnittet finns så måste det bäddas in i dokumentet. Teckensnitt som skall bäddas in i ett dokument måste uppfylla vissa villkor, nämligen följande:

Uppfylla kraven för Licensnivå

Teckensnitt kan köpas med följande licensnivåer:
Ingen – Kan inte bäddas in.
Skriv ut/Förhandsgranska – Kan bäddas in men dokumentet blir skrivskyddat när det öppnas och därmed kan man inte redigera det på en dator som inte har teckensnittet.

Öppnar du ett dokument som har denna licensnivå så visar Office att du inte kan redigera det förrän teckensnittet har tagits bort:
skrivskydd

Redigerbart – Teckensnittet kan bäddas in och dokumentet kan ändras på en annan dator men användaren kan inte använda teckensnittet på ytterligare en dator.
Installerbart – Teckensnittet kan bäddas in och spridas fritt.

Komma från rätt teckensnittsfamilj

Det finns huvudsakligen två grundfamiljer av teckensnitt. De som har Postscriptkonturer och de som har TrueTypekonturer. De enda som kan bäddas in i Office är de som har TrueTypekonturer. Idag kallas de flesta teckensnitt för OpenType men ett teckensnitt som är av typen OpenType kan antingen ha TrueTypekonturer eller Postscriptkonturer och endast de som är baserade på TrueType är inbäddningsbara.

Alltså, för att bädda in ett teckensnitt i ett Worddokument (eller PowerPoint) så måste det vara TrueType eller OpenType med truetypekonturer och helst ha en licensnivå som motsvarar redigerbar.

Du bäddar enkelt in detta teckensnitt genom att välja Spara Som, Verktyg, Alternativ för Spara och kryssa i alternativet vid Bädda in teckensnitt.

Så här hanteras teckensnitt i Office Web Apps

Idag överväger en del företag att låta sina anställda klara sig med web appar. Det som kan vara bra att veta är att dessa har ytterligare regelverk runt sig för att hantera fonter. Även om du har installerade fonter i din dator så kan du inte se dessa i Web Apparna.  Du kan se och redigera dokument med inbäddade fonter men fonterna visas enbart i förhandsgranskningsläge. När du väljer att redigera ett dokument i Word Web App så kommer inte fonten att visas utan du ser standardfonter på alla platser där du har inbäddade fonter. När du återgår till förhandsgranskningsläge så kommer fonterna tillbaka men det kan bli en del skillnader när du tittar på ett dokument och när du redigerar ett dokument med hjälp av web apparna.

Below, embedded fonts showing up i preview mode

font web app preview

Below, embedd fonts in Edit mode in Word Web App – note that the fonts are not showing:

font web app edit

Allmänt om inbäddade teckensnitt i Office

Många gånger när vi arbetar med mallar så är det viktigt för våra kunder att ha sina egna teckensnitt. I dagsläget är det också så att ett dokument som uppfyller villkoren ovan och har inbäddade teckensnitt med rätt konturer och rätt fontnivå kan ändå visas fel hos mottagare med äldre Officeversioner då Office 2003 använder en konverterare som kör dokumenten igenom RTF format när de omvandlas från t ex DOCX till DOC. I denna process raderas de inbäddade fonterna då denna funktion inte stöds i RTF formatet.

Det kan vara värt att överväga aspekterna ovan när du står i begrepp att välja fonter/teckensnitt till din organisation.

 

Upplever du konstigheter när du skriver ut från Office?

I 90 fall av 100 om en utskrift ger oväntade resultat så hänger det ihop med vilken drivrutin skrivaren använder, eller närmare bestämt hur skrivaren hanterar din text.

Ett enkelt test för att avgöra om du skall anse att felet ligger i Office eller i skrivaren är att titta i förhandsgranska. Ser ditt dokument rätt ut på skärm och i förhandsgranska så brukar det vara skrivarinställningarna som skall ses över.

Många moderna multifunktionsskrivare (de som kan allt, kopiera, skriva ut och göra PDF filer) är standardinställda på något som heter ”ersätt med enhetens teckensnitt”. Detta betyder att skrivaren inte skall lägga tid på att få instruktioner från din dator hur teckensnitten skall skrivas ut utan istället använda ett närliggande inbyggt teckensnitt. Detta innebär att den Arial eller Times New Roman du använt i ditt dokument kan skrivas ut som Helvetica eller CG Times eller något annat. För de flesta av oss märks knappt någon skillnad när vi tittar på enskilda tecken men många gånger blir inte en mening med Helvetica istället för Arial exakt lika lång eller hög. Detta innebär att de 10 sidor du skrev ut kanske kommer ut som 11 sidor med underliga sidbrytningar och möjligen utbytta tecken.

Varför ställer man in en sådan här inställning överhuvudtaget? Anledningen är hastigheten. En skrivare som inte måste fundera ut exakt hur ett Arial – S ser ut kan skriva ut fler tecken i sekunden. För de flesta av oss så märks knappt den här tidsskillnaden men inställningen är många gånger standard och gör att skrivarleverantören kan hålla sitt snabbhetslöfte.

För att få en skrivare att uppföra sig och skriva ut på det sättet du ser dokumentet på skärmen så kan du behöva kontrollera inställningen för teckensnitt eller fonts. Du kan få leta efter denna inställning eftersom dialogrutan för olika skrivare kan skilja sig åt så se nedanstående beskrivning som en riktlinje:

Ställa in en skrivare till att skriva ut din utskrift exakt som du själv ser den

  1. Välj Arkiv, Skriv ut (Eller Officeknapp och Skriv ut)
  2. Välj den skrivare du vill skriva ut till och klicka på Egenskaper
  3. Försök hitta det område i dialogrutan som kommer upp som påminner om bilderna nedan. För det mesta är det en Avancerat flik eller Avancerat knapp du vill hitta.
  4. Ändra inställningen Ersätt med enhetens teckensnitt till Ladda ner överförbara teckensnitt enligt bild nedan.

Om det ändå krånglar när du skriver ut:

  1. Vissa skrivare kan ha en ytterligare en inställning som styr hur nerladdningspara teckensnitt skall hanteras så följ i så fall punkterna ovan men ställ även in att teckensnitten skall hanteras som Bitmap. (Se bild 3 nedan.)

 

Bädda in teckensnitt i Office – del 2

Trots allt jag tidigare sagt ”det går att bädda in teckensnitt i Office om de är av rätt licensnivå och baserade på truetype” så är världen ändå inte helt spänningsfri.

Hos en av våra kunder valde man ett teckensnitt som följde alla konstens regler. Det var ett Opentype och inbäddningsbart och borde därför ha fungerat fint.

Det gjorde det inte.

Efter ett antal tester så kontaktade vi MS som har bekräftade (sommaren 2011) att det var ett fel i kompatibilitetspacket till Office som gjorde att användare av tidigare Officeversioner inte såg teckensnittet (inte ens i Office 2007).

Vill du vara säker på att ditt teckensnitt följer med så följer du därmed mina instruktioner nedan och dessutom så behöver dokumentet sparas i det äldre dokumentformatet. (doc, ppt, xls).

Ett annat alternativ är givetvis att hålla sig till standardteckensnitt. Just nu i alla fall.