Så raderar du fotnotsavgränsare i Word 2016

Fotnoter i Word 2016

Fotnoter används ofta för att hänvisa till en källa eller mer information rörande ett visst ord eller ett visst stycke. Som standard infogas en fotnot med en siffra på den plats du står på i dokumentet samt en plats för fotnotstext längst ner i vänstra hörnet på sidan.

Om din fotnotstext även infogar en kantlinje eller ett streck som du inte önskar inkludera eller att mallen inte ska innehålla ett sådant streck, kan du gå tillväga på följande sätt för att ta bort fotnotsavgränsaren.

Infoga en fotnot

1. Infoga en eller flera fotnoter på önskad plats i dokumentet genom att gå till fliken Referenser och Infoga fotnot.Referenser Infoga fotnot Learningpoint

Referenser och Infoga fotnot Learningpoint

2. Välj fliken Visa och Utkast-vyn.Visa och Utkast vyn Learningpoint

3. Väl i Utkast-vyn, gå tillbaka till fliken Referenser och välj Visa kommentarer.Referenser Learningpoint

Radera fotnotsavgränsare

4. Skärmen kommer delas upp i fler fönster. I fönstret längst ner hittar du alla dina fotnoter samlade i en lista. Välj Fotnotsavgränsare i listan.Radera fotnotsavgränsare Learningpoint

5. Ställ musmarkören till vänster om fotnotsavgränsaren, tryck Delete-tangenten för att markera strecket och Delete igen för att radera det.Fotnotsavgränsare Learningpoint

6. Gå tillbaka till Visa-fliken och Utskrift layout-vyn för att komma tillbaka till Normal-vyn. Klart.

Lycka till!

Tillgänglighetsanpassa dokument

Krav för Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ

Under 2018 införs nya lagar som skall öka den digitala tillgängligheten för alla användare, enligt EU-direktiv (2016/2102). Det innebär bland annat att webbsidor och material som ligger på sidan måste vara tillgänglighetsanpassade. Det gäller alltså även dokument och ifyllbara PDFer. Kravet gäller för ”Myndigheter, landsting, kommuner och andra aktörer som klassas som offentligrättsliga organ” (PTS). Vissa av dessa krav har till viss del funnits tidigare. 2015 utökades diskrimineringslagen så att den även innefattar diskrimineringsformen ”bristande tillgänglighet”. Att tillgänglighetsanpassade dokument är viktigt att tänka på för alla. Detta skall också säkerställas redan i offentliga upphandlingar och regleras i lagen om offentlig upphandling, så tillgänglighet är något vi måste tänka på när vi skapar dokument och blanketter.

Vad är då tillgänglighetsanpassning när vi pratar om dokument?

I detta ingår att man använder sig av grafiska regler för att underlätta för färgblinda, till exempel att man inte gör för små marginaler eftersom långa rader är mer svårlästa och att anpassa textinnehåll så det blir mer lättläst. För oss som arbetar med mallar innebär det till stor del att se till att ett dokument är lätt att förstå även när du får det uppläst av ett talsyntesprogram.

Det är viktigt att mallarna är byggda rätt från början då det underlättar tillgänglighetsarbetet i senare skede. Det har skett en stor utveckling och möjligheterna skiljer sig åt för olika Officeversioner. Om man ska skapa en PDF av sitt Word-dokument behöver man ofta göra anpassningar i PDFen. När det gäller PDF-formulär behöver man göra ytterligare ett antal arbetsmoment för att blanketten skall fungera bra även om du får den uppläst för dig.

Du kommer långt genom att tänka på följande när du arbetar med dina dokument:

Word

  • Lägg till alternativtexter till objekt som bilder och videoklipp så att bilden får en förklaring och ett sammanhang även för den som inte kan se den.
  • Använd formatmallar med rätt dispositionsnivå, det gör att en rubrik 1 läses upp som en rubrik 1.
  • Lägg innehållet i en logisk ordning. Bilden skall läsas i samband med det stycke som handlar om bilden. Det är extra noga om du använder flytande objekt.
  • Använd tabeller sparsamt, behöver du använda tabeller ska du bygga dem logiskt med satta rubrikrader, inte sammanfoga celler och inte använda tomma celler. Regeln är att man har samma antal kolumner genomgående i hela tabellen. Ange funktionen upprepa rubrikrad för att få rubrikraden uppläst som rubrikrad.
  • Om viktig information finns i sidhuvud eller sidfot i dina mallar bör du se till att det finns ett enkelt sätt att lägga den informationen på en separat sida då uppläsningsprogrammen inte brukar läsa sidhuvud och sidfot. Just denna punkt är lite svår eftersom vi gärna vill ha saker i sidhuvud och sidfot då dokumenten blir lättare att jobba med. Man kan lösa det genom att till exempel ha en knapp som kan skapa ett försättsblad med viktig information när man behöver göra dokument med tillgänglighetskrav.
  • Använd innehållsförteckning om dokumentet är långt.
  • Undvik blanka rader, det är bättre att använda en sidbrytning än att göra radbrytningar ner till ny sida.
  • Länkar skall ha en beskrivning.
  • Använd funktionen för att kontrollera tillgänglighet som finns inbyggd i Word .

PDFdokument och ifyllbara PDFer

  • Om PDFen skapas från ett Word-dokument som uppfyller ovanstående krav får du mycket gratis, till exempel taggar för rubriker samt att alternativtexter följer med.
  • Kontrollera tagg-ordningen i PDFen och ändra den om det behövs.
  • Använd funktionen tillgänglighet, där du kan kontrollera ditt dokument enkelt.
  • Lägg till beskrivande texter till alla formulärfält som exempel ”Skriv personnummer med 12 siffror”.
  • Sätt tabb-ordningen.

Dessa regler gäller även för PowerPoint och Excel.

Vi hjälper gärna till om din verksamhet behöver hjälp att anpassa mallar för tillgänglighet i Office.
Här hittar du Learningpoints kontaktuppgifter.

Länkar

 

 

Nytt seminarium – Skriv läsvänligt, effektivt och bekvämt med Word

CBrunzell 011cTillsammans med skrivproffsen Expressiva så genomför vi ett spännande frukostseminarium den 2:a juni.

Seminariet är avsett för dig som skriver längre texter och vill skriva läsvänligt och bekvämt.

Mellan 09:00 – 11:00 genomför vi två pass där vi både ger praktiska tips i Word samt tips för själva skrivandet.

Vi har några platser kvar så skynda på om du vill få en plats och lyssna på mig och Anna Huss på Expressiva.

Läs mer i inbjudan här nedan:
VIP INBJUDAN Expressiva och LP

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger “latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Skapa ett index med Word

På senare år har fler och fler sätt att söka i dokument dykt upp, t ex den utmärkta sökfunktionen som finns i Navigeringsfönstret som du hittar i fliken Visa.

Skriver du däremot ut ett dokument kan det i större dokument vara på plats med ett sökregister – ett index. Ett index är alltså den lista som brukar finnas i slutet av böcker där du kan slå upp var i dokumentet ett visst ord förekommer.

Har du ett större dokument och vill skapa ett eget index så behöver du först markera alla ord som skall vara med i indexet och ange att dessa är indexord och därefter skapa ditt index. Följ instruktionerna nedan om du vill skapa ett eget index.

Markera indexord

  1. Markera ett ord i ditt dokument som du vill skall vara med i ditt index och välj knappen Markera indexord som finns i fliken Referenser.

    Markera indexord

  2. Nu öppnas dialogrutan Markera indexord och ordet du markerat visas under alternativet Huvudpost. Här kan du korrigera ordet så att det t ex får stor eller liten bokstav först (du kanske vill att alla ord i indexet skall visas med versal först) eller ta bort böjningar. Har du t ex markerat ordet Löneutbetalningar kan du ändra det till Löneutbetalning vid Huvudpost om det är det ordet du vill visa i ditt index.

    Indexord

  3. När ordet ser ut som du vill se det i indexet så kontrollerar du att det står Aktuell sida vid Alternativ för att få sidnummer vid indexorden.
  4. Välj sedan Markera eller Markera alla i dialogrutan. Väljer du Markera alla kommer alla ord som är likadana som de du markerat att få samma indexord kopplat till sig vilket kan vara toppen om du vill referera till alla sidor där ett valt ord står skrivet.

    När du väljer Markera så placeras ett litet fält i dokumentet med ditt indexord och lite annan “kod”. Detta fält består av hakparenteser och texten XE och är dina indexord som visar till vilken sida indexorden skall referera. Dessa syns enbart när du håller på med indexet och döljs om du väljer knappen Visa alla från fliken Start. (Det är det bakvända P:et som visar Enter, mellanslag och tabbar.)

  5. Dialogrutan Markera indexord kan vara öppen medan du markerar olika ord så när du valt Markera eller Markera alla så klickar du i dokumentet igen, markerar ett annat ord som skall vara med i indexet och klickar på dialogrutan och väljer Markera eller Markera alla om du vill märka upp alla likadana ord samtidigt.
  6. Gör på detta sätt vid alla ord i ditt dokument som skall vara med i ditt index.
    (Det här är den tidskrävande biten.)
  7. Du kan också ställa dig mellan två ord och skriva in ett eget ord vid alternativet Huvudpost så kommer det ordet att finnas i indexet och hänvisa till den sida som du befinner dig på.

Skapa ditt index

  1. När du markerat alla dina indexord så är det dags att skapa själva indexet. Placera markören där du vill ha ditt index (ofta sist i ett dokument) och välj knappen Infoga Index som också finns på fliken Referenser.

    Infoga Index

  2. I dialogrutan som öppnas väljer du utseende på ditt index vid Format anger antal spalter du vill att ditt index skall ha och väljer sedan OK.

    Skapa index

    I denna ruta finns ett val som heter Automarkera. Automarkera används om du skulle ha en lista med alla ord som du vill ha refererade till i ett dokument. Matchar du ett dokument mot en sådan lista via Automarkera så kommer Word själv att sätta indexord vid alla ord i dokumentet som finns i listan.

Uppdatera ett index där indexorden ändrats

Lägger du till indexord i ett senare skede så kan ditt index behöva uppdateras. Detta kan du göra via knappen Uppdatera index som visas på fliken Referenser eller genom att ställa dig i indexet och välja F9.

Använda “Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Skriva slumptext i Word

I Word finns två kortkommnadon som genererar text. Det här är otroligt praktiskt när man vill testa något eller kanske se effekten av format eller marginaländringar etc.

Dessa kommandon ser ut så här:

=rand(3,4)

=lorem(3,4)

Den första siffran i parentesen anger hur många stycken du vill ha och den andra antal meningar per stycke. Vill du ha mycket text så ökar du siffrorna och mindre text så minskar du siffrorna.

Formeln =rand skriver text ur Words hjälptexter och formeln =lorem skriver en “lorem ipsum” text.

Skriv in formeln direkt i Word och tryck Enter för att aktivera den och omvandla den till önskad mängd slumptext.

Kopiera spårade ändringar

Ibland uppstår behov av att kopiera en text med spårade ändringar till ett annat dokument. Denna möjlighet uppför sig olika beroende på om funktionen spårade ändringar är aktiv eller inte i dokumentet.

Om du har ett dokument med spårade ändringar och vill kopiera text till ett annat dokument och få med dig de spårade ändringarna så måste funktionen spårade ändringar vara av. Du kan se status på detta om du högerklickar i statusfältet och väljer Spårade ändringar. Då visas följande indikator.

När spårade ändringar är av så kan du få med dig spårade ändringar vid kopiering. Är spårade ändringar på så kommer de inte att följa med.

 

 

Markeringshemligheter – Word

Det finns många sätt att markera text och de flesta av oss använder kanske klicka och dra i många sammanhang men prova även att markera på något av följande vis:

Markera med markeringsspalten

Markeringsspalten i Word är den plats mellan papperskanten och textens vänsterkant där muspekare förvandlas till en vit pil som pekar (åt höger) mot texten. Här kan du klicka på olika sätt för att markera ett större eller mindre område i din text.

Markera en rad

Peka till vänster om den rad du vill markera så att den vita pilen pekar på raden och klicka en gång.

Markera ett stycke

Peka till vänster om det stycke du vill markera och dubbelklicka

Markera hela dokumentet

Peka till vänster om det stycke du vill markera och trippelklicka för att markera hela dokumentet.

Specialmarkeringar

 Markera ett ord

Dubbelklicka på ett ord för att markera det.

Markera en mening

Markera en mening genom att hålla ner CTRL och klicka i meningen.

Markera ledord eller nummer i en lista

Någon gång då och då så vill du kanske markera ett block i texten (kanske i en tabell eller så) men inte hela rader. Du kan göra detta genom att hålla ner ALT tangenten och dra upp en markering som du vill att den skall se ut.

 

Ställa in Office till att visa centimeter istället för tum

Har du en engelsk Officeversion och vill ställa in marginaler, indrag och annat i centimeter istället för tum?

Linjalen i tum (inches)

Linjalen i cm

Oavsett om du befinner dig i PowerPoint, Word, Excel eller Outlook så hämtar
Officeprogrammen sitt standardmått från Word. Gör därmed denna inställning så här:

Öppna Word (Gäller 2007 och framåt)

  1. Välj File, Options eller Officeknappen och Word Options om du har 2007
  2. Klicka på kategorin Advanced
  3. Bläddra dig fram till avsnittet Display och välj centimeter istället för Inches vid Show measurements in Units
  4. Välj OK