Upplever du konstigheter när du skriver ut från Office?

I 90 fall av 100 om en utskrift ger oväntade resultat så hänger det ihop med vilken drivrutin skrivaren använder, eller närmare bestämt hur skrivaren hanterar din text.

Ett enkelt test för att avgöra om du skall anse att felet ligger i Office eller i skrivaren är att titta i förhandsgranska. Ser ditt dokument rätt ut på skärm och i förhandsgranska så brukar det vara skrivarinställningarna som skall ses över.

Många moderna multifunktionsskrivare (de som kan allt, kopiera, skriva ut och göra PDF filer) är standardinställda på något som heter ”ersätt med enhetens teckensnitt”. Detta betyder att skrivaren inte skall lägga tid på att få instruktioner från din dator hur teckensnitten skall skrivas ut utan istället använda ett närliggande inbyggt teckensnitt. Detta innebär att den Arial eller Times New Roman du använt i ditt dokument kan skrivas ut som Helvetica eller CG Times eller något annat. För de flesta av oss märks knappt någon skillnad när vi tittar på enskilda tecken men många gånger blir inte en mening med Helvetica istället för Arial exakt lika lång eller hög. Detta innebär att de 10 sidor du skrev ut kanske kommer ut som 11 sidor med underliga sidbrytningar och möjligen utbytta tecken.

Varför ställer man in en sådan här inställning överhuvudtaget? Anledningen är hastigheten. En skrivare som inte måste fundera ut exakt hur ett Arial – S ser ut kan skriva ut fler tecken i sekunden. För de flesta av oss så märks knappt den här tidsskillnaden men inställningen är många gånger standard och gör att skrivarleverantören kan hålla sitt snabbhetslöfte.

För att få en skrivare att uppföra sig och skriva ut på det sättet du ser dokumentet på skärmen så kan du behöva kontrollera inställningen för teckensnitt eller fonts. Du kan få leta efter denna inställning eftersom dialogrutan för olika skrivare kan skilja sig åt så se nedanstående beskrivning som en riktlinje:

Ställa in en skrivare till att skriva ut din utskrift exakt som du själv ser den

  1. Välj Arkiv, Skriv ut (Eller Officeknapp och Skriv ut)
  2. Välj den skrivare du vill skriva ut till och klicka på Egenskaper
  3. Försök hitta det område i dialogrutan som kommer upp som påminner om bilderna nedan. För det mesta är det en Avancerat flik eller Avancerat knapp du vill hitta.
  4. Ändra inställningen Ersätt med enhetens teckensnitt till Ladda ner överförbara teckensnitt enligt bild nedan.

Om det ändå krånglar när du skriver ut:

  1. Vissa skrivare kan ha en ytterligare en inställning som styr hur nerladdningspara teckensnitt skall hanteras så följ i så fall punkterna ovan men ställ även in att teckensnitten skall hanteras som Bitmap. (Se bild 3 nedan.)