Nytt seminarium – Skriv läsvänligt, effektivt och bekvämt med Word

CBrunzell 011cTillsammans med skrivproffsen Expressiva så genomför vi ett spännande frukostseminarium den 2:a juni.

Seminariet är avsett för dig som skriver längre texter och vill skriva läsvänligt och bekvämt.

Mellan 09:00 – 11:00 genomför vi två pass där vi både ger praktiska tips i Word samt tips för själva skrivandet.

Vi har några platser kvar så skynda på om du vill få en plats och lyssna på mig och Anna Huss på Expressiva.

Läs mer i inbjudan här nedan:
VIP INBJUDAN Expressiva och LP

Infoga slumptext i Word/Outlook och delvis i PowerPoint

Har du ibland upplevt att du vill få in lite text att labba med i Word? Det finns några bra enkla sätt att infoga en mängd text i Word (fungerar även i Outlook och delvis i PowerPoint).

Word har tre funktioner som infogar text enligt följande mönster:

=funktion(antal stycken, antal meningar per stycke)

Du ställer dig alltså på en tom rad, skriver in en av följande funktioner
=lorem(1,1)
=rand(1,1)
=rand.old(1,1)

Dessa funktioner infogar slumptext där markören står och du anger med siffror hur många stycken och hur många meningar per stycke du vill ha. Här nedan visas den text du får när du använder funktionerna.

=lorem(x,x)

Den här funktionen ger ”latin”
sl lorem

=rand(x,x)

Den här funktionen ger text (ur texten om nyheter i Office)

sl - rand

=rand.old(x,x)

Den här funktionen ger också standardtext men varje mening använder alla bokstäver i alfabetet.

 sl randold

Rand och Lorem fungerar i PowerPoint också men rand ger ett annat resultat.

 

 

Skapa ett index med Word

På senare år har fler och fler sätt att söka i dokument dykt upp, t ex den utmärkta sökfunktionen som finns i Navigeringsfönstret som du hittar i fliken Visa.

Skriver du däremot ut ett dokument kan det i större dokument vara på plats med ett sökregister – ett index. Ett index är alltså den lista som brukar finnas i slutet av böcker där du kan slå upp var i dokumentet ett visst ord förekommer.

Har du ett större dokument och vill skapa ett eget index så behöver du först markera alla ord som skall vara med i indexet och ange att dessa är indexord och därefter skapa ditt index. Följ instruktionerna nedan om du vill skapa ett eget index.

Markera indexord

  1. Markera ett ord i ditt dokument som du vill skall vara med i ditt index och välj knappen Markera indexord som finns i fliken Referenser.

    Markera indexord

  2. Nu öppnas dialogrutan Markera indexord och ordet du markerat visas under alternativet Huvudpost. Här kan du korrigera ordet så att det t ex får stor eller liten bokstav först (du kanske vill att alla ord i indexet skall visas med versal först) eller ta bort böjningar. Har du t ex markerat ordet Löneutbetalningar kan du ändra det till Löneutbetalning vid Huvudpost om det är det ordet du vill visa i ditt index.

    Indexord

  3. När ordet ser ut som du vill se det i indexet så kontrollerar du att det står Aktuell sida vid Alternativ för att få sidnummer vid indexorden.
  4. Välj sedan Markera eller Markera alla i dialogrutan. Väljer du Markera alla kommer alla ord som är likadana som de du markerat att få samma indexord kopplat till sig vilket kan vara toppen om du vill referera till alla sidor där ett valt ord står skrivet.

    När du väljer Markera så placeras ett litet fält i dokumentet med ditt indexord och lite annan ”kod”. Detta fält består av hakparenteser och texten XE och är dina indexord som visar till vilken sida indexorden skall referera. Dessa syns enbart när du håller på med indexet och döljs om du väljer knappen Visa alla från fliken Start. (Det är det bakvända P:et som visar Enter, mellanslag och tabbar.)

  5. Dialogrutan Markera indexord kan vara öppen medan du markerar olika ord så när du valt Markera eller Markera alla så klickar du i dokumentet igen, markerar ett annat ord som skall vara med i indexet och klickar på dialogrutan och väljer Markera eller Markera alla om du vill märka upp alla likadana ord samtidigt.
  6. Gör på detta sätt vid alla ord i ditt dokument som skall vara med i ditt index.
    (Det här är den tidskrävande biten.)
  7. Du kan också ställa dig mellan två ord och skriva in ett eget ord vid alternativet Huvudpost så kommer det ordet att finnas i indexet och hänvisa till den sida som du befinner dig på.

Skapa ditt index

  1. När du markerat alla dina indexord så är det dags att skapa själva indexet. Placera markören där du vill ha ditt index (ofta sist i ett dokument) och välj knappen Infoga Index som också finns på fliken Referenser.

    Infoga Index

  2. I dialogrutan som öppnas väljer du utseende på ditt index vid Format anger antal spalter du vill att ditt index skall ha och väljer sedan OK.

    Skapa index

    I denna ruta finns ett val som heter Automarkera. Automarkera används om du skulle ha en lista med alla ord som du vill ha refererade till i ett dokument. Matchar du ett dokument mot en sådan lista via Automarkera så kommer Word själv att sätta indexord vid alla ord i dokumentet som finns i listan.

Uppdatera ett index där indexorden ändrats

Lägger du till indexord i ett senare skede så kan ditt index behöva uppdateras. Detta kan du göra via knappen Uppdatera index som visas på fliken Referenser eller genom att ställa dig i indexet och välja F9.

Använda ”Hämta formatpenseln” flera gånger i ett dokument

Tillhör du dem som hittat den lilla penseln i Office som du kan använda för att kopiera utseenden från en plats till en annan? Har du retat dig på att den släpper efter en användning? Då kanske du kan ha glädje av att veta att den går att dubbelklicka på för att låsas i intryckt läge. Du gör helt enkelt så här:

  1. Markera det område som har utseendet som är rätt – dvs det du vill använda någon på ett annat ställe.
  2. Dubbelklicka på penseln.
  3. Måla alla platser där du vill ha ditt utvalda utseende.

Tryck på penselknappen igen när du är färdig (eller Esc) för att få penseln att släppa taget om formatet.

 

Skriva slumptext i Word

I Word finns två kortkommnadon som genererar text. Det här är otroligt praktiskt när man vill testa något eller kanske se effekten av format eller marginaländringar etc.

Dessa kommandon ser ut så här:

=rand(3,4)

=lorem(3,4)

Den första siffran i parentesen anger hur många stycken du vill ha och den andra antal meningar per stycke. Vill du ha mycket text så ökar du siffrorna och mindre text så minskar du siffrorna.

Formeln =rand skriver text ur Words hjälptexter och formeln =lorem skriver en ”lorem ipsum” text.

Skriv in formeln direkt i Word och tryck Enter för att aktivera den och omvandla den till önskad mängd slumptext.

Kopiera spårade ändringar

Ibland uppstår behov av att kopiera en text med spårade ändringar till ett annat dokument. Denna möjlighet uppför sig olika beroende på om funktionen spårade ändringar är aktiv eller inte i dokumentet.

Om du har ett dokument med spårade ändringar och vill kopiera text till ett annat dokument och få med dig de spårade ändringarna så måste funktionen spårade ändringar vara av. Du kan se status på detta om du högerklickar i statusfältet och väljer Spårade ändringar. Då visas följande indikator.

När spårade ändringar är av så kan du få med dig spårade ändringar vid kopiering. Är spårade ändringar på så kommer de inte att följa med.

 

 

Markeringshemligheter – Word

Det finns många sätt att markera text och de flesta av oss använder kanske klicka och dra i många sammanhang men prova även att markera på något av följande vis:

Markera med markeringsspalten

Markeringsspalten i Word är den plats mellan papperskanten och textens vänsterkant där muspekare förvandlas till en vit pil som pekar (åt höger) mot texten. Här kan du klicka på olika sätt för att markera ett större eller mindre område i din text.

Markera en rad

Peka till vänster om den rad du vill markera så att den vita pilen pekar på raden och klicka en gång.

Markera ett stycke

Peka till vänster om det stycke du vill markera och dubbelklicka

Markera hela dokumentet

Peka till vänster om det stycke du vill markera och trippelklicka för att markera hela dokumentet.

Specialmarkeringar

 Markera ett ord

Dubbelklicka på ett ord för att markera det.

Markera en mening

Markera en mening genom att hålla ner CTRL och klicka i meningen.

Markera ledord eller nummer i en lista

Någon gång då och då så vill du kanske markera ett block i texten (kanske i en tabell eller så) men inte hela rader. Du kan göra detta genom att hålla ner ALT tangenten och dra upp en markering som du vill att den skall se ut.

 

Ställa in Office till att visa centimeter istället för tum

Har du en engelsk Officeversion och vill ställa in marginaler, indrag och annat i centimeter istället för tum?

Linjalen i tum (inches)

Linjalen i cm

Oavsett om du befinner dig i PowerPoint, Word, Excel eller Outlook så hämtar
Officeprogrammen sitt standardmått från Word. Gör därmed denna inställning så här:

Öppna Word (Gäller 2007 och framåt)

  1. Välj File, Options eller Officeknappen och Word Options om du har 2007
  2. Klicka på kategorin Advanced
  3. Bläddra dig fram till avsnittet Display och välj centimeter istället för Inches vid Show measurements in Units
  4. Välj OK

 

Rita flera likadana objekt efter varandra

Med knappen Infoga, Figurer så har du möjlighet att rita figurer i Office. I tidigare  Officeversioner så kunde de olika områden som visas i Figurermenyn dras loss och vara ”framme” hela tiden så att du t ex kunde rita flera rutor efter varandra utan att behöva söka efter dem i knappen.

Funktionen för att dra loss paletter från Infoga figurer är borttagen sedan Office 2007 men om du t ex vill rita flera kopplade linjer eller flera rutor efter varandra så kan du högerklicka på den symbol du vill använda och välja Lås ritläge från menyn som visas upp.

Detta gör att du kan rita flera symboler efter varandra ända tills du ritat tillräckligt många. För att återgå till normalt läge när du ritar så använder du tangenten Esc.

Bortglömda kortkommandon 4 – Word – Se hur din text är formaterad

Om din text ser mystisk ut och du har svårt att avgöra vad det är så kan du alltid prova att visa all formatering. Dvs vilka format som är applicerade på texten.

Detta gör du genom att ställa markören vid det ställe där det ser underligt ut och trycka Shift – F1.

Shift – F1 visar upp ett åtgärdsfönster med all formatering som används vid markeringens position. På detta sätt kan du enklare härleda vad som skall tas bort eller återställas om du t ex skulle ha en konstig linjering på något ställe.