Undvik Death by PowerPoint – Skapa den ultimata PowerPoint-presentationen

PowerPoint är ett verktyg för att skapa presentationer som är tänkta att synas på håll.

Några viktiga punkter att tänka på:
  • Storlek på text
  • Mängden text
  • Budskap per slide
  • Kontrast, text och bakgrund
  • Bilder och illustrationer
  • Längd
Angående storlek på text
Texten ska inte vara för liten, tänk på vilken lokal som presentationen ska hållas i – avstånd mellan presentatör och publik. Ju längre avstånd ju större text.

Grundinställningarna i PowerPoint går att diskutera 60 och 44 punkter text är kanske lite att ta i. En rubrik på en vanlig sida kan absolut vara 36 punkter utan att den blir svårläst.

Grundinställningarna för brödtext är 28 punkter i PowerPoint, det är stort men vid 20 punkter börjar det bli lite smått om avståndet är långt. Smärtgränsen går runt 18-20 punkter för att behålla läsbarheten på någorlunda avstånd.


Det viktigaste i din PowerPoint ska vara störst. Är rubriken den viktigaste ska den vara störst men inte nödvändigtvis.

 

Mängden text
För att åhörarna ska lyssna på dig som presentatör och inte fastna i texten bör det endast vara korta kärnfulla punkter. Långa meningar hjälper ingen. Vill man anteckna under presentationen blir det bara frustrerande och man hinner varken lyssna eller anteckna.

Ett tips är att dela ut åhörarkopior/handouts med plats för egna anteckningar, alternativt delar man ut dem efteråt och då kan till och med korta anteckningar finnas med.

Ha så få punkter per slide som möjligt, max 6 objekt totalt.

Budskap per slide
Tänk på dina åhörare och leverera endast ett budskap per slide, för att de ska ha en chans att hänga och ditt budskap ska gå fram.

 

Kontrast mellan text och bakgrund
För att undvika att du som presentatör ska överglänsas av en din egen presentation på grund av att åhörarna blir bländade av ljuset på duken/skärmen! Det är du som är presentationen och din PowerPoint stödet, din visualiserare.

Men glöm inte att tänka på tillgängligheten, jobba med kontraster. För att alla ska kunna läsa och se den så tydligt som möjligt är det viktigt med kontrast mellan text och bakgrund. Ju skarpare desto bättre, vit text mot svartbakgrund till exempel. Men det funkar fint med andra mörka färger, man behöver inte vara fullt så drastisk och använda svart om det inte alls passar din presentations budskap eller grafiska utformning i övrigt.

En del färger bör inte användas tillsammans, till exempel kan en skarpröd text uppfattas som att den flimrar eller flyter ut mot en mörkgrå bakgrund. Testa vad som funkar.


Låt den del som du pratar om vara ”highlightad” när du presenterar. Tona ned när du går vidare till nästa punkt och låt den nya punkten bli ”highlightad”. Då blir det lätt för åhörarna att följa med i presentationen.


Ha inte helt vit bakgrund.

 

Bilder och illustrationer
För att lätta upp och hjälpa åhörarna minnas något av det du vill förmedla är bilder och illustrationer ett bra stöd. Tänk på att även dessa bör vara i konstaterande färger mot bakgrunden för att synas.

Lägg gärna lite tid och omsorg i valet av bilder och illustrationer så att de är tydligt även för åhöraren (inte bara för dig) vad bilden/illustrationen visar eller symboliserar.

Använder du dig av bilder behöver du heller inte skriva lika mycket, en bild säger mer än …

Använd bilder för att hjälpa åhörarna att minnas.

 

Längd – antal slides

Till sist, antal slides – anpassa dem till den tid du har på dig. Presentationen ska fungera som ett stöd och förtydligande i din presentation, tänk då på åhörarna och att de ska hänga med i och att det du säger ska hinna landa i personerna som lyssnar. Har du 20 minuter på dig fundera då på hur många slides som är rimligt för dig att hinna med och hur fort du måste ta dig igenom dem om du har för många.


Skriv aldrig ut antal sidnummer det är inte viktigt för åhörarna och kan bara skapa vånda.

 

Slutord:
Att skapa bra presentationer underlättas av att ha en bra grundmall och det hjälper vi på Learningpoint gärna till med.

Tillgänglighetsanpassa dokument

Krav för Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ

Under 2018 införs nya lagar som skall öka den digitala tillgängligheten för alla användare, enligt EU-direktiv (2016/2102). Det innebär bland annat att webbsidor och material som ligger på sidan måste vara tillgänglighetsanpassade. Det gäller alltså även dokument och ifyllbara PDFer. Kravet gäller för ”Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ” (PTS). Vissa av dessa krav har till viss del funnits tidigare. 2015 utökades diskrimineringslagen så att den även innefattar diskrimineringsformen ”bristande tillgänglighet”. Att tillgänglighetsanpassade dokument är viktigt att tänka på för alla. Detta skall också säkerställas redan i offentliga upphandlingar och regleras i lagen om offentlig upphandling, så tillgänglighet är något vi måste tänka på när vi skapar dokument och blanketter.

Vad är då tillgänglighetsanpassning när vi pratar om dokument?

I detta ingår att man använder sig av grafiska regler för att underlätta för färgblinda, till exempel att man inte gör för små marginaler eftersom långa rader är mer svårlästa och att anpassa textinnehåll så det blir mer lättläst. För oss som arbetar med mallar innebär det till stor del att se till att ett dokument är lätt att förstå även när du får det uppläst av ett talsyntesprogram.

Det är viktigt att mallarna är byggda rätt från början då det underlättar tillgänglighetsarbetet i senare skede. Det har skett en stor utveckling och möjligheterna skiljer sig åt för olika Officeversioner. Om man ska skapa en PDF av sitt Word-dokument behöver man ofta göra anpassningar i PDFen. När det gäller PDF-formulär behöver man göra ytterligare ett antal arbetsmoment för att blanketten skall fungera bra även om du får den uppläst för dig.

Du kommer långt genom att tänka på följande när du arbetar med dina dokument:

Word

  • Lägg till alternativtexter till objekt som bilder och videoklipp så att bilden får en förklaring och ett sammanhang även för den som inte kan se den.
  • Använd formatmallar med rätt dispositionsnivå, det gör att en rubrik 1 läses upp som en rubrik 1.
  • Lägg innehållet i en logisk ordning. Bilden skall läsas i samband med det stycke som handlar om bilden. Det är extra noga om du använder flytande objekt.
  • Använd tabeller sparsamt, behöver du använda tabeller ska du bygga dem logiskt med satta rubrikrader, inte sammanfoga celler och inte använda tomma celler. Regeln är att man har samma antal kolumner genomgående i hela tabellen. Ange funktionen upprepa rubrikrad för att få rubrikraden uppläst som rubrikrad.
  • Om viktig information finns i sidhuvud eller sidfot i dina mallar bör du se till att det finns ett enkelt sätt att lägga den informationen på en separat sida då uppläsningsprogrammen inte brukar läsa sidhuvud och sidfot. Just denna punkt är lite svår eftersom vi gärna vill ha saker i sidhuvud och sidfot då dokumenten blir lättare att jobba med. Man kan lösa det genom att till exempel ha en knapp som kan skapa ett försättsblad med viktig information när man behöver göra dokument med tillgänglighetskrav.
  • Använd innehållsförteckning om dokumentet är långt.
  • Undvik blanka rader, det är bättre att använda en sidbrytning än att göra radbrytningar ner till ny sida.
  • Länkar skall ha en beskrivning.
  • Använd funktionen för att kontrollera tillgänglighet som finns inbyggd i Word .

PDFdokument och ifyllbara PDFer

  • Om PDFen skapas från ett Word-dokument som uppfyller ovanstående krav får du mycket gratis, till exempel taggar för rubriker samt att alternativtexter följer med.
  • Kontrollera tagg-ordningen i PDFen och ändra den om det behövs.
  • Använd funktionen tillgänglighet, där du kan kontrollera ditt dokument enkelt.
  • Lägg till beskrivande texter till alla formulärfält som exempel ”Skriv personnummer med 12 siffror”.
  • Sätt tabb-ordningen.

Dessa regler gäller även för PowerPoint och Excel.

Vi hjälper gärna till om din verksamhet behöver hjälp att anpassa mallar för tillgänglighet i Office.
Här hittar du Learningpoints kontaktuppgifter.

Länkar