Tillgänglighetsanpassning, vad du behöver veta just nu

Den 1 januari i år började lagen om tillgänglighet till digital offentlig service att gälla. För att slippa säga det otroligt långa namnet kallar man lagen till vardags för DOS-lagen eller ibland också webbtillgänglighetsdirektivet. Lagen innebär att det nu ställs högre krav på att digital service ska vara möjlig för alla i samhället att ta del av, oavsett individuella förutsättningar. Man säger att webbsidor (både externa och interna), dokument och mobila applikationer ska vara tillgänglighetsanpassade.

Men vad är egentligen tillgänglighet?

Tillgänglighet handlar i grunden om att människor med någon typ av funktionsnedsättning ska ha rätt och möjlighet att få samma information under samma förutsättningar som andra. Men, ett tillgängligt samhälle gynnar förstås alla människor eftersom vi har olika förutsättningar att ta del av information. Det kan handla om något så enkelt som dagsform eller att man läser ett dokument i mobilen.

Alla kan säkert se fördelar med en webbsida som har tydligt definierade klickytor, färger som håller hög kontrast och logisk ordning i text och bild. Att läsa ett PDF-dokument blir förstås enklare om det är strukturerat med rubriknivåer, text som kan förstoras och flöda om samt att det finns bokmärken för att navigera genom dokumentet.

Tillgänglighet_Learningpoint

Vad är det som behöver tillgänglighetsanpassas?

Tillgänglighetskraven är att digital offentlig service ska vara; möjlig att uppfatta, hanterbar, begriplig och robust.

Lagen genomför EU:s webbtillgänglighetsdirektiv genom att följa en europeisk standard (EN 301 549) som i sin tur bygger på WCAG 2.1. På nätet finns det många sidor som enkelt och/eller detaljerat beskriver kraven i WCAG, vad man ska uppfylla, hur man gör det samt hur man kan testa.

Vem behöver göra anpassningarna?

Lagen gäller för hela den offentliga sektorn (myndigheter, kommuner och landsting), i stort all verksamhet som bedrivs med skattebetalarnas pengar. Men den gäller även för privata aktörer som får offentlig finansiering och bedriver verksamhet inom vård, skola eller omsorg.

I förlängningen är det också ofta privata aktörer som har utförandeansvaret gällande tillgänglighetskraven när myndigheter eller kommuner upphandlar en tjänst. Kort och gott är det här med tillgänglighet något som vi alla skulle behöva ha lite bättre koll på.

Från när ska allt vara tillgängligt?

Trots att lagen trädde i kraft från 1 januari i år har man satt upp olika tidpunkter då den börjar gälla beroende på vilket media och hur gammalt det är.

Nyare webbplatser som togs i drift efter det magiska datumet 23 september 2018 har man gett ett års tidsfrist innan webbplatsen ska vara tillgänglig, dvs från 23 september 2019. Befintliga webbplatser har fått ytterligare ett år och ska vara tillgängliga från 23 september 2020. Mobila applikationer ska vara tillgängliga från 23 juni 2021. Intranät som publicerats före 23 september 2019 ska göras tillgängliga när de genomgår en omfattande översyn.

När det gäller dokument däremot ska alla dokument som publicerats efter 23 september 2018 vara tillgängliga från det datum som webbplatsen ska vara tillgänglig.

Det betyder alltså att även om min webbplats ska vara tillgänglig från 23 september 2020 måste alla dokument som publicerats sedan två år tillbaka vara tillgänglighetsanpassade då. Dokument som publicerats på webbplatsen tidigare än 23 september 2018 undantas från kraven, om de inte är nödvändiga för att genomföra aktiva administrativa förfaranden.

Men om man är otillgänglig?

Något man också ska ha på sin webb är en tillgänglighetsredogörelse där man beskriver hur man valt att arbeta med tillgänglighet på sin webbplats. Vad som är tillgängligt, men framförallt vad som inte är tillgängligt. Varför det inte är det, om det finns någon tidsplan samt hur kan man göra för att ta del av informationen på annat sätt.

När webbplatser börjar omfattas av lagkravet kommer det gå att anmäla myndigheter och organisationer som inte uppfyller kraven. Anmälan görs då till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som har fått i uppdrag att se till att lagen får genomslag.

Hur skapar man tillgängliga dokument?

Den absolut mest tillgängliga texten på webben är den som ligger direkt på en webbsida. Ibland måste man dock lägga ut vissa saker som PDF-filer, till exempel långa rapporter eller underskrivna dokument. Förvånansvärt ofta kan man ändå lägga texten direkt på webbsidan och i då bör man alltid göra det. I annat fall får man skapa tillgänglighetsanpassade dokument som är möjliga att läsa upp med skärmläsningsverktyg. Det betyder att man utgår från sitt originaldokument som man sedan sparar om till PDF och därefter granskar och verifierar tillgängligheten. Det finns gott om hjälp att ta till i detta arbete, men det är väl värt att sätta sig in i processen själv.

Det går att bygga Officemallar som genererar PDF-dokument med de bästa förutsättningarna för att underlätta arbetet med att tillgänglighetsanpassa dokumentet. Men, man kommer aldrig hela vägen direkt utan filen måste alltid efterbearbetas för att anpassas fullt ut. Man bör till exempel alltid kontrollera taggar, läsordning, tabeller samt redigera alt-texter och dokumentegenskaper innan man är helt klar.

Var kan man få hjälp med sina mallar och dokument?

Hör av dig till oss på Learningpoint om ni behöver hjälp med att gå igenom era nuvarande Officemallar eller PDF-dokument för att göra en tillgänglighetsanalys. Med hjälp av ETU, som är experter på tillgänglighet, går vi igenom ert underlag och tar fram en rapport med rekommendationer på åtgärder som behövs för att öka tillgängligheten. Vi beskriver då vad som kan justeras direkt i mallen för att skapa de bästa förutsättningarna samt vad som kommer behöva justeras i efterarbetet med dokumenten. Vi kan självklart även hjälpa er att göra mallarna och dokumenten eller utbilda er, läs gärna mer om oss på Learningpoint.se
Om du har andra frågor gällande tillgänglighet kan du höra av dig till ETU som arbetar med att testa, utbilda och analysera webbplatser och produkter.

Learningpoint     etu

Flera index i samma dokument

Vi fick nyligen en fråga här på bloggen om hur man gör får att skapa flera olika index (sakregister) i samma dokument.

Det gör man hjälp av s.k. flaggor som har ett namn unikt för det index man vill att indexordet skall höra till. I detta exempel vill man ha två index; ett för personer och ett för fordon och platser.

Skapa indexorden för flera index

1) Indexera orden som vanligt.
Menyfliken Referenser och Markera indexordMarkera indexord

Tips

ALT+Skift+X tar fram rutan för Markera indexord. Har man en markering innan man trycker ALT+Skift+X så hamnar det i fältet Huvudpost. Man kan låta rutan ligga framme – markera nästa ord och tryck kommandot igen.

Här är Carlsson indexerat:

Carlsson { XE ”Carlsson” }

2) Lägg till flaggan för indexet, här är det flaggan ”personer”. Man skriver in ett omvänt snedstreck (backslash) bokstaven f och direkt flaggnamnet inom citationstecken. Se nedan:

Carlsson { XE ”Carlsson” \f”personer” }

3) Upprepa punkt ett och två för hela dokumentet.
Tänk på att punkt två får göras på alla ställen där indexordet skall hamna i ”sitt” index.

Infoga flera index

Normalt har man index i slutet av dokumentet, huvudstegen är:

  1. Skriv en rubrik för indexet
  2. Infoga indexet med flagga

Efter rubriken, infoga ett index med flagga:

  1. Välj menyfliken InfogaSnabbdelar och Fält
  2. Välj Index och förteckningar
  3. Klicka på knappen Fältkoder, i nedre vänstra hörnet
  4. Lägg till flaggan i fältet Fältkoder (här är det flaggan ”personer”)
  5. Avsluta med OK

Fält

Skriv rubrik för nästa index och upprepa punkt ett till fem.

Tänk också på att index inte auto-uppdaterar, d.v.s. om man har skapat nya indexord så dyker dom inte upp automatiskt i indexet. Det måsta man sköta själv. Enklast med att högerklicka i indexet och välja Uppdatera fält.

Nedan ett exempel på två index, ett för personer ett annat för fordon och platser i samma dokument.

Index personer

 

Så raderar du fotnotsavgränsare i Word 2016

Fotnoter i Word 2016

Fotnoter används ofta för att hänvisa till en källa eller mer information rörande ett visst ord eller ett visst stycke. Som standard infogas en fotnot med en siffra på den plats du står på i dokumentet samt en plats för fotnotstext längst ner i vänstra hörnet på sidan.

Om din fotnotstext även infogar en kantlinje eller ett streck som du inte önskar inkludera eller att mallen inte ska innehålla ett sådant streck, kan du gå tillväga på följande sätt för att ta bort fotnotsavgränsaren.

Infoga en fotnot

1. Infoga en eller flera fotnoter på önskad plats i dokumentet genom att gå till fliken Referenser och Infoga fotnot.Referenser Infoga fotnot Learningpoint

Referenser och Infoga fotnot Learningpoint

2. Välj fliken Visa och Utkast-vyn.Visa och Utkast vyn Learningpoint

3. Väl i Utkast-vyn, gå tillbaka till fliken Referenser och välj Visa kommentarer.Referenser Learningpoint

Radera fotnotsavgränsare

4. Skärmen kommer delas upp i fler fönster. I fönstret längst ner hittar du alla dina fotnoter samlade i en lista. Välj Fotnotsavgränsare i listan.Radera fotnotsavgränsare Learningpoint

5. Ställ musmarkören till vänster om fotnotsavgränsaren, tryck Delete-tangenten för att markera strecket och Delete igen för att radera det.Fotnotsavgränsare Learningpoint

6. Gå tillbaka till Visa-fliken och Utskrift layout-vyn för att komma tillbaka till Normal-vyn. Klart.

Lycka till!

Tillgänglighetsanpassa dokument

Krav för Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ

Under 2018 införs nya lagar som skall öka den digitala tillgängligheten för alla användare, enligt EU-direktiv (2016/2102). Det innebär bland annat att webbsidor och material som ligger på sidan måste vara tillgänglighetsanpassade. Det gäller alltså även dokument och ifyllbara PDFer. Kravet gäller för ”Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ” (PTS). Vissa av dessa krav har till viss del funnits tidigare. 2015 utökades diskrimineringslagen så att den även innefattar diskrimineringsformen ”bristande tillgänglighet”. Att tillgänglighetsanpassade dokument är viktigt att tänka på för alla. Detta skall också säkerställas redan i offentliga upphandlingar och regleras i lagen om offentlig upphandling, så tillgänglighet är något vi måste tänka på när vi skapar dokument och blanketter.

Vad är då tillgänglighetsanpassning när vi pratar om dokument?

I detta ingår att man använder sig av grafiska regler för att underlätta för färgblinda, till exempel att man inte gör för små marginaler eftersom långa rader är mer svårlästa och att anpassa textinnehåll så det blir mer lättläst. För oss som arbetar med mallar innebär det till stor del att se till att ett dokument är lätt att förstå även när du får det uppläst av ett talsyntesprogram.

Det är viktigt att mallarna är byggda rätt från början då det underlättar tillgänglighetsarbetet i senare skede. Det har skett en stor utveckling och möjligheterna skiljer sig åt för olika Officeversioner. Om man ska skapa en PDF av sitt Word-dokument behöver man ofta göra anpassningar i PDFen. När det gäller PDF-formulär behöver man göra ytterligare ett antal arbetsmoment för att blanketten skall fungera bra även om du får den uppläst för dig.

Du kommer långt genom att tänka på följande när du arbetar med dina dokument:

Word

  • Lägg till alternativtexter till objekt som bilder och videoklipp så att bilden får en förklaring och ett sammanhang även för den som inte kan se den.
  • Använd formatmallar med rätt dispositionsnivå, det gör att en rubrik 1 läses upp som en rubrik 1.
  • Lägg innehållet i en logisk ordning. Bilden skall läsas i samband med det stycke som handlar om bilden. Det är extra noga om du använder flytande objekt.
  • Använd tabeller sparsamt, behöver du använda tabeller ska du bygga dem logiskt med satta rubrikrader, inte sammanfoga celler och inte använda tomma celler. Regeln är att man har samma antal kolumner genomgående i hela tabellen. Ange funktionen upprepa rubrikrad för att få rubrikraden uppläst som rubrikrad.
  • Om viktig information finns i sidhuvud eller sidfot i dina mallar bör du se till att det finns ett enkelt sätt att lägga den informationen på en separat sida då uppläsningsprogrammen inte brukar läsa sidhuvud och sidfot. Just denna punkt är lite svår eftersom vi gärna vill ha saker i sidhuvud och sidfot då dokumenten blir lättare att jobba med. Man kan lösa det genom att till exempel ha en knapp som kan skapa ett försättsblad med viktig information när man behöver göra dokument med tillgänglighetskrav.
  • Använd innehållsförteckning om dokumentet är långt.
  • Undvik blanka rader, det är bättre att använda en sidbrytning än att göra radbrytningar ner till ny sida.
  • Länkar skall ha en beskrivning.
  • Använd funktionen för att kontrollera tillgänglighet som finns inbyggd i Word .

PDFdokument och ifyllbara PDFer

  • Om PDFen skapas från ett Word-dokument som uppfyller ovanstående krav får du mycket gratis, till exempel taggar för rubriker samt att alternativtexter följer med.
  • Kontrollera tagg-ordningen i PDFen och ändra den om det behövs.
  • Använd funktionen tillgänglighet, där du kan kontrollera ditt dokument enkelt.
  • Lägg till beskrivande texter till alla formulärfält som exempel ”Skriv personnummer med 12 siffror”.
  • Sätt tabb-ordningen.

Dessa regler gäller även för PowerPoint och Excel.

Vi hjälper gärna till om din verksamhet behöver hjälp att anpassa mallar för tillgänglighet i Office.
Här hittar du Learningpoints kontaktuppgifter.

Länkar

 

 

Nytt seminarium – Skriv läsvänligt, effektivt och bekvämt med Word

CBrunzell 011cTillsammans med skrivproffsen Expressiva så genomför vi ett spännande frukostseminarium den 2:a juni.

Seminariet är avsett för dig som skriver längre texter och vill skriva läsvänligt och bekvämt.

Mellan 09:00 – 11:00 genomför vi två pass där vi både ger praktiska tips i Word samt tips för själva skrivandet.

Vi har några platser kvar så skynda på om du vill få en plats och lyssna på mig och Anna Huss på Expressiva.

Läs mer i inbjudan här nedan:
VIP INBJUDAN Expressiva och LP

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger “latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Skapa ett index med Word

På senare år har fler och fler sätt att söka i dokument dykt upp, t ex den utmärkta sökfunktionen som finns i Navigeringsfönstret som du hittar i fliken Visa.

Skriver du däremot ut ett dokument kan det i större dokument vara på plats med ett sökregister – ett index. Ett index är alltså den lista som brukar finnas i slutet av böcker där du kan slå upp var i dokumentet ett visst ord förekommer.

Har du ett större dokument och vill skapa ett eget index så behöver du först markera alla ord som skall vara med i indexet och ange att dessa är indexord och därefter skapa ditt index. Följ instruktionerna nedan om du vill skapa ett eget index.

Markera indexord

  1. Markera ett ord i ditt dokument som du vill skall vara med i ditt index och välj knappen Markera indexord som finns i fliken Referenser.

    Markera indexord

  2. Nu öppnas dialogrutan Markera indexord och ordet du markerat visas under alternativet Huvudpost. Här kan du korrigera ordet så att det t ex får stor eller liten bokstav först (du kanske vill att alla ord i indexet skall visas med versal först) eller ta bort böjningar. Har du t ex markerat ordet Löneutbetalningar kan du ändra det till Löneutbetalning vid Huvudpost om det är det ordet du vill visa i ditt index.

    Indexord

  3. När ordet ser ut som du vill se det i indexet så kontrollerar du att det står Aktuell sida vid Alternativ för att få sidnummer vid indexorden.
  4. Välj sedan Markera eller Markera alla i dialogrutan. Väljer du Markera alla kommer alla ord som är likadana som de du markerat att få samma indexord kopplat till sig vilket kan vara toppen om du vill referera till alla sidor där ett valt ord står skrivet.

    När du väljer Markera så placeras ett litet fält i dokumentet med ditt indexord och lite annan “kod”. Detta fält består av hakparenteser och texten XE och är dina indexord som visar till vilken sida indexorden skall referera. Dessa syns enbart när du håller på med indexet och döljs om du väljer knappen Visa alla från fliken Start. (Det är det bakvända P:et som visar Enter, mellanslag och tabbar.)

  5. Dialogrutan Markera indexord kan vara öppen medan du markerar olika ord så när du valt Markera eller Markera alla så klickar du i dokumentet igen, markerar ett annat ord som skall vara med i indexet och klickar på dialogrutan och väljer Markera eller Markera alla om du vill märka upp alla likadana ord samtidigt.
  6. Gör på detta sätt vid alla ord i ditt dokument som skall vara med i ditt index.
    (Det här är den tidskrävande biten.)
  7. Du kan också ställa dig mellan två ord och skriva in ett eget ord vid alternativet Huvudpost så kommer det ordet att finnas i indexet och hänvisa till den sida som du befinner dig på.

Skapa ditt index

  1. När du markerat alla dina indexord så är det dags att skapa själva indexet. Placera markören där du vill ha ditt index (ofta sist i ett dokument) och välj knappen Infoga Index som också finns på fliken Referenser.

    Infoga Index

  2. I dialogrutan som öppnas väljer du utseende på ditt index vid Format anger antal spalter du vill att ditt index skall ha och väljer sedan OK.

    Skapa index

    I denna ruta finns ett val som heter Automarkera. Automarkera används om du skulle ha en lista med alla ord som du vill ha refererade till i ett dokument. Matchar du ett dokument mot en sådan lista via Automarkera så kommer Word själv att sätta indexord vid alla ord i dokumentet som finns i listan.

Uppdatera ett index där indexorden ändrats

Lägger du till indexord i ett senare skede så kan ditt index behöva uppdateras. Detta kan du göra via knappen Uppdatera index som visas på fliken Referenser eller genom att ställa dig i indexet och välja F9.

Använda “Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Skriva slumptext i Word

I Word finns två kortkommnadon som genererar text. Det här är otroligt praktiskt när man vill testa något eller kanske se effekten av format eller marginaländringar etc.

Dessa kommandon ser ut så här:

=rand(3,4)

=lorem(3,4)

Den första siffran i parentesen anger hur många stycken du vill ha och den andra antal meningar per stycke. Vill du ha mycket text så ökar du siffrorna och mindre text så minskar du siffrorna.

Formeln =rand skriver text ur Words hjälptexter och formeln =lorem skriver en “lorem ipsum” text.

Skriv in formeln direkt i Word och tryck Enter för att aktivera den och omvandla den till önskad mängd slumptext.

Kopiera spårade ändringar

Ibland uppstår behov av att kopiera en text med spårade ändringar till ett annat dokument. Denna möjlighet uppför sig olika beroende på om funktionen spårade ändringar är aktiv eller inte i dokumentet.

Om du har ett dokument med spårade ändringar och vill kopiera text till ett annat dokument och få med dig de spårade ändringarna så måste funktionen spårade ändringar vara av. Du kan se status på detta om du högerklickar i statusfältet och väljer Spårade ändringar. Då visas följande indikator.

När spårade ändringar är av så kan du få med dig spårade ändringar vid kopiering. Är spårade ändringar på så kommer de inte att följa med.