Tillgänglighetsanpassning, vad du behöver veta just nu

Den 1 januari i år började lagen om tillgänglighet till digital offentlig service att gälla. För att slippa säga det otroligt långa namnet kallar man lagen till vardags för DOS-lagen eller ibland också webbtillgänglighetsdirektivet. Lagen innebär att det nu ställs högre krav på att digital service ska vara möjlig för alla i samhället att ta del av, oavsett individuella förutsättningar. Man säger att webbsidor (både externa och interna), dokument och mobila applikationer ska vara tillgänglighetsanpassade.

Men vad är egentligen tillgänglighet?

Tillgänglighet handlar i grunden om att människor med någon typ av funktionsnedsättning ska ha rätt och möjlighet att få samma information under samma förutsättningar som andra. Men, ett tillgängligt samhälle gynnar förstås alla människor eftersom vi har olika förutsättningar att ta del av information. Det kan handla om något så enkelt som dagsform eller att man läser ett dokument i mobilen.

Alla kan säkert se fördelar med en webbsida som har tydligt definierade klickytor, färger som håller hög kontrast och logisk ordning i text och bild. Att läsa ett PDF-dokument blir förstås enklare om det är strukturerat med rubriknivåer, text som kan förstoras och flöda om samt att det finns bokmärken för att navigera genom dokumentet.

Tillgänglighet_Learningpoint

Vad är det som behöver tillgänglighetsanpassas?

Tillgänglighetskraven är att digital offentlig service ska vara; möjlig att uppfatta, hanterbar, begriplig och robust.

Lagen genomför EU:s webbtillgänglighetsdirektiv genom att följa en europeisk standard (EN 301 549) som i sin tur bygger på WCAG 2.1. På nätet finns det många sidor som enkelt och/eller detaljerat beskriver kraven i WCAG, vad man ska uppfylla, hur man gör det samt hur man kan testa.

Vem behöver göra anpassningarna?

Lagen gäller för hela den offentliga sektorn (myndigheter, kommuner och landsting), i stort all verksamhet som bedrivs med skattebetalarnas pengar. Men den gäller även för privata aktörer som får offentlig finansiering och bedriver verksamhet inom vård, skola eller omsorg.

I förlängningen är det också ofta privata aktörer som har utförandeansvaret gällande tillgänglighetskraven när myndigheter eller kommuner upphandlar en tjänst. Kort och gott är det här med tillgänglighet något som vi alla skulle behöva ha lite bättre koll på.

Från när ska allt vara tillgängligt?

Trots att lagen trädde i kraft från 1 januari i år har man satt upp olika tidpunkter då den börjar gälla beroende på vilket media och hur gammalt det är.

Nyare webbplatser som togs i drift efter det magiska datumet 23 september 2018 har man gett ett års tidsfrist innan webbplatsen ska vara tillgänglig, dvs från 23 september 2019. Befintliga webbplatser har fått ytterligare ett år och ska vara tillgängliga från 23 september 2020. Mobila applikationer ska vara tillgängliga från 23 juni 2021. Intranät som publicerats före 23 september 2019 ska göras tillgängliga när de genomgår en omfattande översyn.

När det gäller dokument däremot ska alla dokument som publicerats efter 23 september 2018 vara tillgängliga från det datum som webbplatsen ska vara tillgänglig.

Det betyder alltså att även om min webbplats ska vara tillgänglig från 23 september 2020 måste alla dokument som publicerats sedan två år tillbaka vara tillgänglighetsanpassade då. Dokument som publicerats på webbplatsen tidigare än 23 september 2018 undantas från kraven, om de inte är nödvändiga för att genomföra aktiva administrativa förfaranden.

Men om man är otillgänglig?

Något man också ska ha på sin webb är en tillgänglighetsredogörelse där man beskriver hur man valt att arbeta med tillgänglighet på sin webbplats. Vad som är tillgängligt, men framförallt vad som inte är tillgängligt. Varför det inte är det, om det finns någon tidsplan samt hur kan man göra för att ta del av informationen på annat sätt.

När webbplatser börjar omfattas av lagkravet kommer det gå att anmäla myndigheter och organisationer som inte uppfyller kraven. Anmälan görs då till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som har fått i uppdrag att se till att lagen får genomslag.

Hur skapar man tillgängliga dokument?

Den absolut mest tillgängliga texten på webben är den som ligger direkt på en webbsida. Ibland måste man dock lägga ut vissa saker som PDF-filer, till exempel långa rapporter eller underskrivna dokument. Förvånansvärt ofta kan man ändå lägga texten direkt på webbsidan och i då bör man alltid göra det. I annat fall får man skapa tillgänglighetsanpassade dokument som är möjliga att läsa upp med skärmläsningsverktyg. Det betyder att man utgår från sitt originaldokument som man sedan sparar om till PDF och därefter granskar och verifierar tillgängligheten. Det finns gott om hjälp att ta till i detta arbete, men det är väl värt att sätta sig in i processen själv.

Det går att bygga Officemallar som genererar PDF-dokument med de bästa förutsättningarna för att underlätta arbetet med att tillgänglighetsanpassa dokumentet. Men, man kommer aldrig hela vägen direkt utan filen måste alltid efterbearbetas för att anpassas fullt ut. Man bör till exempel alltid kontrollera taggar, läsordning, tabeller samt redigera alt-texter och dokumentegenskaper innan man är helt klar.

Var kan man få hjälp med sina mallar och dokument?

Hör av dig till oss på Learningpoint om ni behöver hjälp med att gå igenom era nuvarande Officemallar eller PDF-dokument för att göra en tillgänglighetsanalys. Med hjälp av ETU, som är experter på tillgänglighet, går vi igenom ert underlag och tar fram en rapport med rekommendationer på åtgärder som behövs för att öka tillgängligheten. Vi beskriver då vad som kan justeras direkt i mallen för att skapa de bästa förutsättningarna samt vad som kommer behöva justeras i efterarbetet med dokumenten. Vi kan självklart även hjälpa er att göra mallarna och dokumenten eller utbilda er, läs gärna mer om oss på Learningpoint.se
Om du har andra frågor gällande tillgänglighet kan du höra av dig till ETU som arbetar med att testa, utbilda och analysera webbplatser och produkter.

Learningpoint     etu

Tillgänglighetsanpassa dokument

Krav för Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ

Under 2018 införs nya lagar som skall öka den digitala tillgängligheten för alla användare, enligt EU-direktiv (2016/2102). Det innebär bland annat att webbsidor och material som ligger på sidan måste vara tillgänglighetsanpassade. Det gäller alltså även dokument och ifyllbara PDFer. Kravet gäller för ”Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ” (PTS). Vissa av dessa krav har till viss del funnits tidigare. 2015 utökades diskrimineringslagen så att den även innefattar diskrimineringsformen ”bristande tillgänglighet”. Att tillgänglighetsanpassade dokument är viktigt att tänka på för alla. Detta skall också säkerställas redan i offentliga upphandlingar och regleras i lagen om offentlig upphandling, så tillgänglighet är något vi måste tänka på när vi skapar dokument och blanketter.

Vad är då tillgänglighetsanpassning när vi pratar om dokument?

I detta ingår att man använder sig av grafiska regler för att underlätta för färgblinda, till exempel att man inte gör för små marginaler eftersom långa rader är mer svårlästa och att anpassa textinnehåll så det blir mer lättläst. För oss som arbetar med mallar innebär det till stor del att se till att ett dokument är lätt att förstå även när du får det uppläst av ett talsyntesprogram.

Det är viktigt att mallarna är byggda rätt från början då det underlättar tillgänglighetsarbetet i senare skede. Det har skett en stor utveckling och möjligheterna skiljer sig åt för olika Officeversioner. Om man ska skapa en PDF av sitt Word-dokument behöver man ofta göra anpassningar i PDFen. När det gäller PDF-formulär behöver man göra ytterligare ett antal arbetsmoment för att blanketten skall fungera bra även om du får den uppläst för dig.

Du kommer långt genom att tänka på följande när du arbetar med dina dokument:

Word

  • Lägg till alternativtexter till objekt som bilder och videoklipp så att bilden får en förklaring och ett sammanhang även för den som inte kan se den.
  • Använd formatmallar med rätt dispositionsnivå, det gör att en rubrik 1 läses upp som en rubrik 1.
  • Lägg innehållet i en logisk ordning. Bilden skall läsas i samband med det stycke som handlar om bilden. Det är extra noga om du använder flytande objekt.
  • Använd tabeller sparsamt, behöver du använda tabeller ska du bygga dem logiskt med satta rubrikrader, inte sammanfoga celler och inte använda tomma celler. Regeln är att man har samma antal kolumner genomgående i hela tabellen. Ange funktionen upprepa rubrikrad för att få rubrikraden uppläst som rubrikrad.
  • Om viktig information finns i sidhuvud eller sidfot i dina mallar bör du se till att det finns ett enkelt sätt att lägga den informationen på en separat sida då uppläsningsprogrammen inte brukar läsa sidhuvud och sidfot. Just denna punkt är lite svår eftersom vi gärna vill ha saker i sidhuvud och sidfot då dokumenten blir lättare att jobba med. Man kan lösa det genom att till exempel ha en knapp som kan skapa ett försättsblad med viktig information när man behöver göra dokument med tillgänglighetskrav.
  • Använd innehållsförteckning om dokumentet är långt.
  • Undvik blanka rader, det är bättre att använda en sidbrytning än att göra radbrytningar ner till ny sida.
  • Länkar skall ha en beskrivning.
  • Använd funktionen för att kontrollera tillgänglighet som finns inbyggd i Word .

PDFdokument och ifyllbara PDFer

  • Om PDFen skapas från ett Word-dokument som uppfyller ovanstående krav får du mycket gratis, till exempel taggar för rubriker samt att alternativtexter följer med.
  • Kontrollera tagg-ordningen i PDFen och ändra den om det behövs.
  • Använd funktionen tillgänglighet, där du kan kontrollera ditt dokument enkelt.
  • Lägg till beskrivande texter till alla formulärfält som exempel ”Skriv personnummer med 12 siffror”.
  • Sätt tabb-ordningen.

Dessa regler gäller även för PowerPoint och Excel.

Vi hjälper gärna till om din verksamhet behöver hjälp att anpassa mallar för tillgänglighet i Office.
Här hittar du Learningpoints kontaktuppgifter.

Länkar